Een diepe duik in projectmanagement-volwassenheidsmodellen

Kijk terug naar hoe je was op de basisschool. Had je een volwassen manier van kijken naar de wereld? En toen je op de middelbare school zat? Hoe zien je meningen en standpunten eruit nu je volwassen bent en meer leven hebt ervaren? 

Dit concept van volwassenheid kan op veel dingen worden toegepast, waaronder bedrijfs- en projectbeheer. Wanneer een organisatie voor het eerst begint met het ontwikkelen van werk, is er mogelijk weinig tot geen standaardproces voor projectbeheer. Naarmate het bedrijf groeit, wordt hun projectmanagementstijl volwassener. Dit is het basisconcept achter het volwassenheidsmodel voor projectbeheer.

Als je de componenten van het volwassenheidsmodel voor projectbeheer begrijpt, kun je analyseren waar je organisatie momenteel staat en hoe volwassen je processen zijn. Vervolgens kun je deze kennis gebruiken om je projectbeheerprocessen verder te ontwikkelen en te verbeteren.

Wat is een projectmanagement-volwassenheidsmodel (PMMM)?

Een projectmanagement-volwassenheidsmodel (vaak afgekort tot PMMM) is een matrix die illustreert hoe het projectbeheerproces van een bedrijf in de loop van de tijd evolueert. Net zoals een bedrijf verandert naarmate het groeit, is het noodzakelijk dat je projectmanagementstijl ook wordt aangepast. Het idee is dat een organisatie niet willekeurig groeit - wanneer een bedrijf groeit, groeit het met een doel.

Het doel van het organisatorische projectmanagement-volwassenheidsmodel is om leiderschap een leidraad te bieden van stappen die ze kunnen nemen om te verbeteren. Wanneer het visueel wordt weergegeven, ziet het PMMM eruit als een matrix met vijf kolommen die volwassenheidsniveaus aangeven en 10 rijen om kennisgebieden aan te geven.

De PMMM is gemaakt op basis van reeds bestaande bedrijfsmodellen zoals het Capability Maturity Model (CMM). Dit werd ontwikkeld door het Software Engineering Institute van de Carnegie-Mellon University en het Excellence Model van de European Foundation for Quality Management (EFQM). Het neemt ook aspecten over van het Risk Maturity Model, dat schetst welke aspecten en activiteiten een duurzaam en herhaalbaar risicobeheerprogramma kunnen creëren.

5 volwassenheidsniveaus van het PMMM

Deze vijf niveaus van projectmanagementvolwassenheid vertegenwoordigen allemaal de fase van volwassenheid waarin een bedrijf zich kan bevinden. Het is mogelijk dat een organisatie zich in verschillende ontwikkelingsniveaus bevindt in verschillende kennisgebieden. Dit is vergelijkbaar met een beoordelingsrubriek of een prestatiebeoordeling van een werknemer. 

Niveau 1: Initiële proces

Tijdens dit niveau heeft een organisatie zeer weinig projectbeheerprocessen. Waarschijnlijk worden taken willekeurig uitgevoerd en is het een uitdaging om toekomstig succes te voorspellen, omdat alles ad hoc wordt gedaan. 

Verschillende teams kunnen verschillende projectbeheerprocessen gebruiken, wat resulteert in een gebrek aan verantwoordelijkheid en samenhang tussen teams. Er is zeer weinig (of geen) documentatie en statistieken worden alleen verzameld als dat nodig is. Omdat projectteams geen statistieken meten, is er geen manier om het projectsucces te evalueren. 

Het eerste proces is niet per se een slechte fase om in te zitten - alle teams moeten ergens beginnen! De belangrijkste takeaway met deze fase is om je bewust te zijn van het gebrek aan processen en documentatie, zodat je met je team kunt samenwerken om ze te ontwikkelen.

Niveau 2: Gestructureerd proces en normen

In dit niveau implementeert een organisatie basisprojectbeheer, maar alleen voor individuele projecten. Dit betekent dat er verschillende projectbeheermethoden in gebruik kunnen zijn in de hele organisatie. Het marketingteam kan bijvoorbeeld zijn projecten anders organiseren dan het verkoopteam. Wanneer verkoop en marketing moeten samenwerken, veroorzaakt deze ontkoppeling wrijving. 

Aangezien er geen bredere organisatorische projectbeheerpraktijken zijn, hangt het succes van alle projecten af van individuele projectmanagers en de teams die aan die projecten werken. Statistieken worden alleen op de meest elementaire manier bijgehouden om het succes van het huidige project te garanderen. 

Als je team op dit niveau zit, ben je op de goede weg! Je standaardiseert je projectbeheerprocessen op teamniveau. Nu kun je je concentreren op het creëren van standaardpraktijken in het hele bedrijf om meer cross-functional samenwerking te bevorderen.

