Tea s.p.a. accélère de 30 % la mise en œuvre de ses projets grâce à Asana

L’impact d’Asana

• Une réduction de 30 % du temps nécessaire à la mise en œuvre des projets
• Une heure économisée sur le délai de réponse aux nouvelles demandes
• Une collaboration optimisée et un travail plus précis grâce à la centralisation des informations clés
• Des gains d’efficacité sur les projets complexes grâce à une meilleure collaboration entre les parties prenantes internes et externes
• Une gestion de projet flexible qui permet aux équipes d’opter pour les méthodes qui leur conviennent le mieux et de travailler efficacement

Territorio Energia Ambiente (Tea) s.p.a. est un fournisseur italien de services publics qui se consacre à diverses missions : distribution de gaz et d’électricité, traitement et gestion des déchets, et entretien des routes.

Tout au long de l’année, Tea travaille simultanément sur des dizaines de projets de grande envergure, lesquels impliquent un grand nombre de parties prenantes. Le service informatique de l’entreprise dirigé par Andrea Cobelli, directeur de l’information, est responsable de la création et de la maintenance des systèmes nécessaires pour mener à bien ces projets. Les 17 membres de son service gèrent plusieurs activités clés : développement des applications et systèmes, maintenance, intégration entre les applications et gestion des projets informatiques.

Le service était confronté à plusieurs défis. Entre l’absence de systèmes d’information centralisés et un recours excessif aux e-mails et aux feuilles de calcul, l’équipe éprouvait des difficultés à gérer ses ressources humaines et son budget.

« Nous recourions aux e-mails, aux transferts manuels de fichier et nous nous servions de multiples feuilles de calcul. Il était donc difficile de trouver les informations dont nous avions besoin. Les collègues avaient du mal à suivre le fil des différentes discussions parmi les chaînes d’e-mails, ce qui nuisait fortement à la visibilité générale, sans parler des éléments oubliés ou perdus dans la masse d’informations. »
— Alessandro Lupi, conseiller stratégique principal, bureau en charge des applications informatiques, Tea s.p.a.

Le service avait besoin d’une solution pour résoudre son problème de gestion des ressources. Les membres de l’équipe avaient coutume de travailler de longues heures, mais sans jamais atteindre les résultats escomptés. En outre, Alessandro avait identifié plusieurs autres soucis :

• Un manque de responsabilisation, lequel entraînait des retards et conduisait l’équipe à passer à côté de certaines opportunités.
• Un défaut de visibilité qui complexifiait la prise de décisions avisées.
• La perte de certaines informations essentielles.
• Un manque de coordination des échanges avec les parties prenantes internes et externes.

Le service avait besoin d’une solution de gestion de projet pour simplifier ses opérations, gagner en productivité et communiquer efficacement avec les parties prenantes. En outre, le temps constituait un autre facteur critique pour Tea s.p.a.

Le choix d’une solution de gestion du travail adéquate

L’augmentation croissante des tâches d’organisation fastidieuses (ce qu’Asana nomme le « work about work ») compte parmi les plus grands défis des employés d’aujourd’hui. Il s’agit notamment des tâches de communication et de suivi, de la recherche d’informations, du va-et-vient entre différents outils, de la gestion des priorités ou encore du suivi de la progression des activités. D’après le rapport Asana sur l’Anatomie du travail, les travailleurs de la connaissance consacrent en moyenne 60 % de leur temps à ces tâches de coordination, tandis que seuls 26 % sont dédiés au travail qualifié pour lequel ils ont été embauchés.

Ce sont des problèmes d’efficacité de ce type qui ont eu des répercussions négatives sur les équipes de Tea, lesquelles ne parvenaient pas à atteindre leurs objectifs. C’est l’une des principales raisons qui ont conduit l’entreprise à adopter Asana en tant que nouvel outil de gestion du travail. Pour réduire au maximum les inefficacités, le service informatique de Tea souhaitait une solution qui réponde à cinq critères essentiels :

1. Remplacer un ensemble d’anciens systèmes et processus disparates.
2. Permettre au service de développer, puis pérenniser des processus et des dispositifs dynamiques.
3. Fournir des outils visuels de représentation temporelle (notamment des diagrammes de Gantt) pour accompagner la gestion de projet.
4. Optimiser la gestion du temps et des ressources à l’échelle du service et du portefeuille de projets.
5. Renforcer la collaboration entre les membres d’équipe et les parties prenantes, internes et externes.

