Nel contesto mediatico in continua evoluzione, We Are Era è sempre al passo con i tempi, identificando le tendenze e offrendo soluzioni di contenuto che si adattano allo spirito del momento e lo plasmano attivamente. Quindi, come fanno a reagire alle richieste dei clienti più velocemente di altre agenzie e a implementarle in modo creativo? We Are Era si affida a una tecnologia collaborativa come Asana per standardizzare i processi, automatizzare il lavoro e gestire le informazioni in modo che possano essere trovate in qualsiasi momento. Di conseguenza, hanno aumentato la loro efficienza e ridotto le tempistiche dei progetti.

Standardizzando e automatizzando i processi con Asana, i nostri team hanno tutto sotto controllo, risparmiano tempo e possono concentrarsi su ciò che conta davvero: contenuti convincenti.

Christian Röhrich, team leader, Pitch e gestione dei progetti

Il team Pitch & Project Management ha sviluppato il concetto di gestione dei progetti di successo che We Are Era ora segue. Guidato da Christian Röhrich, il team è responsabile del posizionamento, dello sviluppo del concept creativo e della presentazione aziendale, della ricerca di influencer, degli acquisti di spazi pubblicitari sui media e della pianificazione della distribuzione. È l'interfaccia tra gli stakeholder interni ed esterni ed è responsabile della gestione di nuovi progetti per marchi e organizzazioni pubbliche, oltre che dei flussi di lavoro interfunzionali con Asana.

Asana diventa la piattaforma centrale per la gestione dei progetti in We Are Era

In passato, il team utilizzava varie soluzioni per la comunicazione e la collaborazione. Questo era macchinoso e alla fine comportava lavoro aggiuntivo per il team di gestione dei progetti.

Inizialmente, We Are Era utilizzava la versione freemium di Asana come strumento per le richieste di lavoro tra le varie sedi, comprese quelle relative a viaggi, assistenza IT e design. Christian si è subito reso conto che Asana offriva un potenziale molto maggiore e ha iniziato a estenderne l'uso a tutto il suo team, rendendo Asana la piattaforma centrale per la gestione dei progetti e la collaborazione quotidiana.

In genere, in azienda sono molti i reparti coinvolti nei progetti, come quello strategico, creativo e di produzione, quindi c’è molto da coordinare, inclusi numerosi briefing e cicli di feedback. Christian e il team hanno creato un processo standard per il loro flusso di lavoro dei progetti su Asana, e ora tutti possono collaborare in un luogo chiaramente strutturato che consente di lavorare in modo efficiente. Per le attività amministrative e organizzative ripetitive, Christian ha creato regole di automazione che vengono attivate da trigger specifici, come le date di scadenza, per risparmiare tempo e ridurre al minimo il carico di lavoro.

Per Christian, sono i resoconti sullo stato e la chiarezza a rendere possibile il miglior flusso di lavoro della categoria: tutti coloro che sono coinvolti in un progetto sanno come sta andando e a che punto è il lavoro, sia tramite resoconti sullo stato automatizzati, sia esaminando personalmente il progetto su Asana. Inoltre, la comunicazione avviene direttamente su Asana a diversi livelli gerarchici per ogni singolo progetto, in modo che venga monitorata, classificata, ordinata e sia facile da trovare per tutti.

Il contributo di Asana si percepisce come la nostra “unica fonte di riferimento”. Possiamo aumentare il numero dei nostri progetti senza aumentare la pressione, perché non è più necessario avere tutto in testa.

Christian Röhrich, team leader, Pitch e gestione dei progetti

I membri del team hanno potuto decidere se usare Asana. Molti hanno riconosciuto rapidamente il valore di gestire il proprio lavoro aperto sulla piattaforma e hanno iniziato a lavorare ai propri progetti e attività su Asana. Per Christian, è importante mettere in evidenza le regole di automazione all'interno del team, in modo che tutti sappiano cosa sta "succedendo in background" mentre lavorano alle loro attività principali.

Inoltre, alcuni dipendenti che si identificano fortemente con Asana hanno formato una "Task Force Asana" per testare le nuove funzionalità man mano che vengono rilasciate, al fine di garantire che i processi siano mappati in modo significativo su Asana. Non solo supportano i loro colleghi, ma contribuiscono anche attivamente a espandere ulteriormente la piattaforma all'interno di We Are Era.

Come i membri del team ottengono il massimo da Asana

Il team di Christian è responsabile della valutazione delle richieste di presentazione da parte di nuovi clienti e dei briefing, o delle richieste di nuovi progetti da parte di clienti esistenti. Elaborano le richieste per tutte le funzioni e i paesi in tutte le sedi di We Are Era. Il team lavora su un progetto condiviso su Asana, che riceve automaticamente tutte le nuove richieste dal team di vendita.

Una volta ricevuta una richiesta per un nuovo progetto nel proprio progetto Asana, il team Pitch & Project Management chiarisce importanti dati chiave come le tempistiche previste, la pianificazione del budget, l'intensità della consulenza e il gruppo target. Se le informazioni fornite sono insufficienti, la comunicazione con il team commerciale viene gestita direttamente tramite un modulo Asana come processo standard. Un altro modulo è progettato in modo che i dipendenti possano inviarlo direttamente ai clienti. Il flusso di lavoro delle richieste con moduli fissi garantisce la qualità e riduce al minimo il tempo perso all'inizio di un progetto.

Una volta raccolte tutte le informazioni essenziali, vengono selezionati i project manager e i team appropriati per il progetto in base a capacità, competenze e interessi.

