Comment nous avons conçu un cadre de maturité numérique pour faire évoluer les capacités et les résultats

Le travail numérique est une cible mouvante. De nouvelles technologies voient le jour en permanence, les priorités évoluent et il est tentant de tout essayer à la fois. Mais j’ai appris que suivre toutes les tendances ne nous rapproche pas de notre objectif, cela ne fait que créer du bruit.

En tant que responsable du pôle numérique chez Asana, je me demande constamment comment nous pouvons garder une longueur d’avance sur les changements technologiques qui semblent s’accélérer de jour en jour. Pour y parvenir, j’ai créé un cadre de maturité numérique qui s’est avéré essentiel pour évaluer où nous en sommes et décider de ce qui mérite notre temps et nos ressources. C’est un moyen d’évaluer où nous en sommes, d’identifier les domaines dans lesquels nous pouvons avoir le plus d’impact et de tracer une voie à suivre que toute l’équipe peut comprendre et soutenir.

L’importance d’une boussole numérique

Dans un environnement où les tendances numériques évoluent constamment, où de nouvelles technologies apparaissent chaque semaine et où les tendances changent sans cesse, il est facile pour les équipes de se figer ou de courir après chaque nouvel outil sans plan cohérent. La première approche conduit à une paralysie de l’analyse. La seconde peut entraîner une fragmentation des efforts et une duplication du travail. Disposer d’une boussole numérique résout ces deux problèmes en vous donnant un objectif pour évaluer les opportunités par rapport à vos objectifs à long terme, tout en restant suffisamment flexible pour intégrer des innovations utiles.

Elle ne résout pas tous les problèmes, mais elle répond à une question cruciale : « Où devrions-nous concentrer notre temps et nos ressources en ce moment ? »

Présentation du cadre de maturité numérique

Pour nous, cette étoile polaire a pris la forme d’un cadre de maturité numérique, qui est un moyen d’évaluer où nous en sommes, d’identifier les lacunes importantes et de fixer des objectifs réalistes d’amélioration. 

Ce cadre nous aide à :

• Tester de nouvelles approches avec des indicateurs de réussite clairs

• Apprendre rapidement de nos réussites et de nos échecs

• Engager des ressources pour faire évoluer ce qui fonctionne

• Développer les compétences dont notre équipe a besoin pour atteindre les futurs niveaux de maturité

• Créer des parcours d’apprentissage clairs et alignés sur nos objectifs

Voici comment nous avons mis ce cadre en pratique :

Étape 1 : évaluer la situation actuelle

Nous avons commencé par évaluer honnêtement nos capacités actuelles, en identifiant les lacunes spécifiques et en fixant des objectifs d’amélioration réalistes. Pour concrétiser cela, nous avons défini cinq niveaux de maturité :

• Novice

• Explorateur

• Joueur

• Transformateur 

• Perturbateur 

Ces niveaux de maturité nous aident à identifier notre situation actuelle, à mettre en évidence les lacunes importantes et à fixer un objectif réaliste pour l’avenir, en fonction de nos objectifs clés, de nos priorités et de la situation que nous souhaitons atteindre.

Étape 2 : s’aligner sur les capacités clés

Nous avons structuré le cadre autour de six dimensions principales : des domaines importants pour l’évolution de notre équipe numérique. Il ne s’agit pas seulement de répondre aux besoins de l’entreprise, mais aussi d’aider les employés à acquérir de nouvelles compétences et à évoluer dans leurs fonctions. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque vous équilibrez les deux : faire progresser l’expertise de l’équipe tout en se concentrant sur les priorités qui font avancer le Business.

Les six dimensions sur lesquelles nous nous concentrons sont les suivantes :

• Advanced digital skills : passer d’une formation ad hoc à un programme de mise à niveau structuré avec des parcours de certification pour les compétences numériques critiques.

• Personnalisation : passer d’expériences uniformes à une personnalisation basée sur les données avec des directives de gouvernance claires.

