Asana è in uso fin dalla fondazione

Fin dalla sua fondazione, Exporo ha puntato su un modello di business digitale e sulla collaborazione digitale, e anche su Asana. In questo modo, l'azienda con sede ad Amburgo Hafencity può reagire in modo rapido e agile alle esigenze del mercato, poiché i progetti e i contenuti vengono mappati in modo efficiente e interfunzionale attraverso processi digitali. Björn Maronde, coordinatore della protezione dei dati presso Exporo e responsabile dell'amministrazione IT e della sicurezza delle informazioni, è stato per 12 anni consulente IT autonomo prima di assumere un impiego fisso presso Exporo. Già in fase di fondazione ha contribuito a gettare le basi per un successo duraturo. Poiché conosceva già Asana da prima, per lui è stato un fattore decisivo integrare Asana come strumento di gestione del lavoro nei processi aziendali di Exporo fin dall'inizio. Fin dall'inizio, si è voluto creare un sistema che consentisse il lavoro interfunzionale nei team, fungesse da punto di riferimento centrale per il lavoro sui progetti e in cui si potessero definire obiettivi e attività a livello di team e di singolo dipendente. Gli strumenti digitali e snelli di Asana si sono rivelati perfetti per i processi aziendali automatizzati di Exporo. Si è infatti scoperto che Asana ha molto più da offrire della semplice gestione dei progetti.

Penetrazione al 100%: tutti i dipendenti utilizzano Asana

L'ambiente di sistema di Asana costituisce la base per un coordinamento strutturato dei processi operativi sin dalla fondazione dell'azienda. Asana viene utilizzata in tutta l'azienda, in tutti i reparti. Ognuno dei 181 dipendenti di Exporo ha un account su Asana da utilizzare per le attività di squadra o per i compiti personali. Inoltre, possono essere invitati anche collaboratori esterni e partner, come ad esempio il consulente fiscale o il responsabile della protezione dei dati. Poiché Asana è stata utilizzata in Exporo sin dall'inizio, non ci sono questioni come "passaggio a nuovi metodi di lavoro" o "integrazione dei processi Asana nei reparti". Tuttavia, è necessaria una formazione continua dei dipendenti, in particolare per le nuove funzionalità. Solo così i dipendenti possono sfruttare appieno tutti i vantaggi della piattaforma e, ad esempio, accedere a tutte le informazioni e attività pertinenti.

Uno strumento come Asana supporta al meglio la collaborazione quando il maggior numero possibile di colleghi lavora insieme con esso e noi di Exporo lavoriamo al 100% con Asana.

Passaggio senza problemi all'home office

Anche il passaggio sempre più frequente al lavoro da casa è avvenuto senza intoppi in Exporo. Grazie ad Asana, non si sono verificate interruzioni significative nell'attività aziendale. Ad esempio, reparti come HR, Marketing, Tech/Developers e Contract dipendono in modo particolare dallo strumento per la loro attività quotidiana. Il reparto Contract, responsabile della gestione dei contratti per gli sviluppatori di progetti e gli investitori, deve prima redigere contratti legalmente validi e poi gestirli, ad esempio per far fronte a eventuali inadempienze di pagamento. Attualmente, i processi vengono ottimizzati in Asana, ad esempio per ridurre la documentazione cartacea, ottenere una chiara panoramica dello stato di ogni progetto e migliorare ulteriormente il coordinamento all'interno del team. In questo modo, ogni dipendente dovrebbe essere informato su quali siano i propri compiti e le proprie scadenze. Dalla ricerca di progetti idonei al finanziamento da parte degli investitori, lo strumento di gestione del lavoro offre supporto con attività, sottoclassi e responsabilità. Ogni singolo passaggio può essere monitorato in dettaglio in modo comodo e semplice.

La tecnologia alla base di Asana è in costante miglioramento. Oggi è possibile gestire compiti e argomenti molto più complessi. Tuttavia, l'utilizzo rimane semplice per gli utenti.

Maggiore produttività fin dall'inizio

Poiché Exporo utilizza Asana come strumento di gestione del lavoro sin dalla fondazione dell'azienda, dispone di una base solida e centralizzata per la gestione dei progetti con enormi possibilità di espansione per il futuro. Grazie ai continui sviluppi di Asana, Exporo può affrontare sfide sempre nuove, rimanere flessibile e trovare soluzioni rapide e solide. Ad esempio, Exporo sta attualmente beneficiando anche dell'integrazione di Asana nel servizio di messaggistica "Slack", che viene utilizzato principalmente per la comunicazione interna in azienda. Ora è possibile integrare e seguire le attività nelle chat di gruppo o nei messaggi diretti in modo semplice e con un clic.

