Stagnation en l'absence de normes de gestion du travail

Avant d'adopter Asana en 2014, Venture for America (VFA) utilisait à la fois des feuilles de calcul et un système CRM pour gérer les projets et les tâches. Cette situation posait plusieurs défis, notamment :

• Manque de standardisation : chaque service utilisait des outils différents et travaillait sur des projets de différentes manières, ce qui rendait la collaboration difficile.

• Absence de source unique de référence : des tâches importantes passaient entre les mailles du filet, car les informations devenaient rapidement obsolètes et n’étaient pas exploitables.

• Manque de flexibilité : les équipes n’étaient pas en mesure d’adapter les outils à leurs besoins spécifiques. Par exemple, les équipes spécialisées dans la gestion de projet avaient besoin d'une plateforme différente de celle des équipes spécialisées dans la gestion de la relation client.

Dans l'ensemble, l'équipe avait l'impression de faire du surplace et de ne pas pouvoir fonctionner de manière évolutive.

En quête d'une solution interfonctionnelle

En tant qu'équipe interfonctionnelle qui aspire à une transparence radicale, VFA souhaitait un outil qui augmenterait la visibilité sur les activités de l'organisation. L'équipe souhaitait également un outil flexible que chaque équipe pourrait personnaliser en fonction de ses processus.

VFA s'est tournée vers Asana, car cet outil rendait les informations transparentes et accessibles à son équipe interfonctionnelle. De plus, l’équipe s’est sentie en phase avec les valeurs d’entreprise d’Asana. Qu'il s'agisse de travailler en collaboration, d'éviter de prendre des raccourcis ou de mettre de la passion dans son travail, VFA s'efforce d'incarner ces valeurs au quotidien. Enfin, l'équipe VFA, qui est une équipe dynamique, recherchait un outil qui permettrait à ses membres de travailler efficacement sans disposer de beaucoup de ressources.

Après avoir décidé d'adopter Asana, VFA a commencé avec une petite équipe de champions d'Asana qui ont joué un rôle clé dans la promotion de la plateforme au sein de l'organisation. Pour s'assurer que tout le monde était en mesure d'utiliser efficacement Asana, Amy et son équipe ont organisé des sessions Asana individuelles, ainsi que des « Lunch and Learns » semestriels, qui ont permis à l'équipe d'approfondir ses connaissances sur des fonctionnalités spécifiques. Ces déjeuners instructifs ont toujours lieu aujourd'hui. Amy montre également l'exemple en suivant son propre travail sur Asana. De cette façon, son équipe sait qu'Asana est un outil essentiel et la plateforme de référence pour gérer leur travail.

Asana, un pilier de la gestion des subventions

Aujourd'hui, VFA utilise Asana dans l'ensemble de l'organisation pour gérer tous ses programmes et son travail. Amy et son équipe estiment que chaque personne gagne environ 45 minutes par jour en simplifiant son travail sur Asana et en évitant les suivis inutiles.

L'une des fonctions les plus importantes que l'équipe exécute sur Asana est la gestion de plus de 45 demandes de subvention chaque année. En tant qu'organisation à but non lucratif, la conformité est une priorité pour VFA. Asana permet à plusieurs équipes de coordonner l'ensemble du processus de gestion des subventions, de la lettre d'intention initiale à la soumission finale. Comme tout est géré sur Asana, l'équipe chargée des finances sait quand elle doit établir les budgets et les rapports, et Amy sait quand elle doit réviser les documents relatifs aux subventions. Le fait de disposer d'un projet unique pour les subventions, visible par tous les membres de l'organisation et comprenant tous les documents pertinents, permet de déposer davantage de demandes de subvention et d'obtenir plus de financements.

Comme nous pouvons facilement hiérarchiser les subventions sur Asana, nous ne manquons aucune opportunité de financement, ce qui est au cœur de nos préoccupations.

Outre la gestion des subventions, VFA s'appuie sur Asana pour gérer l'expérience des boursiers. VFA gère son processus de sélection des boursiers sur Asana, ainsi qu’un programme de stage de formation d’un mois pour les boursiers, qui sert de première introduction à VFA. Étant donné que les programmes de bourses sont lancés chaque année, les parties prenantes peuvent simplement dupliquer les projets Asana précédents pour lancer la planification de l’année en cours. Amy et son équipe estiment qu’elles gagnent au moins trois jours de travail par événement de grande envergure grâce à la simplification du processus de planification avec Asana.

Libérer notre cerveau du besoin de recourir à la mémoire va nous faciliter la vie à tous dans les années à venir. Asana nous aide à réduire la charge cognitive de chacun, pour gagner en clarté.

Un nouveau départ pour une nouvelle décennie avec Asana

Maintenant que VFA a posé des bases solides pour son développement futur avec Asana, l'organisation prévoit de développer ses capacités sous la forme de nouvelles initiatives, notamment un accélérateur axé sur la diversité et une étude d'impact, alors qu'elle entame sa 10e année d'existence. Ces efforts visent à déterminer comment l’équipe de VFA peut étendre son impact au cours de la prochaine décennie et aboutiront à une série de recommandations pour l’avenir de VFA. Et chacune de ces nouvelles initiatives sera gérée sur Asana.