Asana プロフェッショナルサービスを利用して、20～30% 早く気候改善アクションプログラムを展開する Adventure Travel Trade Association

「アドベンチャートラベル」という言葉を聞くと、カヤックに乗ったり、バンジージャンプをしたり、パラグライダーに乗ったりといった、スリリングなイメージが浮かびますが、責任あるアドベンチャートラベルは、単純にアドレナリンを感じるだけの体験ではなく、天然資源の保護や、気候変動の対応に関するイニシアチブの推進、田舎や自然環境で経営される小企業に対する支援などを含みます。

Adventure Travel Trade Association (ATTA) は、アドベンチャートラベル業界でネットワーキングを行い、教育を提供し、世界中の旅行先の社会、文化、および環境の保全に努めるグローバル事業者団体です。同組織には、100 の国々で AdventureTravelNews をフォローする 1300 人の組織メンバーと 23000 人のアドベンチャートラベルプロフェッショナルが所属しており、ツアーガイドや観光局、専門のトラベルエージェントといったメンバーが含まれます。毎年、同組織は、業界を支援する目的で、さまざまなイベントやプログラムを主催しています。

観光が地球規模の温室効果ガス排出の 8% を占めることから、同組織は 2020年に積極的な気候改善アクション計画を予定しています。これらのプログラムには、旅行業界や消費者向けのさまざまな要素が含まれます。

• 気候改善アクション実施の誓約

• 気候改善アクションのコミュニティ

• カーボンオフセットを目的としたメンバー向け一括購入プログラム (Neutral Together)

• 二酸化炭素除去プログラム (Tomorrow’s Air)

• 複雑なパートナー管理

2019年、私たちは、気候、マーケティング、ビジネスの開発チームとオペレーションチームのメンバーによる迅速なコラボレーションを要する一連の新規気候改善アクションのイニシアチブを始動しました。Asana のプロフェッショナルサービスチームのおかげで、このメンバーをすばやく、効率よく結束し、これらのプログラムを始動させることができました。”

ATTA の 50 人からなるインターナショナルチームは完全リモートチームであるため、同チームは非同期的にイベントを計画し、その他のプロジェクトを実行できるように、Asana をワークマネジメントプラットフォームとして採用しました。しかし、過去 3 年の間にチームメンバーの数がほぼ 2 倍に拡大しているため、ATTA で COO を務める Jason Reckers 氏は、仕事の効率を維持するために Asana の新しい活用法を学ぶ必要があると認識していました。

• プロジェクトリーダーは、異なるタイムゾーンで働くチームメイトから情報を得るのに時間を浪費してしまうことが多々あり、地球の反対側から答えを得るのに半日かかることもありました。

• ドキュメントは Google ドライブで整理していましたが、大切な情報を見つけるのにあちこち探す必要がありました。

• 「誰が何を担当しているのですか？」という Slack のメッセージが頻繁に多発しました。

組織にとって最大の痛手であったのはチームの時間が浪費されていることでした。そこで、Jason は Asana の最新機能を使って何とか ATTA の仕事をさらに合理化する方法はないか、と Asana のプロフェッショナルサービスチームに相談を持ちかけました。

2019年、私たちは、気候、マーケティング、ビジネスの開発チームとオペレーションチームのメンバーによる迅速なコラボレーションを要する一連の新規気候改善アクションのイニシアチブを始動しました。Asana のプロフェッショナルサービスチームのおかげで、このメンバーをすばやく、効率よく結束し、これらのプログラムを始動させることができました。”

ATTA の 50 人からなるインターナショナルチームは完全リモートチームであるため、同チームは非同期的にイベントを計画し、その他のプロジェクトを実行できるように、Asana をワークマネジメントプラットフォームとして採用しました。しかし、過去 3 年の間にチームメンバーの数がほぼ 2 倍に拡大しているため、ATTA で COO を務める Jason Reckers 氏は、仕事の効率を維持するために Asana の新しい活用法を学ぶ必要があると認識していました。

• プロジェクトリーダーは、異なるタイムゾーンで働くチームメイトから情報を得るのに時間を浪費してしまうことが多々あり、地球の反対側から答えを得るのに半日かかることもありました。

• ドキュメントは Google ドライブで整理していましたが、大切な情報を見つけるのにあちこち探す必要がありました。

• 「誰が何を担当しているのですか？」という Slack のメッセージが頻繁に多発しました。

組織にとって最大の痛手であったのはチームの時間が浪費されていることでした。そこで、Jason は Asana の最新機能を使って何とか ATTA の仕事をさらに合理化する方法はないか、と Asana のプロフェッショナルサービスチームに相談を持ちかけました。

Asana を導入した後に、新機能が追加されました。プロフェッショナルサービスは、新しい要素を活用して私たちの過去の仕事を整理し、それをより好適に活用し、チームが一層簡単に操作できる方法を説明してくれました。”