Outre ces exigences, Alessandro avait deux critères décisifs en tête au moment d’évaluer les solutions potentielles : le coût et la durée de déploiement. L’outil idéal devait donc répondre à chacun des cinq critères clés du service, mais également respecter le budget et pouvoir être implémenté rapidement.

Pour analyser les différents outils, l’équipe projet a adopté une approche « Greenfield » (repartir de zéro et revoir les processus les plus anciens) et s’est lancée à la recherche de la solution idéale. Après avoir passé en revue certains des meilleurs outils du marché, l’équipe a été impressionnée par Asana en raison de la rapidité avec laquelle l’outil semblait pouvoir répondre à leurs attentes. Tea a donc pris le temps d’évaluer la plateforme plus en détail.

Luisa, membre du service informatique, avait déjà utilisé Asana chez l’un de ses précédents employeurs. Elle avait ainsi pu découvrir le fonctionnement de l’outil en pratique et constaté que les équipes trouvaient Asana particulièrement facile à prendre en main. La plateforme permettait à chacun de travailler comme bon lui semblait et l’ensemble de son équipe d’alors avait considérablement gagné en efficacité. Grâce à Asana, tous avaient réussi à se libérer des anciens systèmes statiques complexes et à faire avancer les projets. Luisa explique :

« J’avais déjà utilisé Asana dans une autre entreprise et constaté à quel point l’outil permettait une gestion fluide des activités. L’équipe s’implique beaucoup plus dans les projets, car elle est sollicitée et reçoit des rappels pour chaque tâche à accomplir. Asana est vraiment simple à prendre en main, vous n’avez pas besoin de retenir tout un tas d’informations. Quand on commence à se servir d’Asana, on ne peut plus s’en passer ! »
— Luisa Fiorini, chef de projet SAP, Tea s.p.a.

Mettre en œuvre et favoriser l’adoption d’Asana

L’équipe projet a déployé Asana progressivement. Le service informatique a inauguré l’outil, en commençant par l’équipe de développement des applications. L’objectif initial consistait à observer comment Asana pouvait venir compléter et améliorer les processus existants, lesquels reposaient jusqu’alors sur une utilisation combinée des e-mails et des feuilles de calcul statiques.

Baptême du feu réussi ! L’équipe projet a alors étendu l’utilisation d’Asana à l’ensemble du service informatique. Ensuite, elle a élaboré un plan en plusieurs phases pour faire adopter Asana à tous les employés de l’entreprise, en commençant par tous les services et équipes internes, puis les fournisseurs et, enfin, tous les partenaires externes.

« Comme Asana est particulièrement intuitif, la conception des séances de formation s’est révélée un jeu d’enfants. Tout le monde en a compris le fonctionnement aisément, et l’adoption par les autres équipes s’est faite en douceur. »
— Alessandro Lupi, conseiller stratégique principal, bureau en charge des applications informatiques, Tea s.p.a.

Alessandro souligne que la flexibilité de la plateforme est un avantage majeur. Il remarque également que la possibilité de créer des projets adaptés aux différentes méthodes de travail a permis aux équipes d’adopter rapidement Asana et de s’en servir immédiatement. Asana permet de hiérarchiser le travail et, de ce fait, simplifie l’organisation des équipes, projets et tâches. L’outil facilite également la collaboration interfonctionnelle entre les parties prenantes internes et externes.

Tea utilise Asana pour gagner en efficacité et en rapidité

Tea a constaté des niveaux d’adoption extrêmement élevés parmi les utilisateurs Asana de la première heure. Tous les individus l’ayant adopté (qu’il s’agisse de collaborateurs internes ou externes) aiment travailler sur Asana et apprécient la fluidité procurée par la plateforme. L’équipe projet utilise Asana pour définir, planifier et structurer ses initiatives. Résultat, elle se montre beaucoup plus efficace dans l’organisation de son travail. Parmi les améliorations majeures :

• Une heure économisée sur le délai de réponse aux nouvelles demandes de projet.
• Accélération de la mise en œuvre des projets de 30 %.

En outre, Asana aide Tea à optimiser la collaboration interfonctionnelle entre les parties prenantes internes et externes, car l’outil constitue un canal de communication simple et rapide. La plateforme simplifie la collecte et la diffusion des informations, et accroît la visibilité de ces dernières. Ainsi, Tea est en mesure de garantir une exécution cohérente de tous ses projets et chaque employé peut gérer sa charge de travail plus efficacement.