Niveau 3: organisatorische normen en geïnstitutionaliseerde processen

Op dit niveau van volwassenheid moet een organisatie een goed gedefinieerd projectbeheersysteem hebben dat standaard is in de hele organisatie, soms een project management office (PMO) genoemd. Het management is regelmatig betrokken bij het implementeren van nieuwe processen, inclusief het implementeren van wijzigingsbeheer waar nodig om organisatiebrede projectbeheerprocessen bij te werken of aan te passen. Je meet statistieken, maar alleen om een basislijn vast te stellen, niet voor strategische planning.

Documentatie is in deze fase belangrijk en er zijn vaste processen en informatie die duidelijk aangeven hoe standaard bedrijfsprocessen eruit zien. Als er zich een bedrijfskritieke noodsituatie voordoet, zijn er duidelijke noodplannen om te voorkomen dat het bedrijf volledig faalt.

Niveau 4: Beheerde processen

In deze fase vertoont je organisatie alle kenmerken van niveau drie en duwt ze deze een beetje verder. Een organisatie op het niveau van beheerde processen heeft duidelijke projectbeheerprocessen en documentatie. Projectleiders nemen regelmatig standaard projectbeheerprocessen op in bedrijfssystemen. Tijdens deze fase begint het management regelmatig statistieken te monitoren en naar prestaties uit het verleden te kijken om beslissingen te nemen voor toekomstige projecten.

In niveau vier heeft het management een duidelijk begrip van hoe projectsucces kan worden bereikt. Op basis van ervaringen uit het verleden, documentatie en huidige statistieken kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen om ervoor te zorgen dat toekomstige projecten succesvol zijn.

Niveau 5: Optimalisatieproces

Zodra een organisatie dit niveau van projectbeheermaturity heeft bereikt, kan ze beginnen met het volledig optimaliseren van haar processen om deze het beste aan te passen aan haar behoeften. Een van de belangrijkste identificatoren van deze fase is continue verbetering. Continue verbetering is het proces van het aanpassen van je processen in een poging om de efficiëntie en productiviteit te behouden. Volwassen organisaties integreren continue verbeteringstechnieken in hun projectbeheerprocessen.

Niet alleen rapporteert je team regelmatig over statistieken, je gebruikt die statistieken ook om een strategisch plan voor de toekomst op te stellen. Terwijl organisaties in niveau vier van PMMM statistieken beoordelen om belangrijke bedrijfsbeslissingen te nemen, verbeteren bedrijven in niveau vijf ook actief bedrijfsprocessen.

10 kennisgebieden van projectbeheer

Als de vijf volwassenheidsniveaus van PMMM de kolommen in de matrix zijn, dan zijn de 10 kennisgebieden de rijen. Deze verschillende kennisgebieden worden geïdentificeerd door de gids van het Project Management Institute (PMI), de Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Dit is de industrienorm voor het identificeren van welke kennisgebieden essentieel zijn voor projectbeheer. 

• Projectintegratiebeheer: de coördinatie van verschillende bewegende delen van projecten. Dit omvat individuele taken, middelen, belanghebbenden, deliverables en portfoliobeheer. Dit kennisgebied identificeert hoe al deze bewegende stukken worden gecommuniceerd naar andere teamleden.

• Projectbereikbeheer: De manier waarop het team ervoor zorgt dat een project binnen het projectbereik past, of dat nu tijd, budget of middelen is.

• Tijdbeheer: vergelijkbaar met projectbereikbeheer, dit is hoe een projectbeheerteam tijd gebruikt tijdens een project.

• Kostenbeheer: een subset van bereikbeheer, dit is hoe een team de kosten van een project beheert en of ze het budget efficiënt gebruiken.

• Kwaliteitsbeheer: hoe teams hun processen gebruiken om kwaliteitsproducten te produceren.

• Middelenbeheer: hoe teams teamleden organiseren, verwerken, beheren en leiden tijdens een project.

• Communicatiebeheer: de manier waarop teams projecten communiceren, zowel intern naar andere werknemers als extern naar toekomstige en huidige klanten. Dit kan realtime en asynchrone communicatie omvatten, die allemaal moeten worden gedocumenteerd in een communicatieplan.

• Risicobeheer: hoe een team proactief projectrisico's beperkt. Dit omvat alle noodplannen die een team heeft als reactie op potentiële risico's. 

• Inkoopbeheer: hoe een organisatie goederen of diensten van externe leveranciers verkrijgt. Dit kan zowel op projectniveau als op bedrijfsniveau. 

• Stakeholderbeheer: de manier waarop je team de verwachtingen van verschillende belanghebbenden beheert en hoe je statusupdates communiceert met verschillende belanghebbenden.

