Asana で職場のデジタル変革を進める Viessmann

Viessmann の従業員
  • Viessmann のロゴ
  • 本社
    • ドイツ、アレンドルフ
  • 創業
    • 1917
  • 従業員数
    • 12100 人以上

Asana が与えたインパクト

  • Viessmann のエグゼクティブチームは Asana を使用してコーポレートコミュニケーション戦略を強化しています。同社は 1 か所から会社全体に告知を配信することで、従業員が主なイニシアチブの最新情報をリアルタイムで簡単に確認できるようにしています。
  • チームは Asana を使用して部門間プロジェクトを合理化しているほか、データの共有と調整を改善する標準プロセスを作成することにより、効率を高めています。
  • Asana は全世界の従業員がタイムゾーンやロケーションの壁を超えてコラボレーションすることを可能にしています。

100 年前、産業界に登場したばかりの空調は一般家庭にとって高級品でした。しかし現代では、私たちは自宅から何千キロも離れた場所からでもサーモスタットをコントロールできます。また、気象パターンに基づいて自動的に温度を調整できる建物もあります。そんな現代の空調業界の最前線を行くのが、ドイツのアレンドルフ (エーダー) に拠点を置く 100 年の歴史を持つ老舗メーカー、Viessmann です。

Viessmann は 1917 年設立の空調メーカー。そんな同社が手がける製品には、高効率の石油およびガスボイラー、コントロール、家庭用温水タンク、ソーラーシステム、温水循環式エアハンドラー、地域熱供給ネットワークなどがあります。12,100 人以上の従業員が働く本社は、ヘッセン州北部の田舎町アレンドルフにあります。2017年の収益は 23.7 億ユーロを記録しました。

数年前、Martin Viessmann 博士とその息子 (現在は共同 CEO) の Max 氏は、スマートアプライアンスやインターネットを利用した製品、そして同氏が「エフェクティブコラボレーション」と呼ぶ時代の動きに Viessmann の事業と運営チームを適合させる必要があると考えました。空調のトレンドは高い性能や使いやすさを重視するようになっており、消費者は気候に合わせて調節されるスマートなシステムや、遠隔地から制御できるサーモスタットシステムを求めていたからです。

この変化を実現するために、Viessmann では社内設備をまずデジタル化する必要がありました。外出先でテクノロジーを駆使する従業員や遠隔地で仕事をする従業員、キャリアアップする従業員が増え続けていた同社では、システムやツールが外出時のコラボレーションや情報共有、責任意識の向上を促すために存在することが重要でした。Max 氏は、「デジタル変革は当社の次の 100 年の核です」と語っています。

スマートオフィスコラボレーション部のマネージャーを務める Alexander Pöllmann 氏とそのチームは、「未来の職場」の計画と実現に取り組んでいます。3 年前に任命された同氏の役割は、Viessmann の全従業員のコラボレーションを形成するスムーズかつ組織全体にわたるデジタル変革を確立することです。

業界未経験ながらも生産性オタクかつハイテクマニアと自称する Alex 氏は、従来の業界に新しいテクノロジーをもたらし、従業員が簡単につながり、協力し、より多くのことを一緒にできる環境を作り上げるための新しい考え方を提供しています。Alex 氏とチームメイトは、経営陣をはじめとする会社全体と密接に連携しながら Viessmann におけるコラボレーションを理解し、同社がデジタル時代を先駆けるための新しいテクノロジーの選択プロセスを促進しています。

デジタル変革: 温水器とワークフローに共通するもの

デジタル変革に対する Viessmann の中心的取り組みは、製品と会社の両方に適用される現在と今後のプロセスです。製品においては、これはスマートテクノロジーとモノのインターネットをそのロードマップに組み込むことを意味します。他社を先駆け戦略パートナーを先導するために、同社は連携、モバイルフレンドリーなアプリケーション、そしてエネルギー効率に優れたソリューションを開発しています。

たとえば、現在、同社のボイラーは温度調節を簡単にするためにビル管理システムと統合されています。また、太陽光などの代替エネルギーを利用することで、再生可能資源と自然保護に取り組んでいます。

社内では、製品のデジタル変革により、チームのコラボレーションに大きな変化が起こりました。会社の成長とともにチームと情報の分散化が進んだのです。たとえば、ボイラーとアプリを接続するハードウェアとソフトウェアを開発している開発チームは複数の国に分散しています。チームが成長する中で、彼らには「信頼できる唯一の情報源」がありませんでした。

また、拠点が増えるにつれて、情報を一元化し、さまざまなタイムゾーンの中でコラボレーションする方法が必要になりました。さまざまな拠点間で仕事をするための信頼できる情報源や共有されたコラボレーションシステムがないチームは、必要な情報にアクセスしにくかったり、開発サイクルが鈍化するなどの問題に直面しました。

“Asana のおかげで、知識がその発信元だけでなく組織全体に根付くようになりました”