« Asana envoie des notifications aux personnes concernées dès qu’une action doit être accomplie. Cela nous a permis de changer de perspective et de nous interroger sur notre façon de gérer nos activités. Plus besoin de déclencher manuellement des actions clés dans un projet, Asana s’en charge pour nous. Nous avons les moyens d’être beaucoup plus proactifs et ne consacrons plus notre temps à organiser ou coordonner nos activités. »
— Alessandro Lupi, conseiller stratégique principal, bureau en charge des applications informatiques, Tea s.p.a.

Ces avantages en matière de collaboration et d’efficacité résultent de l’adoption réussie d’Asana par les utilisateurs de Tea qui n’ont pas hésité à se servir des fonctionnalités, intégrations et outils proposés par la plateforme. Grâce à Asana, Tea est parvenu à :

• Gagner du temps et éviter la perte accidentelle de données grâce au transfert sur Asana des informations contenues dans les e-mails, et ce, grâce à l’extension Gmail.
• Travailler de manière cohérente et éliminer les échanges intempestifs et chronophages. Pour ce faire, Tea a créé des formulaires et des champs personnalisés pour standardiser la création des tâches et projets.
• Rationaliser les tâches et les processus grâce aux Règles Asana. Tea peut désormais attribuer automatiquement des tâches aux personnes concernées, mais aussi déplacer des tâches d’un projet à l’autre et créer des interdépendances entre les différentes initiatives.
• Créer des rapports et tableaux de bord personnalisés pour suivre les indicateurs clés de performance (ICP). Ainsi, Tea peut donner aux managers et aux leaders une vue d’ensemble instantanée de l’ensemble des projets et portefeuilles de l’organisation.
• Visualiser les indicateurs de rentabilité des projets et programmes pour identifier les services à risque et ceux pour lesquels une analyse stratégique serait bienvenue.

• Évaluer les ICP et la disponibilité des fournisseurs afin d’en suivre la progression.

De la théorie à la réalité : obtenir des résultats concrets

L’équipe informatique de Tea a récemment entrepris un vaste projet de développement. L’objectif ? Aider l’entreprise à se conformer à la législation italienne à l’égard de la qualité de l’eau. L’équipe devait donc mettre sur pied une structure pour la collecte et le suivi des données nécessaires, puis organiser ces données afin de les analyser et les extraire facilement pour satisfaire aux exigences de conformité.

Une cinquantaine de personnes sont impliquées dans ce projet, dont 15 parties prenantes clés issues de Tea et de son fournisseur externe qui utilisent toutes Asana. L’équipe travaille actuellement sur la deuxième phase de ce projet qui en comprend trois et a déjà pu bénéficier des avantages apportés par la plateforme.

L’équipe projet a constaté qu’Asana joue un rôle clé dans l’optimisation de la communication entre les parties prenantes internes et externes. La possibilité de créer des formulaires et de définir des champs personnalisés s’avère particulièrement utile. Cela permet de s’assurer simplement que toutes les informations nécessaires sont collectées et mises à disposition des intervenants concernées.

Les bénéfices sont remarquables : grâce à cette fonction clé et bien d’autres, Asana a permis à Tea d’accélérer la mise en œuvre de ses projets de 30 %. L’organisation manuelle d’antan est désormais un vieux souvenir et l’entreprise gère désormais ses projets avec des outils professionnels de qualité.

« Asana est synonyme de visibilité, aussi bien pour nous que pour nos fournisseurs. Cet outil optimise la collecte de données et la gestion des projets. Il est facile à utiliser, mais ce n’est pas la seule caractéristique qui nous intéresse. Asana nous aide à gérer plus efficacement nos projets. »
— Andrea Manganaro, chef de projet informatique, Tea s.p.a.

Quelles sont les prochaines étapes pour Tea ?

Jusqu’à présent, l’équipe informatique a déployé Asana uniquement auprès d’individus impliqués dans des projets bien particuliers. Chacun a pu constater la valeur ajoutée d’Asana en matière de collaboration interfonctionnelle, de coordination et de visibilité. C’est pourquoi l’équipe compte bien déployer la plateforme à l’échelle de l’entreprise.

L’équipe informatique a déjà commencé à former des collaborateurs au sein des autres services de l’entreprise, que ces derniers soient ou non impliqués dans des projets informatiques. Alessandro et son équipe sont convaincus qu’Asana peut aider tous les employés à bénéficier des mêmes avantages que son service, aux échelles individuelles et collectives.