簡単な仕事はない、Morning Coworkingのオペレーションリーダー、Tania Boros 氏はこれをよく理解しています。 Tania 氏は 20 あるすべての施設と、そこで働く従業員を、4 人のチームで管理しています。 また、新しい施設をオープンする際に必要なプロセスを完璧に作り上げ、その成功への努力を続けてきました。

急成長を続ける中でも、人、プロセス、目的の 3 つを疎かにはできません。そこで、Asana を導入し、これらをうまく調和させ、街の人だけでなく海外からの利用者にも喜んでもらえるようなコラボレーションに適した生産性の高いコワーキングスペースを作り上げています。

成功の鍵を握るもの

それぞれに素晴らしいアイデアを持つ利用者たちが、互いに影響を与え合いながら働くためには、細部まで行き届いた、信頼性の高いコワーキングスペースを作る必要があります。 そのため Morning Coworking のチームは、施設のセキュリティ確保やスタッフのトレーニング、スペースのスムーズな運営などにおいて、すばやく前進を続けながらも全員が常に足並みを揃えておく必要がありました。 Tania 氏は多くの仕事を抱えていましたが、Asana を利用することで冷静に仕事を進めることができました。

テンプレートで作業を効率化

どんな企業でも、競争で優位に立ち大きな目標を達成するためには、短い時間で多くの仕事をこなすことが要求されるものです。Morning Coworking の場合は特に、このスピードを維持できなければ収益に大きく影響します。 Tania 氏は言います。「場合によっては 2、3 年しか借りられない物件もあります。だから、収益を得るためにできるだけ早く施設をオープンさせる必要があるのです。」

コワーキングスペースをオープンさせるには、まず物件を確保し、賃貸契約を結び、工事の段取りを整え、家具を選び、各種機器を設置するなど、実にさまざまな作業が Tania とチームに必要になります。 「Asana を導入したことで、オープンまでのすべてのプロセスが、ひと月ないし 3 か月ほどで終わるようになりました。 Asana をはじめ、建設会社、そして驚くほど速く納入してくれるサプライヤーのおかげで、今では複数のコワーキングスペースを一度にオープンさせることもあります。 以前は 1 つずつでしたが、最近では 4 つのコワーキングスペースを同時にオープンさせることも可能になりました。”

これほど多くの、多種多様でしかも重要なプロセスをこなしながら、Morning Coworking はどうやって数週間で準備を完了させるのか？ その答えはテンプレートにあると Tania 氏は言います。

Tania 氏のチームは、新しい施設の準備に必ず同じテンプレートを使うことで、作業を取りこぼさずに進めています。テンプレートをコピーするだけでプロジェクトを開始できるので非常にスムーズです。 各プロジェクトセクションには、管理、IT、建設、ロジスティックスなどの関連タスクがグループ化されています。 そうすることで、プロジェクトが始まってから、メールや書類を探し回ることなく、必要な情報を簡単に入手できます。

また、タスクがそれぞれどの段階のものかを、カスタムフィールドに入力して管理しているため、タスクの数がどれだけ増えても、メンバーに進捗を尋ねる前に Asana を見るだけで、プロジェクトの状況をすぐに確認できます。 さらに、タスクに依存関係を追加することで、どの作業がいつ必要になるかを全員が簡単にチェックできるようにもなりました。 「Asana があれば全員が自分の担当を正しく理解し、それぞれ適切なタイミングで作業できるので本当に安心です。」

Tania 氏のチームがコワーキングスペースのために借りるビルは、数か月または数年間ほど空き家になっていた物件も多いため、 かなり酷い状態から作業を始めることも少なくありませんでした。 以下はその改装前と改装後の写真です。

各オフィスの従業員のオンボーディングと教育

しかし、施設がオープンした後も多忙であることに変わりはありません。 コワーキングスペースにはそれぞれ従業員が 1 人常駐し、IT の管理からコミュニティエンゲージメントまで、数えきれないほど多くのタスクを確実に処理しています。 また、Morning Coworking は、従業員全員がどんな問題でも自分で判断して対応したり、施設の改善に向けて自らの役割を強化したりできるよう、企業全体で体制を整えたのですが、そこでも Asana が大きな効果を発揮したと言います。

