OloはAsanaで人事プロセスを管理することで、社員の定着率を上げています。

Olo
  • Olo ロゴ
  • 従業員数
    • 130
  • リモートで働く従業員の割合
    • 50%
  • 人事プロセスへの満足度
    • 98%

チームの他のメンバーはニューヨークや全米各地に散らばっていて、それでもテキサスの新入社員にチームに入った実感を持ってもらうにはどうすればいいでしょうか?

Olo はChipotle、Jamba Juice、Five Guysなど、250を超えるレストランブランドにデジタル注文と配達サービスを行う、急成長中の企業です。130名の従業員の50%は全米各地に散らばり、リモートで働いているため、新入社員が会社での初めの一歩をうまく踏み出すことはOloにとって非常に重要です。さらに、リモート社員が多いことは、定着率を維持するという会社の大切な目標にとって高いハードルでもあります。

あちこちに散らばる従業員を一体化させ、士気を高めるため、People+Culture(人と文化)チームと名付けられたOloの人事チームは、完璧なオンボーディングプロセスのデザインから、給与や勤務評価、株式持分、会議に至るまで、入社日以降に発生する人事関連のニーズを管理しています。この部署を担当するDeanne Rhynard副社長は、どんなに些細な人事関係のやり取りでも、望ましい企業文化を生み出すきっかけになると信じています。

「会社には働きに来ているわけですが、みんながハッピーでいてほしいんです。従業員が幸せなら、会社はうまく回っていきますから」とDeanne氏は言います。

Oloのアプリとウェブサイト

チームはAsanaを使って、どんな小さな事項もゆるがせにせず、人事プロセスがスムーズに進むようにしています。「Asanaを使わないケースはありません。当社の全体的な戦略にも、日常業務にもAsanaは不可欠です。リモートチームと連携でき、メンバーが自分のタスクの説明責任を持てるのもAsanaのおかげです。Asanaを使用することで、従業員の業務遂行能力に全幅の信頼を置くことができています。

人事の成功の秘訣:詳細で反復可能なプロセス

OloのPeople+Cultureのプロセスは、2週毎と毎月の給与支払い、年に一度の勤務評価、株式割り当てといったように、非常に細かく、また頻繁に反復されるプロセスです。また、新入社員のオンボーディングプロセスは、130ものステップがあり、そのどれも社員の定着にとって重要です。「オンボーディングで1つミスをすれば、新入社員の目にも、会社の代表としての私にとっても、失敗です」とDeanne氏は言います。「彼らが会社を離れ、定着率を下げるリスクを冒すことになるわけです。それでは誰も幸せになりません」

People+Cultureチームは少人数の上、分散していることが業務を一層難しくしています。「私たちは3名のチームですが、30人分の働きをしています。この仕事は会社の要ですから」Deanne氏自身はシアトルにおり、他のチームメイトはニューヨークにいるため、チームはAsanaを使って距離を埋めています。「Asanaのおかげでニューヨークの社員とコミュニケーションが簡単に取れます。彼らが何に取り組んでいるのか分かりますし、どうなっているかと進捗を何度も尋ねなくてすみます」

当たり前のTo Doリストでできないこと

Deanne氏は、以前働いていた会社でAsanaを使っていましたが、Oloに入社したときは昔ながらのTo doリストに戻るつもりでいました。「やってみたんですが、やっぱりAsanaがなくては仕事にならないと分かりました」

Oloの人事プロセスは非常に細かく、またPeople+Cultureチーム外の多くの人とかかわるため、特に難易度が高いのです。 「すべてを紙に記録するとか、よくあるタスクリストで管理するなんて不可能です。Asanaなら、ドラッグ & ドロップができますし、期日、添付、コメントを使って物事を整理し、タスクをPeople+Cultureチームの内外の人に割り当てることもできます」とDeanne氏は言います。

“オンボーディングで1つミスをすれば、新入社員の目にも、会社の代表としての私にとっても、失敗です。今では絶対確実なシステムがあるので、何かが隙間に落ち込んでしまうということがありません。Asanaは本当に不可欠です。これがなければ私は仕事にならないでしょう”

Deanne氏は再び個人的にAsanaを使い始め、それが少しずつ他のユーザー達にも広がっていきました。今、People+Cultureのチームメイトたちや、OloのカスタマーサクセスチームやマーケティングチームもAsanaを使っています。「絶対確実なシステムがあるので、もう何かが隙間に落ち込んでしまうということがありません。タスクや情報を見逃す方が難しいくらいです」

Oloの完璧な入退社プロセス

OloのPeople+Cultureチームでは、オンボーディングプロセスを、社員、契約社員、出向社員のそれぞれについて、プロジェクトテンプレートとして保存しています。新しく社員が入るたびにテンプレートをコピーしてリストにしていきます。

オンボーディングテンプレートは、オンボーディングプロセスの各ステージごとにセクションに分かれています。いくつかタスクをご紹介しましょう:

