Resoconto sullo stato

Pensa all'ultima volta che hai monitorato lo stato di un progetto. Probabilmente hai dovuto estrarre manualmente le informazioni da diverse fonti, come fogli di calcolo, conversazioni email e partner di progetto, e poi inviarle in una lunga email sperando che i principali stakeholder la leggessero.

Per essere efficace, un resoconto sullo stato dovrebbe essere facile da compilare e rapidamente comprensibile, in modo che i membri del team di progetto e gli stakeholder possano vedere rapidamente cosa è nei tempi previsti, cosa è bloccato e quali sono i prossimi passaggi. È qui che i modelli di resoconto di Asana possono tornare utili. Con le sezioni precompilate come stato del progetto, riepilogo, risultati e ostacoli, gli stakeholder possono raccogliere rapidamente informazioni importanti sul progetto. Inoltre, poiché il resoconto si collega direttamente al lavoro del tuo team su Asana, puoi evitare la raccolta di dati che richiede tempo. Di' addio alle email di stato manuali e dai il benvenuto a un nuovo modo di lavorare. 

Cos'è un resoconto sullo stato del progetto?

Un resoconto sullo stato del progetto è un documento che fornisce aggiornamenti puntuali sull'avanzamento di un progetto. I resoconti sullo stato offrono al team e agli stakeholder chiave una panoramica di alto livello sull'avanzamento del progetto, in modo che possano vedere rapidamente cosa è nei tempi previsti, cosa è in ritardo e cosa è in programma. Inoltre, evidenziano i prossimi ostacoli e i rischi del progetto, in modo da poter intervenire per mantenere il progetto nei tempi previsti ed evitare lo slittamento del progetto. 

In genere inviati su base settimanale o mensile, i resoconti sullo stato del progetto tengono tutti aggiornati, in modo da poter dedicare meno tempo all'invio di aggiornamenti di stato e più tempo al completamento di attività di grande impatto. 

Cos'è un modello di resoconto sullo stato?

Un modello di resoconto sullo stato è una versione predefinita di un resoconto sullo stato del progetto. Funge da framework per gli aggiornamenti di stato, delineando le sezioni e le informazioni chiave che ogni resoconto sullo stato dovrebbe includere. Poiché le sezioni sono precompilate nel modello di resoconto sullo stato, tutto quello che devi fare è compilarle e inviarle al tuo team di progetto. 

Cerca un modello di resoconto sullo stato integrato in una piattaforma di gestione del lavoro più ampia, come Asana. In questo modo, gli aggiornamenti di stato sono direttamente collegati al lavoro svolto dal tuo team, il che significa che puoi estrarre dati da qualsiasi progetto o team senza passare da un'app all'altra. Invece di rintracciare manualmente le informazioni o estrarre numeri da varie fonti, i modelli di resoconto sullo stato del progetto ti consentono di centralizzare le informazioni e tenere tutti aggiornati in un unico posto.

Cosa includere in un modello di resoconto sullo stato 

La chiave per scrivere un resoconto di avanzamento efficace è riassumere in modo efficiente l'avanzamento del progetto, i risultati recenti, i prossimi ostacoli e i passaggi successivi. Un aggiornamento di stato conciso tiene aggiornati gli stakeholder e i membri del team di progetto e fornisce tutte le informazioni necessarie a colpo d'occhio.

Fortunatamente, i modelli di resoconto sullo stato del progetto di Asana sono precompilati con sezioni che semplificano l'evidenziazione delle informazioni importanti del progetto. Quando crei un aggiornamento di stato per il tuo progetto, il resoconto viene precompilato con le seguenti Sezioni:

• Il nome del resoconto, che dovrebbe riassumere il progetto in questione e qualsiasi informazione relativa all'aggiornamento specifico, come le date coperte dal resoconto sullo stato.

• Dettagli specifici del progetto, come il nome del progetto, il project manager, la cronologia del progetto e la priorità del progetto. 

• Un tag di stato che indica lo stato di salute del progetto, ad esempio nei tempi previsti, a rischio o in ritardo. 

