Come essere produttivi lavorando da Home: 11 suggerimenti per promuovere l’efficienza

Lavorare da casa offre numerosi vantaggi, tra cui un orario di lavoro flessibile e la possibilità di trascorrere più tempo con i propri cari. Ma per chi lavora da remoto, mantenere la produttività può essere difficile a volte. 

Quando i tuoi animali hanno bisogno di attenzione o il bucato deve essere piegato, come fai a rimanere efficiente pur godendo delle comodità di Home?

Per aiutarti a svolgere le tue attività mentre lavori da casa, abbiamo raccolto 11 dei migliori suggerimenti per promuovere la produttività e l'efficienza. Seguendo queste best practice, sarai in grado di dare il meglio di te, godendo di tutti i vantaggi di lavorare in pigiama. 

1. Dai priorità a una routine mattutina di cura di sé

La produttività non è qualcosa che appare solo a metà pomeriggio. La tua giornata lavorativa inizia quando ti siedi per iniziare, ma puoi impostare le tue intenzioni quotidiane dal momento in cui ti svegli al mattino. Che si tratti di iniziare la giornata con una tazza di caffè aromatico o di fare un rapido allenamento, creare una routine salutare è essenziale per promuovere il tuo benessere e il tuo lavoro.

Una routine mattutina efficace dovrebbe darti energia per la giornata e ispirarti a dare il meglio di te nell'ufficio virtuale. Anche se la routine mattutina di ognuno è unica, prova a:

• Inserire un allenamento come yoga, ciclismo o esercizi a terra come gli affondi.

• Preparare una colazione sana, come uova o verdure.

• Scrivere un diario per ridurre lo stress o praticare le affermazioni. 

Puoi anche coinvolgere un partner responsabile, come un coinquilino o un familiare, per assicurarti di rispettare la tua routine. Quando ti senti bene al mattino, sei più preparato per affrontare il resto della giornata con positività e motivazione. 

2. Prepara le attività domestiche in anticipo

Quando si tratta di rimanere produttivi durante il giorno, le attività quotidiane come cucinare e pulire possono distoglierti dal tuo tempo di lavoro. Per contrastare questa situazione, prova a preparare queste attività prima dell'inizio della giornata lavorativa. 

Per esempio, prepara i pasti la sera prima o anche la domenica prima di una settimana di lavoro improduttivo, se ne hai la possibilità. In questo modo, cucinare la colazione o il pranzo non ti impedirà di portare a termine il lavoro. 

Lo stesso vale per la pulizia. Se non riesci a lavorare finché non hai finito di pulire e lavare i piatti, fallo la sera prima o come prima cosa al mattino. Una volta che ti abitui alla routine quotidiana della preparazione, le piccole faccende domestiche non consumeranno la tua giornata lavorativa, mantenendoti più produttivo.

3. Organizza le attività e collegale agli obiettivi

Tutti abbiamo le nostre liste di cose da fare, che amiamo spuntare man mano che le portiamo a termine. Ma anche le liste di cose da fare sul luogo di lavoro sono un ottimo modo per organizzare e dare priorità al tuo lavoro, per non parlare della scarica di serotonina che ottieni contrassegnando un'attività come "completata".

Quando si tratta di rimanere produttivi, annotare i propri obiettivi per la giornata può aiutare a dare la priorità alle attività più importanti. In questo modo, ti assicuri di completare prima il lavoro ad alto impatto. 

Se non utilizzi già una lista di cose da fare sul luogo di lavoro, segui questi passaggi per iniziare:

1. Raccogli le attività della settimana. Elenca tutto il tuo lavoro in un unico posto, come uno strumento di project management, in modo da avere un'unica fonte di riferimento.  

2. Identifica quali attività devono essere completate per prime. Queste sono le attività più importanti della settimana. Potrebbero essere importanti perché ci sono altre attività dipendenti da questa, oppure perché contribuiscono direttamente agli obiettivi strategici del tuo team. Quando comprendi le tue priorità di lavoro, puoi organizzare in modo più efficace la tua lista di cose da fare per massimizzare il tuo lavoro ad alto impatto. 

3. Dai la priorità alle attività in cima all'elenco. Che tu le faccia come prima cosa al mattino o le tenga per il pomeriggio, assicurati di avere una visione d’insieme delle attività che devono essere completate durante la giornata, in modo che nulla venga trascurato. 

4. Spunta ogni attività completata. Spuntare le attività completate dà una bella sensazione, è semplice e chiaro. Inoltre, spuntare le liste di cose da fare ti darà una visione chiara e organizzata di ciò che hai fatto durante la giornata e di ciò che resta ancora in agenda.

Anche se annotare le attività è utile, uno strumento per la creazione di liste di cose da fare semplifica la modifica delle scadenze, la connessione delle attività agli obiettivi e la comunicazione con i membri del team, tutto in un unico posto. 

