Olo è un servizio digitale di ordinazione e consegna in rapida crescita per oltre 250 catene di ristoranti, tra cui Chipotle, Jamba Juice e Five Guys. Far iniziare i nuovi dipendenti con il piede giusto è fondamentale, perché il 50% del team di 130 persone lavora da remoto in tutti gli Stati Uniti. Ciò rende il loro obiettivo chiave di fidelizzazione ancora più impegnativo.

Per mantenere coesa e coinvolta la forza lavoro distribuita, il team Risorse umane di Olo, che l’azienda chiama team People + Culture, ha progettato un’esperienza di onboarding completa e gestisce ogni esigenza delle Risorse umane che segue il primo giorno di un dipendente, dalle buste paga alle valutazioni delle prestazioni, dai piani azionari alle conferenze. Deanne Rhynard, VP di People and Culture, ritiene che anche le più piccole interazioni delle Risorse umane contribuiscano a sviluppare una cultura aziendale eccellente.

“Anche se siamo tutti qui per lavoro”, dice Deanne, “mi interessa che tutti siano felici. Se i nostri dipendenti sono felici, manterranno in vita la nostra azienda.”

Il team utilizza Asana per assicurarsi che ogni processo delle Risorse umane si svolga senza intoppi, indipendentemente dal livello di dettaglio. “Usiamo Asana praticamente per tutto”, afferma Deanne. “È fondamentale per la nostra strategia globale e le operazioni quotidiane. Inoltre, ci consente di collaborare pur essendo un team che lavora da remoto e di responsabilizzare le persone nello svolgimento delle attività. Ci consente di fidarci dei nostri dipendenti e di fornire loro gli strumenti necessari per portare a termine il lavoro.”

Il segreto del successo delle Risorse umane: processi dettagliati e ripetibili

La maggior parte dei processi del team People + Culture di Olo è incredibilmente dettagliata e viene replicata spesso, come le buste paga bisettimanali e mensili, le valutazioni annuali delle prestazioni e le assegnazioni di azioni. Poi c’è l’onboarding per ogni nuovo dipendente: può comprendere fino a 130 passaggi, e tutti sono importanti per la fidelizzazione. “Se salto un passaggio dell’onboarding, è un fallimento agli occhi di un nuovo dipendente e per me, che lo rappresento in azienda”, afferma Deanne. “Corro il rischio che se ne vada, il che riduce il nostro tasso di ricambio del personale e rende tutti meno felici.”

Il team People + Culture è piccolo e distribuito, il che rende la sfida ancora più impegnativa. “Siamo un team di tre persone, ma dovremmo essere un team di trenta”, afferma Deanne. “Il lavoro che svolgiamo è fondamentale.” Deanne stessa lavora a Seattle e i suoi colleghi del team a New York, quindi utilizzano Asana per colmare la distanza. “Asana mi aiuta a comunicare con i miei dipendenti a New York. So a cosa stanno lavorando e non devo chiedere loro costantemente come stanno andando le cose.”

Quando le normali liste di cose da fare non sono sufficienti

Deanne ha utilizzato Asana per la prima volta nella sua precedente azienda e, quando è entrata in Olo, aveva intenzione di tornare alle normali liste di cose da fare. “Ci ho provato davvero”, dice, “ma ho capito che non potevo lavorare senza Asana”.

La natura incredibilmente dettagliata dei processi delle Risorse umane di Olo li rende particolarmente impegnativi, così come il fatto che coinvolgono molte persone al di fuori del team People + Culture. “Non è possibile registrare tutto su carta o in un generico elenco di attività”, afferma Deanne. “Asana ti permette di trascinare e rilasciare. Puoi organizzare le cose con date di scadenza, allegati e commenti e assegnare attività a persone all'interno e all'esterno del Reparto People + Culture.”

Se salto un passaggio dell'onboarding, è un fallimento agli occhi di un nuovo dipendente e per me, in quanto suo rappresentante in azienda. Ora non lasciamo che nulla venga trascurato perché abbiamo un sistema infallibile. Asana è assolutamente fondamentale. Non potrei svolgere il mio lavoro senza.

Ha ricominciato a usare Asana per sé stessa e, lentamente, ha iniziato a diffondersi. Ora anche i suoi colleghi del team People + Culture si affidano ad Asana, così come i team per il successo dei clienti e di marketing di Olo. “Non lasciamo che le cose vengano trascurate perché abbiamo un sistema infallibile”, afferma Deanne. “È molto più difficile perdere di vista un'attività o un'informazione.”

Onboarding e offboarding impeccabili in Olo

Il team People + Culture di Olo archivia i propri processi di onboarding come modelli di progetto su Asana, con un modello per i dipendenti a tempo pieno, uno per i collaboratori e uno per i dipendenti in trasferimento. Copiano il modello per ogni nuovo dipendente e seguono l'elenco.

I modelli di onboarding sono suddivisi in Sezioni, che rappresentano le diverse fasi del processo di onboarding. Ecco alcune delle attività coinvolte:

• Informazioni pertinenti sul dipendente: nome, email personale, indirizzo email Olo, link ATS per il curriculum, assegnazione al team, titolo, data di inizio, sede di lavoro, nome del manager e altro ancora.

