Asana で職場のデジタル変革を進める Viessmann

Viessmann の従業員
  • Viessmann のロゴ
  • 本社
    • ドイツ、アレンドルフ
  • 創業
    • 1917
  • 従業員数
    • 12100 人以上

100 年前、産業界に登場したばかりの空調は一般家庭にとって高級品でした。しかし現代では、私たちは自宅から何千キロも離れた場所からでもサーモスタットをコントロールできます。また、気象パターンに基づいて自動的に温度を調整できる建物もあります。そんな現代の空調業界の最前線を行くのが、ドイツのアレンドルフ (エーダー) に拠点を置く 100 年の歴史を持つ老舗メーカー、Viessmann です。

Viessmann は 1917 年設立の空調メーカー。そんな同社が手がける製品には、高効率の石油およびガスボイラー、コントロール、家庭用温水タンク、ソーラーシステム、温水循環式エアハンドラー、地域熱供給ネットワークなどがあります。12,100 人以上の従業員が働く本社は、ヘッセン州北部の田舎町アレンドルフにあります。2017 年の収益は 23.7 億ユーロを記録しました。

数年前、Martin Viessmann 博士とその息子 (現在は共同 CEO) の Max 氏は、スマートアプライアンスやインターネットを利用した製品、そして同氏が「エフェクティブコラボレーション」と呼ぶ時代の動きに Viessmann の事業と運営チームを適合させる必要があると考えました。空調のトレンドは高い性能や使いやすさを重視するようになっており、消費者は気候に合わせて調節されるスマートなシステムや、遠隔地から制御できるサーモスタットシステムを求めていたからです。

この変化を実現するために、Viessmann では社内設備をまずデジタル化する必要がありました。外出先でテクノロジーを駆使する従業員や遠隔地で仕事をする従業員、キャリアアップする従業員が増え続けていた同社では、システムやツールが外出時のコラボレーションや情報共有、責任意識の向上を促すために存在することが重要でした。Max 氏は、「デジタル変革は当社の次の 100 年の核である」と語っています。

スマートオフィスコラボレーション部のマネージャーを務める Alexander Pöllmann 氏とそのチームは、「未来の職場」の計画と実現に取り組んでいます。3 年前に任命された同氏の役割は、Viessmann の全従業員のコラボレーションを形成するスムーズかつ会社全体に渡るデジタル変革を確立することです。

業界未経験ながらも生産性オタクかつハイテクマニアと自称する Alex 氏は、従来の業界に新しいテクノロジーをもたらし、従業員が簡単につながり、協力し、より多くのことを一緒にできる環境を作り上げるための新しい考え方を提供しています。Alex 氏とチームメイトは、経営陣をはじめとする会社全体と密接に連携しながら Viessmann におけるコラボレーションを理解し、同社がデジタル時代を先駆けるための新しいテクノロジーの選択プロセスを促進しています。

デジタル変革 : 温水器とワークフローに共通するもの

デジタル変革に対する Viessmann の中心的取り組みは、製品と会社の両方に適用される現在と今後のプロセスです。製品においては、これはスマートテクノロジーとモノのインターネットをそのロードマップに組み込むことを意味します。他社を先駆け戦略パートナーを先導するために、同社は連携、モバイルフレンドリーなアプリケーション、そしてエネルギー効率に優れたソリューションを開発しています。

たとえば、現在、同社のボイラーは温度調節を簡単にするためにビル管理システムと統合されています。また、太陽光などの代替エネルギーを利用することで、再生可能資源と自然保護に取り組んでいます。

社内では、製品のデジタル変革により、チームのコラボレーションに大きな変化が起こりました。会社の成長とともにチームと情報の分散化が進んだのです。たとえば、開発チーム (ボイラーとアプリを接続するハードウェアとソフトウェアを構築) は複数の国に分散しています。チームが成長する中で、彼らには「信頼できる唯一の情報源」がありませんでした。

また、拠点が増えるにつれて、情報を一元化し、さまざまなタイムゾーンの中でコラボレーションする方法が必要になりました。さまざまな拠点間で仕事をするための信頼できる情報源や共有されたコラボレーションシステムがないチームは、必要な情報にアクセスしにくかったり、開発サイクルが鈍化するなどの問題に直面しました。

「 Asana のおかげで、知識がその発信元だけでなく組織全体に根付くようになりました」

問題は情報へのアクセス方法が欠落していただけではありませんでした。Viessmann が頼りにしていたソフトウェアの使い勝手が悪かったのです。たとえば、立ち上げに数分かかるプログラム。これは、機械の起動のためだけにマネージャーの貴重な時間が毎週奪われることを意味します。従業員たちは、我慢しながらツールを使っていましたが、ソフトウェアの使い勝手の悪さは、効率の低下という結果をもたらしていました。

