칸반 보드 템플릿

칸반 보드란?

칸반 보드는 여러 단계에 걸쳐 진행되는 업무를 시각적으로 표시하는 방식입니다. 일반적으로 각 보드에는 ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료됨’과 같은 다양한 열이 있습니다. 각 열 내에는 ‘카드’라고 불리는 프로젝트 작업이 각각의 할 일을 나타냅니다. 업무가 완료되면 마지막 열에 도달할 때까지 단계를 따라 이동합니다. 칸반 보드는 보통 애자일 프로젝트 관리를 사용하는 엔지니어링팀과 개발팀이 사용하지만, 이 외에도 시각적인 협업 툴이 필요한 모든 팀이 칸반 보드를 사용하여 이점을 누릴 수 있습니다.

칸반 보드 템플릿이란?

칸반 보드 템플릿은 칸반 보드 프로젝트에 포함해야 하는 열과 카드의 정보를 미리 정의하여 칸반 생성 프로세스를 시작하는 방식입니다. 화이트보드나 점착 메모지를 종이에 붙여서 만든 칸반 보드를 본 적이 있을 것입니다. 종이나 화이트보드에 작성한 칸반 보드도 여전히 유용한 시각화 도구이지만, 가상 칸반 보드만큼 유연하지 않습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어로 보드를 생성하면 손쉽게 템플릿으로 만들고 유용한 보드 레이아웃을 재사용할 수 있습니다. 또한, 가상 템플릿은 팀원이 더 쉽게 액세스하여 자신의 업무와 프로젝트를 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

칸반 보드 템플릿을 생성하는 방법

칸반 보드 템플릿을 생성하는 것은 열을 구성하고 각 카드에 포함해야 할 정보를 결정하는 것이 대부분입니다. 아래에서 각각의 열과 카드에 포함해야 할 내용을 살펴보겠습니다.

칸반 보드 템플릿의 템플릿화된 열을 만드는 팁

칸반 보드는 팀이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 섹션을 포함해야 합니다. 업무의 단계를 나타내는 이 섹션은 칸반 보드에서 열로 표시됩니다. 예를 들어, 다음과 같은 열을 사용할 수 있습니다.

• 백로그, 신규 또는 예정: 이는 할 일 목록으로, 칸반 보드에서 첫 번째 섹션이 되어야 합니다. 여기에 완료해야 하지만 아직 시작하지 않은 일을 모두 포함합니다.

• 작업 중, 현재 또는 진행 중: 실시간으로 어떤 업무가 진행되고 있는지 팀이 알 수 있도록 진행 중인 업무를 표시합니다.

• 완료된 업무: 완료된 모든 업무를 위한 섹션입니다. 완료된 작업을 칸반 보드에 정리해 두면 단일 정보 소스를 만들 수 있어 매우 유용합니다. 또한 이해관계자가 완료된 업무를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이에 더하여, 프로젝트가 완료될 때 이니셔티브와 관련된 모든 작업이 어디에 있는지 정확하게 알 수 있습니다.

• 선택적인 열: 위에 언급된 세 가지 섹션만 사용하여 칸반 보드를 아주 간결하게 유지할 수도 있지만, 열을 더 추가하여 상세하게 사용할 수도 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 로드맵과 관련 지표를 포함하는 ‘참조’ 섹션, 시작했지만 나중으로 미루어야 하거나 마감일이 정해지지 않은 항목을 위한 ‘보류 중’ 섹션 또는 더 이상 필요하지 않은 작업을 위한 ‘취소됨’ 섹션이 있습니다.

칸반 카드에 포함해야 하는 내용

카드에 어떤 정보를 포함할지도 결정해야 합니다. 칸반 보드 템플릿은 시각적인 툴이므로 칸반 카드 템플릿은 팀이 업무 현황을 한눈에 파악할 수 있을 만큼 충분한 정보를 표시해야 합니다.

다음과 같은 내용을 포함할 수 있습니다.

• 간단한 설명: 카드 제목을 항상 동사형으로 작성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 팀은 해야 할 일이 무엇인지 정확히 알 수 있습니다.

• 마감일: 날짜 범위를 포함하든 특정 출시일을 포함하든 팀이 업무 마감일이 언제인지 정확하게 파악할 수 있도록 합니다.

• 작업 상태: 업무가 계획대로 진행 중인지, 방해 요소가 있는지를 표시합니다.

