グローバルなテクノロジー企業である HRS は、絶え間ないイノベーションと効率の継続的な向上を重視しています。 同社は、多国籍企業、出張者、ホテルパートナーと協力して、企業が働く方法、宿泊する方法、そしてその支払い方法を再定義しています。 その事業分野は、それに応じて Stay、Work、Pay と呼ばれています。 HRS プラットフォームは、購買、予約、コスト分析などをサポートし、プログラミング インターフェイスを介して大口顧客の ERP システム、支払いシステム、出張経費精算などに直接接続できます。

新規法人顧客向けにカスタマイズされた統合で、このようなスムーズなユーザー体験を実現するためには、最初のオンボーディング段階に数週間かかることがあります。 顧客の要件は、専任のカスタマーデリバリー担当者によって実装されます。 その際、多数の実装プロジェクトを並行して進める必要があり、支払いと請求、販売、コンテンツ、技術の分野の専門家が連携して作業を行います。これは複雑な作業です。

日常業務ツールとしての Asana

2022 年半ばから、HRS Group は Asana Enterprise を日常業務ツールとして使用し、多くの顧客プロジェクトを的確に推進しています。 顧客中心主義という企業理念に応えるため、Asana は HRS チームがよりスムーズかつ効率的にタスクを遂行できるよう支援する必要がありました。 特に、多数のインターフェースを持つプロジェクトの数と複雑さが課題でした。

「私たちは、より良いコラボレーションを可能にし、プロジェクトポートフォリオの常時把握を提供し、しかも使いやすいプロフェッショナルなワークマネジメントソリューションを早急に必要としていました。」と、HRS のグローバルカスタマーデリバリー担当ディレクターである Francis Berrie 氏は説明します。 「Excel のスプレッドシートや手作業のプロセスに頼ることはもうできませんでした。 そして、私たちがアクセスできた既存のプロジェクト管理ツールは、単純にユーザーフレンドリーではありませんでした。」

カスタマーデリバリーチームは、CIO の Jochen Jaser と共に、新しいソリューションに対する要件を定めました。その中には、社内外の大規模プロジェクトにおけるすべての作業を明確に表示・管理する機能、繰り返しのプロセスに統一されたテンプレートを定義する機能、プロジェクトの進捗状況やマイルストーンを他の人と共有する機能などがあります。

すぐに Asana Enterprise が選ばれました。 このプラットフォームは、すべての要件をカバーする機能性だけでなく、データ保護に準拠したデータ管理と直感的なユーザーインターフェイスでも魅力的でした。 グローバルカスタマーデリバリーの責任者である Justyna Kobierska 氏は、次のように説明しています。「Asana は、ビジネスの視点と専門的な視点を調和させます。 マネージャーとして、ポートフォリオですべてのプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認し、達成したことを取締役会に示すことができます。 同時に、Asana は HRS に合った、チーム内のシンプルでリラックスした働き方をサポートしてくれます。 私たちは仕事を楽しみたいと思っています。」

Asana は、ビジネスの視点と専門的な視点を調和させます。 シンプルで非常に効率的な働き方をサポートします。

Justyna Kobierska

グローバルカスタマーデリバリー責任者

フルスピードでの導入

Asana の導入は 2022 年 2 月に開始され、わずか 2 か月の短期間で完了しました。 HRS は、Asana の実装パートナーである Bridgeflow と協力して、8 人のパワーユーザーからなるチャンピオンズハブを設立しました。このハブのメンバーは、Asana で最初の HRS 固有のワークフローを作成し、ワークショップで経験を共有し、学んだことを個々のユーザーグループに伝えるマルチプライヤーとして活動しました。 これらの Asana チャンピオンは、引き続き質疑応答に対応しています。また、新入社員はオンラインのトレーニングセッションにもアクセスできます。 「最も重要なのは、Asana の個々の機能の使い方ではありません。多くの場合、それらは自明です。」と Francis Berrie 氏は言います。 「むしろ、新しいチームメンバーに私たちの働き方と、HRS ではどのように Asana を最大限に活用しているかを紹介しています。」