4. Ridurre al minimo il rumore per evitare distrazioni

Una grande sfida per imparare a lavorare da Home è imparare a superare nuove sfide. Le sfide più comuni che affrontiamo a Home sono le distrazioni della vita domestica. 

Le distrazioni possono presentarsi in diversi moduli. Dai bambini che corrono in giro alla TV accesa in sottofondo, il trambusto quotidiano intorno a te può influire sulla tua produttività.

Fortunatamente, ci sono alcune strategie che possono aiutarti a riprendere il controllo. Prova a seguire questi tre passaggi durante la tua giornata lavorativa:

1. Scegli una stanza (se disponibile) dove puoi chiudere la porta mentre lavori. 

2. Usa le cuffie antirumore per ridurre al minimo il suono esterno. 

3. Comunica alle persone con cui vivi che hai bisogno di silenzio durante l’orario lavorativo. 

Tutti e tre i metodi possono aiutarti a limitare le distrazioni quotidiane e a completare il tuo lavoro in tempo.

5. Crea uno spazio di lavoro separato

Quando si tratta del luogo in cui lavori, è importante designare uno spazio di lavoro adatto alle tue esigenze. Una delle considerazioni più importanti sullo spazio di lavoro è trovare il luogo in cui sarai meno distratto. Oltre alla posizione del tuo spazio di lavoro, è importante creare un luogo in cui ti senti a tuo agio a trascorrere del tempo ogni giorno. 

È una buona idea circondarsi delle risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro. Queste risorse potrebbero includere le solite cose come cuffie, quaderni e penne, nonché:

• Una sedia ergonomica che non faccia male alla schiena. 

• Arredi che aiutano a ridurre lo stress.

• Una scrivania regolabile in altezza per mantenere il corpo in movimento. 

Non sempre abbiamo la migliore configurazione dello spazio di lavoro Home, e va bene così. Indipendentemente dal fatto che tu stia lavorando da una stanza separata o dal bancone della cucina, ci sono comunque delle azioni che puoi intraprendere per differenziare il tuo spazio di lavoro. Trovare modi per differenziare il tuo spazio di lavoro renderà più facile il passaggio dalla vita personale a quella professionale.

Per esempio, potresti provare a usare:

• Una candela per segnare l'inizio della giornata.

• Una tovaglia da associare al tuo spazio di lavoro (che rimuovi una volta terminata la giornata lavorativa).

Indipendentemente da dove decidi di posizionare la tua scrivania e da come progetti il tuo spazio, assicurati che sia un luogo che ti dia energia per la giornata e promuova l'efficienza.

6. Disattiva le notifiche delle app dalle 9:00 alle 17:00

Uno dei modi più semplici per distrarsi è controllare eccessivamente le app personali e professionali. Da Slack ai social media, cinque minuti possono trasformarsi in 50 in pochissimo tempo, quindi è fondamentale disattivare le notifiche per evitare distrazioni.

Anche se può essere difficile lasciare il telefono da solo tutto il giorno, ci sono alcuni modi per evitare di prenderlo in mano. Ad esempio, puoi attivare la modalità di distrazione che disattiverà le notifiche delle app. Un’altra opzione è quella di utilizzare una lockbox fisica per il telefono. Con una lockbox, puoi impostare un timer per il tempo in cui vuoi essere libero da distrazioni. Ciò è particolarmente utile se stai procrastinando su un’attività e non riesci a completarla perché il telefono è una facile distrazione. 

Alcuni team scelgono persino di bloccare del tutto l’accesso a determinati canali di social media dal computer. In qualsiasi modo tu scelga di farlo, assicurati di evitare tutti i social media durante l’orario di lavoro. 

Puoi affrontare le stesse sfide con le app di lavoro. Le notifiche possono distoglierti dallo stato di flusso e impedirti di rispettare le date di scadenza. Disattiva le notifiche delle app durante questi periodi di deep work per mantenere la produttività. 

7. Pianifica del tempo per connetterti con il tuo team

Nei giorni in cui ti senti disconnesso dai tuoi colleghi del team, motivare il tuo team remoto può essere molto più difficile. Ecco perché è fondamentale comunicare e collaborare con i membri del team il più spesso possibile.

Per combattere la disconnessione, mantieni un dialogo aperto con il tuo team, connettendoti virtualmente e incoraggiando la collaborazione. Un buon modo per iniziare è organizzare riunioni virtuali in cui i membri del team si conoscono e parlano apertamente di lavoro o della loro vita personale. Un altro modo è tenere orari d’ufficio e sessioni di brainstorming aperte per incoraggiare il tempo 1:1 tra il tuo team. Questo crea una migliore dinamica di gruppo e contribuisce a una sana cultura aziendale.  

