Log panggilan

Jika Anda menghabiskan banyak waktu di telepon, Anda tahu betapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk membuat—dan melacak—catatan panggilan. Dari menelepon klien potensial secara tiba-tiba hingga menindaklanjuti pertanyaan penjualan dan membangun hubungan klien baru, banyak bisnis dilakukan melalui telepon, jadi Anda dapat merasa sangat terhambat jika salah menyimpan catatan (atau tidak dapat membaca tulisan tangan Anda sendiri!).

Untungnya, templat log panggilan dapat membantu. Log yang dapat diduplikasi ini membantu Anda melacak panggilan harian—termasuk lawan bicara dan item tindakan yang dihasilkan dari percakapan—jadi Anda tidak perlu khawatir kehilangan catatan panggilan lagi. 

Apa itu pencatatan panggilan?

Pencatatan panggilan adalah praktik mencatat detail panggilan telepon masuk dan keluar dalam log panggilan. Biasanya, anggota tim yang melakukan banyak bisnis melalui telepon, seperti telemarketer atau tenaga penjualan, menggunakan pencatatan panggilan. Namun, setiap tim yang ingin menyimpan catatan komunikasi terperinci dapat memperoleh manfaat dari pencatatan panggilan. 

Biasanya, Anda akan mencatat asal panggilan, tanggal panggilan, waktu mulai dan berakhir panggilan, tujuan panggilan, dan catatan atau item tindakan yang dihasilkan. Dengan begitu, Anda tahu persis hal yang dibicarakan dan hal yang harus dilakukan selanjutnya.

Apa itu templat log panggilan?

Templat log panggilan adalah versi log panggilan yang dapat digunakan kembali dan ditemplatkan. Templat log panggilan berfungsi sebagai kerangka kerja untuk semua pencatatan panggilan Anda. Meskipun konten templat log panggilan akan berubah, strukturnya akan tetap sama, mengurangi pekerjaan awal pembuatan log panggilan untuk setiap kasus penggunaan atau hari. 

Bagian terbaiknya? Membuat templat log panggilan yang dapat diedit di alat manajemen proyek akan menghilangkan risiko Anda salah menempatkan atau salah menafsirkan catatan panggilan. Selain itu, menggunakan log panggilan digital memungkinkan Anda melihat konteks penting—seperti tujuan panggilan, langkah selanjutnya, dan catatan spesifik panggilan lainnya—secara sekilas. Dengan templat log panggilan, Anda tidak akan pernah bertanya-tanya, "Apa maksud saya dengan itu?" lagi. 

Dengan templat log panggilan digital, Anda dapat:

• Melihat semua catatan panggilan di satu tempat

• Terus melacak informasi klien terkait panggilan

• Memantau hasil panggilan, seperti jumlah cold call yang dikonversi menjadi pelanggan

• Melihat item tindakan yang dihasilkan dari panggilan, seperti pelanggan yang meminta informasi lebih lanjut atau memerlukan tindak lanjut

• Meningkatkan praktik manajemen hubungan klien (CRM) Anda

• Melampirkan dokumen yang relevan, seperti Google Dokumen atau Google Sheets, ke catatan panggilan

• Membangun hubungan pelanggan dan mengantisipasi kebutuhan pelanggan dengan meninjau log panggilan untuk melihat hal yang sering ditanyakan klien dan alasannya 

• Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kinerja tim dan efektivitas kampanye pemasaran dengan memantau detail panggilan, seperti durasi panggilan dan tingkat konversi

Jenis umum templat log panggilan

Meskipun setiap tim yang ingin menyederhanakan dan menstandarkan proses pencatatan panggilan dan pembuatan catatan dapat memperoleh manfaat dari templat log panggilan, ada beberapa kasus penggunaan umum untuk log panggilan, termasuk:

• Templat log panggilan penjualan: Log informasi dan hasil terkait panggilan penjualan, termasuk nama dan perusahaan calon klien, tujuan panggilan, dan jika calon pelanggan memerlukan tindak lanjut. 

• Templat log panggilan klien yang ada: Lacak panggilan masuk dan keluar ke klien saat ini untuk memantau dan membangun relasi pelanggan dengan mudah.  

• Templat log panggilan perawatan kesehatan atau pasien: Catat informasi pasien, seperti dokter pasien, gejalanya, instruksi yang diberikan, dan apakah ia memerlukan tindak lanjut dari dokter. 

• Templat log panggilan harian atau mingguan: Catat panggilan masuk dan keluar harian atau mingguan untuk memantau hubungan klien atau penjualan Anda. 

• Templat log panggilan layanan atau dukungan pelanggan: Lacak informasi tentang panggilan dukungan atau layanan yang masuk, termasuk siapa yang memulai panggilan dan layanan yang dibutuhkan.

Apa yang harus dimasukkan ke templat log panggilan?

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari templat log panggilan, pastikan templat mencakup informasi penting khusus panggilan dan klien. Membuat templat dengan tag untuk detail pelanggan dan item tindakan akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencatat informasi paling relevan dari panggilan Anda—jadi Anda dapat beralih ke tugas yang lebih penting, seperti melakukan penjualan.

Berikut beberapa hal yang harus disertakan dalam templat log panggilan dasar Anda:

• Nama orang yang menerima panggilan

• Perusahaan penerima panggilan 

• Informasi kontak penerima panggilan

• Tanggal dan waktu panggilan

• Durasi panggilan

• Tujuan panggilan

• Jika Anda perlu menindaklanjuti klien

• Ruang untuk catatan khusus panggilan atau item tindakan setelah panggilan

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dilakukan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

App yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.

Pertanyaan Umum