SIPOC 템플릿

오랫동안 비즈니스에 몸담아 왔다면 아마도 프로세스를 완전히 체득한 상태일 것입니다. 굳이 머리로 생각하지 않아도 수월하게 파악할 수 있습니다. 하지만 여러분이 프로세스를 속속들이 알고 있다고 해도 이해관계자는 그렇지 않을 수 있습니다. 이러한 과정을 간략히 나타내면 운영 방식을 이해관계자에게 정확히 보여주어 혼란을 줄일 수 있습니다. 

이럴 때 SIPOC 템플릿이 도움이 될 수 있습니다. SIPOC는 핵심적인 운영 프로세스를 시각화하고 최적화하는 데 도움이 되는 도구입니다.

SIPOC 다이어그램이란 무엇인가요?

SIPOC 다이어그램은 공급, 인풋, 프로세스, 아웃풋, 고객과 관련한 고객 중심의 단계를 상위 개념으로 나타낸 것입니다. 상세 정보를 구체적으로 다루지 않고 프로세스가 어떻게 진행되는지 전체적인 상황을 이해관계자에게 알려주는 것이 목적입니다. SIPOC 다이어그램은 종종 식스 시그마(Six Sigma)의 ‘정의’ 단계나 프로세스를 간소화하여 최종 산출물의 오류와 비일관성을 줄이는 프로젝트 관리 프레임워크인 린 프로젝트 관리의 다른 유형에서 사용됩니다.

SIPOC는 다음을 나타내는 두문자어입니다.

• Supplier(공급자): 프로세스의 출발점이 되는 인풋.

• Input(인풋): 프로세스를 운영하는 데 필요한 리소스.

• Process(프로세스): 프로세스의 개요.

• Output(아웃풋): 프로세스의 결과.

• Customer(고객): 아웃풋과 편익을 누리는 사람.

SIPOC 다이어그램은 시각적인 도구입니다. SIPOC 다이어그램은 프로세스의 구성 요소 하나가 관련 요소와 각 구성 요소에 수반된 상위 단계를 통해서만 다른 구성 요소로 진행되는 플로 차트 또는 프로세스 맵과 같은 방식으로 운영됩니다.

SIPOC 템플릿의 이점

SIPOC 다이어그램을 정기적으로 사용한다면 매번 다이어그램을 새로 만드는 것보다 템플릿을 만들어 두는 것이 더 좋습니다. 단지 시간과 에너지를 아낄 수 있을 뿐만 아니라 린 식스 시그마 방법론에도 부합하기 때문입니다. 식스 시그마를 뒷받침하는 개념이 프로세스 아웃풋에서의 오류를 최소화하는 것이라면 SIPOC 다이어그램용 템플릿을 사용하여 인적 오류를 대폭 줄일 수 있습니다. 템플릿이 있으면 누가 SIPOC 다이어그램을 만들든 상관없이 일관성을 유지할 수 있습니다.

SIPOC 템플릿 사용 방법

SIPOC 템플릿은 비즈니스 프로세스를 분석하고 개선하는 방식인 비즈니스 프로세스 관리에 도움이 됩니다. 비즈니스 프로세스 관리의 일환으로 SIPOC 템플릿을 사용하여 SIPOC 다이어그램에 기재된 프로세스가 일관성 있고 자신의 기준에 부합되도록 할 수 있습니다. SIPOC 모델을 세밀하게 조정하여 템플릿으로 저장해 두면 팀원이 이 템플릿을 사용하여 새 다이어그램을 생성하고 각 SIPOC 프로세스를 기록할 수 있습니다.

SIPOC 템플릿을 비즈니스 프로세스 워크플로에 포함하면 SIPOC 다이어그램을 간단하고 효율적으로 생성할 수 있습니다. 업무 관리 소프트웨어에서 템플릿을 만들면 버튼을 한 번 클릭하는 것만으로도 쉽게 템플릿을 복제하고 이해관계자와 공유하며 여러 팀 간에 프로세스를 조율할 수 있습니다. 또한, 특정한 단계를 팀원에게 배정하면 다른 사람들이 SIPOC 프로세스의 모든 구성 요소를 담당하는 사람을 파악할 수 있습니다.

SIPOC 템플릿 사용 사례 예시: 차량 제조사

SIPOC 템플릿을 생성해두면 기록할 필요가 있는 새 비즈니스 프로세스를 생성할 때마다 템플릿을 복제할 수 있습니다. 예를 들어, 차량 제조사의 경우를 생각해 보겠습니다. 차량 제조사는 템플릿을 사용하여 SIPIC 다이어그램을 만들어서 고객의 차량 주문부터 프로세스의 아웃풋에 이르기까지 차량 생산과 관련된 중요한 단계를 상위 차원의 프로세스 개요로 기록할 수 있습니다.

• 공급자: 이 예시에서 공급자는 고객, 제조사, 자재를 조달하는 기타 업체일 수 있습니다.

• 인풋: 여기에는 차량을 제조하는 데 필요한 것을 기재합니다. 유형의 자재 외에 고객 요구 사항이나 가격 정책 등을 생각할 수 있습니다.

• 프로세스: 원자재에서 시작하여 차량을 완성하기까지 어떤 단계를 밟아야 하나요? 

• 아웃풋: 간단히 말하면, 차량 제조 프로세스의 아웃풋은 생산 프로세스의 최종 결과물입니다. 이 경우, 고객이 차량을 받고 차량 제조사는 결제금을 받는 것을 말합니다.

• 고객: 이러한 프로세스의 이점을 누리는 사람은 누구인가요? 차량 구매 고객, 차량 대리점, 여러분의 회사가 포함될 수 있을 것입니다.

포함된 기능

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 보고서: Asana의 보고서 기능을 통해 프로젝트 데이터를 시각적 차트와 이해하기 쉬운 그래프로 표시할 수 있습니다. 업무가 수행되는 곳에서 보고서를 작성하여 중복되는 업무를 줄이고 불필요하게 여러 앱을 전환하는 수고를 덜 수 있습니다. 또한 팀의 모든 업무가 이미 Asana에 있기 때문에 모든 프로젝트나 팀에서 데이터를 가져와 어떤 일이 진행되고 있는지 한 곳에서 정확하게 파악할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

추천 앱

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