8. Trova un equilibrio tra lavoro e vita personal

I lavoratori da remoto stanno reimparando i confini tra lavoro e vita personal. Senza una netta separazione tra ufficio e Home, può essere difficile sapere quando lasciare il lavoro sulla scrivania e quando concentrarsi sulla vita privata. 

Ignorare questi confini può portare al burnout. Di fatto, il 71% dei lavoratori ha subito gli effetti del burnout nel 2020. È fondamentale conoscere i segnali che indicano un sovraccarico di lavoro e dare priorità all'equilibrio tra lavoro e vita privata. Incoraggia i membri del tuo team a lasciare il lavoro alla fine della giornata e a godersi le attività che li rendono felici nella loro vita personale. come trascorrere del tempo con la famiglia, fare una passeggiata o leggere un buon libro. 

Puoi fare un ulteriore passo avanti consentendo ai membri del team di sfruttare la loro flessibilità oraria offrendo giornate di chiusura anticipata. E ricorda di usare il tuo tempo libero per dare la priorità al tuo ordine del giorno personale.

9. Gestisci il tuo tempo in maniera efficace

Il lavoro da Home ha le sue caratteristiche, come l’orario di lavoro indefinito e le riunioni virtuali durante la giornata. Gestire il tempo in modo efficace può prevenire la procrastinazione e assicurarti di completare il lavoro più importante in tempo.  

Esistono diversi suggerimenti per la gestione del tempo che possono aiutarti a gestire il tuo tempo in modo più efficace. 

• Prova il metodo “Ingoia il rospo” per identificare le attività impegnative come prima cosa al mattino.

• Usa la tecnica del time blocking per suddividere la tua settimana lavorativa in intervalli di tempo gestibili per controllare le email o lavorare ai progetti. 

• Evita la procrastinazione e migliora la concentrazione con la tecnica del pomodoro.

È particolarmente importante combattere la legge di Parkinson, secondo cui il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per il suo completamento. Per evitare questo problema, assicurati di pianificare blocchi di tempo per le tue attività quotidiane, in modo da portare a termine il lavoro importante. 

10. Non dimenticare di camminare, fare stretching e muoverti

Stare seduti in casa può essere soffocante a volte, soprattutto senza i membri del team con cui parlare. Che tu sia sola o solo nel tuo ufficio Home o meno, è utile fare delle passeggiate veloci durante il giorno.

Fare una passeggiata veloce può liberare la mente e ispirarti a tornare al lavoro riposato. Anche semplicemente sedersi fuori con la tua bevanda preferita in mano può essere abbastanza rigenerante. 

In qualsiasi modo tu scelga di prendere una boccata d’aria fresca, uscire ti porterà a soluzioni lavorative migliori, incoraggerà un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e ti aiuterà a concentrarti sul tuo lavoro di maggiore impatto quando torni alla tua scrivania.

11. Riduci il passaggio da un’app all’altra

Dalle videochiamate alla gestione dell’ambiente di lavoro, ci sono molte cose da affrontare in un dato giorno. Il sovraccarico di app aumenta il multitasking e diminuisce la produttività. Infatti, i lavoratori passano 25 volte al giorno da un’app all’altra per svolgere il proprio lavoro, e 1 su 4 si affida a strumenti obsoleti come i fogli di calcolo per gestire il proprio lavoro.

Le attività legate al lavoro, come la ricerca di informazioni e risposte, portano a un aumento del lavoro superfluo. Queste attività sono un problema per la produttività e per i team nel loro insieme.  Utilizza invece strumenti di organizzazione per gestire meglio più progetti e migliorare le tue capacità di gestione del tempo. 

Raccogliendo tutti i piani e i progetti in un unico posto, puoi mantenere la calma mentre gestisci il tuo fitto programma e tutte le distrazioni del lavoro da Home. Gli strumenti di organizzazione ti aiutano a monitorare le priorità, semplificare i flussi di lavoro e rendere chiari i piani per i membri del tuo team. 

Aumenta la produttività con gli strumenti per il lavoro a distanza

Quando si tratta di avere una giornata produttiva in Home, i membri della famiglia, uno spazio ufficio inadeguato e un programma fitto di impegni possono rendere difficile portare a termine il lavoro. Inoltre, è importante prendersi cura della propria salute mentale e dedicarsi alle attività preferite nel tempo libero. 

È tutta una questione di equilibrio, ma non è impossibile da raggiungere. L'utilizzo degli 11 suggerimenti sulla produttività di cui sopra può aiutarti a creare nuove abitudini nel tempo che migliorano non solo la tua produttività, ma anche la tua felicità generale. 

Se stai cercando aiuto per connettere il tuo team remoto migliorando l’efficienza, prova un software di lavoro da remoto. Pianifica i progetti, coordina il lavoro e raggiungi i tuoi obiettivi con Asana.