Processo stage-gate: come prevenire i rischi di un progetto

Il processo Stage-Gate previene i rischi del progetto stabilendo aree di revisione in ogni fase del ciclo di vita del progetto. È comunemente utilizzato nello sviluppo del prodotto per garantire che i prodotti siano al meglio prima del lancio. Creerai dei gate tra le fasi del progetto, e ogni gate definisce i criteri che il progetto deve soddisfare per andare avanti. Questa metodologia ti aiuta a evitare errori durante tutto il ciclo di vita del progetto, al fine di aumentare le possibilità di successo. 

A cosa serve il processo Stage-Gate nella gestione di un progetto?

Il processo Stage-Gate, chiamato anche processo Phase-Gate, è una metodologia che migliora i risultati del progetto e previene i rischi aggiungendo gate, o aree di revisione, in tutto il piano di progetto. Questo framework è comunemente utilizzato per i progetti di sviluppo del prodotto, ma è utile per qualsiasi progetto complesso.

Il processo suddivide i progetti in fasi e i gate tra ogni fase fungono da check point. Quando utilizzi questo framework, suddividi le attività del progetto in fasi in base a traguardi importanti. Quindi, determina i prerequisiti per ogni fase. Assicurati che il tuo progetto soddisfi questi prerequisiti prima di passare alla fase successiva.

L'obiettivo del processo Stage-Gate è migliorare il processo decisionale e i risultati del progetto. Se non noti gli errori nel tuo progetto all'inizio, possono accumularsi e diventare più difficili da correggere. Ma quando fai spesso riferimento al tuo piano di progetto man mano che lo segui, vedrai gli errori più chiaramente e potrai affrontarli immediatamente. Avere più check point offre anche chiarezza mentre i membri del team lavorano insieme alle attività del progetto.

Quando usare il processo Stage-Gate

Il processo Stage-Gate è comunemente utilizzato per migliorare  il processo di sviluppo del prodotto. I progetti di sviluppo del prodotto sono spesso progetti di grandi dimensioni che coinvolgono team interfunzionali. Il processo Stage-Gate semplifica il progetto fornendo check point per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Puoi utilizzare questo processo quando sviluppi prodotti o quando lavori su altre iniziative complesse, come la revisione di un sito web o una campagna di marketing.

​​Usa il processo Stage-Gate:

• Con un team interfunzionale

• Con un team remoto di grandi dimensioni

• quando lavori a un progetto complesso 

Tipi di progetti che beneficiano del processo Stage-Gate:

• Sviluppo di nuovi prodotti

• Iniziative a livello aziendale, come una campagna di marketing o una revisione dei processi.

Se lavori con un team interfunzionale, il processo Stage-Gate può migliorare la collaborazione. I gate aiutano i membri del team a fidarsi l'uno dell'altro e a sentirsi sicuri del proprio lavoro, perché sanno che altri team hanno affrontato i problemi del progetto. Se lavori da remoto, questo processo può anche semplificare la comunicazione del team e ridurre il numero di domande e dubbi che ricevi.

Le sei fasi del processo Stage-Gate

Il processo Stage-Gate prevede sei diverse fasi, a partire da zero. Ogni fase rappresenta un’area di sviluppo. Dividi la cronologia del progetto e le attività corrispondenti in queste fasi, in modo che il piano di progetto abbia una progressione logica.

Fase 0. Analisi 

La fase di scoperta serve per l’ideazione del progetto. Raccogli le ricerche e organizza una sessione di brainstorming per identificare ciò che stai cercando di realizzare.

Fase 1. ambito

Una volta che hai un'idea solida, passerai alla fase successiva di definizione dell'ambito. Definisci i requisiti del progetto, identifica gli stakeholder e definisci gli obiettivi del progetto.

Fase 2. business case 

Successivamente, creerai un business case per consolidare il piano di progetto e utilizzerai la ricerca per giustificare gli obiettivi del progetto.

Fase 3. Sviluppo

La fase di sviluppo è quella in cui le tue idee prendono vita. È il momento in cui il tuo team crea i risultati finali del progetto, come un prodotto, un resoconto o una campagna.

