Cara mempresentasikan perangkat lunak manajemen proyek: Panduan lengkap

Jika Anda telah meneliti perangkat lunak manajemen proyek, Anda mungkin tahu cara perangkat lunak ini dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan kolaborasi, dan memberi waktu bagi tim untuk berfokus pada pekerjaan yang sangat penting. Namun, meskipun Anda dapat dengan mudah melihat potensi alat untuk diri sendiri, meyakinkan kepemimpinan terkadang rumit—terutama saat sumber daya perusahaan terbatas. 

Para pemimpin Business biasanya berhati-hati dalam berinvestasi di perangkat lunak baru. Mereka bertanggung jawab untuk mengambil keputusan terbaik untuk Business secara keseluruhan, jadi mereka ingin memastikan setiap pembelian mendorong hasil yang terukur. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda mengartikulasikan manfaat perangkat lunak manajemen proyek —sehingga Anda dapat melibatkan para pemimpin bisnis, bukan hanya sebagai pemangku kepentingan yang enggan, tetapi sebagai mitra yang sepenuhnya setuju. 

Menyusun presentasi singkat tentang perangkat lunak manajemen proyek itu sulit, tetapi sepadan

Pitch yang dibuat dengan baik memberi Anda lebih dari sekadar persetujuan untuk mulai menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Ini juga meyakinkan kepemimpinan bahwa alat ini dapat meningkatkan business secara keseluruhan—jadi mereka sepenuhnya berinvestasi untuk menghadirkan perangkat lunak baru. Semakin banyak persetujuan yang dapat Anda dapatkan dari pemangku kepentingan senior sejak awal, semakin mudah untuk meluncurkan alat tersebut di kemudian hari. Ketika pemangku kepentingan sepenuhnya setuju, mereka dapat membantu membuka jalan bagi transformasi digital dan adopsi lintas tim di masa mendatang. 

Untuk memulai, berikut lima hal utama yang perlu dipertimbangkan saat menyiapkan presentasi manajemen proyek—plus kiat khusus untuk menyepakati kesepakatan.

Nucleus Research: Kurangi durasi proyek hingga separuh

Pelajari cara Asana membantu organisasi mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi

Dapatkan wawasan

Fokus pada hal yang paling diinginkan oleh para pemimpin perusahaan 

Sebagai pemimpin tim, Anda memahami proses bisnis dengan sangat baik, termasuk kekurangannya. Namun, peluang peningkatan yang tampak jelas bagi Anda sering kali kurang jelas bagi para eksekutif, karena mereka tidak terlibat langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Bukan karena mereka tidak peduli—justru sebaliknya. Para pemimpin perusahaan ingin membekali tim Anda untuk sukses, tetapi mereka melihat keputusan pembelian melalui lensa bisnis tertentu. 

Sebelum menyiapkan Elevator Pitch, pertimbangkan hal yang penting bagi para pemimpin perusahaan. Tempatkan diri Anda di posisi mereka. Bagaimana pembelian perangkat lunak baru akan meningkatkan kinerja—dan margin keuntungan—untuk seluruh Business?

Berikut lima hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi kekhawatiran tim, bagian, atau pemimpin perusahaan. 

1. Laba atas investasi (ROI)

Kami menyelesaikan lima kali lebih banyak per orang daripada perusahaan yang 10 kali lebih besar dari kami dan relatif bebas stres.”

Jika Anda dapat menunjukkan cara perangkat lunak baru akan membantu bottom line perusahaan, Anda jauh lebih berpotensi mendapatkan kepemimpinan di papan. Hitung waktu yang dihabiskan tim untuk tugas berulang dan manual—serta jumlah jam yang dapat dihemat dengan perangkat lunak baru. Lakukan juga riset eksternal. Anda sering kali dapat menemukan laporan independen yang mengukur penghematan waktu dari berbagai alat manajemen proyek, seperti laporan dari Nucleus Research ini. 

Poin pesan utama: 

• Perangkat lunak manajemen proyek mencakup automasi bawaan untuk menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu—membebaskan anggota tim untuk berfokus pada proyek yang mendorong pendapatan. 

2. Keamanan

Perusahaan yang memiliki sejumlah sertifikasi keamanan dan menunjukkan bahwa mereka menangani keamanan dengan serius itu sangat penting bagi kami.”

