John Lewis Partnership rassemble des équipes interfonctionnelles avec Asana

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • Siège social
    • Londres, Royaume-Uni
  • Année de création
    • 1864
  • Employés
    • + de 83 000

Tout commença à Londres en 1864, lorsqu’un marchand du nom de John Lewis fit le tour de la ville, brouette à bout de bras, pour acheter des tissus afin de les revendre avec une faible marge dans sa nouvelle petite boutique sur Oxford Street. L’entreprise se développa et son fils, John Spedan Lewis, fonda John Lewis Partnership, devenu la plus grande entreprise détenue par des employés au Royaume-Uni. Elle gère les célèbres grands magasins John Lewis & Partners et les supermarchés Waitrose & Partners, ainsi que d’autres services financiers et commerciaux.

John Spedan Lewis croyait en un nouveau modèle d’entreprise offrant aux employés une part des bénéfices au travers de primes annuelles, de bonnes conditions de travail et une voix dans toutes les prises de décisions. De nos jours, les plus de 83 000 employés de l’entreprise (appelés partenaires) bénéficient encore des mêmes avantages.

L’équipe de développement de solutions de John Lewis Partnership, intégrée au service des ressources humaines (RH), crée des solutions internes pour soutenir les programmes en faveurs des employés, avec par exemple une plateforme vidéo pour former les partenaires de vente, un outil de coaching et de retour d’expérience, et un système de remboursement pour la formation professionnelle. Suite à une restructuration de l’entreprise, une équipe expérience utilisateur (UX) a été formée au sein des RH pour participer à la conception et au développement de ces solutions. Selon Philip Quarterman, concepteur UX chez John Lewis Partnership, « Tout projet passe d’abord par notre équipe pour s’assurer que la solution répond bien aux besoins sous-jacents de l’activité avant de passer à la conception ».

L’équipe UX a adopté Asana pour structurer et simplifier la réception des demandes et clarifier la collaboration interfonctionnelle, avec pour but de rendre les RH plus efficaces sur la formation des partenaires. « Nous sommes tous copropriétaires de l’entreprise », indique Philip Quarterman. « Qu’il s’agisse de n’importe qu’elle fonction au siège social, nous devons tous garder à l’esprit que si nous n’aidons pas l’entreprise à générer des bénéfices, nous représentons un coût net. Tout ce que nous faisons doit améliorer la capacité des partenaires à faire leur travail ou à réaliser d’une manière ou d’une autre des économies. C’est là notre objectif constant. »

La recherche d’un outil adapté à différents styles de travail

L’équipe UX étant toute nouvelle, Philip Quarterman confie qu’au départ, « certains aspects n’étaient pas clairs : à quel moment intervenir dans un projet ? À quel endroit enregistrer les approbations ? Et il manquait une visibilité entre les équipes ». Ainsi, lorsque l’ancien logiciel de gestion des tâches de l’équipe UX a été amené à changer, cette dernière a cherché un logiciel de remplacement qui faciliterait la collaboration et l’intégration avec le service RH dans son ensemble.

« L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau . Cela permet aux membres de l’équipe d’utiliser la structure de projet qui leur convient le mieux. »

Ils avaient également besoin d’un outil qui corresponde à différents style de travail. « L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau », déclare Philip Quarterman, faisant référence à la possibilité d’afficher les tâches sous forme de liste ou de tableau de type kanban. « Cela permet aux membres de l’équipe d’utiliser la structure de projet qui leur convient le mieux. »

Unifier les équipes sur Asana

Quand l’équipe UX a commencé à gérer ses demandes et projets sur Asana, elle y a intégré ses formulaires Web afin que les autres équipes puissent soumettre leurs demandes de travaux en toute simplicité. Comme l’explique Philip Quarterman : « Il nous faut gérer les demandes entrantes, et c’est l’outil idéal pour le faire. Avec Asana, il est tellement facile de mettre en place une liste de tâches… C’est un élément indispensable ».

Au bout du compte, les équipes qui collaboraient avec l’équipe UX ont également adopté cette façon de travailler. Asana a rapidement été utilisé pour gérer des projets dans tous les domaines du développement de solutions, et sa fonction Portefeuilles aide à faire le lien entre les différentes fonctions. Chaque équipe a son propre portefeuille de projets. Chaque projet est dirigé par une équipe distincte, qui peut s’appuyer sur les ressources des autres équipes en leur attribuant des tâches. « Cela a complètement changé notre façon de gérer les projets en interne. Nous présentons notre travail au service RH dans son ensemble pour lui dire : Regardez, c’est comme ça que nous travaillons. Voici comment les projets se déroulent. »

Visualiser les processus du début à la fin

Philip Quarterman dit qu’avant Asana « il n’y avait pas de visibilité entre les équipes ». Mais aujourd’hui, n’importe quelle équipe peut consulter l’ensemble des projets sur lesquels l’équipe UX travaille. Chaque projet comprend des tâches et sous-tâches, que l’on retrouve également dans d’autres projets selon l’équipe en charge. La nature visuelle d’Asana apporte de la clarté à un processus de collaboration autrefois confus. Comme le note Philip Quarterman : « Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux d’Asana, car c’est une façon beaucoup plus visuelle de voir où en est chaque demande, et les approbations sont plus claires. La possibilité de modifier la responsabilité des tâches et de voir qui fait quoi a fait ses preuves. »

« Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux d’Asana, car c’est une façon beaucoup plus visuelle de voir où en est chaque demande, et les approbations sont plus claires. »

Asana a également contribué à simplifier les processus quotidiens. Toutes les nouvelles demandes de projet passent par un formulaire intégré. Ce dernier comprend des champs pour une brève description, les informations de contact, l’échéance et une explication du projet. Cette demande est évaluée au cours d’une réunion hebdomadaire centrale, puis attribuée aux membres de l’équipe sur Asana. La possibilité de suivre les progrès sur Asana et d’ajouter des commentaires a permis de réduire le nombre de réunions de suivi, que ce soit en interne ou avec les développeurs extérieurs.

Tout pour les partenaires

L’équipe UX de Philip Quarterman suit les résultats de ses solutions grâce à des indicateurs clés de performance tels que l’augmentation des ventes, le nombre de vues des vidéos de formation sur Google Analytics et les scores de satisfaction. Mais la manière dont ils collaborent avec les autres équipes du service RH contribue à atteindre un objectif plus large, celui de soutenir efficacement l’entreprise. À l’aide d’un système bien huilé, les équipes concernées sont en mesure d’aider les partenaires à faire du bon travail, de maintenir de faibles coûts et, ensemble, de développer l’activité.

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