パリで大人気のコワーキングスペース Morning Coworking の企画運営も Asana で行われています

Morning Coworking スペース
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現代において人々の働き方は常に進化し続けています。リモートワーカーや少人数のチーム、起業家たちが一緒になって仕事とコラボレーションの未来を創造しています。その未来を、コワーキングスペースの快適性、利便性、コミュニティ、つながりを提供することで切り拓くのが、Morning Coworking をはじめとする企業です。コワーキングスペースへの需要は年々高まっています。Morning Coworking はパリで 20 のスペースを運営し、2018 年中にはさらに 5 つの場所に新しく施設をオープンさせる予定です。

Morning Coworking の場所を示す地図

簡単な仕事はない、Morning Coworking のオペレーションリーダー、Tania Boros 氏はこれをよく理解しています。Tania 氏は 20 あるすべての施設と、そこで働く社員を、4 人のチームで管理しています。また、新しい施設をオープンする際に必要なプロセスを完璧に作り上げ、その成功への努力を続けてきました。

急成長を続ける中でも、人、プロセス、目的 の 3 つを疎かにはできません。そこで、Asana を導入し、これらをうまく調和させ、街の人だけでなく海外からの利用者にも喜んでもらえるようなコラボレーションに適した生産性の高いコワーキングスペースを作り上げています。

成功の鍵を握るもの

それぞれに素晴らしいアイデアを持つ利用者たちが、互いに影響を与え合いながら働くためには、細部まで行き届いた、信頼性の高いコワーキングスペースを作る必要があります。そのため Morning Coworking のチームは、施設のセキュリティ確保やスタッフのトレーニング、スペースのスムーズな運営などにおいて、すばやく前進を続けながらも全員が常に足並みを揃えておく必要がありました。Tania 氏は多くの仕事を抱えていましたが、Asana を利用することで冷静に仕事を進めることができました。

テンプレートで作業を効率化

どんな企業でも、競争で優位に立ち大きな目標を達成するためには、短い時間で多くの仕事をこなすことが要求されるものです。Morning Coworking の場合は特に、このスピードを維持できなければ収益に大きく影響します。Tania 氏は言います。「場合によっては 2、3 年しか借りられない物件もあります。だから、収益を得るためにできるだけ早く施設をオープンさせる必要があるのです。」

コワーキングスペースをオープンさせるには、まず物件を確保し、賃貸契約を結び、工事の段取りを整え、家具を選び、各種機器を設置するなど、実にさまざまな作業が必要になります。「Asana を導入したことで、オープンまでのすべてのプロセスが、ひと月ないし 3 か月ほどで終わるようになりました。Asana をはじめ、建設会社、そして驚くほど速く納入してくれるサプライヤーのおかげで、今では複数のコワーキングスペースを一度にオープンさせることもあります。以前は 1 つずつでしたが、最近では 4 つのコワーキングスペースを同時にオープンさせることも可能になりました。」

これほど多くの、多種多様でしかも重要なプロセスをこなしながら、 Morning Coworking はどうやって数週間で準備を完了させるのか?その答えはテンプレートにあると Tania 氏は言います。

Morning Coworking が新しいスペースの準備のために作成した Asana テンプレート

Tania 氏のチームは、新しい施設の準備に必ず同じテンプレートを使うことで、作業を取りこぼさずに進めています。テンプレートをコピーするだけでプロジェクトを開始できるので非常にスムーズなうえ、管理、IT、建設、ロジスティックスといったセクションに分けて整理できるので、メールや書類を探し回ることなく、必要な情報を簡単に入手できます。

また、タスクがそれぞれどの段階のものかを、カスタムフィールドに入力して管理しているため、タスクの数がどれだけ増えても、メンバーに進捗を尋ねる前に Asana を見るだけで、プロジェクトの状況をすぐに確認できます。さらに、タスクに依存関係を追加することで、どの作業がいつ必要になるかを全員が簡単にチェックできるようにもなりました。「Asana があれば全員が自分の担当を正しく理解し、それぞれ適切なタイミングで作業できるので本当に安心です」

Morning Coworking が使用するカスタムフィールド

Tania 氏のチームがコワーキングスペースのために借りるビルは、数か月または数年間ほど空き家になっていた物件も多いため、かなり酷い状態から作業を始めることも少なくありませんでした。以下はその改装前と改装後の写真です。