Il project manager può visualizzare le scadenze e lo stato del lavoro dei dipendenti su Asana. Questo gli permette di vedere a colpo d'occhio chi può occuparsi di un altro progetto o dare supporto. La struttura di Asana consente al team Pitch & Project Management di lavorare in modo molto più efficiente.

Ma non è solo il team Pitch & Project Management ad apprezzare Asana: viene utilizzata in tutta l'azienda come piattaforma centrale di gestione del lavoro, insieme a HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle e Frame.io, a seconda del reparto e delle responsabilità.

Asana è progettata visivamente, il che è molto importante per un'azienda che proviene dal marketing. Inoltre, invitiamo i nostri clienti a lavorare con noi su Asana.

Christian Röhrich, team leader, gestione di pitch e progetti

Uno dei principali vantaggi di Asana è che offre agli utenti diverse opzioni per visualizzare il proprio lavoro. Molti preferiscono lavorare nella vista bacheca in modo da poter visualizzare l'intero flusso di lavoro e vedere le risorse di creatività, ad esempio le immagini allegate alle attività. Anche la vista cronologia è molto apprezzata e facile da condividere con i clienti, in modo che tutte le persone coinvolte possano vedere quando il lavoro del progetto viene svolto e come le attività sono collegate.

Poiché la funzionalità di Asana è così intuitiva e facile da usare, non richiede una lunga formazione. L’onboarding di nuovi clienti, ad esempio, viene in genere completato in soli 15-20 minuti utilizzando la semplice metodologia che hanno sviluppato. 

Asana in We Are Era: una storia di successo in numeri

In We Are Era, 240 dipendenti in tutte e otto le sedi utilizzano Asana nella loro lingua preferita e, a marzo 2022, avevano gestito 2.500 progetti e quasi 400.000 attività su Asana. Christian stima che il crescente utilizzo di regole, moduli e modelli di progetto di Asana consenta un risparmio complessivo medio di 90 giorni lavorativi all'anno.

Il numero di attività create su Asana è in costante aumento da mesi. Questo dimostra quanto lo strumento sia stato adottato, quante funzionalità siano state integrate e quanti progetti vengano gestiti tramite Asana.

Christian Röhrich, Team Lead, Pitch e gestione dei progetti

Come Asana ottimizza continuamente i processi

Asana ha reso la collaborazione con i clienti anche molto più trasparente ed efficiente. We Are Era ha notato che molti clienti rispondono alle richieste inviate tramite Asana in modo più rapido e frequente. Forniscono più feedback, quindi i progetti in corso possono essere adattati alle esigenze dei clienti e completati con maggiore successo e meno stress. Migliorando il coinvolgimento dei clienti con Asana, We Are Era ha aumentato la soddisfazione dei clienti e rafforzato la fidelizzazione a lungo termine.

I dipendenti hanno assistito a un cambiamento duraturo nel loro stile di lavoro, poiché Asana consente loro di lavorare senza problemi, indipendentemente da dove si trovano. Non solo dall'ufficio o da casa, ma da qualsiasi luogo, perché tutte le informazioni archiviate centralmente su Asana sono accessibili ovunque. Anche l'app nativa per dispositivi mobili ha avuto molto successo in questo senso.

Con Asana, non dobbiamo sempre ricominciare da zero e possiamo impegnarci in uno scambio di informazioni aperto e onesto.

Christian Röhrich, team leader, Pitch e gestione dei progetti

Grazie ad Asana, We Are Era collabora in modo trasparente in tutta l'azienda e tutto viene comunicato apertamente. Il settore dei media è frenetico, digitale e molto aperto, e i dipendenti hanno riconosciuto rapidamente i vantaggi di questo modo di lavorare su Asana per condividere idee con gli altri o chiedere supporto. Spesso altri hanno già realizzato progetti simili, hanno già studiato un gruppo target o conoscono un influencer adatto. In questo modo si evita la duplicazione dell'impegno, si condivide l'esperienza e i progetti possono procedere più velocemente.

Le informazioni fornite dai colleghi sono di enorme aiuto per i nuovi progetti e il trasferimento di conoscenze aumenta la motivazione dei dipendenti e migliora la qualità e l'efficienza del lavoro.

Cosa succederà ad Asana in We Are Era?

Guardando al futuro, We Are Era prevede di dare priorità ad Asana per la comunicazione relativa ai progetti, di gestire le funzioni d'ufficio su Asana e, in generale, di estenderne l'uso. L'azienda prevede inoltre di iniziare a utilizzare le funzionalità Portfolio e Resoconti.

Attraverso un'ulteriore automazione, We Are Era prevede di rendere i processi ancora più accessibili ed efficienti, in modo che i dipendenti possano concentrarsi su ciò che conta davvero: offrire la migliore creatività possibile.

In linea con la collaborazione aperta, l'azienda memorizzerà anche gli OKR (Objectives and Key Results, obiettivi e risultati chiave) dei dipendenti insieme agli obiettivi aziendali utilizzando la funzionalità Obiettivi di Asana. Ciò collega gli obiettivi strategici al lavoro quotidiano a livello operativo, fornendo chiarezza su scopo, piano e responsabilità dei dipendenti. In questo modo, tutti possono vedere come definire le priorità dei loro progetti e attività specifici per raggiungere gli OKR e avere accesso al quadro generale per vedere come questi contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi annuali dell’azienda e, in definitiva, al raggiungimento della sua missione generale.