• 예상 작업 시간: 시간이나 스토리 포인트 또는 티셔츠 사이즈 기법 등 업무를 추적하기 위해 어떤 방법을 사용하든 팀이 특정 작업이 얼마나 걸릴지 파악할 수 있도록 합니다.

• 우선순위: 긴급하게 완료되어야 하는 업무를 나타낼 때 우선순위를 사용합니다.

칸반 템플릿 사용 사례 예시

애자일 팀을 위한 스프린트 플래닝 칸반 보드 템플릿을 생성한다고 가정해보겠습니다. 이 경우, 첫 번째 열에는 작업 백로그를 포함해야 합니다. 이는 ‘할 일’ 목록으로, 팀이 여기에서 작업을 끌어올 것입니다. 다음 열은 이미 시작한 모든 작업을 포함하는 ‘진행 중’ 섹션이 될 것입니다. 워크플로를 완성할 때까지 업무 프로세스의 각 단계를 나타내는 열을 계속 만듭니다. 

팀의 필요에 따라 템플릿에 칸반 카드 예시를 포함하여 특정 보드에 특정 작업이 필요할 경우 참조할 수 있도록 하는 것이 좋을 수 있습니다. 그러나 대부분의 칸반 보드는 따로 설명이 필요 없이 직관적이며, 혼동을 줄이기 위해 ‘완료됨’과 같은 명확한 섹션을 사용합니다.

칸반 보드 템플릿을 사용하는 이유

칸반 보드 템플릿은 간단한 워크플로 관리 툴입니다. 칸반 보드를 위해 템플릿을 사용하면 프로젝트 작업 목록을 신속하게 설정할 수 있다는 것이 주된 이점입니다. 특히 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 템플릿을 생성하는 경우 칸반 보드 템플릿이 큰 효과를 발휘합니다. 여기에서 모든 팀원이 프로젝트 업무를 실시간으로 확인할 수 있으며, 다른 팀원이 작업을 ‘할 일’에서 ‘진행 중’으로 이동하는 것을 볼 수 있습니다.

또한 상태가 변경되면 작업이 자동으로 다른 열로 이동하도록 프로젝트에 자동화를 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 팀원이 현재 카드를 수행하고 있음을 선택하면 해당 카드가 즉시 ‘진행 중’ 섹션으로 이동하도록 트리거할 수 있습니다.

칸반 보드 템플릿 예시

칸반 보드 템플릿은 일반적으로 개발팀과 제품팀에서 사용되지만, 이 외에도 간결하면서도 다용도로 사용할 수 있는 프로젝트 관리 툴이 필요한 모든 팀이 칸반 보드 템플릿을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 다음과 같은 팀이 사용할 수 있습니다.

• 제품 백로그를 통해 작업을 진행하는 소프트웨어 개발팀.

• 한정된 팀원이나 리소스로 명확하고 쉽게 업무를 조율해야 하는 스타트업 기업.

• 다양한 작성자에게 기사를 배정해야 하는 콘텐츠 마케팅팀. 기사는 여러 단계를 거쳐 이동할 수 있습니다. 이 예시에서 열은 ‘할 일’, ‘배정됨’, ‘초안 작성 중’, ‘편집 중’, ‘발행됨’이 될 수 있습니다.

포함된 기능

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

• 메시지: 실행 항목이 아닌 정보를 공유해야 한다면 Asana에서 메시지 기능을 사용해 보세요. 메시지 기능으로 Asana에서 실행 항목이 아닌 업무에 관해서 소통할 수 있습니다. 개별 사용자, 팀 프로젝트 등 어떤 조합으로도 메시지를 보낼 수 있어 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 할 수 있습니다. Asana의 작업, 프로젝트, 목표에 연결하여 메시지를 수신하는 사람이 배경 정보를 편리하게 파악하고 세부 사항을 자세하게 알아볼 수 있도록 하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

• Figma: 팀은 Figma를 사용하여 사용자 흐름, 와이어프레임, UI 목업, 시제품 등을 생성할 수 있습니다. 이제 이러한 디자인을 Asana에 추가하여 팀이 관련 프로젝트 문서에서 최신 디자인 작업물을 참조할 수 있습니다. 또한, 스크린샷과 달리 라이브 임베드는 디자인 파일의 변경 내용이 실시간으로 반영되어 정확한 파일을 찾고 이미지를 업데이트하는 번거로움을 덜어줍니다.

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