改装前と改装後の Morning Coworking スペース

改装前と改装後の Morning Coworking スペース

スタッフのオンボーディングと教育

しかし、施設がオープンした後も多忙であることに変わりはありません。コワーキングスペースにはそれぞれスタッフが 1 人常駐し、IT の管理からコミュニティエンゲージメントまで、数えきれないほど多くのタスクを確実に処理しています。また、Morning Coworking は、スタッフ全員がどんな問題でも自分で判断して対応したり、施設の改善に向けて自らの役割を強化できるよう、企業全体で体制を整えたのですが、そこでも Asana が大きな効果を発揮したと言います。

Morning Coworking が施設のオープン後に行う最も重要なプロセスの中に、「Morning マネージャー」と呼ばれるスタッフに対し、オンボーディングを行うことがあります。Morning マネージャーは、各コワーキングスペースの要件や課題を何でも自分で処理しなくてはなりません。「Morning マネージャには、すべてのスペースをつなぎ合わせ、コミュニティの拡大を担う役割が与えられます」と Tania 氏は言います。そして、その役割に欠かせないのが、やはり Asana のテンプレートです。

スペースの管理に使用するテンプレート

「Asana はオンボーディングにも非常に有効です。テンプレートを使えば、すべてにおいてトレーニングを確実に行えるからです。マネージャーはわからないことがあれば、プロジェクトからいつでも答えを探せます」

テンプレートによってプロセスやベストプラクティスが明確になります。また、Asana にすべて記載されているので、何でも簡単に調べることができます。新しくマネージャーを採用した後でも、一から説明する必要はなく、テンプレートを使って確実にすべて指示できるので、動きが非常にスピーディになります。この方法で、Morning マネージャーはどんな状況でも、Asana で正しい方法を探して対応することができるため、責任の大きい仕事もストレスなくこなせるようになります。

実際、コワーキングスペースで問題が起きた場合や、備品の購入手続き、あるいは予算について相談する相手がわからないなどのために、Morning Coworking では、ワーキングスペースごとに Asana でプロジェクトを作成して情報を入力し、新規利用者の登録手続きや、近日開催のイベントなど、知りたいことは何でも調べられるようにしています。

Asana による新しいコワーキングスペースの管理

また、予算の管理や支払いの請求にも Asana を使用することで、毎月スムーズに処理を行い、より優先度の高い作業に集中したり、質問にすばやく答えたり、問題を解決できるようにしたと言います。これも、メールやチャットでは成し得なかったことです。

「Asana があれば、手間をかけなくてもすべてを細部まで管理できます。請求の処理に Asana を使うことで間違いをなくし、報告書の提出や支払いの処理も、毎月期限を守って確実に行うことができます」

会社全体の目標を追跡する

それでも、コワーキングスペースで起こる大小さまざまな問題に日々対応していると、全体的な目標を見失うこともあるかもしれません。そうなれば、Morning Coworking が持つ一貫した快適さや質の高いサービスが損なわれる可能性もあります。あるいは、自分の仕事が Morning Coworking に貢献しているのかわからなくなり、Morning マネージャーがやる気を失うこともあり得ます。

「Morning Coworking の目標は、最高に魅力的なコミュニティを作り、コワーキングスペースでの素晴らしい体験を提供することです。これは利用者だけでなく、社員に対しても同じです。Asana はこの 2 つを実現するためのパワーを私たちに与えてくれます。」

Tania 氏のチームは、Asana で 目標追跡 プロジェクトを作成し、たとえば(省エネやリサイクルに努めるなど)完全にグリーンなコワーキングスペースを作る、あるいは 2019 年は毎月 1 つずつコワーキングスペースをオープンさせるといった企業全体の目標や、従業員個人の重大な目標を管理することを始めました。

月に一度は目標達成状況の評価を行って経過をチェックしたり、行き詰まったチームがあれば解決策を検討したり、情報提供の支援も行いました。また、各社員の目標を調べて、達成につながりそうなプロジェクトがないか確認することもあったそうです。

急速に、そして確実に成長する

Asana の導入からわずか数年という短い期間で、Morning Coworking は従業員と利用者がコミュニティの素晴らしさを体験できる快適なコワーキングスペースのための基準を作り上げることができたと言います。新しく施設をオープンさせるたびに、Tania 氏のチームは仕事の効率をさらに上げ、同時に会社全体の目標を頭に入れながら、一つひとつの作業を着実にこなすようになりました。

Morning Coworking は Asana を導入し、パリで最も急速に成長し、最も多くの人に愛される企業になるために、細部まで気を配りながらも、より大きな目標を見据えて仕事に取り組んでいます。

Morning Coworking のスペース

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!