問題は情報へのアクセス方法が欠落していただけではありませんでした。Viessmann が頼りにしていたソフトウェアの使い勝手が悪かったのです。たとえば、立ち上げに数分かかるプログラム。これは、機械の起動のためだけにマネージャーの貴重な時間が毎週奪われることを意味します。従業員たちは、我慢しながらツールを使っていましたが、ソフトウェアの使い勝手の悪さは、効率の低下という結果をもたらしていました。

さらに、携帯性の問題もありました。ビジネスの成長とともに、どこからでも仕事にアクセスしたり同僚とコミュニケーションを取れることの重要性が増していきました。たとえば、開発チームは移動中に携帯できるテクノロジーを必要としていました。また、社内の他のチームは、携帯できるだけでなく、パートナー会社や子会社がインターネット接続だけでアクセスできるテクノロジーを求めていました。

こうした需要が、製品に進化をもたらすために働く Viessmann 氏の仕事にデジタル変革をもたらしました。

実現: トップクラスのコラボレーションアプリの導入

デジタル変革の必要性を認識することが、事を成し遂げるための第一歩でした。改革に取り組み始めた Alex 氏の最初のステップは、最高のソフトウェアを選択するために組織の需要を理解するということでした。

彼はモビリティの欠落、ソフトウェアの使い勝手の悪さ、情報の追跡にかかる時間、コラボレーションの制限、パートナー会社や子会社との大きな障壁といった従業員たちが感じている問題を分析しました。そしてソリューションを模索し、従業員がコラボレーションを改善し、Viessmann がより良い製品をより速く開発する助けとなるソフトウェアとハードウェアの選定を行いました。

Viessmann の日々の仕事は非常に多岐に渡るため、組織全体の従業員に適したソリューションを選ぶことは簡単ではありませんでしたが、Viessmann が最終的に業務のメインソフトウェアに選んだのは G Suite と Asana でした。G Suite は、ファイル (Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド)、コミュニケーション (Gmail、Hangouts Chat、Hangouts Meet)、およびスケジュール (Google カレンダー) のハブとして機能する一方、Asana はあらゆる情報の一元管理拠点として機能します。Alex 氏によると、Asana は以下の 3 つの点で成長を続ける同社のニーズを満たしていると言います。

  • Asana は情報を一元化し、アクセスのしやすさと透明性を提供する
  • Asana はユーザーフレンドリーで導入しやすい
  • Asana はモビリティに優れており、従業員は必要なときにいつでもどこからでもアクセスできる

G Suite と Asana はどちらも社用デバイスか否かによる制限がなく、従業員はあらゆるデバイスを使用していつでもどこからでもアクセスできます。クライアントの起動に数分間待たされるということもなく、すべての従業員がウェブ上で情報にすばやくアクセスできるようになりました。このため、レポートのサポートやハードウェアまたはソフトウェアのテストなど、会社の利益に直結する仕事により多くの時間を費やすことが可能になったのです。また、複数のデバイスで機能するソフトウェアを運用することで、デバイス間および従業員間の知識移転がずっと簡単になりました。

“当社にとって最も大きなメリットの 1 つは、場所と時間、そしてデバイスを選ばずに使えるユーザーフレンドリーなソフトウェアが手に入ったことです”

効率アップ: Asana によるプロセスのデジタル変革

今後の数か月で、Viessmann では 2,500 人以上の従業員を対象に、全社的な Asana の導入を行います。今日までの間に、IT、R&D、レポートの 3 分野で成果が現れています。

  • Viessmann の IT チームは Asana を使ってスプリントを追跡しています。具体的には、ボードを使って移行の進捗を追跡します。スプリント中に達成すべき仕事を計画し、それを各従業員に割り当て、毎週確認を行っています。

  • Viessmann の R&D チームは、Asana で製品開発プロセスを管理しています。サービスのテストの流れを追跡するために Asana を使ってテスト中の各製品のステージを追跡します。たとえば、デバイスがテストされると、そのデバイスを表すタスクが次のステージに移動し、次のテストに進む、といった具合です。

  • Viessmann の経営陣は、レポートを使って全社の状況を俯瞰的に確認できています。プロジェクトに関する特定の詳細を知る必要が生じれば、その主要な担当者にタスクを割り当てます。そして進捗ビューを使うことで、担当者は最新情報を簡単に共有できます。

デジタル変革: 贅沢品ではなく必需品

私たちの日常生活において空調が贅沢品から必需品になったように、今やデジタル変革は Viessmann のような会社にとって欠かせない存在になっています。製品と従業員がデジタルでつながっていることは、成長を続ける組織が成功する上で必要不可欠です。デジタル変革が Viessmann の成長の核を担う中、Asana や G Suite などのツールは、同社がデジタル製品とコラボレーションの新時代に進む足がかりになるでしょう。

Asana のサクセスストーリー