Come spesso accade per molte organizzazioni non-profit, il team di NTEN è piccolo ma potente. Con sede a Portland e diversi dipendenti da remoto, organizza una conferenza annuale e produce innumerevoli risorse per i suoi oltre 50.000 membri, affinché possano conoscere e adottare la migliore tecnologia. Al timone dell’organizzazione c’è Amy Sample Ward, amministratrice delegata di NTEN.

Con la crescita dell'organizzazione, il team voleva maggiore trasparenza su responsabilità, scadenze e modalità di contributo a un progetto. E con diverse iniziative in corso contemporaneamente, piccoli ma cruciali passaggi venivano trascurati a causa dei compartimenti stagni. Dato il suo ruolo di leader tecnologico, il team di NTEN sapeva che esistevano strumenti che avrebbero potuto aiutarli a lavorare in modo più efficace, quindi ha deciso di dare il buon esempio e trovare uno strumento che li aiutasse a organizzare tutto in un unico posto.

La ricerca di uno strumento di collaborazione dinamico

Diversi membri del team di Amy avevano provato in passato diversi strumenti di gestione del lavoro, ma decisero che era giunto il momento di centralizzare tutto in un’unica piattaforma. Per Amy, gli strumenti che avevano provato non fornivano le funzionalità di cui avevano bisogno.

Dopo aver valutato alcuni strumenti, Amy e il suo team hanno deciso che Asana forniva le funzionalità di cui avevano bisogno. È stata in grado di mostrare loro come le diverse parti del lavoro sono collegate, ad esempio attività in progetti diversi, dipendenze e date di scadenza. Inoltre, ha permesso loro di comunicare sul lavoro con commenti, conversazioni e stato del progetto senza dover utilizzare un altro strumento. Mantenere la comunicazione collegata al lavoro ha contribuito a chiarire le responsabilità e a ridurre il rumore. Infine, ha offerto la possibilità di personalizzare le impostazioni di privacy per le attività che contengono informazioni riservate.

Ricordo di aver scoperto lo sconto per le organizzazioni non-profit e di aver pensato: “Possiamo accedere a tutte queste funzionalità e rimanere nel nostro budget: lo facciamo”.

Per Amy, che conosce fin troppo bene la mancanza di risorse che affligge le organizzazioni no-profit, il fattore decisivo per adottare Asana sono stati i programmi per le organizzazioni no-profit. Con uno sconto del 50% e l'accesso al Programma Asana Advisors, Amy e il suo team ora operano con il business plan Asana Business e utilizzano funzionalità come moduli, portfolio e gestione delle risorse. Con queste funzionalità, semplificano la ricezione del lavoro, possono vedere come stanno progredendo le iniziative e sono in grado di gestire meglio le loro risorse sempre più preziose.

Dare l'esempio: implementazione di Asana nel team

Con una così vasta esperienza nell'aiutare le organizzazioni non profit a implementare nuove tecnologie, NTEN ha adottato un approccio molto metodico per l'implementazione di Asana. Hanno iniziato con un progetto pilota che coinvolgeva un team e un progetto, per poi espandersi e includere più progetti e membri del team. Il primo gruppo di utenti ha quindi formato i colleghi del team man mano che iniziavano a collaborare ai progetti e a gestire il proprio lavoro su Asana.

Il nostro metodo di onboarding ha contribuito a far sentire le persone incluse, piuttosto che costrette a usare lo strumento.

Una volta stabilite la struttura e le convenzioni per la gestione del lavoro su Asana, è stato facile coinvolgere il resto dell'organizzazione. NTEN ha utilizzato i modelli di progetto per aiutare i nuovi utenti a vedere il vantaggio immediato di Asana. Grazie all'aiuto visivo fornito dai modelli, le persone potevano vedere come strutturare e gestire il proprio lavoro, rendendo immediatamente evidente come Asana avrebbe semplificato la loro attività quotidiana. Ciò ha contribuito a velocizzare il coinvolgimento dell'intero team.

Usare Asana per aumentare la visibilità e l'efficienza

Ora NTEN utilizza i modelli di progetto per pianificare tutti i corsi settimanali, come Digital Literacy and Accessibility e The Anatomy of a Website Redesign, in modo da non perdere nessun passaggio importante e affinché chiunque possa intervenire per dare una mano se un collega del team è fuori ufficio. Questo non solo riduce lo stress per il team, ma aiuta anche a fornire contenuti e risorse ancora migliori in ogni corso.

Con Asana, non perdiamo più tempo a cercare di ricordare cosa dobbiamo fare.

Il team di NTEN utilizza Asana anche per pianificare la propria conferenza annuale, NTC, che accoglie oltre 2.400 partecipanti provenienti da organizzazioni no-profit alla ricerca di nuovi modi per promuovere il cambiamento con la tecnologia. Gestendo tutte le attività relative a NTC in un progetto principale, possono vedere tutto su una cronologia e monitorare i traguardi per garantire che i passaggi critici vengano completati in tempo. Ciò ha consentito al team di offrire ai suoi membri un'esperienza congressuale migliore, ad esempio offrendo una cabina fotografica o migliorando la qualità delle presentazioni Ignite, poiché non hanno affanni dell'ultimo minuto e possono invece concentrarsi sul soddisfare i partecipanti.

Infine, NTEN sta semplificando il processo di richiesta di creatività per garantire che il team di design riceva in anticipo le informazioni di cui ha bisogno prima di avviare il processo di progettazione e produzione. Ciò aiuterà il team creativo a fornire risorse migliori più rapidamente, perché ha chiarezza sulle richieste e visibilità sullo stato di ciascuna.

Creare spazio per lo sviluppo del team e risultati aziendali migliori

Con una maggiore struttura e visibilità sul lavoro di tutti, NTEN non solo ha migliorato i processi, ma anche il team stesso. Ora hanno più tempo per il pensiero creativo perché le responsabilità e i passaggi successivi sono chiari, e tutti sentono di avere le competenze per gestire i propri progetti con successo. Inoltre, ogni collega del team è ora in grado di vedere come il proprio lavoro, per quanto piccolo possa sembrare, contribuisca a iniziative più ampie e al successo dell'organizzazione.

Asana ha aiutato tutti i membri del team a sentirsi sicuri di poter gestire con successo i propri progetti dall'inizio alla fine.

Con Asana, NTEN è in grado di fornire un supporto di prim'ordine ai propri membri e alla comunità no-profit, aiutandoli a fare un passo avanti verso l'incarnazione e il raggiungimento della loro missione.