• Un riepilogo dello stato attuale del progetto, che dovrebbe includere una panoramica dello stato di avanzamento del progetto fino ad oggi.

• Risultati specifici che il team ha raggiunto dall'ultimo aggiornamento, come i traguardi del progetto raggiunti o le statistiche che desideri evidenziare.

• Gli ostacoli attuali che rallentano l'avanzamento del progetto, nonché eventuali ostacoli futuri che desideri affrontare in modo proattivo.

• I passaggi successivi che tu e il tuo team intraprenderete dopo l'aggiornamento di stato.

Inoltre, puoi utilizzare la sezione "In evidenza" del resoconto sullo stato per mostrare i risultati raggiunti dal team dall'ultimo aggiornamento, come traguardi, attività o approvazioni completate. Poiché il modello di resoconto sullo stato estrae i dati direttamente da Asana, è un modo semplice per tenere aggiornati gli stakeholder senza dover estrarre manualmente i dati.  

I vantaggi dei modelli di resoconto sullo stato

I resoconti sullo stato mantengono i membri del team e gli stakeholder interfunzionali informati e allineati sull'avanzamento del progetto. Utilizzando un modello di resoconto sullo stato del progetto su Asana, puoi collegare direttamente il lavoro svolto dal tuo team agli aggiornamenti di stato, riducendo la raccolta manuale dei dati e fornendo una rapida visibilità sull'avanzamento verso gli obiettivi del progetto.  

Con il modello di resoconto sullo stato di Asana, puoi:

• Comunicare rapidamente lo stato del progetto ai membri del team e ai principali stakeholder. 

• Fornire visibilità in tempo reale su ciò che è nei tempi previsti e ciò che richiede attenzione. 

• Riassumere lo stato del progetto a livello generale, riducendo la comunicazione non necessaria e assicurando al contempo che tutti ricevano le informazioni e le metriche chiave. 

• Monitorare lo stato di salute del progetto e assicurarti che tutto il team sia sicuro dell'avanzamento del progetto. 

• Identificare e risolvere in modo proattivo gli ostacoli, mantenendo il progetto nei tempi previsti e assicurandoti di rispettare le scadenze. 

• Collegare direttamente gli aggiornamenti di stato con il luogo in cui si svolge il lavoro, riducendo il passaggio da un’app all’altra e la raccolta manuale dei dati. 

• Sfruttare i portfolio per monitorare l'avanzamento del team in più progetti.

• Mantenere il team allineato condividendo i passaggi successivi e le azioni da attuare. 

• Ridurre le riunioni e le email improduttive sullo stato. 

Funzionalità e app da utilizzare con il modello di resoconto di Asana

L'operatore della conoscenza medio passa da un'app all'altra nove volte al giorno, e tutto questo passaggio avanti e indietro porta a distrazioni e a una riduzione della produttività. È qui che entrano in gioco le nostre integrazioni e app. Sfruttando le funzionalità che ti consentono di monitorare i dati dei progetti in un unico posto e sincronizzando app come Google Drive, puoi creare un sistema di archiviazione centralizzato per tutto il lavoro dei tuoi progetti su Asana.

Funzionalità integrate

1. Resoconti. Su Asana, i resoconti trasformano i dati del progetto in diagrammi visivi e grafici facilmente comprensibili. Creando resoconti sulle attività all'interno dello strumento in cui vengono svolte, puoi ridurre i doppioni e limitare i passaggi da un'app all'altra. Inoltre, poiché tutte le attività del tuo team sono già su Asana, puoi estrarre dati da qualsiasi progetto o team per ottenere un'immagine precisa di quello che sta succedendo, il tutto in un unico posto.

2. Traguardi. I traguardi costituiscono i check point chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

3. Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un’attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana. Possono essere contrassegnate con “Approva”, “Richiedi modifiche” o “Rifiuta”. In tal modo, il titolare dell’attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

4. Aggiornamenti di stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discusso in un'email. Gli aggiornamenti di stato dei progetti su Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati. 

App consigliate

1. Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, integrato nel pannello delle attività di Asana.

2. Box. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Box, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

3. Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workspace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

4. OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

Domande frequenti