Björn Maronde conosce Asana da molti anni e ha assistito al rapido sviluppo dello strumento. “In passato, Asana era uno strumento molto semplice per le attività aziendali. All'epoca funzionava in modo molto lineare, paragonabile a una lista della spesa. Altri strumenti, invece, erano estremamente tecnici e più complicati da usare. In quei casi, era necessario creare prima dei database per poter poi creare moduli e inserire dati." È convinto del costante sviluppo dello strumento.

Evoluzione di Asana e supporto geniale

Da quando è passata alla versione Business di Asana un anno fa, Exporo ha il proprio referente nel team Customer Success, il che ha portato a un ulteriore aumento dell'efficienza. Maronde è in contatto con Asana almeno una volta al mese. L'interlocutore personale di Asana ora conosce molto bene i processi aziendali di Exporo e formula di propria iniziativa suggerimenti pertinenti su nuove funzionalità. "Si viene coinvolti attivamente", afferma Maronde. Quindi verifica immediatamente internamente se e come queste nuove funzionalità possano essere utilizzate in modo utile e redditizio in Exporo. Al contrario, il supporto offre il massimo aiuto possibile in caso di richieste. I corsi di formazione organizzati da Asana sono molto apprezzati dai dipendenti. Gli esperti di Asana sono molto competenti e sanno trasmettere le loro conoscenze in modo eccellente. L'utilizzo e i processi esistenti, già eseguiti nello strumento, sono stati notevolmente intensificati grazie all'integrazione di nuove versioni e alla formazione. Anche se Exporo ha integrato l'utilizzo di Asana nei flussi di lavoro in modo molto autonomo, Björn Maronde consiglia comunque di contattare regolarmente gli esperti del team Customer Success di Asana.

Si ricevono suggerimenti utili e si può rendere l'utilizzo ancora migliore e più semplice. Raramente ho ricevuto un'assistenza clienti così valida come quella di Asana.

Asana: un successo garantito per Exporo

I dipendenti di Exporo valutano autonomamente come integrare ulteriormente i singoli moduli dello strumento nel loro lavoro quotidiano e nel loro reparto. Reparti come quello delle risorse umane o della conformità, ad esempio, utilizzano la funzione "Moduli" per ricevere ed elaborare le richieste. I dipendenti pianificano, organizzano e ristrutturano autonomamente la propria quotidianità. A tal fine, interagiscono attivamente con il sistema. Maronde: “Una collega che si era prefissata un obiettivo per un intero trimestre, con il supporto di Asana, è riuscita a raggiungerlo già all'inizio del trimestre. Exporo punta sul coinvolgimento attivo dei dipendenti per ottimizzare i processi. Questo è ciò che contraddistingue una giovane azienda. È divertente perché tutti remano nella stessa direzione."

Asana Forms e Goals

Con le nuove funzionalità di Asana, Forms e Goals, Exporo centralizza in modo mirato determinati processi. Forms consente di inviare ai dipendenti un semplice link: il modulo salvato su Asana contiene quindi tutte le domande e gli argomenti rilevanti per la procedura. Con la funzione "Obiettivi", è possibile collegare interi obiettivi aziendali alle attività necessarie e monitorare i progressi. In questo modo, i team collaborano in modo più mirato. Con Goals è possibile collegare direttamente gli obiettivi alle attività senza passaggi intermedi. In questo modo, Goals fornisce chiarezza su attività, processi, obiettivi e risultati.

Una solida base di dati è estremamente importante per la Business Intelligence

Per l'analisi sistematica dell'azienda, Asana è stata integrata direttamente nella Business Intelligence (BI) di Exporo. Asana è profondamente integrata e tutti i dati rilevanti vengono archiviati nel data warehouse. Ciò consente di eseguire calcoli complessi, come ad esempio le probabilità di determinati eventi. I report standardizzati non vengono utilizzati solo per uso interno, ma anche per il reporting agli investitori. L'integrazione della BI consente di analizzare dove si verificano i problemi. Per quanto riguarda i ticket di assistenza, ad esempio, i colleghi possono vedere a colpo d'occhio quanti ticket sono in fase di elaborazione o sono ancora aperti e quanto tempo è stato necessario in media per elaborare un ticket. In questo modo, molti altri dati vengono regolarmente trasferiti da Asana allo strumento di BI tramite un'interfaccia. La direzione ha così una panoramica concreta di tutte le operazioni.