Fase 4. Test e convalida

Per lo sviluppo del prodotto, testa il tuo prodotto per assicurarti che soddisfi sia gli obiettivi del progetto che gli standard del settore. Per i progetti che non includono un prodotto, utilizza questa fase per perfezionare i risultati finali. Cerca le aree che puoi migliorare prima di concludere. 

Fase 5. Lancio

L’ultima fase prevede il lancio del prodotto o l’invio dei risultati finali agli stakeholder principali.

Tra queste fasi, ci sono i gate. I gate ti aiutano a progredire in ogni fase del progetto confermando la fattibilità e l'accuratezza della fase precedente.

I cinque gate del processo Stage-Gate

I gate nel processo Stage-Gate dipendono da ciò che hai realizzato nella fase precedente. Ad esempio, la fase zero è la scoperta, quindi il primo gate esaminerà la qualità dell’idea del progetto. In questo modo, non andrai avanti con un'idea che non è realizzabile.

Gate 1. Qualità dell'idea

Rivedi la qualità e la fattibilità della tua idea di progetto.

Seconda fase. Revisione dell’esecuzione

Assicurati che gli obiettivi e i requisiti del progetto siano realistici per l'idea che hai in mente.

Porta 3. Logica aziendale

Valuta se il tuo business case è logico e verifica l'efficienza del piano d'azione corrispondente.

Porta 4. Revisione del piano d'azione

Determina se hai completato correttamente tutto nel tuo piano d'azione.

Gate 5. Controllo pre-lancio

Verifica la qualità e l'accuratezza dei risultati finali prima di iniziare il processo di lancio.

Le 3 attività all'interno di ogni fase

Per ogni gate, avrai tre attività:

1. Definire i requisiti per il proseguimento del progetto. 

2. Imposta i criteri per misurare la riuscita del progetto. 

3. Concludi ogni gate creando possibili risultati. 

Usa le seguenti domande per guidare il processo:

Di quali requisiti ha bisogno il progetto per proseguire?

• Deliverable

• Traguardi

Quali criteri possiamo utilizzare per misurare il successo del progetto?

• Adattamento strategico

• Prodotto e vantaggio competitivo

• Attrattiva del mercato

• Fattibilità tecnica

• Competenze chiave

• Rischio finanziario e ricompensa

Quali sono i possibili risultati del gate?

• Via libera: il progetto è abbastanza fattibile da essere perseguito.

• Interrompere: il progetto non è fattibile.

• Hold: il progetto è in pausa, ma può procedere a determinate condizioni.

• Riciclare: il progetto necessita di ulteriori modifiche per poter proseguire.

Sebbene questi siano i gate e i criteri standard per il processo Stage-Gate, puoi personalizzarli in base al tuo piano di progetto. Per esempio, se stai creando una campagna di lancio di un prodotto, i tuoi criteri possono spostarsi verso criteri digitali invece di misurazioni incentrate sul prodotto.

Modello di processo Stage-Gate

Di seguito è riportato un esempio del processo Stage-Gate, con ogni fase e gate etichettati. Il progetto deve superare ogni gate prima di passare alla fase successiva.

Utilizza il modello riportato di seguito per compilare il processo per la tua prossima innovazione di prodotto o strategia di marketing.

Vantaggi dell'utilizzo del processo Stage-Gate

Il processo Stage-Gate può aumentare l'efficienza del lancio di un progetto o di un prodotto, garantendo che i risultati finali soddisfino le aspettative. 

Di seguito elenchiamo altri vantaggi offerti dal processo Stage-Gate.

• Riduzione del rischio: il controllo del progetto a ogni gate riduce il rischio del progetto, perché puoi identificare rapidamente i problemi e affrontarli man mano che si presentano.

• Migliori prestazioni del team: i membri del team possono lavorare al meglio quando sanno che il loro progetto è privo di errori e sulla buona strada per avere successo.

• Risultati migliori del progetto: quando esamini a fondo il tuo progetto, otterrai risultati di prim'ordine.

• Collaborazione semplificata del team: i membri del team possono collaborare con facilità quando hanno chiarezza sull'avanzamento del progetto.