Hoe je van het ene naar het andere niveau gaat

Huidig de projectbeheerprocessen van je team van het huidige niveau naar het volgende niveau wilt verplaatsen, is het belangrijk om te begrijpen dat het volwassenheidsmodel voor projectbeheer geen harde set regels is. Het zijn meer richtlijnen en kenmerken voor hoe een goed projectbeheerproces eruit ziet. 

Helaas is er geen standaard manier om te garanderen dat je bedrijf van het ene niveau naar het andere kan gaan. Er zijn veel verschillende factoren die van invloed zijn op het vermogen van je organisatie om van niveau te veranderen, waaronder de branche waarin je je bevindt, de bedrijfscultuur en de groeidoelen.

Als je het gevoel hebt dat je team moeite heeft om van het ene niveau naar het volgende te gaan, bekijk dan de 10 kennisgebieden om te zien hoe je team vordert. Stel jezelf voor elk kennisgebied de volgende vragen:

• Heb je beste praktijken voor projectbeheer vastgesteld? Zo niet, dan ben je misschien op niveau één voor dit kennisgebied.

• Heb je documentatie over hoe je organisatie elk specifiek kennisgebied coördineert? Zo niet, dan kan dit kennisgebied vastzitten op niveau twee.

• Heb je praktijken gestandaardiseerd in alle teams in je organisatie? Zo niet, dan zit je waarschijnlijk op niveau drie voor dit kennisgebied.

• Houd je statistieken bij en evalueer je het projectsucces op basis van gestandaardiseerde praktijken? Zo niet, dan kan dit kennisgebied zich op niveau vier bevinden.

• Evalueer je voortdurend hoe goed je team elk kennisgebied beheert? Zo niet, dan kan het focussen op continue verbetering je helpen om niveau vijf voor dit kennisgebied te bereiken.

Wanneer je deze vragen stelt, kun je nagaan op welke processen je je moet concentreren om de projectbeheermaturity van je organisatie te vergroten. Als je bijvoorbeeld momenteel in niveau één zit, weet je dat het maken van een projectbeheerproces genoeg is om je naar het volgende niveau te tillen.

Voordelen van het gebruik van het volwassenheidsmodel voor projectbeheer

Als je prestatieverbetering in je bedrijf wilt zien, is het optimaliseren van je projectbeheerprocessen een goede stap. Hier zijn een paar redenen waarom dit gunstig is voor je organisatie.

Moedigt schaalbaarheid aan

Een van de grote voordelen van het gebruik van het projectmanagement-volwassenheidsmodel om je huidige projectmanagementprocessen te analyseren, is het creëren van een solide basis voor groei. Het opzetten van duidelijke projectbeheerprocessen helpt je team het raamwerk te geven dat je nodig hebt om de projectprestaties en het succes duidelijk te meten. 

Als je team begint te groeien, gebruik dan de PMMM om opnieuw te evalueren of de projectmanagementstijl van je organisatie al dan niet zal werken voor de teamgrootte die je hebt. Dit is de reden waarom continue verbetering een belangrijk aspect is van niveau vijf - het geeft je team de mogelijkheid om te vinden wat het beste voor hen werkt naarmate het team verschuift en groeit. 

Minimaliseert miscommunicatie

Wanneer je organisatie een standaardvorm van projectbeheer vaststelt, heeft iedereen in je team alle gedeelde tools en taal die nodig zijn om effectief te communiceren. Als je team bijvoorbeeld een zee van applicaties gebruikt zoals Slack, Dropbox, Google Drive en e-mail, kan het moeilijk zijn om te weten wat de echte bron van waarheid is. Maar als je een werkbeheertool zoals Asana gebruikt als onderdeel van je projectbeheerproces, kun je een bron van waarheid vaststellen en miscommunicatie minimaliseren. Asana helpt je plannen, projecten en processen te coördineren op één centrale locatie. Bovendien kun je sjablonen maken om processen in je hele organisatie te standaardiseren.

Wanneer alles gestandaardiseerd is en iedereen dezelfde processen gebruikt, hoeft je team zich niet zo veel zorgen te maken over ontbrekende bestanden en documenten. Elk teamlid weet precies waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Verhoogt de bedrijfsprestaties

Wanneer je team een gestandaardiseerde structuur heeft voor het beheren van hun werk, hoeven ze zich geen zorgen te maken over hoe ze moeten communiceren. Ze kunnen zich gewoon concentreren op wat belangrijk is - het werk doen. Dit bespaart tijd en mentale bandbreedte. Je team kan zich concentreren op het zinvolle werk dat je bedrijf helpt groeien, in plaats van ondergeschikt werk over werk te doen, zoals het ontcijferen van e-mailthreads en het achtervolgen van goedkeuringen. 

Verbeter je projectbeheer met Asana

Een van de gemakkelijkste manieren om de projectbeheerprocessen van je team te verbeteren, is door een central source of truth op te zetten. Het gebruik van een werkbeheertool zoals Asana kan helpen om je projectbeheer naar een hoger niveau te tillen.