Morning Coworking が施設のオープン後に行う最も重要なプロセスの中に、「Morning マネージャー」と呼ばれるスタッフに対し、オンボーディングを行うことがあります。 Morning マネージャーは、各ワークスペースの要件や課題を何でも自分で処理しなくてはなりません。 「Morning マネージャーには、すべてのスペースをつなぎ合わせ、コミュニティの拡大を担う役割が与えられます」と Tania 氏は言います。 そして、その役割に欠かせないのが、やはり Asana のテンプレートです。

「Asana はオンボーディングにも非常に有効です。テンプレートを使えば、すべてにおいてトレーニングを確実に行えるからです。マネージャーはわからないことがあれば、プロジェクトからいつでも答えを探せます。」

テンプレートによってプロセスやベストプラクティスが明確になります。また、Asana ですべて記載されているので、何でも簡単に調べられます。 新しくマネージャーを採用した後でも、一から説明する必要はなく、テンプレートを使って確実にすべて指示できるので、動きが非常にスピーディになります。 この方法で、Morning マネージャーはどんな状況でも、Asana で正しい方法を探して対応できるため、責任の大きい仕事もストレスなくこなせるようになります。

問題や疑問が発生した場合、マネージャーは Asana で解決策を見つけることができます。 たとえば、マネージャーは、備品の購入手続きや、予算について相談する相手がわからない場合があります。 Morning Coworking チームは、コワーキングスペースごとにプロジェクトを作成して、アクションアイテム、新規利用者の登録手続き、近日開催のイベントなどを管理しています。

また、予算の管理や支払いの請求にも Asana を使用することで、毎月スムーズに処理を行っています。 これにより、Tania さんは重要な優先事項に集中して、質問に迅速に答え、解決策を見つけることができます。これは、メールやチャットでは成し得なかったことです。

“Asana のおかげで、物事を複雑にすることなくすべてを詳細まで簡単に追跡できるようになりました。 請求の処理に Asana を使うことで間違いをなくし、 報告書の提出や支払いの処理も、毎月期限を守って確実に行うことができます。」

会社全体の目標を追跡する

それでも、コワーキングスペースで起こる大小さまざまな問題に日々対応していると、全体的な目標を見失うこともあるかもしれません。 そうなれば、Morning Coworking が持つ一貫した快適さや質の高いサービスが損なわれる可能性もあります。あるいは、自分の仕事が Morning Coworking に貢献しているのかわからなくなり、Morning のマネージャーがやる気を失うこともあり得ます。

Morning Coworking の目標は、最高に魅力的なコミュニティを作り、コワーキングスペースでの素晴らしい体験を提供することです。 これは利用者だけでなく、従業員に対しても同じです。 Asana はこの 2 つを実現するためのパワーを私たちに与えてくれます。

Tania 氏のチームは、Asana で目標追跡 (OKR) プロジェクトを作成し、一歩先を行くことができています。 このプロジェクトでは、たとえば (省エネやリサイクルに努めるなど) 完全にグリーンなコワーキングスペースを作る、あるいは 2019年は毎月 1 つずつコワーキングスペースをオープンさせるといった企業全体の目標や、従業員個人の重大な目標を管理しています。

月に一度は OKR のレビューを行い、目標達成状況を確認したり、何かが軌道に乗っていない場合や更新が必要な場合は解決策を検討したりしています。 また、各従業員の目標を調べて、達成につながりそうなプロジェクトがないか確認することもあったそうです。

急速に、そして確実に成長する

わずか数年という短い期間で、Morning Coworking は、思いやりのある従業員とコミュニティの素晴らしさを信じる利用者が揃った快適なワークスペースを提供することで、コワーキングスペースの新たな基準を打ち立てました。 新しく施設をオープンさせるたびに、Tania 氏のチームは仕事の効率をさらに上げ、同時に会社全体の目標を頭に入れながら、一つひとつの作業を着実にこなすようになりました。

Morning Coworking は Asana を導入し、パリで最も急速に成長し、最も多くの人に愛されるコワーキングスペースになるために、詳細に気を配りながらも、より大きな目標を見据えて仕事に取り組んでいます。