Asana è la piattaforma ideale per sopravvivere in un mercato agile

Il Pon.Bike Group è incentrato sulle biciclette. FOCUS Bikes è una filiale del Pon.Bike Group, con sede ad Amsterdam, uno dei cinque maggiori produttori di biciclette al mondo. Il Gruppo Pon.Bike a sua volta appartiene al conglomerato olandese Pon Holdings, con un totale di circa 12.000 dipendenti. Fanno parte del gruppo anche altri 10 produttori di biciclette, tra cui Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff e Urban Arrow, con sede in Europa, America del Nord, Asia e Australia. Ci sono anche altre sedi in Asia, oltre allo stabilimento di produzione e assemblaggio di Cloppenburg.

All'interno del gruppo PON.Bike, ogni marchio sviluppa, produce e commercializza i propri prodotti in modo indipendente. Tuttavia, i vari marchi traggono grande vantaggio dai loro punti di forza e dalla loro esperienza combinati in una rete di sinergie interna.

A Stoccarda, nella sede del marchio FOCUS Bikes, circa 150 dipendenti portano avanti il core business delle bici da corsa e delle e-bike. Le biciclette sono commercializzate con lo slogan "Ride beyond Ride together".  Internamente, le divisioni Sviluppo, Gestione dei prodotti, Marketing, Vendite e Produzione interagiscono con tutte le altre sedi oltre confine. Ogni dipendente che ha a che fare con FOCUS Bikes è coinvolto in processi di lavoro rapidi e fluidi tramite Asana. Inoltre, anche 100 partner esterni, come fornitori e agenzie, sono integrati nel sistema di gestione del lavoro.

Asana: l'anello mancante nella catena del flusso di lavoro

Quando Patrick Lenkner è entrato a far parte di FOCUS Bikes nel 2017, la rete aziendale utilizzava ancora un'ampia varietà di strumenti, tra cui email, Skype, fogli di calcolo Excel, server di archiviazione dati e Basecamp, che spesso si rivelavano piuttosto soggetti a errori. Quando i dipendenti erano in ferie, non era possibile accedere a documenti importanti e le fasi di lavoro successive venivano semplicemente annotate su liste di cose da fare scritte a mano. Una delle prime attività di Patrick Lenkner è stata quella di configurare un sistema di gestione del lavoro funzionante e trasparente, quindi ha iniziato a cercare una soluzione che potesse soddisfare tutte le esigenze del gruppo di utenti. I team dovevano essere in grado di personalizzare le funzioni secondo necessità per impostare un flusso di lavoro adeguato. Allo stesso tempo, lo strumento doveva essere in grado di analizzare in modo approfondito i processi di lavoro. Diverse visualizzazioni, liste, bacheche e cronologie dovevano essere personalizzabili per ogni progetto, flusso di lavoro e reparto. Anche l'integrazione con Google Workspace era fondamentale, poiché FOCUS Bikes ora lavora principalmente con Google Apps. Per la collaborazione con la Cina, era necessario uno strumento che consentisse l'accesso da lì. E, naturalmente, dovevano essere garantiti anche gli enormi requisiti di sicurezza del gruppo Pon di livello superiore.

In primo luogo, Patrick Lenkner e il suo supervisore Ben Gerold del team Progettazione hanno collaborato con il reparto IT per esaminare nei dettagli diversi strumenti. Cercavano uno strumento in grado di soddisfare davvero tutti i requisiti, in modo da non dover integrare faticosamente in seguito nessun altro strumento con altre funzioni. Il design semplice della piattaforma Asana e il grande divertimento nell'utilizzarla hanno catturato rapidamente la loro attenzione. Ma Asana offriva molto di più. Una panoramica dettagliata delle cronologie, liste chiare e viste bacheca strutturate soddisfacevano chiaramente i requisiti desiderati.

Durante l'onboarding, alcuni dipendenti hanno insistito per lavorare d'ora in poi esclusivamente con Asana

Patrick Lenkner e Ben Gerold sono rimasti estremamente colpiti dall'elevato livello di facilità d'uso e dall'ampia gamma di opzioni di Asana. Il 2018 ha visto l'onboarding di Asana, inizialmente solo nel reparto Progettazione.

