Olo は Asana で人事プロセスを管理することで、社員の定着率を上げています。

他のメンバーがニューヨークや全米各地で勤務する中で、テキサスでの新規採用者にチームに歓迎されていると感じてもらうにはどうすればいいでしょうか？

Olo は Chipotle、Jamba Juice、Five Guys など、250 を超えるレストランブランドのデジタル注文と配達サービスを担っている、急成長中の企業です。130 名の従業員の 50 %は全米各地に散らばり、リモートで働いているため、新規採用者が会社での初めの一歩をうまく踏み出すことは Olo にとって非常に重要です。さらにリモート社員が多いことは、定着率を高めるという会社の目標にとっても障害になり得ます。

あちこちに散らばる従業員をまとめ上げ、士気を高めるため、People + Culture と名付けられた Olo の人事チームは、完璧なオンボーディングプロセスの構築から、給与や勤務評価、株式持分、会議に至るまで、入社日より発生する人事関連のニーズを管理しています。このチームを統括する Deanne Rhynard 氏は、どんなに些細な人事関係のやり取りでも、望ましい企業文化を生み出すきっかけになると信じています。

「会社には働きに来ているわけですが、みんなに幸せでいてほしいんです。従業員が幸せなら、会社はうまく回っていきますから」と Deanne 氏は言います。

チームは Asana を使って、人事プロセスがどんなに細かいものだったとしてもスムーズに進むようにしています。「Asana を使わない日はありません。全体的な戦略にも、日常業務にも Asana は不可欠です。リモートチームと連携でき、メンバーが自分のタスクの説明責任を持てるのも Asana のおかげです。Asana を使用することで、従業員の業務遂行能力に信頼を置くことができています。」

人事の成功の秘訣: 詳細で反復可能なプロセス

Olo の People + Culture のプロセスの多くは、隔週と毎月の給与支払いや年に一度の勤務評価、株式割り当てといったように、非常に細かく、また頻繁に繰り返されるプロセスです。また、新規採用者のオンボーディングプロセスは、130 ものステップがあり、そのどれも従業員の定着にとって重要です。「もし私がオンボーディングのステップを 1 つでも忘れるようなことがあれば、新規採用者としても、会社の代表の私としてもこれは最悪のことです」と Deanne 氏は言います。「彼らが会社を離れ、定着率を下げるリスクを冒すことになるわけです。それでは誰も幸せになりません。」

People + Culture チームは少人数の上、分散していることが業務を一層難しくしています。「私たちは 3 名のチームですが、30 人分の働きをしています。その仕事は会社の要となっていますから」 Deanne 氏自身はシアトルにおり、他のチームメイトはニューヨークにいるため、チームは Asana を使って距離を埋めています。「Asana のおかげでニューヨークの社員とコミュニケーションが簡単に取れます。彼らが何に取り組んでいるのかわかりますし、どうなっているかと進捗を何度も尋ねなくて済みます。」

普通の To-Do リストではできないこと

Deanne 氏は、以前働いていた会社で Asana を使っていましたが、Olo に入社したときは昔ながらの To-Do リストに戻るつもりでいました。「やってみたんですが、やっぱり Asana がなくては仕事にならないとわかりました。」

Olo の人事プロセスは非常に細かく、また People + Culture チーム以外の多くの人と関わるため、さらに難しいものとなります。「すべてを紙に記録するとか、よくあるタスクリストで管理するなんて不可能です。Asana なら、ドラッグ & ドロップができますし、期日、添付、コメントを使って物事を整理し、タスクを People+Culture チームの内外の人に割り当てることもできます」と Deanne 氏は言います。

もし私がオンボーディングのステップを 1 つでも忘れるようなことがあれば、新規採用者としても、会社の代表の私としてもこれは最悪のことです。今では絶対確実なシステムがあるので、何かが隙間に抜け落ちてしまうということなどはありません。Asana の存在の大きさは計り知れません。これがなければ何も仕事にならないでしょう。 ”

Deanne 氏は一人で Asana を使い始め、それが少しずつ他の従業員にも広がっていきました。今では People + Culture のチームメイトや、Olo のカスタマーサクセスチームやマーケティングチームも Asana を使っています。「絶対確実なシステムがあるので、何かが隙間に抜け落ちてしまうということなどはありません。タスクや情報を見逃す方が難しいくらいです。」

Olo の完璧な入退職プロセス

Olo の People+Culture チームでは、オンボーディングプロセスを、社員、契約社員、出向社員のそれぞれについて、Asana のプロジェクトテンプレートとして保存しています。新規採用者が入るたびにテンプレートをコピーしてリストにしていきます。

オンボーディングテンプレートは、オンボーディングプロセスの各ステージごとにセクションに分かれています。いくつかタスクをご紹介しましょう:

• 従業員情報: 氏名、個人メールアドレス、会社メールアドレス、履歴書の採用管理システムリンク、所属チーム、役職、入社日、勤務地、担当マネージャーの氏名など。

• 採用関連タスク: 新規採用者情報の記録、内定通知の保存、フォルダの整理、採用計画の更新、採用管理システムで採用済みとなった役職のチェック

• 採用決定後の重要事項: CEO からの歓迎メール、コンピューターオーダーオプション、コンプライアンス文書の送信、仲間の割り当て、身元調査書の提出、本計画書への追加

• オンボーディング関連: メールアカウントの作成、初回トレーニングミーティングの設定、ソフトウェアアクセス権の割り当て、FitBit の注文、記念品の送付、ニューヨークオフィス訪問、人事管理システムへの従業員の追加、入社日の準備メールの送信

Asana のプロジェクトは、しかるべき人がしかるべき仕事をするためにも役立っています。採用担当者と People + Culture チームメンバーは、Asana でプロジェクトをフォローしていますが、ソフトウェアのアクセス権限を割り当てる必要のある社内の人は誰でもプロジェクトをフォローできます。

退職プロセスも同じくシームレス。従業員が会社を辞める際のオフボーディングプロセスは、保安と会社の機密保護を重視し、同時に People + Culture チームがさまざまな未処理事項の対応に役立っています。従業員は Olo を離れる最後の瞬間まで、会社の一員としての経験を楽しむことができます。

オフボーディングプロジェクトテンプレートには、辞職の際の面接の他、退職合意書の記録、最後の給与支払い、各種アカウントの閉鎖、ソフトウェアへのアクセス権限の停止などといった必要なプロセスが含まれます。退職について不用意に知られないように公表するまでは People + Culture チームの担当者のみが Asana でプロジェクトをフォローできます。

Asana でその他の人事プロセスを運営する

Olo では他にもたくさんの人事業務を Asana で運営しています。「Asana でプロセスを設定すれば、もうそのことを考える必要がないんです」と Deanne 氏は言います。「おかげで正気を保てていますよ」たとえば次のような業務に Asana は活用されています :

• 給与支払い: 月の半ばと月末の給与支払い用テンプレートを使って、Deanne 氏は歩合、ボーナス、退職金、州税、勤務時間、休職といった付随事項をさばいています。他に最高執行責任者、財務担当上級副社長、経理部が給与支払いの情報にアクセスできます。

• 勤務評価: 実際に評価にかかわるのはマネージャーや一般社員、部門長ですが、Deanne 氏は正しいタイミングで評価が行われるように、リマインダーを送り、フォローアップを行い、記録をとるといったプロセスを管理しています。

• 会議の議題: 社内ミーティングの生産性を上げるために、1on1 ミーティングを行うマネージャーと直属の部下全員のために、議題機能を使用しています。一部の議題はチームメイトと共有していますが、非公開のメモもあります。

• その他: People + Culture チームは会議の計画、ソフトウェアの導入、株式の管理にも Asana を利用しています。

カスタマーサクセスチームも Asana を活用して顧客展開から管理、アフターケアまであらゆることを管理しています。現在は Asana のプロジェクトに顧客を追加して、アカウントの推移を見られるようにすることも始めました。「透明性と可視化がポイントです。メールでは情報が迷子になり、カスタマーサクセスチームはクライアントとの関係がどうなっているのか見失うこともあります。Asana がなければ、勢いが失われ、相手の期待を裏切って事業はうまくいかないでしょう。Asana のおかげでチームはタスクを順調に行い、スムーズにコミュニケーションをとれるのです」と Deanne 氏は説明します。

熱意あるリモートチーム

全従業員の人事に関する必要が満たされていることは、健康的な企業文化の頑丈な土台になります。「Olo のオンボーディングプロセスは、従業員の定着率に貢献していると、とても好評です」と Deanne 氏は胸を張ります。優れた人事プロセスは、たとえ米国内のどこで働いていても、Olo のチームが士気を維持することに役立っています。

• 入社日に歓迎されていると感じた新規採用者の割合は 100 %

• 上司からのサポートがあると感じている新規採用者の割合は 100 %

• 採用プロセス中、人事担当者とのコミュニケーションに満足した従業員の割合は 98 %

• 従業員からは「入社時に、みんなに大歓迎されていると感じました。オンボーディングは非常にスムーズでした」という声や、「People + Culture チームはとても親切で、とても気が楽でした。Olo のよい企業文化を非常によく体現していると思います」といった声が聞かれました。

こうしたプロセスが何度でも繰り返し成功するのは Asana の働きです。「細かいステップを全部、自分がどうすれば覚えていられるか見当もつきません。私は細かいことに目がいくタイプなのですが、この仕事は私の手に負える規模ではないんです。私にとって、Asana は成功の代名詞です。」