さらに、携帯性の問題もありました。ビジネスの成長とともに、どこからでも仕事にアクセスしたり同僚とコミュニケーションを取れることの重要性が増していきました。たとえば、開発チームは移動中に携帯できるテクノロジーを必要としていました。また、社内の他のチームは、携帯できるだけでなく、パートナー会社や子会社がインターネット接続だけでアクセスできるテクノロジーを求めていました。

こうした需要が、製品に進化をもたらすために働く Viessmann 氏の仕事にデジタル変革をもたらしました。

実現: トップクラスのコラボレーションアプリの導入

デジタル変革の必要性を認識することが、事を成し遂げるための第一歩でした。改革に取り組み始めた Alex 氏の最初のステップは、最高のソフトウェアを選択するために組織の需要を理解するということでした。

彼はモビリティの欠落、ソフトウェアの使い勝手の悪さ、情報の追跡にかかる時間、コラボレーションの制限、パートナー会社や子会社との大きな障壁といった従業員たちが感じている問題を分析しました。そしてソリューションを模索し、従業員がコラボレーションを改善し、Viessmann がより良い製品をより速く開発する助けとなるソフトウェアとハードウェアの選定を行いました。

Viessmann の日々の仕事は非常に多岐に渡るため、会社全体の従業員に適したソリューションを選ぶことは簡単ではありませんでしたが、Viessmann が最終的に業務のメインソフトウェアに選んだのは G Suite と Asana でした。G Suite は、ファイル (Google 文書、スプレッドシート、スライド)、コミュニケーション (Gmail、Hangouts Chat、Hangouts Meet)、およびスケジュール (Google カレンダー) の中心として機能する一方、Asana はあらゆる情報の一元管理拠点として機能。Alex 氏によると、Asana は以下の 3 つの点で成長を続ける同社の需要を満たしていると言います。

  • Asana は情報を一元化し、アクセスのしやすさと透明性を提供する
  • Asana はユーザーフレンドリーで導入しやすい
  • Asana はモビリティに優れており、従業員は必要なときにいつでもどこからでもアクセスできる

G Suite と Asana はどちらも社用デバイスか否かによる制限がなく、従業員はあらゆるデバイスを使用していつでもどこからでもアクセスできます。クライアントの起動に数分間待たされるということもなく、すべての従業員がウェブ上で情報にすばやくアクセスできるようになりました。このため、レポートのサポートやハードまたはソフトウェアのテストなど、会社の利益に直結する仕事により多くの時間を費やすことが可能になったのです。また、複数のデバイスで機能するソフトウェアを運用することで、デバイス間および従業員間の知識移転がずっと簡単になりました。

「当社にとって最も大きなメリットの 1 つは、場所と時間、そしてデバイスを選ばずに使えるユーザーフレンドリーなソフトウェアが手に入ったことです」

効率アップ: Asana によるプロセスのデジタル変革

今後の数か月で、Viessmann では 2,500 人以上の従業員を対象に、全社的な Asana の導入を行います。今日までの間に、IT、R&D、レポートの 3 分野で成果が現れています。

  • Viessmann の IT チームは Asana を使ってスプリントを追跡しています。具体的には、ボードを使って移行の進捗を追跡します。スプリント中に達成すべき仕事を計画し、それを各従業員に割り当て、毎週確認を行っています。

  • Viessmann の R&D チームは、Asana で製品開発プロセスを管理しています。具体的には、サービスのテストの流れを追跡するために Asana を使ってテスト中の各製品のステージを追跡。たとえば、デバイスがテストされると、これを表すタスクが次のステージに移動し、次のテストに進む、といった具合です。

  • Viessmann の経営陣は、レポートを使って全社の状況を俯瞰的に確認できています。プロジェクトに関する特定の詳細を知る必要が生じれば、その主要な担当者にタスクを割り当てます。そして進捗ビューを使うことで、担当者は最新情報を簡単に共有できます。

デジタル変革: 贅沢品ではなく必需品

私たちの日常生活において空調が贅沢品から必需品になったように、今やデジタル変革は Viessmann のような会社にとって欠かせない存在になっています。製品と従業員がデジタルでつながっていることは、成長を続ける組織が成功する上で必要不可欠です。デジタル変革が Viessmann の成長の核を担う中、Asana や G Suite などのツールは、同社がデジタル製品とコラボレーションの新時代に進む足がかりになるでしょう。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進められます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握できます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進められます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握できます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現できます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化できます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認できます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進められます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡できます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着できます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!