• Expérimentation : dépasser une culture de décisions basées sur l’intuition pour adopter une culture de tests fondés sur des hypothèses.

• Automatisation basée sur l’IA : passer des processus manuels à des processus intelligents qui permettent à nos équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

• Analyses et indicateurs : passer de rapports indépendants à des indicateurs unifiés qui favorisent la prise de décision stratégique.

• Performances de la plateforme : passer de systèmes rigides à des architectures flexibles qui permettent une innovation rapide.

Étape 3 : rassembler les capacités et les évaluations

Après avoir évalué notre situation et identifié les capacités clés que nous voulions développer, nous les avons réunies. Pour ce faire, nous avons dû identifier le niveau de maturité de notre équipe, comprendre les jalons qui définissent ces niveaux et déterminer la direction à prendre.

Par exemple, un « novice du numérique » en matière d’automatisation basée sur l’IA peut avoir moins de 10 % de ses processus automatisés, tandis qu’un « perturbateur numérique » en aura plus de 75 %. En définissant des jalons et des indicateurs concrets pour chaque capacité, vous pouvez facilement évaluer la situation actuelle de l’équipe, ce que signifie passer de « novice » à « acteur » ou « perturbateur », et où investir ensuite.

Pour nous, cela a fait ressortir des priorités exploitables. Nous avons réalisé que nous étions un « explorateur numérique » en matière de personnalisation, en nous appuyant principalement sur une segmentation de base basée sur de larges segments, mais que nous devions évoluer vers un niveau d’« acteur numérique » avec des profils de clients unifiés et une personnalisation multicanale. En rendant ces lacunes visibles, nous avons donné à l’équipe une voie claire pour les combler.

Impliquer les employés dans le processus

Pour qu’un effort de maturité numérique fonctionne, il ne peut pas s’agir d’une simple directive descendante. Au début du processus, j’ai impliqué l’équipe dans la discussion, d’abord pour examiner une ébauche du cadre, puis pour aider à l’affiner. Résultat ? Une feuille de route qui reflète à la fois leur expertise et leurs priorités.

Cette approche collaborative a fait toute la différence. Elle permet à l’équipe de comprendre où nous allons, mais aussi de participer à l’élaboration de la feuille de route. Elle fournit également une perspective commune pour la hiérarchisation des priorités, en clarifiant la manière dont les efforts quotidiens s’inscrivent dans une vision d’ensemble.

Autre point tout aussi important, elle donne à l’équipe un moyen concret de mesurer sa propre croissance. Il ne s’agit pas de dire : « apprenez l’IA » ou « améliorez vos compétences en matière d’expérimentation ». Il s’agit de rendre le renforcement des compétences spécifique, exploitable et traçable. En liant la maîtrise à des indicateurs et à des jalons clairs, nous aidons les employés à comprendre comment leurs capacités évoluent et comment cette évolution s’inscrit dans leur rôle, leur carrière et l’avenir que nous construisons ensemble.

Rendre le tout exploitable et s’en approprier

Les meilleurs cadres ne se trouvent pas dans une présentation. mais là où le travail se déroule au quotidien. Chez Asana, cela signifie rendre le cadre de maturité numérique exploitable au sein même d’Asana. En tirant parti des fonctionnalités d’Asana pour créer un système connecté qui visualise notre parcours de transformation, nous avons permis à chaque membre de l’équipe de comprendre facilement où nous en sommes, où nous allons et comment son travail quotidien nous rapproche de nos objectifs à long terme.

Les principales fonctionnalités que nous utilisons sont les suivantes :

• Objectifs : nous avons défini des objectifs clairs pour chaque dimension de maturité, avec des cibles mesurables et des échéances.

• Projets : chaque objectif est soutenu par des projets et des tâches spécifiques qui décomposent les objectifs en étapes concrètes nécessaires pour les atteindre, ce qui permet à chaque membre de l’équipe de comprendre facilement comment son travail quotidien est lié à la croissance à long terme.

