Lorsque Brynn a lancé Mirror pour la première fois, l’entreprise utilisait un méli-mélo d’outils différents pour gérer les projets et les tâches, ce qui entraînait :

• Difficultés à coordonner le travail entre les différents services

• Absence de source unique de référence

• Trop de temps consacré aux tâches d’organisation

D’après Brynn, « C’était le chaos. » Brynn avait besoin d’une solution tout-en-un pour gérer les projets et les tâches au sein de son équipe de 75 personnes, un chiffre appelé à augmenter.

Simplification du travail interfonctionnel

Aujourd’hui, Asana est devenu une source unique de référence pour Mirror. Chaque équipe Mirror utilise l’outil pour tout faire, du suivi des clients à la collaboration avec les partenaires, ce qui leur permet de se dépasser plus efficacement.

• L’équipe commerciale peut désormais suivre les clients tout au long de leur cycle de vie et veiller à ce que la communication ne passe pas entre les mailles du filet.

• L’équipe de la chaîne d’approvisionnement est en mesure de suivre les commandes et de collaborer en toute transparence sur les documents de syndication impliquant les fabricants de Mirror.

• L’équipe chargée des partenariats peut désormais interagir en toute transparence et de manière professionnelle avec ses partenaires, notamment lululemon athletica et de nombreuses entreprises du Fortune 500, par l’intermédiaire d’un seul référent.

• L’équipe chargée du contenu est en mesure de gérer les ressources de la conception au lancement. Un projet de campagne Mirror peut impliquer l’équipe de production responsable de la création des photos, l’équipe fitness responsable de la création des vidéos des coachs, l’équipe de conception responsable de la création de l’interface utilisateur et l’équipe créative responsable de la retouche des ressources créatives.

Grâce à la flexibilité d’Asana, les équipes peuvent collaborer de manière interfonctionnelle et intégrer leur travail au sein d’un même système central de gestion du travail.

Établir des règles d’engagement

Lors du déploiement d’Asana au sein de l’équipe, Brynn et son équipe ont établi des règles d’engagement afin de s’assurer que tout le monde était sur la même longueur d’onde concernant l’utilisation efficace des différents outils de l’environnement de travail. Slack est utilisé pour les questions rapides et les mises à jour de statut, Asana pour la gestion des projets et des tâches, et les e-mails uniquement pour la communication externe et l’organisation de réunions.

Asana joue un rôle essentiel dans notre capacité à travailler de manière optimale, à faire preuve d’une grande rigueur quant à ce que nous faisons et ne faisons pas, et à bien communiquer entre nous.

Brynn Putnam, PDG

Brynn et son équipe ont également élaboré des conventions Asana afin que chacun puisse se concentrer sur le travail à accomplir plutôt que de se demander comment utiliser l’outil. Par exemple, ils ont établi des normes pour nommer les tâches et joindre des documents, ainsi que pour attribuer les tâches. Avant d’attribuer une tâche, les membres de l’équipe sont également encouragés à utiliser la description de la tâche pour expliquer pourquoi ils ont fixé une échéance spécifique. Cela permet aux responsables de se mettre rapidement au travail en connaissant l’importance de la tâche. Cela leur permet également d’avoir davantage confiance dans le fait que l’échéance a été choisie avec soin.

Réduire les tâches d’organisation

En créant une source unique de référence pour l’ensemble du travail, Brynn et son équipe peuvent consacrer leur temps à ce qui compte vraiment. Depuis l’adoption d’Asana, Mirror a supprimé tous les e-mails internes. Brynn estime que les cadres supérieurs de Mirror gagnent environ trois à quatre heures par jour. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit un document important par e-mail, il ou elle déplace la discussion vers une tâche Asana et ajoute les personnes concernées en tant qu’abonnés. Cela permet d’identifier plus clairement la personne directement responsable (PDR) et de déterminer les prochaines étapes.

En général, je rentrais chez moi et je mettais mon fils au lit à huit heures, avant de me consacrer à mes e-mails jusqu’à minuit. J’essayais tant bien que mal de faire le tri entre les longues chaînes et les nouvelles demandes. Et maintenant, je peux littéralement me frayer un chemin dans Asana parce que je sais exactement ce qui est important.

Brynn Putnam, PDG

Maintenant que Mirror a créé une source unique de référence qui permet à l’équipe de coordonner le travail plus efficacement et de réduire les tâches d’organisation, l’entreprise est bien placée pour se développer. Alors que Mirror envisage de doubler la taille de son équipe au cours de l’année prochaine, l’entreprise utilisera Asana pour continuer à accomplir sa mission.