Asana のプロフェッショナルサービスによるエンゲージメントを開始

ATTA のチームは、プロフェッショナルサービスのコンサルタント Grace がけん引する 10 週間の Accelerate パッケージを選択しました。これは、イベントの計画、情報の発見、生産的なミーティングの実施において時間を節約するための中級レベルのトレーニングで、その内容は一日の多くをミーティングに費やしていたリモートチームにとって非常に重要なものでした。

もう 1 つの焦点は、毎年一からやり直すという作業を避けるために、年次イベント計画のワークフローを簡素化することでした。たとえば、同組織の最大のイベント Adventure Travel World Summit は、15 年近くも実施されているイベントで、スイス、ナミビア、チリ、そして今年はオーストラリアといったさまざまな国々で開催されています。チームはその計画に複数の Asana プロジェクトを使っていましたが、その取り組みを 1 つのテンプレートに一元化したいと考えていました。ただし、プロジェクトの過程において、Asana の広範なユーティリティは主要イベントの計画グループ以外のチームにすばやく理解されるようになりました。

私たちの担当プロフェッショナルサービスコンサルタントは非常に優れた方でした。私たちは、彼女のおかげで問題をすぐに解決できました。私たちは目標をすべて達成できたほか、彼女がトレーニングの際にたくさん会話をする機会を設けてくださったので、予想以上のメリットがありました。”

効率的なリモートミーティングと再利用できるプロジェクト計画用テンプレート

年次イベント計画に使用するテンプレートプロジェクト 1 つで、同組織の仕事と組織全体における Asana の導入が加速しました。また、ミーティングもより効果的になりました。チームメイトは共有画面でミーティングの Asana プロジェクトを見れるので、メンバー全員が同じ情報を確認できます。チームはミーティングを進めながらアクションアイテムを記録し、各トピックの責任者を割り当て、その結果、時間を節約し、責任範囲も確立しています。

Grace との会話のおかげで、1 つのタスクを複数のプロジェクトに追加するといった Asana の機能をフル活用する方法を学んだり、カスタムフィールドを使ってカテゴリ別にフィルターをかけ、メンバーそれぞれが関連のあるタスクにのみ集中し、タスク量の多さに圧倒されるのを避けられるようにするといった、なるほど！と思う瞬間が他にも生まれました。オンボーディングのプロセスも Asana で標準化かつ合理化されました。

私は、オペレーショナルイベントチームとは一緒に働いていませんが、気候改善アクションチームの仕事をサポートできるのではないかと思わせる Asana の可能性にすぐ気が付きました。4 人の新しいチームメンバーが 3 つの異なる拠点に分かれて気候を集中的に担当しているので、1 か所でプロジェクトの作業を行い、コミュニケーションをとれるというのは非常に重要なことです。”

プロジェクトの実行にかかる時間を 20～30% 削減

プロフェッショナルサービスとのトレーニング開始後、一週間もたたないうちに、Asana をほとんど使ったことのなかったチームが新しいプロジェクトを作成し始めました。新しいプロジェクトの計画を立てるときは、テンプレートをコピーするだけでいいのです。ワークフローの改善とその効率のおかげで、残業とストレスも解消されました。Jason は、今後のプロジェクトの計画時間は 20～30% 削減されると予測しています。

プロジェクトの担当業務に関する Slack のメッセージは大幅に削減され、情報の移動が簡単に行えるので、リモートのチームメイトから情報を得るまでの時間も短くなりました。メンバー全員が重要なドキュメントを 1 か所に保管できるように Asana で「リファレンス」タスクを作成し、フォルダーを検索してファイルを探す必要をなくしました。ミーティングもずっと効果的になり、リモートチームは仕事がしやすくなりました。

新しく学んだ Asana の活用法を適用するだけで、同じプロジェクトに費やす時間を 20～30% も削減できる可能性があります。”

気候改善アクションイニシアチブのマーケティング活動を行うタイミングに合わせて効率をアップさせる

ATTA のチームは、Asana を使用したことで、以前なら調整に丸一年かかっていたであろうと思われる一連の気候改善プログラムを 2020年の春に開始できるようになりました。カーボンオフセットを目的としたメンバー向け一括購入プログラム Neutral Together は、2月に始動を予定しており、以前はカーボンオフセットを購入できなかった小規模企業が気候改善に向けた取り組みに着手できるようになります。ATTA は、4月に世界で初となる大気中の CO2 直接回収による二酸化炭素除去への取り組みを目的としたトラベル共同事業 Tomorrow's Air を始動する予定です。「炭素除去技術はいまだ深く理解されていませんが、旅行業界はその普及を後押しするという重要な役割を担っていると思います」と Reckers 氏は言います。こういった素晴らしいプログラムを実現すれば、より多くのビジネスと旅行者がよりすばやくこの世界的な問題の解決を目指す取り組みに参加できるようになります。

また、同チームは、より安全で持続可能な体験の実現を目指す政府、各種団体、個別の会社を教育する目的で、AdventureEDU のトレーニングをグローバルに拡大することにも取り組んでいます。ATTA のチームが生産性が上がれば上がるほど、より大きな変化が生まれます。環境を保護しながらスリリングなアドベンチャーを楽しむ、これよりも素晴らしいことはないでしょう。