I 15 membri del team di progettazione hanno iniziato presto a utilizzare lo strumento per tutta la gestione del lavoro del loro reparto. Da lì, l'entusiasmo si è rapidamente diffuso ad altri reparti grazie alla cultura della sinergia di Pon Bikes. Si è arrivati persino al punto in cui alcuni dipendenti non volevano tornare al loro vecchio modo di lavorare dopo le prime esperienze con Asana. Di conseguenza, un numero crescente di colleghi è stato gradualmente coinvolto su propria richiesta, il che ha reso i metodi di lavoro molto più efficienti. La cosa migliore è che anche i dipendenti si sono divertiti molto. Tuttavia, l'onboarding è stato ben congegnato e Patrick Lenkner è infine diventato un Asana ambassador. Ha promosso Asana internamente, ha dissipato i dubbi e ha offerto formazione e sessioni periodiche di domande e risposte. L'adesione costante alle nuove pratiche e il feedback periodico sono stati particolarmente utili per l'apprendimento delle nuove pratiche. Di conseguenza, sono state risolte ambiguità e preoccupazioni, ma sono stati anche comunicati periodicamente successi e idee.

Oggi, il team di progettazione è considerato l'origine e il responsabile della diffusione di Asana in FOCUS Bikes. Affermazioni come "Non c'è più niente che possa sfuggire: ci sono molti meno bug di prima" hanno colpito i dipendenti durante la fase di lancio. Perdere traccia di scambi di email apparentemente infiniti è diventato rapidamente un ricordo del passato, e la comodità di cliccare su un pulsante “Mi piace” è sempre apprezzata.

Dal 2018 al 2020, tutte le funzioni sono state trasferite in Google Workspace e Asana. Le email sono diventate molto meno importanti e oggi tutti i link ai file e ai canali di Google Drive sono archiviati centralmente su Asana. Tutto era orientato verso una configurazione di ufficio condivisa e FOCUS Bikes si è collegata in rete con tutte le sedi e i partner tramite Asana, che si trovassero a Cloppenburg o in Asia. All'interno del Gruppo Pon.Bike, FOCUS Bikes è il grande modello di riferimento con la sua integrazione di Asana. Anche altri marchi stanno iniziando e vogliono integrare Asana nei loro flussi di lavoro. Oltre a FOCUS Bikes, lo strumento è attualmente in uso presso lo stabilimento di produzione di Derby Cycle e presso Kalkhoff. Gazelle e Pon. Anche Automotive ha già espresso interesse.

Più dipendenti lavorano con Asana, più è divertente e meglio funziona. Tutti i dipendenti dovrebbero essere coinvolti

Asana è coinvolta in tutti i progetti e flussi di lavoro

Asana supporta tutti gli aspetti di un progetto, che si tratti di flussi di lavoro SCRUM, riunioni del team, resoconti, brainstorming, determinazione dei prezzi o produzione in serie. Dalla sua implementazione, FOCUS Bikes ha beneficiato di una maggiore trasparenza e di migliori tempi di throughput, di una maggiore produttività, di meno malintesi e di un tasso di errore significativamente inferiore.

Quando a tutti i dipendenti è stato chiesto di lavorare da casa nel marzo 2020 a causa della pandemia, il passaggio ad Asana ha fatto sì che FOCUS Bikes fosse già ben preparata. I dipendenti hanno semplicemente chiuso i loro laptop, sono andati a casa e hanno continuato a lavorare senza interruzioni, proprio da dove avevano interrotto in ufficio. “Grazie ad Asana, la situazione è stata relativamente priva di stress”, afferma Patrick Lenkner. “I dipendenti erano orgogliosi del modo di lavorare progressivo e indipendente dalla sede.”

Era come se avessimo saputo che la pandemia sarebbe arrivata e ci avrebbe costretti a lavorare da remoto, e fossimo stati in grado di prepararci con un anno e mezzo di anticipo. Il nostro tempismo è stato perfetto

Dallo sviluppo direttamente alla catena di montaggio con Asana

Data la struttura del gruppo, è presente un'interfaccia con la Progettazione industriale nello stabilimento di produzione e assemblaggio di Derby Cycle. È qui che vengono elaborati gli sviluppi presentati da FOCUS Bikes prima di essere inviati alla catena di montaggio. Asana è una parte importante di questo processo di lavoro. Innanzitutto, viene costruita una "bici pilota". Questo rivela tutte le difficoltà legate alla preparazione per la produzione in serie. L'organizzazione della bici pilota, la registrazione di tutti i possibili ostacoli e l'elaborazione avvengono interamente su Asana. Questo è un passaggio importante in cui Asana aiuta a trasferire i risultati del lavoro d'ufficio direttamente in produzione. Il risultato finale è la bici pronta all'uso. Per inciso, una delle prime bici prodotte con Asana utilizzando l'ingegislazione industriale è stata acquistata da un dipendente di Asana.