当初、主なユーザーはカスタマーデリバリーとカスタマーサクセスの従業員でした。 購買部門、人事部門、IT部門、マーケティング部門など、他の熱心なユーザーもすぐに加わりました。 現在、HRS には 310 人のユーザーと 30 人のゲストが合計 104 チームに分かれています。 今後の目標は、さらに多くの従業員が Asana にアクセスできるようにすることです。

ビジネスライフをより良くする

過去 3 か月間で、HRS は Asana で約 48,000 件のタスクと 500 件を超えるプロジェクトを作成し、246,000 件の主要なアクションを完了しました。 Justyna Kobierska さんのようなユーザーは、デスクトップとモバイルアプリで毎日このツールを使用しています。「Asana のおかげで、プロジェクトポートフォリオ全体をより簡単に管理できます。 障害がある場所、対応が必要な場所、プロセスを最適化できる場所を一目で確認できます。」 Asana の常に最新の詳細情報は、定期的なプロジェクトミーティングの短縮にも役立ち、経営陣への週次報告の作成も迅速化しています。

カスタマーデリバリーの従業員は、Asana を使ってすべてのタスクと期限を把握し、日々の業務を計画し、お互いのコミュニケーションを容易にしています。 新規の大口顧客のオンボーディングには、標準化されたカスタマイズ可能なテンプレートが用意されているため、毎回一から作り直す必要はありません。 全体としてプロジェクトの管理が改善され、改善案があれば、すぐに Asana に記録されます。

「本当に体系的な働き方を実現できました」と Francis Berrie 氏は喜んでいます。 「Asana を使えば、さまざまなプロジェクトで人々を結びつけ、共に成功を収めることが非常に簡単です。 社内の統一された基準を作成し、サイロ化されたソリューションを廃止しました。 これにより、部門間のコラボレーションも強化されています。」

ポートフォリオの概要から、各プロジェクトをタスクレベルまで分解することができ、プロセスを完全に可視化できるだけでなく、継続的に改善することもできます。

Francis Berrie

グローバルカスタマーデリバリー担当ディレクター

Asana のタイムラインビューを使用して、HRS は現在、進行中および計画中のプロジェクト全体で一部のチームのキャパシティ計画の最適化も開始しています。

HRS は約 4 か月分の時間を節約しています。

Asana のおかげで、HRS は大幅に生産性を高めることができます。 コメント機能を使用するだけで、HRS は年間推定 42 営業日を節約できます。プロジェクトテンプレートと検索機能により、さらに 17 営業日を節約できます。 すべての参加者がプロジェクトの最新状況をすでに把握しているため、会議は大幅に短縮されています。 全体として、節約された時間は約 13 週間と推定されます。

HRS は、近い将来、Asana を使ってさらに多くのことを計画しています。 まず、Stay、Work、Pay の 3 分野のカスタマーデリバリー担当者は、顧客に完全に統合されたオンボーディング体験を提供するために、さらに緊密に連携していきます。 この統合は、Asana のワークフローにも反映される予定です。急速に成長するチームは、共に新しいベストプラクティスを確立したいと考えています。 また、HRS は、包括的なプロジェクト管理機能を備えた Asana を積極的に活用して、従業員のプロジェクトマネージャーとしてのスキルをさらに向上させる予定です。 アジャイルプロジェクト管理のテストもすでに進行中です。

ツールは生きています。 当社の新しい Asana ユーザーはそれぞれ新しいアイデアをもたらしてくれるため、私たちは常に学び続けています。

フランシス・ベリー

グローバルカスタマーデリバリー担当ディレクター

ユーザー数も引き続き増加しています。セールス部門とカスタマーサービス部門はすでに Asana の導入に関心を示しています。 さらに、現在の Jira、Zoom、Teams、Sharepoint とのインターフェースに加えて、CRM 統合とチケットシステムも追加される予定です。 「Asana が提供するすべての機能を活用したいと考えています」と Jochen Jaser 氏は説明します。 「結局のところ、このツールは、デジタル化をより迅速に推進するのにも役立ちます。 HRS では、絶え間ない変化は私たちの DNA の一部です。」