Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk produksi kreatif yang lebih lancar

Bagi Tara Vajra, Kepala Operasi Kreatif di Asana, produksi kreatif adalah tindakan penyeimbang yang ketat. Perannya mengharuskannya untuk terus mengukur sumber daya yang ada terhadap permintaan baru dan gol pemasaran yang lebih besar. Ini sangat rumit di perusahaan global, di mana dia perlu menghasilkan aset yang sesuai dengan berbagai budaya dan bermitra dengan pemangku kepentingan yang tinggal di seluruh dunia.

"Kami ditugaskan untuk mencari cara menentukan ruang lingkup pekerjaan secara efisien, memilah permintaan, dan menyesuaikan tugas ad-hoc di antara proyek skala besar kami," kata Vajra. "Dan sebagai tim global, kami perlu membuat hal-hal yang sesuai di berbagai wilayah dan selaras dengan strategi pemasaran. Ini adalah keseimbangan yang sangat rumit, dan menemukan keselarasan itu bisa menjadi bagian yang paling menantang."

Terlepas dari tantangan tersebut, Vajra dan Timnya telah merancang metode untuk menyederhanakan operasi mereka, memastikan proyek sama berdampaknya dengan kreativitasnya. Pelajari cara Asana mengubah sifat pekerjaan kreatif yang beragam menjadi perjalanan yang efisien dan terpadu.

Lihat cara kerja perencanaan pemasaran

Dengan Asana, tim pemasaran dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Tonton demo

Tantangan produksi kreatif

Produksi kreatif pada dasarnya kompleks, mengharuskan tim untuk mengoordinasikan sumber daya, mengelola masukan pemangku kepentingan, dan memberikan konten menarik yang selaras dengan khalayak global.

Untuk melakukan ini, Anda harus tetap selaras dengan strategi pemasaran menyeluruh, sembari juga menavigasi komunikasi yang terputus-putus di berbagai alat. Berkoordinasi antara tim internal dan mitra eksternal dapat dengan cepat menjadi mimpi buruk logistik, penuh dengan miskomunikasi dan penundaan. Dan yang terpenting, Anda perlu mempertahankan gaya bahasa dan estetika merek yang konsisten di berbagai aset kreatif.

Ini adalah daftar jebakan yang luar biasa untuk diatasi—jika Anda tidak memiliki dukungan yang tepat. Namun, ini juga merupakan contoh sempurna tentang bagaimana perangkat lunak seperti Asana, yang dilengkapi dengan automasi dan fitur AI, dapat menghilangkan kerepotan tugas sehari-hari.

Morgan Keys, Direktur Seni di Asana, menjelaskan proses sulit yang biasa ia lalui sebelum bergabung ke Asana.

“Dalam pengalaman saya sebelumnya, setiap orang memiliki sistem yang berbeda dan terputus untuk manajemen proyek,” jelas Keys. “Produser kreatif mungkin menyimpan spreadsheet untuk melacak progres proyek. Kemudian sebagai seorang desainer, saya memiliki daftar tugas di app catatan pribadi dan menyimpan email tertentu yang belum dibaca untuk mengingat item tindakan penting. Semuanya sangat terputus dan tidak tertata, saya kagum kami bisa menyelesaikan apa pun."

6 cara Asana menyederhanakan produksi kreatif

1. Permintaan penerimaan otomatis dengan Formulir

Untuk banyak perusahaan besar, tim mengirimkan permintaan kreatif baru melalui email, dalam rapat, atau melalui alat lain yang terputus. Ini sangat merepotkan. Dalam kondisi terburuk, hal ini dapat memperlambat produksi, menghabiskan lebih banyak uang, dan membuang waktu tim kreatif Anda yang berbakat.

Di Asana, tim kreatif merek menggunakan formulir yang dibuat khusus untuk mengumpulkan permintaan. Ini membantu mereka mengumpulkan setiap informasi yang dibutuhkan di awal, termasuk:

• Jenis dukungan kreatif yang dibutuhkan

• Tenggat

• Audiens target

• Ruang lingkup proyek

• Daftar pemangku kepentingan dan tanggung jawab mereka melalui RACI

• Spesifikasi desain

Setiap kali seseorang mengirimkan tanggapan ke formulir ini, formulir secara otomatis masuk ke proyek Asana tempat tim dapat meninjau permintaan, memprioritaskan, dan menugaskan sumber daya.

2. Templat proyek yang dapat disesuaikan

Saat siap meluncurkan inisiatif baru, Vajra akan membuat proyek Asana baru untuk memulai pekerjaan. Namun, ia tidak perlu memulai dari nol. Sebaliknya, dia menggunakan templat proyek yang dibuat sebelumnya, tempat dia dapat menentukan cara informasi diberi label dan disimpan.

Templat untuk jenis proyek umum menyederhanakan penyiapan dan awal, memungkinkan tim untuk langsung masuk ke proses kreatif. Misalnya, dia menggunakan label (yang disebut Asana sebagai bidang kustom) untuk menunjukkan status proyek, siapa yang ditugaskan untuk pekerjaan, dan inisiatif pemasaran global mana yang sesuai dengan pekerjaan tersebut. Ini membantu pemangku kepentingan dengan cepat memahami progres pekerjaan dan siapa yang bertanggung jawab.