Dengan serangan dunia maya yang memenuhi berita, para pemimpin perusahaan makin berfokus pada keamanan data. Mereka ingin memastikan informasi perusahaan tetap rahasia, bahkan saat pegawai bekerja di lokasi dan zona waktu yang berbeda. Menurut Michael Oberlainder, Penanggung Jawab Keamanan Informasi di LogMeIn, “Keamanan siber tidak akan hilang. Anda tidak dapat mengabaikannya, mengambil pintasan, atau mengurangi pendanaan untuknya." 

Artinya, saat mempromosikan perangkat lunak manajemen proyek, keamanan adalah fitur yang wajib dimiliki. Lakukan riset dan pastikan alat tersebut memenuhi standar keamanan yang diperlukan tim TI Anda. 

Poin pesan utama: 

• Alat manajemen proyek ini memprioritaskan fitur keamanan dan memiliki beberapa sertifikasi keamanan, jadi kita dapat mempercayainya untuk menjaga keamanan data kita. 

3. Kasus penggunaan lintas tim

Kami perlu memusatkan pekerjaan kami ke dalam satu alat platform karena setiap tim menggunakan alat yang berbeda, yang menyebabkan miskomunikasi dan inefisiensi.”

Pemimpin perusahaan sering kali berhati-hati dalam menambahkan perangkat lunak baru karena mereka takut perangkat lunak tersebut akan digunakan secara terbatas untuk tim tertentu—menambah keterpurukan aplikasi dan mempersulit kolaborasi serta berbagi informasi lintas fungsi. Itulah sebabnya saat mempresentasikan alat baru, Anda harus menunjukkan berbagai kasus penggunaan. Alat baru ini tentu akan membantu tim Anda—tetapi juga menunjukkan betapa platform ini cukup fleksibel untuk digunakan di berbagai bagian. Makin banyak kasus penggunaan yang dimiliki alat, makin menarik alat tersebut bagi kepemimpinan perusahaan. 

Saat membuat presentasi, tunjukkan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat digunakan secara luas untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim. Berikut caranya: 

• Gambarkan cara platform dapat digunakan untuk berbagai tim, seperti pemasaran, operasi, TI, dan banyak lagi. 

• Tunjukkan cara alat ini dapat meningkatkan kerja tim dan menyederhanakan alur kerja lintas tim—seperti perencanaan kampanye dan proyek, pelacakan permintaan kerja, atau perencanaan strategis. Lihat apakah platform menawarkan templat siap pakai untuk membantu tim menyiapkan proses lintas fungsi dengan cepat. 

• Jika platform menawarkan integrasi, pastikan untuk menyorotinya. Tim yang berbeda menggunakan alat yang berbeda—untuk analisis data, desain, automasi email, pelacakan lead, dan banyak lagi. Pemimpin menginginkan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat berfungsi dengan tech stack yang ada, tanpa menambah pekerjaan tambahan atau mengganggu proses yang sudah berjalan. 

Poin pesan utama: 

• Alat ini akan menghubungkan tim dan mengurangi keterpurukan aplikasi—tidak menambah kebingungan.

4. Kemudahan penggunaan

Pemimpin perusahaan tidak ingin membayar alat yang tidak akan digunakan pegawai. Jika perangkat lunak tidak intuitif, tim tidak akan mengadopsinya—artinya investasi awal dalam alat akan sia-sia. Untuk mengatasi kekhawatiran ini, pastikan untuk secara khusus membahas kemudahan penggunaan selama presentasi Anda. Berikut beberapa cara untuk melakukannya: 

• Tonton demo produk atau jadwalkan sesi dengan tim penjualan alat sebelumnya, jadi Anda dapat melihat cara kerja perangkat lunak secara akurat, seberapa intuitif penggunaannya, dan cara perangkat lunak dapat memecahkan titik masalah tertentu.

• Jika Anda berbicara dengan tim penjualan perangkat lunak, tanyakan peran yang perlu dimainkan TI dalam mengadopsi alat baru. Jika perangkat lunak lebih mudah diadopsi, tim TI dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk merencanakan secara strategis cara memanfaatkan alat tersebut secara maksimal. Kemudian dalam presentasi Anda, tunjukkan cara tim dapat dengan mudah mulai menggunakan alat ini sendiri—tanpa menambah pekerjaan tim TI Anda. 

