Il team di marketing è più efficiente e ci è chiaro qual è il nostro carico di lavoro: siamo allineati e integrati. Grazie ad Asana siamo in grado di visualizzare il programma della nostra campagna, e così possiamo realizzare un numero minore di programmi più grandi, e quindi di lavorare in modo strategico sulle date di lancio per massimizzare il loro impatto sui ricavi.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, Program Management

In che modo Asana aiuta Genesys a lavorare in modo più intelligente

Semplificare la produzione di marketing su larga scala

I flussi di lavoro con assegnazione diretta di Asana hanno permesso ai project manager di concentrarsi sulla pianificazione strategica e sull’ottimizzazione dei processi. La leadership ora ha visibilità sull’avanzamento dei team verso gli obiettivi e può concentrare le risorse su iniziative ad alto ROI. Inoltre, i responsabili del marketing regionali possono vedere le campagne in programma e sfruttare le risorse per le loro campagne locali. 

Liberare tempo da dedicare a un lavoro di maggior impatto

Prima di Asana, le richieste provenivano da fonti diverse e il team di produzione dedicava troppo tempo ad attività che non venivano monitorate nelle code ufficiali. 

Ora, il PMO del marketing non è più responsabile della classificazione del lavoro assegnato direttamente e le richieste via email o chat sono notevolmente diminuite. Il team di marketing risparmia molto tempo amministrativo, oltre 140 giorni lavorativi all'anno, grazie a oltre 350 invii di moduli e 2.600 regole di automazione attivate ogni mese.

I moduli aiutano gli operatori di marketing a iniziare a lavorare più velocemente

• Per inviare una richiesta al marketing, i dipendenti di Genesys compilano un modulo Asana con le loro esigenze e i dettagli dei deliverable per i team di produzione.

• In base al tipo di richiesta (ad esempio, una campagna, servizi creativi, un webinar, un video o un post sui social), le regole di Asana le assegnano automaticamente alla bacheca Asana del team appropriato. 

Le automazioni indirizzano il lavoro ai team giusti 

• Le piccole richieste vengono assegnate direttamente al team appropriato, che poi classifica le proprie attività ricevute. 

• Le richieste complesse che riguardano una campagna di marketing integrata o un programma globale vengono inoltrate al team PMO, poiché richiedono la collaborazione con diversi servizi di marketing e stakeholder.

Le persone utilizzavano a malincuore la precedente piattaforma di gestione dei progetti, ma si lamentavano e non riuscivano mai a capire l'interfaccia utente. Pertanto, il PMO e i team dei servizi di marketing impiegavano troppo tempo a gestire le attività degli stakeholder. La nostra priorità era trovare un'applicazione facile da usare che gli stakeholder potessero imparare a utilizzare rapidamente. Ciò che ci ha incuriosito di Asana è stata la possibilità di utilizzare la metodologia Agile; la flessibilità di personalizzazione delle viste di progetto è stato un ulteriore punto a favore.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, Program Management

Allineare gli stakeholder con un punto di riferimento unico

La precedente piattaforma di gestione dei progetti del team di marketing era eccessivamente complessa, il che rendeva difficile per gli stakeholder impegnarsi nel lavoro e lasciava i project manager a destreggiarsi tra oltre 50 progetti ciascuno. 

Asana offre ai team uno spazio centralizzato per monitorare il lavoro relativo alla campagna, migliorando significativamente il coinvolgimento degli stakeholder e riducendo il “lavoro superfluo”, ovvero il lavoro di coordinamento che si svolge intorno ai progetti strategici.

Conversazioni, contesto e lavoro sono raccolti in un unico posto

• Ogni team dei servizi di marketing di Genesys ha una bacheca di progetto Asana dedicata che funge da coda di produzione e viene utilizzata per monitorare e gestire i risultati finali con il team e gli stakeholder.

• I commenti all'interno delle attività garantiscono che le discussioni degli stakeholder avvengano nel contesto del lavoro.

• I membri del team condividono quasi 4.000 commenti ogni mese, il che ha aumentato il coinvolgimento degli stakeholder riducendo al contempo la necessità di passare dalla posta elettronica ad altre app. 

I processi standardizzati aiutano i team a collaborare

• Il team di marketing avvia molti nuovi progetti utilizzando modelli, che sono precompilati con le attività per il lavoro chiave che dovrà essere completato.

• Queste attività vengono quindi aggiunte a più progetti in modo che siano presenti nella bacheca Asana dedicata di ciascun team, che integra il lavoro tra i gruppi, consentendo inoltre ai team di visualizzare le proprie attività in un unico posto. 

Collegare i team globali con passaggi di consegne fluidi

SharePoint viene utilizzato in tutta Genesys per la collaborazione sui file del team e il team di marketing utilizza Bynder come sistema di gestione delle risorse digitali. Il team PMO doveva garantire che le risorse creative e i file di origine venissero caricati su Bynder senza che il team creativo dovesse preoccuparsi di caricare i file due volte. 

Utilizzando l'API Asana e Tray.io, il team ha collegato queste app e ha creato un flusso di lavoro unificato. 

Le automazioni semplificano la gestione degli asset

• Il team delle operazioni di marketing ha progettato un “trigger” automatizzato su Asana usando Tray.io per caricare automaticamente le risorse di creatività e i file sorgente.

• Ora, dopo che un designer ha caricato i file su SharePoint, incolla il link in un campo personalizzato nella relativa attività di Asana. 

• Il “trigger” invia quindi i file da SharePoint a Bynder, affinché il team dei contenuti possa controllarli e completare il caricamento.

Le integrazioni consentono passaggi di consegne più fluidi per le richieste di traduzione

• Quando i materiali devono essere tradotti in altre lingue, il responsabile regionale della campagna invierà una richiesta con i link Bynder necessari. 

• Il link richiesto viene aggiunto a un campo di Asana, che attiva l’automazione tramite Tray.io, che estrae le risorse da Bynder e le consegna alla piattaforma di progetto di traduzione del fornitore di servizi di traduzione.

Man mano che la richiesta di traduzione avanza, il suo stato viene sincronizzato nuovamente con l'attività di Asana dalla piattaforma di traduzione del fornitore, in modo che il responsabile della campagna regionale possa monitorare i progressi.

Un vantaggio fondamentale è stato quello di offrire ai professionisti del marketing opzioni personalizzabili, che consentono di gestire il lavoro nel modo più efficiente per il team. Grazie ad Asana, siamo riusciti a ridurre la frustrazione degli utenti, aumentare la visibilità dello stato dei progetti e dare al team PMO più tempo per l'ottimizzazione del flusso di lavoro e la gestione strategica dei programmi.

Candice Sanders, Senior Manager, PMO Marketing

Scalare l'organizzazione del marketing con Asana, invece che con i project manager

Nel primo anno di utilizzo di Asana, il team PMO ha aumentato l'adozione da parte degli stakeholder del 400%. In futuro, il team continuerà a migliorare l'eccellenza operativa del reparto marketing con Asana, in modo da poter concentrare le proprie risorse sulla crescita dell'azienda.