Cara 3 tim kelas dunia menyederhanakan produksi kreatif skala besar

Dari iklan papan reklame hingga postingan media sosial, aset kreatif berkualitas tinggi sangat penting untuk membuat merek Anda menonjol. Namun, makin besar perusahaan, makin sulit untuk mengoordinasikan semua bagian dinamis dari produksi kreatif. 

Bukan berarti itu tidak mungkin. Ketiga perusahaan ini—Discovery Inc., Benefit Cosmetics, dan Dr. Martens—telah memecahkan kode produksi kreatif skala besar. Berikut adalah gambaran tentang cara mereka menggunakan Asana untuk membuat alur kerja kreatif mereka berjalan lancar. 

1. Cara Discovery Digital Studios memproduksi ribuan video setiap bulan

Discovery Inc. adalah raksasa media di balik jaringan hiburan terkenal seperti TLC, Animal Planet, dan Food Network. Tim Digital Studios mereka membuat ribuan video setiap bulan untuk media sosial dan aplikasi konsumen—bukan tugas kecil, mengingat jumlah koordinasi yang diperlukan untuk setiap video. Untuk menyelesaikan semuanya, mereka mengatur produksi kreatif dari awal hingga akhir di Asana. 

Menstandarkan produksi konten 

Tim Digital Studios sering membuat hingga enam versi setiap video, masing-masing diformat dengan sempurna untuk situs web, Facebook, Instagram, YouTube, dan platform lainnya. Dengan begitu banyak hasil akhir yang harus dikelola, memiliki proses kreatif yang jelas sangat penting. Berikut cara mereka melakukannya: 

• Hub terpusat untuk setiap aliran kerja: Tim membuat proyek Asana untuk setiap format video, memungkinkan mereka untuk mengatur semua hasil akhir produksi konten dan pemangku kepentingan di satu tempat. 

• Alur Kerja produksi yang ditemplatkan: Dengan templat proyek standar —seperti templat jadwal syuting untuk tim film atau video—tim dapat memulai pekerjaan secara instan dengan daftar hasil akhir yang telah ditetapkan sebelumnya, jadi tidak ada tugas yang terlupakan. 

• Serah terima otomatis: Automasi langsung menyerahkan tugas di antara berbagai tim dan bagian, jadi setiap pemangku kepentingan tahu kapan mereka dibebaskan dan siap untuk mulai bekerja. 

Visibilitas ke status pekerjaan

Saat membuat konten dalam skala besar, mungkin sulit untuk melihat gambaran lengkap tentang apa yang ada di Dek, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang telah selesai. Dengan Asana, Discovery dapat melihat semua ini dalam satu tampilan menyeluruh—serta menarik laporan dan mencari video tertentu. Berikut tampilannya: 

• Tampilan menyeluruh: Tim konten menggunakan portofolio untuk melacak proyek video terkait—seperti sekelompok video kelas memasak untuk app Food Network Kitchen. Ini memungkinkan mereka melacak status pekerjaan, tanggal tayang, dan lainnya dalam satu tampilan menyeluruh.

• Satu sistem pencatatan: Mengatur produksi video di satu tempat berarti tim memiliki catatan tentang semua yang telah mereka hasilkan. Misalnya, mereka dapat dengan mudah mencari semua video yang ditandai dengan kata kunci tertentu di Asana, seperti "musim panas", dan mengambil contoh sebelumnya untuk menginformasikan pekerjaan mendatang. 

• Komunikasi terpusat: Tidak ada yang lebih buruk daripada melacak percakapan yang terputus-putus di berbagai aplikasi. Tim Discovery menghindari hal ini dengan mengintegrasikan Asana dengan alat seperti Outlook dan Slack, yang mengubah item tindakan email dan percakapan Slack langsung menjadi tugas Asana. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Lihat templat

2. Cara Benefit Cosmetics mengelola 75 proyek kreatif sekaligus 

Tim kreatif AS di Benefit Cosmetics mencakup desainer, copywriter, dan spesialis video dan fotografi—semuanya mengerjakan hingga 75 proyek sekaligus. Ada banyak hal yang harus dikoordinasikan, termasuk peluncuran produk, email, media berbayar, dan pemasaran influencer. Tim menggunakan Asana untuk mengelola proses penerimaan, beban kerja, dan linimasa kampanye secara efisien dalam satu alat. 

Menyederhanakan permintaan kreatif

Tim kreatif di Benefit Cosmetics mengelola 50-60 permintaan kerja setiap bulan. Pada skala itu, mereka harus mengubah proses permintaan kreatif mereka menjadi mesin yang berjalan dengan baik, dengan alur kerja yang jelas dan telah ditentukan sebelumnya untuk setiap tugas. Berikut tampilannya: 

• Formulir permintaan standar: Setiap permintaan masuk melalui formulir Asana standar. Ini memberi tim kreatif semua informasi yang mereka butuhkan sejak awal, menghilangkan komunikasi yang tidak efisien dan menghemat waktu tim hampir enam minggu kerja per tahun. 

• Langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti: Tugas Asana mendokumentasikan setiap permintaan baru, semuanya ditata dalam satu proyek "Permintaan Kreatif Masuk". Saat permintaan disetujui, tim dapat langsung menugaskan hasil akhir dan memilah pekerjaan ke orang yang tepat—semuanya menggunakan tugas asli yang sama, jadi tidak ada konteks yang hilang. 

Mengelola sumber daya dan linimasa

Dengan begitu banyak permintaan, Benefit Cosmetics perlu memanfaatkan waktu terbatas tim mereka sebaik mungkin. Itu berarti manajemen sumber daya dan perencanaan linimasa yang cermat adalah kunci untuk mencapai gol kampanye dan menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana. Berikut cara tim tetap pada target:

• Visibilitas ke dalam beban kerja tim: Tim menggunakan fitur beban kerja Asana untuk menghitung bandwidth tim secara otomatis dan memvisualisasikannya di linimasa mingguan. Ini memudahkan untuk melihat kapan tim perlu merekrut sumber daya baru, seperti desainer atau copywriter lepas. 

• Perencanaan linimasa di seluruh kampanye: Tim memvisualisasikan linimasa untuk beberapa kampanye dalam satu tampilan kalender —yang memungkinkan mereka menemukan kesenjangan dan merencanakan tumpang tindih secara proaktif. Jika diperlukan, mereka juga dapat memfilter tampilan untuk melihat satu linimasa kampanye sekaligus. 

3. Cara Dr. Martens menghubungkan tim desain global

Tim Layanan Kreatif di Dr. Martens menangani segalanya, mulai dari tampilan jendela toko dan iklan luar ruangan hingga postingan media sosial dan pemasaran digital—untuk seluruh perusahaan ritel global. Mereka menggunakan Asana untuk menjaga setiap tim regional tetap terhubung dan sesuai rencana, mengatur inisiatif dan permintaan desain di satu hub pusat tempat tidak ada yang bisa hilang. 

Memastikan desain yang konsisten

Tim Layanan Kreatif memiliki pekerjaan penting: mengomunikasikan nada dan arahan kreatif musim ini serta memberikan aset, karya seni, dan pedoman untuk membantu tim kreatif di negara lain menghidupkan cerita. Asana membuat proses ini lancar, dengan: 

• Satu sumber kebenaran di seluruh wilayah: Desainer di Inggris dan seluruh Eropa menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka dan berkomunikasi tentang aset kreatif. Artinya, seseorang di Eropa dapat meminta tim global untuk segera memeriksa apakah aset kreatif untuk Prancis konsisten, dan semua orang memiliki akses ke repositori brief kreatif sebelumnya. 

• Akuntabilitas dan visibilitas ke dalam proyek: Tim menggunakan proyek untuk mengatur inisiatif utama dan cerita merek. Ini memberi pemangku kepentingan pandangan holistik tentang setiap proyek dan progresnya. Siapa pun dapat langsung masuk dan melihat siapa yang mengerjakan apa, dan tidak perlu saling mencari untuk mengetahui pembaruan status. 

Menyederhanakan perencanaan dan penentuan prioritas

Tim Layanan Kreatif memenuhi permintaan kreatif dari berbagai bagian di seluruh business dan berkolaborasi dengan agensi eksternal. Dengan beban kerja yang begitu besar, mereka harus dapat memprediksi kapan pekerjaan akan sibuk—dan memastikan desainer selalu memprioritaskan pekerjaan yang berdampak paling besar. Berikut cara Asana membantu mereka mencapai hal tersebut: 

• Pelaporan dan pemantauan tren: Karena semua permintaan kreatif disimpan di Asana sepanjang tahun, tim Layanan Kreatif dapat menggunakan dasbor pelaporan untuk mengidentifikasi bulan-bulan tersibuk tahun ini dan mengantisipasi kebutuhan sumber daya sebelumnya. 

• Prioritaskan lebih cepat: Di Asana, pemangku kepentingan atau manajer dapat dengan mudah melihat apa yang sedang dikerjakan oleh desainer aset kreatif dan menempatkan proyek berdampak besar ke bagian atas daftar. Kemudian, masing-masing desainer dapat menggunakan tampilan tugas saya di Asana untuk memprioritaskan dan merencanakan pekerjaan mereka sendiri setiap hari. 

Percepat proses kreatif

Jangan mulai dari nol. Pelajari proses yang sudah teruji dan dapat membantu tim kreatif Anda menyederhanakan dan mengotomatiskan alur kerja dari awal hingga akhir. Dengan alat yang tepat, Anda dapat menyenangkan pelanggan di seluruh dunia dengan kreativitas berkualitas tinggi—betapa pun rumitnya proses Anda. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Lihat templat