• Periksa apakah ada orang di perusahaan Anda yang sudah menggunakan salah satu versi perangkat lunak. Hal ini lebih sering terjadi daripada yang Anda kira, terutama jika alat tersebut memiliki versi dasar. Jika pegawai sudah mengadopsi perangkat lunak secara mandiri, kemungkinan besar akan mudah diterapkan di seluruh tim. Sebagai bonus, ini juga berarti mengadopsi alat tersebut tidak akan menambah tech stack yang ada di perusahaan Anda—Anda hanya perlu memperluas penggunaannya saat ini. 

Poin pesan utama: 

• Perangkat lunak manajemen proyek intuitif dan mudah digunakan, jadi kami tidak perlu mengalokasikan sumber daya tambahan untuk membantu tim memulai. 

5. Pelacakan informasi

Seiring dengan pertumbuhan Zoom, kami menginginkan tampilan standar tentang semua aktivitas yang sedang berlangsung agar kami dapat memprioritaskan pekerjaan dan membuat keputusan Business. Kami membutuhkan visibilitas, akuntabilitas, konsistensi dalam cara menyelesaikan pekerjaan, dan berbagi pengetahuan di seluruh tim.”

Pemimpin perusahaan ingin tahu apa yang sedang terjadi, jadi mereka dapat membuat keputusan yang tepat untuk tim mereka. Mereka juga ingin pegawai memiliki kejelasan yang sama karena memiliki pemahaman yang sama sangat penting untuk kolaborasi yang efektif. Namun, mencapai kejelasan itu sulit, terutama ketika rata-rata pekerja intelektual beralih di antara 10 aplikasi 25 kali per hari. Dengan informasi yang tersebar di berbagai tempat, sulit untuk melacak hal yang sedang terjadi, kinerja proyek, dan siapa yang bertanggung jawab atas sesuatu. 

Di situlah peran presentasi Anda. Perangkat lunak manajemen proyek memecahkan masalah ini dengan membuat sistem pencatatan tunggal untuk semua pekerjaan. Ini memusatkan informasi perusahaan, sehingga karyawan—dan pemimpin—dapat menemukan hal yang mereka butuhkan. 

Poin pesan utama: 

• Perangkat lunak manajemen proyek menyediakan sistem pencatatan tunggal untuk semua pekerjaan, jadi Anda—dan tim Anda—tahu apa yang terjadi, bagaimana kinerja proyek, dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. 

Nucleus Research: Kurangi durasi proyek hingga separuh

Pelajari cara Asana membantu organisasi mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi

Dapatkan wawasan

Buat pitch Anda lebih unggul

Pitch yang bagus selalu memiliki keunggulan—sesuatu yang membuatnya menonjol. Anda ingin audiens mengalami momen "aha", saat mereka dapat melihat dengan jelas bagaimana perangkat lunak akan bermanfaat bagi perusahaan, atau bagaimana perangkat lunak dapat diterapkan pada proses business yang penting.

Coba strategi berikut untuk memberi daya tarik ekstra pada presentasi Anda: 

1. Dapatkan dukungan tim atau bagian lain

Selama evaluasi, penting bagi kami untuk menguji produk dan belajar secara internal untuk mengetahui apakah orang menyukainya. Membuat satu orang yang menyukainya mengatakan, 'Ini alat yang bagus' adalah kunci untuk membuat orang lain membelinya.”

Ini, lebih dari apa pun, akan menunjukkan cara menerapkan perangkat lunak manajemen proyek di seluruh tim. Sebelum Anda melakukan presentasi kepada para pemimpin perusahaan, bicaralah dengan pemangku kepentingan di tim dan bagian lain dan buat mereka berpihak pada Anda. Jika Anda dapat menunjukkan minat yang luas dalam mengadopsi alat ini, Anda dapat meyakinkan audiens bahwa kasus penggunaan lintas tim—dan alur kerja Business yang lebih baik—benar-benar mungkin. 

Poin pesan utama: 

• Beberapa tim dan pemangku kepentingan berinvestasi dalam alat ini, sehingga alat ini dapat—dan akan—diadopsi untuk berbagai kasus penggunaan di seluruh perusahaan. 

2. Sertakan demo visual

Pitch tidak akan selesai tanpa elemen visual yang menarik. Demo langsung membantu audiens memvisualisasikan fungsi alat, betapa intuitifnya alat ini digunakan, dan cara menerapkannya ke kasus penggunaan Business tertentu. Minta tim penjualan perangkat lunak untuk menghadiri presentasi Anda dan mendemonstrasikan alat secara real time. Atau, bawalah video yang telah dibuat sebelumnya jika Anda tidak bekerja dengan anggota tim penjualan.