Asana è come un social media per l'azienda. Funziona come Instagram ed è qui che ora realizziamo i nostri progetti. È davvero fantastico

FOCUS Bikes vince la gara nel mercato delle biciclette con Asana

Quando Asana è stata implementata in FOCUS Bikes, il team era composto da 30 dipendenti. Tuttavia, a causa della crescente domanda di biciclette, FOCUS Bikes ha attraversato una tipica fase di crescita da startup. Dopo soli due anni, oggi conta 150 dipendenti. Anche i contatti con le altre aziende di Pon.Bike si sono intensificati. Questa enorme fase di crescita è stata guidata da Asana sin dall'inizio.

Il mercato delle biciclette sta vivendo un enorme boom, trasformando la semplice bicicletta sempre più in un prodotto di lifestyle. FOCUS Bikes è ambiziosa quando si tratta di utilizzare la gestione del lavoro agile per sviluppare e lanciare la bici giusta per il cliente il più rapidamente possibile. Per esempio, se una nuova tecnologia per e-bike è disponibile in aprile, FOCUS Bikes vuole lanciare queste bici sul mercato al più tardi in maggio, non un anno dopo. La bici giusta, con la qualità giusta, deve arrivare sul mercato al momento giusto. È qui che FOCUS Bikes è all'altezza del suo mantra autoproclamato “La bici giusta. Al momento giusto. Qualità giusta.” Questo flusso di lavoro estremamente agile è ampiamente supportato da Asana ed è alla base del successo di FOCUS Bikes.

Asana supporta FOCUS Bikes in un mercato in rapida evoluzione

Patrick Lenkner prevede che il settore dovrà affrontare altre enormi sfide. Da una parte, c'è stato l'incidente nel Canale di Suez: il traffico aereo merci era già limitato, a cui si sono aggiunti gli altri effetti dannosi della pandemia, e non solo sull'economia. Con le consuete catene di approvvigionamento non più intatte, i tempi di consegna di alcune parti di biciclette sono stati notevolmente allungati.

D'altra parte, la domanda di biciclette è elevata in tutto il mondo e continua a crescere. Le ragioni alla base dell'aumento della domanda sono complesse. Molti paesi stanno implementando concetti di trasporto alternativo e investendo in strategie come l'ampliamento delle infrastrutture ciclabili, il che ha reso la bicicletta estremamente attraente. Un numero crescente di persone utilizza le e-bike come alternativa economica ed ecologica alle auto o al trasporto pubblico. La “rivoluzione della mobilità” è sulla bocca di tutti. Man mano che il settore tecnologico si fa strada nella produzione di biciclette e la tecnologia fa progressi sempre più frequenti, i cicli di innovazione si accorciano sempre di più. La ruota viene letteralmente reinventata, sempre più spesso. Per sopravvivere in questo contesto, è necessaria una pianificazione agile ed estremamente lungimirante. Asana è la piattaforma ideale per soddisfare questi requisiti.

Asana è divertente almeno quanto andare in bicicletta

Il giovane team di FOCUS Bikes ha il suo spirito. Si divertono moltissimo a portare la bici giusta sul mercato e anche ad andare in giro insieme. Le seguenti funzioni di Asana sono state particolarmente apprezzate e utilizzate costantemente sin dal lancio:

• Le mie attività: consente a tutti di gestire le proprie attività personali in modo indipendente in numerosi progetti.

• Portfolio e Dashboard: per mantenere una panoramica di numerosi progetti.

• Un tocco in più: non appena un'attività viene completata, sullo schermo compaiono pollici in su e unicorni che volano.

Guardando indietro, cosa si sarebbe potuto fare diversamente?

Sicuramente tantissimo. Ma Patrick Lenkner gestirebbe l'implementazione di Asana oggi nello stesso modo in cui l'ha gestita tre anni fa. “È stato assolutamente perfetto non effettuare subito l'onboarding per tutta l'azienda. Siamo riusciti a far funzionare lo strumento senza problemi in un solo reparto. È divertente.” Un lancio top-down di Asana avrebbe avuto un risultato diverso. Avremmo perso tempo prezioso per familiarizzare con lo strumento e imparare tutti i trucchi e i suggerimenti. Grazie all'onboarding graduale e volontario, Asana è stata in grado di crescere organicamente e diventare parte integrante 

la gestione del lavoro di FOCUS Bikes. Il consiglio di Patrick Lenkner per l'implementazione di Asana è:

Inizia subito! Acquisisci esperienza rapidamente! E adatta Asana alle tue esigenze individuali!