  • 従業員情報:氏名、個人メールアドレス、会社メールアドレス、履歴書のATSリンク、所属チーム、役職、入社日、勤務地、担当マネジャー氏名など。
  • 採用関連タスク:新入社員情報の記録、紹介状の保存、フォルダの整理、採用計画の更新、ATSで採用済みとなったポジションの確認
  • 採用決定後の重要事項: CEOの歓迎メール、コンピュータオーダーオプション、コンプライアンス文書の送信、バディの割り当て、身元調査書の提出、マスタープラン書類への追加
  • オンボーディング関連: メールアカウントの解説、初回トレーニングミーティングの設定、ソフトウェアアクセス権の割り当て、FitBitの注文、スワッグ・バッグの送付、ニューヨークオフィス訪問、HRISシステムへの社員の追加、入社日の注意メールの送信

Asanaのプロジェクトは、しかるべき人がしかるべき仕事をするためにも役立っています。採用担当者とPeople+Cultureチームメンバーは、Asanaでプロジェクトをフォローしていますが、ソフトウェアのアクセス権限を割り当てる必要のある社内の人は誰でもプロジェクトをフォローできます。

退社プロセスも同じくシームレス。従業員が会社を辞める際のオフボーディングプロセスは、セキュリティと会社の保護を重視し、同時にPeople+Cultureチームがさまざまな残務を処理しやすくなっています。社員はOloを離れる最後の瞬間まで、プロフェッショナルとしての経験をエンジョイできます。

Oloのオフィス

オフボーディングプロジェクトテンプレートには、辞職の際の面接の他、退社合意書の記録、最後の給与支払い、各種アカウントの閉鎖、ソフトウェアへのアクセス権限の停止などといった必要なプロセスが含まれます。退職を内密にするため、他の社員に公表するまではPeople+Cultureチームの担当者のみがAsanaでプロジェクトをフォローできます。

Asana でその他の人事プロセスを運営する

Oloでは他にもたくさんの人事業務をAsanaで運営しています。「Asanaでプロセスを設定すれば、もうそのことを考える必要がないんです」とDeanne氏は言います。「おかげで正気を保てますよ」いくつか例を見てみましょう:

  • 給与支払い: 月の半ばと月末の給与支払い用テンプレートを使って、Deanne氏は歩合、ボーナス、退職金、州税、勤務時間、休職といった付随事項をさばいています。他にCOO、財務担当上級副社長、経理部が給与支払いの情報にアクセスできます。
  • 勤務評価: 実際に評価にかかわるのは管理職や一般社員、部門長ですが、Deanne氏は正しいタイミングで評価が行われるように、リマインダを送り、フォローアップを行い、記録をとるといったプロセスを管理しています。
  • 会議の議題: 社内ミーティングの生産性を上げるために、二者ミーティングを行う管理職と直属の部下全員のために、アジェンダを使用しています。一部のアジェンダはチームメイトと共有していますが、非公開のメモもあります。
  • その他: People+Cultureチームは会議の計画、ソフトウェアの導入、株式の管理にもAsanaを利用しています。

カスタマーサクセスチームもAsanaを活用して顧客展開からマネジメント、メンテナンスまであらゆることを管理しています。現在はAsanaのプロジェクトにクライアントを追加して、アカウントの推移を見られるようにすることも始めました。「透明性と可視化がポイントです。メールでは情報が迷子になり、カスタマーサクセスチームはクライアントとの関係がどうなっているのか見失うこともあります。Asanaがなければ、勢いが失われ、相手の期待を裏切ってビジネスはうまくいかないでしょう。Asanaのおかげでチームはタスクを順調に行い、スムーズにコミュニケーションをとれるのです」とDeanne氏は説明します。

熱意あるリモートチーム

全従業員の人事に関する必要が満たされていることは、健康的な会社文化の頑丈な土台になります。「Oloのオンボーディングプロセスは、従業員の定着率に貢献していると、とても好評です」とDeanne氏は胸を張ります。優れた人事プロセスは、たとえアメリカ国内のどこで働いていても、Oloのチームが士気を維持することに役立っています。

  • 入社日に歓迎されていると感じた新入社員の割合は100%
  • 上司からのサポートがあると感じている新入社員の割合は100%
  • 採用プロセス中、人事担当者とのコミュニケーションに満足した社員の割合は98%
  • 社員からは「入社時に、みんなに大歓迎されていると感じました。オンボーディングは非常にスムーズでした」という声や、「People+Cultureチームはとても親切で、おかげでとても気が楽でした。Oloのよいカルチャーを上手に形成していると思います」声がありました。

こうしたシステムが何度でも繰り返し成功するのはAsanaの働きです。「細かいステップを全部、自分がどうすれば覚えていられるか見当もつきません。私は細かいことに目がいくタイプなのですが、この仕事は私の手に負える規模ではないんです。私にとって、Asanaは成功の代名詞です」

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!