Ne laissez pas vos outils numériques nuire à l’expérience des employés

Cet article a initialement été publié sur Reworked.

Les grandes entreprises ne se contentent pas de valoriser l’expérience des employés (EX), elles en sont même fanatiques. Par le passé, cette obsession se traduisait par des espaces de travail qui ressemblaient à des terrains de jeux pour adultes, avec des murs d’escalade et des poufs, des baristas servant des lattes artisanaux et des espaces de méditation sereins pour se détendre.

Mais à l’ère actuelle du travail décentralisé, où les employés au bureau et à distance dépendent fortement des outils numériques, l’expérience collaborateur est devenue de plus en plus numérique. C’est une situation ironique. Les entreprises investissent massivement dans les outils numériques, les dépenses en licences SaaS dépassant même les coûts des soins de santé par employé. Pourtant, il leur manque une pièce cruciale du puzzle : l’impact de ces outils, pour le meilleur ou pour le pire, sur l’expérience numérique des employés (DEX).

Vos outils numériques pourraient nuire à l’expérience de vos employés. Voici ce que vous pouvez faire pour y remédier.

Reconnaître le problème

La première étape pour s’attaquer de front à ce problème est de le reconnaître. Selon certaines estimations, une entreprise moyenne jongle avec plus de 300 outils SaaS, dont beaucoup sont des outils de collaboration. Cet encombrement numérique est bien plus qu’un simple inconvénient ; il constitue une perte de temps et de concentration considérable pour les employés.

Les recherches menées au sein du Work Innovation Lab, un think tank d’Asana, en collaboration avec le professeur Bob Sutton de Stanford et le professeur Paul Leonardi de l’UC Santa Barbara, ont révélé l’impact surprenant de ce désordre. Nous avons constaté que les travailleurs perdent 57 minutes par jour à passer d’un outil de collaboration à l’autre. Ils perdent 30 minutes supplémentaires à décider des technologies de collaboration à utiliser pour une tâche donnée. Cela représente près d’une heure et demie par jour non consacrée à un travail productif, mais perdue dans la gymnastique mentale du passage d’un outil à l’autre.

De plus, chaque fois que les travailleurs changent d’outil, ils doivent faire face à une « taxe de réorientation » : ils peuvent perdre plus de 20 minutes à chaque fois pour retrouver leur concentration et leur élan. Les répercussions de ce changement de contexte et de la perte de concentration qui en résulte se répercutent sur tous les aspects du travail et ont des implications plus larges. Selon nos recherches, près des deux tiers des travailleurs de la connaissance signalent un épuisement numérique, ce qui nuit directement à leur bien-être Personal et à l’efficacité de leur entreprise.

Lancer un audit technologique

La prochaine étape pour résoudre le problème et améliorer l’expérience numérique des employés consiste à lancer un audit technologique. Considérez-le comme un bilan de santé régulier de la boîte à outils numérique de votre entreprise. Nos recherches montrent que près de la moitié des travailleurs de la connaissance (43 %) ne savent pas si leur entreprise évalue régulièrement l’efficacité de ses outils de collaboration. Lorsque les entreprises n’effectuent pas d’audits réguliers, elles s’accrochent involontairement à des outils redondants ou sous-optimaux qui encombrent leur environnement de travail numérique.

Les audits technologiques ne se limitent pas à dénombrer les outils ; ils nécessitent de comprendre qui les utilise, à quelle fréquence, à quelles fins spécifiques et quelle valeur ils génèrent. Un audit technique bien mené ne se contente pas d’éliminer le superflu ; il affine l’écosystème numérique, en mettant en place de nouvelles intégrations et de nouveaux processus qui favorisent l’efficacité. À la suite d’un audit technologique bien mené, vous vous assurez que chaque outil de votre pile technologique n’est pas seulement un utilitaire ou un élément budgétaire, mais un contributeur essentiel à l’expérience numérique des employés et à la performance globale de l’organisation.

Adoptez une stratégie descendante avec l’adhésion des employés

Une gestion efficace des outils numériques nécessite une stratégie descendante. Dans notre récente étude, nous avons constaté que 74 % des employés souhaitent que tous les membres de leur organisation utilisent un ensemble normalisé de technologies de collaboration. Bien que les outils hautement personnalisés semblent attrayants, les employés préfèrent les outils standardisés qui réduisent le changement de contexte et facilitent la recherche des informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Notre récente intervention de « nettoyage de la collaboration » a mis en lumière la nécessité d’une standardisation et d’une orientation descendante. Dans le cadre de cette expérience, les employés ont été invités à suspendre l’utilisation de certains outils de collaboration pendant deux semaines. À la fin de cette période, plus de la moitié des répondants ont indiqué que cette cure de désintoxication numérique les avait aidés à identifier les outils redondants dans leur pile technologique.

Cependant, ils ont également exprimé le besoin de recevoir davantage de soutien et de directives de la part de leurs dirigeants. En tant que leader, vous devez établir des directives et des règles claires concernant l’environnement numérique pour les employés. Quand utiliser Slack ? Et Google Drive ? Asana ? Et PowerPoint ? Pourquoi ? Cette approche ne consiste pas à imposer des règles de manière verticale, mais à assurer la clarté, la cohérence et la stratégie. Il est également important de solliciter activement et d’intégrer les commentaires des employés. Les outils et les politiques en place sont-ils adaptés aux employés et améliorent-ils leur productivité ? Ou sont-ils simplement des obstacles numériques à surmonter ?

Reconnaître le rôle stratégique du DSI

Le directeur des systèmes d’information (DSI) et d’autres responsables informatiques comme le directeur technique jouent un rôle crucial dans la direction de votre stratégie technologique descendante et la maîtrise de la prolifération des outils numériques. Leur rôle consiste moins à contrôler l’accès qu’à faire preuve de vigilance stratégique : surveiller la manière dont les outils, souvent de manière inoffensive, s’immiscent dans l’entreprise. Votre DSI sera essentiel pour orienter votre organisation vers une DEX plus rationalisée. Prenons l’exemple d’une entreprise où un directeur technique a introduit des « frictions positives » pour maîtriser l’encombrement numérique.

Il a demandé à l’équipe comptable d’examiner et de signaler chaque dépense liée aux logiciels sur les cartes d’entreprise. Tout outil non approuvé par le service informatique a été rapidement mis en attente et les responsables ont dû justifier formellement leurs choix d’outils. L’examen a déterminé que l’organisation utilisait plusieurs outils redondants, tels que Slack, Teams et Webex, pour des fonctions similaires. Au final, l’entreprise a pu réduire le nombre d’outils SaaS de 55 à seulement 20 outils essentiels.

L’avenir des DEX

Dans un monde où l’expérience des employés est de plus en plus numérique, les entreprises sont confrontées à un défi majeur : s’adapter ou prendre du retard. La voie à suivre n’est pas seulement une série d’étapes, c’est une refonte stratégique.