• Mises à jour de statut de projet : nous examinons et mettons à jour le statut chaque mois, ce qui nous permet de vérifier régulièrement l’avancement des projets. Ces mises à jour de statut aident l’équipe à rester sur la bonne voie, à mettre en évidence les réussites et à repérer rapidement les domaines qui nécessitent une attention particulière, ce qui permet d’ajuster facilement les priorités avant que des revers ne se produisent.

• Les champs personnalisés : nous suivons les niveaux de maturité, l’impact commercial et les besoins en ressources à l’aide de champs personnalisés qui permettent un filtrage et des rapports riches.

• Tableaux de bord de reporting : notre équipe de leadership utilise des tableaux de bord pour suivre la progression des initiatives, identifier les obstacles et prendre des décisions éclairées en matière d’allocation des ressources. Nous pouvons suivre les domaines dans lesquels nous réalisons les plus grandes avancées, comme le déploiement d’assistants alimentés par l’IA ou l’alignement sur les indicateurs de personnalisation, et repérer les domaines dans lesquels nous sommes au point mort.

Ce que j’aime dans cette approche, c’est la façon dont elle relie la vision stratégique à l’exécution quotidienne. Les membres de notre équipe peuvent voir comment leurs tâches individuelles contribuent directement à notre progression. Les progrès deviennent visibles et célébrés, tandis que les problèmes potentiels peuvent être identifiés et traités avant qu’ils ne compromettent notre élan.

À quoi ressemble le succès

Aujourd’hui, cette approche donne déjà des résultats :

• Nous sommes sur le point de passer du statut d’« Explorateur numérique » à celui d’« Acteur numérique » dans des domaines clés et, dans certains domaines, nous visons le statut de « Transformateur numérique » au cours de cet exercice.

• L’équipe a adopté des certifications en IA basées sur les rôles, avec 100 % de l’équipe certifiée Expert en workflows, certifiée sur les fondamentaux de Studio IA et certifiée avec le badge de compétences en IA.

• Nous avons déployé cinq assistants alimentés par l’IA et avons porté notre objectif à 15 assistants à mesure que nous prenons de l’ampleur.

• L’équipe comprend mieux où concentrer ses efforts, comment équilibrer les priorités quotidiennes avec le développement des compétences à long terme, et où ses contributions s’inscrivent dans une vision d’ensemble.

Leçons pour les autres leaders numériques

Si vous élaborez une feuille de route de maturité numérique pour votre équipe, quelques leçons s’imposent :

• Impliquez les personnes concernées dès le début : co-créez le cadre de manière à ce qu’il reflète à la fois votre stratégie et l’expérience vécue par votre équipe.

• Rendez-le exploitable : placez votre cadre là où le travail se déroule déjà, c’est-à-dire dans les outils et les plateformes que votre équipe utilise au quotidien.

• Suivez et mesurez les progrès en toute transparence : rendez les progrès visibles, afin que l’équipe puisse se rallier aux victoires et repérer les domaines où une plus grande attention est nécessaire.

• Faites preuve de flexibilité : les objectifs évoluent au fur et à mesure que vous en apprenez davantage sur ce qui est possible. Visez la progression, pas la perfection.

Construire ensemble l’avenir numérique

La transformation numérique ne se résume jamais à la technologie. Il s’agit de coordonner les personnes, les processus et les outils autour d’une vision commune. Chez Asana, notre cadre de maturité numérique est devenu bien plus qu’une simple feuille de route. C’est un moyen pour l’équipe de comprendre où nous en sommes, où nous allons et comment chacun peut nous aider à y parvenir.

En rendant le cadre exploitable sur Asana, nous avons transformé une grande initiative abstraite en une pratique collaborative et concrète. Et c’est ainsi, plus que par le biais d’un outil ou d’une tendance individuelle, que nous restons concentrés et gardons une longueur d’avance.