Jika Anda mengelola linimasa video atau produksi, Anda juga dapat menggunakan templat jadwal syuting untuk merencanakan adegan, menugaskan kru, dan melacak hari produksi, semuanya dalam proyek Asana yang sama.

3. Kolaborasi lintas tim internal dan eksternal

Organisasi yang lebih besar sering mengandalkan agensi eksternal untuk mengalihdayakan beberapa pekerjaan kreatif mereka. Namun, bekerja sama dengan pihak lain di luar jaringan perusahaan memiliki tantangannya sendiri. Pertama, bagaimana Anda menjaga keamanan informasi? Dan untuk yang lain, menggunakan utas email atau platform komunikasi tradisional lainnya memakan waktu dan tidak efisien.

Namun, dengan Asana, semuanya, mulai dari komunikasi hingga pekerjaan yang sebenarnya, dapat dilakukan dengan aman di satu ruang. Dengan menambahkan mitra eksternal sebagai tamu ke ruang kerja, tim kreatif di Asana dapat bekerja sama dengan mereka melalui proyek khusus. Ini berfungsi sebagai ruang kolaborasi terpusat tempat tim internal dan agensi eksternal dapat berinteraksi dengan lancar, membagikan umpan balik, dan memantau dependensi, memastikan proyek tetap sesuai rencana dan sesuai anggaran.

Kami memiliki proses yang terintegrasi dengan agensi tambahan kami, jadi jika kami menentukan bahwa mereka akan mengerjakan proyek tertentu, kami dapat memulai langsung di Asana tanpa harus melakukan serah terima besar-besaran melalui alat lain.”

4. Alur Kerja otomatis

Dengan memanfaatkan alat automasi Asana yang canggih, Vajra dan timnya telah mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas berulang secara signifikan. Dari penugasan tugas otomatis berdasarkan jenis proyek hingga menyederhanakan persetujuan, automasi membebaskan tim untuk mengalihdayakan tugas berulang dan memberi mereka lebih banyak ruang untuk menunjukkan kreativitas mereka.

Misalnya, di Asana, mereka dapat membuat proses peninjauan yang jauh lebih sederhana dengan merancang alur kerja yang secara otomatis menetapkan tenggat, menetapkan tugas peninjauan, dan memberi tahu manajer saat mereka perlu turun tangan. Ditambah dengan alur kerja persetujuan, ini memastikan proyek berjalan dengan cepat dan akurat.

5. Satu sumber informasi terpusat

Integrasi Asana dengan alat kreatif seperti Figma, Adobe Creative Cloud, dan Google Suite menjadikannya alat yang sangat berguna bagi tim kreatif yang ingin memusatkan alur kerja dan komunikasi mereka.

Alih-alih mengirim dokumen ke setiap pemangku kepentingan dalam utas terpisah, mereka dapat melampirkan aset apa pun langsung ke tugas Asana. Dengan cara ini, pemangku kepentingan memiliki akses instan dan dapat memberikan umpan balik dalam platform. 

Integrasi dengan alat desain dan solusi penyimpanan cloud terkemuka memungkinkan Asana berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua aset kreatif, memfasilitasi akses mudah dan memastikan konsistensi merek di semua materi.

6. Manajemen sumber daya

Mencoba menentukan sumber daya yang tepat yang Anda butuhkan untuk proyek kreatif adalah tindakan penyeimbang yang rumit. Siapa yang memiliki bandwidth, dan kapan mereka punya waktu luang? Apakah kita membutuhkan alat dan agensi eksternal, dan berapa biayanya?

Mencoba melacak hal ini di alat statis seperti spreadsheet berarti Anda terjebak memperbarui secara manual dan secara konsisten membagikan pembaruan tersebut dengan mitra kerja Anda. Tim kreatif di Asana menghemat banyak waktu dan tenaga dengan menggunakan fitur beban kerja dan portofolio Asana. Ini memberi mereka tampilan menyeluruh tentang proyek yang sedang berlangsung dan yang akan datang, memungkinkan distribusi bakat dan sumber daya kreatif yang efektif di tempat yang paling dibutuhkan.

Saat permintaan baru masuk, tim kreatif hanya perlu meninjau dasbor beban kerja mereka di Asana. Mereka dapat dengan cepat melihat siapa yang mengerjakan apa, sekarang dan di masa depan, dan mengidentifikasi siapa yang mungkin bebas untuk mengambil tugas tambahan. Demikian pula, mereka dapat menggunakan proyek anggaran untuk menentukan dana yang harus dialokasikan untuk pekerjaan baru dan memprioritaskan sesuai kebutuhan.

Produksi kreatif, dengan konsep baru

Menavigasi kompleksitas produksi kreatif, terutama pada skala global, tidak hanya membutuhkan bakat dan visi, tetapi juga alat yang tepat untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan kolaborasi. 

Tara Vajra dan timnya di Asana menunjukkan bagaimana mengintegrasikan perangkat lunak cerdas dan mudah beradaptasi seperti Asana ke dalam operasi kreatif dapat mengubah potensi kekacauan menjadi simfoni produktivitas yang tertata dengan baik. 

Dengan mengotomatiskan tugas sehari-hari, memfasilitasi komunikasi yang mulus lintas batas, dan mempertahankan sumber kebenaran terpadu, Asana memberdayakan tim kreatif untuk fokus pada keahlian mereka: menghasilkan aset kreatif yang inovatif dan berdampak.