Modello di gestione dei processi aziendali

L'aggiornamento dei processi aziendali nell'ambito della gestione dei processi non è un compito facile, poiché richiede un impegno continuo. Fortunatamente, i modelli di gestione dei processi aziendali possono aiutare. Ti mostriamo come.

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Le aziende crescono e si evolvono continuamente. Per avere un'azienda sana e competitiva, anche i processi devono progredire. Aggiornare un processo aziendale obsoleto potrebbe richiedere molto tempo, ma vale decisamente la pena farlo. 

Fortunatamente, i modelli di gestione dei processi aziendali possono contribuire a semplificare il processo di miglioramento. Vediamo come usarne uno. 

Cos'è la gestione dei processi aziendali? 

La gestione dei processi aziendali è un'attività di analisi e miglioramento dei processi interni dell'azienda. Man mano che le aziende crescono e si evolvono, i loro processi aziendali spesso diventano obsoleti o inefficaci. La gestione dei processi aziendali contribuisce a risolvere questo problema e ad aumentare l'efficacia organizzativa, facendo sì che siano aggiornati ed efficaci. 

Puoi paragonare questo processo alla ristrutturazione della cucina. Dopo circa un decennio di utilizzo, i tuoi elettrodomestici diventano obsoleti. Certo, tecnicamente potrebbero ancora funzionare, ma probabilmente non sono efficienti e rendono difficile organizzare cene fra amici. Così decidi di rinnovare, sostituendo i tuoi vecchi elettrodomestici con altri nuovi, più belli e con caratteristiche migliori. Questo è ciò che la gestione dei processi aziendali rappresenta per le organizzazioni: sostituire i processi obsoleti con altri nuovi ed efficaci. 

Cos'è un modello di gestione dei processi aziendali?

Un modello di gestione dei processi aziendali è una matrice per la revisione e l'ottimizzazione dei processi aziendali. È il punto di partenza per tutti i miglioramenti, poiché delinea le cinque fasi della gestione dei processi aziendali: analisi, modellazione, implementazione, monitoraggio e ottimizzazione, eliminando i passaggi preliminari della stesura di un piano di gestione dei processi aziendali. 

Inoltre, poiché i modelli di gestione dei processi aziendali sono riutilizzabili, standardizzano il processo di pianificazione per il tuo team. Non importa quale processo aziendale desideri migliorare: che si tratti dell'aggiornamento dei processi di assunzione e onboarding, dell'integrazione di nuovi strumenti o dello snellimento di una procedura di revisione, puoi avviare il tuo piano di miglioramento dei processi con un modello di gestione dei processi aziendali.  

Vantaggi di un modello di gestione dei processi aziendali

Sebbene sia possibile creare un modello di gestione dei processi aziendali in un documento Word o Excel, l'utilizzo di tali programmi presenta degli svantaggi, in quanto richiedono controlli manuali per verificare lo stato di avanzamento del progetto e possono ostacolare la collaborazione interfunzionale. 

Invece, i modelli di gestione dei processi aziendali creati in uno strumento di gestione dei progetti hanno le funzionalità necessarie per standardizzare e semplificare il processo in tutti i reparti. 

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un modello di gestione dei processi aziendali digitale: 

  • standardizzazione delle fasi di miglioramento del processo in tutto il team o in tutta l'organizzazione 

  • aggiornamento rapido del processo dopo l'analisi dei processi aziendali  

  • visualizzazione in tempo reale delle attività in programma e delle fasi del progetto

  • visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto con le dashboard

  • visualizzazione delle date di inizio, degli incaricati e dello stato delle attività 

  • facile personalizzazione in base ai requisiti di ogni specifico obiettivo del progetto

  • collaborazione con i membri dei team interfunzionali 

  • possibilità di allegare file e documenti pertinenti a ciascuna fase o attività del progetto

Cosa includere nel modello di gestione dei processi aziendali

Poiché utilizzerai il modello di gestione dei processi aziendali come punto di partenza per migliorare una varietà di processi aziendali, è ideale mantenere il modello generico, così da riutilizzarlo per ottimizzare processi diversi. 

Inizia conformando il modello alle cinque fasi della gestione dei processi aziendali: analisi, modellazione, implementazione (o esecuzione), monitoraggio e ottimizzazione. Quindi includi le informazioni chiave di cui il tuo team avrà bisogno al momento di utilizzare il modello, come il titolare dell'attività, le date di inizio e fine e lo stato. 

Come usare un modello di gestione dei processi aziendali

Una volta creato il modello di gestione dei processi aziendali, puoi utilizzarlo per monitorare lo stato dei tuoi progetti di miglioramento dei processi. Ecco come fare.

  1. Determina quale processo aziendale devi migliorare rivedendo i processi attraverso l'analisi dei processi aziendali

  2. Crea un duplicato del modello di gestione dei processi aziendali e aggiornalo in modo che sia in linea con il processo che stai cercando di migliorare (ad esempio "Progetto di miglioramento del processo di onboarding"). 

  3. Personalizza il modello per allinearlo agli obiettivi del progetto di miglioramento del processo. Puoi creare attività per le azioni da attuare in ogni fase del processo e assegnare titolari, scadenze e stati a tali attività. 

  4. Metti in atto il piano di miglioramento del processo e monitora i risultati utilizzando il progetto di gestione dei processi come guida durante il ciclo di vita del progetto.

Funzionalità integrate

  • Automazione. Automatizza il lavoro manuale in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

  • Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discussa in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i rapporti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati. 

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

App consigliate

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

  • Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

Domande frequenti

Perché dovrei utilizzare un modello di gestione dei processi aziendali?

Migliorare i processi aziendali richiede tempo e fatica e iniziare può essere difficile. Un modello di gestione dei processi aziendali riduce il lavoro iniziale e standardizza il processo di miglioramento, poiché funge da schema riutilizzabile per il tuo team. Devi solo creare una copia del modello e personalizzalo per adattarlo al processo che desideri migliorare, includendo etichette chiare e una codifica a colori delle attività in programma per offrire visibilità al team. Quindi, puoi rivedere e monitorare ogni fase dall'inizio alla fine, aggiornando le operazioni aziendali e migliorando l'efficienza dell'azienda.  

Per quali processi aziendali si può utilizzare questo modello?

Puoi utilizzare il tuo modello di gestione dei processi aziendali per analizzare e migliorare qualsiasi processo obsoleto, poco efficiente o poco chiaro che rallenta la tua azienda. Dal miglioramento dei processi incentrati sulle persone, come l'assunzione e l'onboarding, all'aggiornamento di processi quali la revisione legale o l'integrazione di un nuovo software, un modello di gestione dei processi aziendali può essere d'aiuto. 

Con quale frequenza di deve usare un modello di processi aziendali per migliorare?

Quando si tratta di gestione dei processi aziendali, il compito non è facile. Non puoi semplicemente definire un processo e poi dimenticartene. Le aziende sono in costante crescita ed evoluzione, pertanto la gestione dei processi aziendali è un processo dinamico, non statico. Sebbene non esista una regola ferrea sulla frequenza con la quale analizzare i processi e i flussi di lavoro, dovresti cercare di migliorare continuamente. È una buona idea eseguire anche un'analisi dei processi aziendali se si verificano determinate situazioni (come il lancio di un nuovo prodotto), se hai notato un calo nella produttività o se la tua azienda sta attuando un cambiamento organizzativo

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