Selama demo, soroti fitur utama yang membuat perangkat lunak manajemen proyek menonjol, seperti: 

• Fungsi penetapan gol agar tim selalu selaras dengan prioritas bisnis utama.

• Dasbor yang memberikan wawasan real-time tentang kinerja inisiatif. 

• Fitur pelacakan waktu dan manajemen sumber daya untuk membantu tim menghabiskan waktu di tempat yang tepat. 

• Bagan Gantt, papan Kanban, kalender, dan milestone untuk membantu tim membuat peta jalan dan memvisualisasikan penjadwalan proyek.

• Fitur manajemen tugas yang membantu tim menyortir dan memberikan pekerjaan, seperti automasi dan tag kustom. 

• Integrasi yang memungkinkan tim untuk terus menggunakan alat lain sekaligus memusatkan informasi di satu tempat. 

Poin pesan utama: 

• Alat manajemen proyek ini memiliki fitur intuitif dan berguna yang dapat kita terapkan pada kasus penggunaan Business tertentu. 

3. Bagikan kisah sukses

Pemimpin menginginkan solusi manajemen proyek yang tepercaya di seluruh industri mereka. Salah satu cara terbaik untuk menunjukkan kredibilitas adalah dengan membagikan kisah kesuksesan pelanggan—idealnya, kisah dari bisnis serupa dan terkenal. Lihat situs web perangkat lunak untuk mengetahui apakah mereka menampilkan pelanggan terkemuka. Akan lebih baik lagi jika Anda dapat menemukan kisah sukses yang mengukur seberapa banyak waktu dan upaya yang dihemat perusahaan dengan mengadopsi alat tersebut. 

Untuk membangun kepercayaan yang lebih besar, periksa apakah perangkat lunak telah memenangkan penghargaan apa pun. Lihat pendapat perusahaan analis seperti Forrester, Gartner, dan IDC tentang alat tersebut. 

Poin pesan utama: 

• Alat ini dipercaya di seluruh industri kami dan mendapatkan nilai tinggi dari para analis. 

Antisipasi pertanyaan umum

Pitch tidak seharusnya sepihak. Sebaliknya, ini adalah percakapan antara Anda dan tim kepemimpinan. Selain menyiapkan poin pembicaraan, Anda juga harus mengantisipasi pertanyaan yang akan diajukan pemimpin dan menyiapkan jawaban Anda sebelumnya. 

Jika tidak yakin harus memulai dari mana, berikut beberapa FAQ untuk dipersiapkan saat melakukan pitching perangkat lunak manajemen proyek: 

• Berapa biayanya? Apakah ada opsi harga yang berbeda?

• Kebutuhan business spesifik apa yang terpenuhi oleh platform ini?

• Bagaimana cara memulai? 

• Seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan awal?

• Jenis dukungan eksternal apa yang tersedia untuk membantu peluncuran? Apakah ada layanan profesional, webinar, dan sumber daya cara kerja lainnya yang dapat kami gunakan? 

• Sumber daya internal apa yang dibutuhkan untuk meluncurkannya? 

• Apa yang terjadi jika alat tidak berfungsi seperti yang kita harapkan? 

• Berapa banyak waktu yang akan dihemat? 

• Apakah platform ini berfungsi untuk manajemen proyek Agile?

• Apakah perusahaan lain menggunakan alat ini? Bagaimana cara kerjanya untuk mereka? 

• Siapa yang bertanggung jawab untuk manajemen perubahan saat kami meluncurkan platform ini? 

• Siapa yang bertanggung jawab melatih pegawai untuk menggunakan alat ini? 

Transformasi digital, dari bawah ke atas

Dengan menunjukkan nilai perangkat lunak manajemen proyek secara jelas, Anda dapat melibatkan para pemimpin perusahaan dan mulai menanam benih-benih transformasi digital. Dan dengan presentasi singkat yang dibuat dengan baik, Anda bisa mendapatkan lebih dari sekadar lampu hijau—Anda juga dapat mengubah pemimpin dari pemangku kepentingan yang enggan menjadi mitra yang sepenuhnya setuju. 

Nucleus Research: Kurangi durasi proyek hingga separuh

Pelajari cara Asana membantu organisasi mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi

Dapatkan wawasan