• Attività di conclusione del processo di reclutamento: registrare le informazioni sul nuovo dipendente, salvare la lettera di offerta, organizzare le cartelle, aggiornare il piano di assunzione, contrassegnare la posizione come occupata nell'ATS.

• Dopo la firma della lettera di offerta: inviare l'email di benvenuto del CEO, le opzioni per l'ordine del computer, i documenti di conformità, assegnare un mentore, inviare il controllo dei precedenti personali, aggiungere ai documenti di pianificazione principali.

• Esperienza di onboarding: creare un account di posta elettronica, organizzare le riunioni di formazione iniziale, assegnare i diritti per i software, ordinare un FitBit, inviare una borsa con gli omaggi, pianificare il viaggio all'ufficio di New York, aggiungere il nuovo assunto al sistema HRIS, inviare un'email di preparazione per il primo giorno.

I progetti Asana consentono inoltre alle persone giuste di rimanere coinvolte. Il recruiter e i membri del team People + Culture seguono il progetto su Asana, così come tutte le persone dell'azienda che devono assegnare i diritti per i software.

L'offboarding è altrettanto semplice. Quando un dipendente se ne va, il processo di offboarding garantisce la sicurezza e la protezione dell'azienda, aiutando al contempo il team People + Culture a risolvere tutte le questioni in sospeso. Il dipendente gode di un'esperienza professionale fino al suo ultimo minuto in Olo.

Il modello di progetto per l'offboarding include un colloquio di uscita e i processi necessari per registrare gli accordi di separazione, finalizzare l'ultima busta paga, chiudere gli account e rimuovere l'accesso al software. Per mantenere riservata una partenza, solo il personale competente del team People + Culture può seguire il progetto su Asana, fino a quando gli altri dipendenti non vengono informati della partenza del collega.

Gestire altri processi delle Risorse umane su Asana

Olo ha centinaia di altri utilizzi per le Risorse umane che sono supportati da Asana. “Una volta impostato un processo su Asana, non devo più pensarci”, afferma Deanne. “Mi aiuta a mantenere la calma.” Ecco alcuni esempi:

• Buste paga: i modelli per le buste paga di metà e fine mese aiutano Deanne a gestire le contingenze come commissioni, bonus, TFR, imposte statali, orari, congedi e altro ancora. Il COO, il Vicepresidente senior del reparto finanziario e il reparto contabilità hanno tutti accesso a un riepilogo delle buste paga.

• Valutazioni delle prestazioni: sono i manager, i dipendenti e i responsabili di reparto a effettuare effettivamente le valutazioni, ma il processo di Deanne li coinvolge al momento giusto e le dice quando inviare promemoria, quando fare follow-up e quando registrare note.

• Ordine del giorno delle riunioni: per garantire la produttività delle riunioni interne, Deanne utilizza un ordine del giorno per ogni responsabile e collaboratore con cui ha un incontro 1:1. Condivide alcuni ordini del giorno con i colleghi del team e ne usa altri come note private.

• Altro: il team People + Culture utilizza Asana per la pianificazione delle conferenze, le implementazioni di software e la gestione delle partecipazioni.

Anche il team per il successo dei clienti utilizza ampiamente Asana per gestire tutto, dalla distribuzione ai clienti alla gestione e alla manutenzione. Hanno persino iniziato ad aggiungere i clienti ai progetti Asana, in modo da poter vedere l’andamento dei loro account. “Quella trasparenza e visibilità sono fondamentali”, afferma Deanne. “Le cose si perdono tra le email e potrebbero far perdere di vista al team per il successo dei clienti ciò che sta succedendo con il cliente. Se non avessero Asana, perderebbero slancio, deluderebbero e fallirebbero. Mantiene il team concentrato sulle attività e la comunicazione fluida.”

Team coinvolti e distribuiti

Quando le esigenze di ogni dipendente in materia di Risorse umane sono soddisfatte, si creano solide basi per una cultura aziendale sana. “Abbiamo ricevuto un feedback fantastico sul nostro processo di onboarding e su come contribuisce alla fidelizzazione dei dipendenti”, afferma Deanne. Ottimi processi mantengono il team di Olo coinvolto, ovunque si trovino negli Stati Uniti.

• Il 100% dei nuovi dipendenti si è sentito il benvenuto fin dal primo giorno

• Il 100% dei nuovi assunti si sente supportato dal proprio manager.

• Il 98% è soddisfatto del livello di comunicazione con il proprio referente delle Risorse umane durante il processo di assunzione.

• Un dipendente ha detto: “Mi sono sentito molto ben accolto da tutti, il processo di onboarding è stato fluido”, e un altro: “Il team People + Culture è stato estremamente gentile e mi ha fatto sentire molto a mio agio. Ha dato un ottimo esempio della cultura di Olo.”

Asana fa in modo che questi sistemi facciano la loro magia, ogni volta. “Non so come farei a ricordarmi di eseguire tutti i piccoli passaggi”, afferma Deanne. “Sono una persona molto attenta ai dettagli, ma questo lavoro è molto più grande di me. Per me, Asana è sinonimo di successo.”