John Spedan Lewis croyait en un nouveau modèle d’entreprise offrant aux collaborateurs une part des bénéfices au travers de primes annuelles, de bonnes conditions de travail et une voix dans toutes les prises de décisions. De nos jours, les plus de 83 000 employés de l’entreprise (appelés partenaires) bénéficient encore des mêmes avantages.

Intégrée au service des ressources humaines (RH), l’équipe de développement de solutions de John Lewis Partnership crée des solutions internes pour soutenir les programmes d’accompagnement des collaborateurs : une plateforme vidéo pour former les partenaires de vente, un outil de coaching et de retour d’expérience, et un système de remboursement pour la formation professionnelle, entre autres outils. Après une restructuration d’entreprise, une équipe UX a été formée au sein des RH pour participer à la conception et au développement de ces solutions. Selon Philip Quarterman, concepteur UX chez John Lewis Partnership, « tout projet passe d’abord par notre équipe pour s’assurer que la solution répond bien aux besoins sous-jacents de l’activité avant de passer à la conception ».

L’équipe UX a adopté Asana pour structurer, simplifier la réception des demandes et clarifier la collaboration interfonctionnelle, dans le but de rendre les RH plus efficaces sur la formation des partenaires. « Nous sommes tous copropriétaires de l’entreprise », indique Philip Quarterman. « Indépendamment des fonctions exercées au siège social, nous devons tous garder à l’esprit que si nous n’aidons pas l’entreprise à générer des bénéfices, nous représentons un coût net. Tout ce que nous accomplissons doit améliorer la capacité des partenaires à faire leur travail ou à réaliser d’une manière ou d’une autre des économies. C’est là notre objectif au long cours. »

La recherche d’un outil adapté à différents styles de travail

L’équipe UX étant toute nouvelle, Philip Quarterman confie qu’au départ, « certains aspects n’étaient pas clairs : à quel moment intervenir dans un projet ? À quel endroit enregistrer les approbations ? Et il manquait une visibilité entre les équipes ». Ainsi, lorsque l’ancien logiciel de gestion des tâches de l’équipe UX a été amené à changer, cette dernière a cherché un logiciel de remplacement qui faciliterait la collaboration et l’intégration avec le service RH dans son ensemble.

L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau. Cela permet aux membres de l’équipe de travailler dans la structure de projet qui leur convient le mieux.

Ils avaient également besoin d’un outil qui corresponde à différents styles de travail. « Nous avons notamment choisi Asana pour sa capacité à afficher les projets en vue liste ou tableau », déclare Philip Quarterman, faisant référence à la possibilité d’afficher les tâches sous forme de liste ou de tableau de type Kanban. « Les membres de l’équipe peuvent ainsi travailler dans la structure de projet qu’ils préfèrent. »

Unifier les équipes sur Asana

Quand l’équipe UX a commencé à gérer ses demandes et projets sur Asana, elle y a intégré ses formulaires Web afin que les autres équipes puissent soumettre leurs demandes de travail en toute simplicité. Comme l’explique Philip Quarterman : « Il nous faut gérer les demandes entrantes, et c’est l’outil idéal pour le faire. Avec Asana, il est tellement facile de mettre en place une liste de tâches… C’est un élément indispensable ».

Au bout du compte, les équipes qui collaboraient avec l’équipe UX ont également adopté cette façon de travailler. Asana a rapidement été utilisé pour gérer des projets dans tous les domaines du développement de solutions, et sa fonction Portefeuilles aide à faire le lien entre les différentes fonctions. Chaque équipe a son propre portefeuille de projets. Chaque projet est dirigé par une équipe distincte, qui peut s’appuyer sur les ressources des autres équipes en leur attribuant des tâches. « Cela a complètement changé notre façon de gérer les projets en interne. Nous présentons cette approche au reste du service du personnel pour leur dire : « Regardez, c’est comme ça que nous travaillons. C’est ainsi que les projets sont menés à bien. »

Visualiser les processus du début à la fin

D’après Philip Quarterman, avant Asana, la visibilité interéquipes était inexistante. Aujourd’hui, la situation est bien différente, puisque n’importe quelle équipe peut consulter l’ensemble des projets sur lesquels travaille l’équipe UX. Chaque projet comprend des tâches et des sous-tâches, qui se retrouvent également dans d’autres projets selon l’équipe qui en est responsable. La nature visuelle d’Asana a permis d’apporter de la clarté à un processus de collaboration autrefois confus. Comme le souligne Philip : « Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux d’Asana, car c’est une façon beaucoup plus visuelle de voir où en est chaque demande, et les approbations sont plus claires. » La possibilité de modifier le responsable de chaque tâche et d’identifier qui fait quoi a fait ses preuves. »

Les utilisateurs sont ravis de se servir des tableaux Asana, car ils visualisent l’état d’avancement de chaque demande, et les approbations sont plus claires.

Asana a également contribué à simplifier les processus quotidiens. Toutes les nouvelles demandes de projet sont envoyées par le biais d’une intégration de formulaire unique. Ce dernier comprend des champs permettant d’ajouter une brève description, des informations de contact, une échéance et un brief de projet. Cette demande est évaluée au cours d’une réunion hebdomadaire générale, puis les tâches correspondantes sont attribuées aux membres de l’équipe sur Asana. La possibilité de suivre la progression du projet sur Asana et d’ajouter des commentaires a permis de réduire le nombre de réunions de suivi, en interne comme avec les développeurs externes.

Se mobiliser pleinement pour les partenaires

L’équipe UX de Philip Quarterman suit les résultats de ses solutions grâce à des indicateurs clés de performance tels que l’augmentation des ventes, le nombre de vues des vidéos de formation sur Google Analytics et les scores de satisfaction. Mais la manière dont ils collaborent avec les autres équipes du service RH contribue à atteindre un objectif plus large, celui de soutenir efficacement l’entreprise. À l’aide d’un système bien huilé, les équipes concernées sont en mesure d’aider leurs partenaires à faire du bon travail, de maintenir de faibles coûts et, ensemble, de développer l’activité.