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John Lewis Partnership

John Lewis Partnership rassemble des équipes interfonctionnelles avec Asana

John Lewis Partnership logo
RégionRoyaume-Uni
Taille de l’entrepriseEnterprise
Secteur d’activitéCommerce de détail / Biens de consommation
Processus clés
Demandes de travail
Fonctionnalités clés
board iconTableauportfolio iconPortefeuilles

Tout commence à Londres en 1864, lorsqu’un marchand du nom de John Lewis fait le tour de la ville, sa brouette à bout de bras, pour acheter des tissus afin de les revendre avec une faible marge dans sa nouvelle petite boutique sur Oxford Street. L’entreprise se développe au fil des années et c’est finalement son fils John Spedan Lewis qui fonde John Lewis Partnership, devenue la plus grande entreprise détenue par des employés au Royaume-Uni. Elle gère les célèbres grands magasins John Lewis & Partners et les supermarchés Waitrose & Partners, ainsi que d’autres services financiers et commerciaux.

John Spedan Lewis croyait en un nouveau modèle d’entreprise qui proposerait aux employés une part des bénéfices par le biais de primes annuelles, leur offrirait des conditions de travail décentes et un pouvoir de décision. Les employés de l’entreprise ou « partenaires », qui sont aujourd’hui plus de 83 000, bénéficient toujours de ces avantages de nos jours.

Intégrée au service des ressources humaines (RH), l’équipe de développement de solutions de John Lewis Partnership crée des solutions internes pour soutenir les programmes d’accompagnement des employés : une plateforme vidéo pour former les partenaires de vente, un outil de coaching et de retour d’expérience, et un système de remboursement pour la formation professionnelle, entre autres outils. Après une restructuration d’entreprise, une équipe expérience utilisateur (UX) a été formée au sein des RH pour participer à la conception et au développement de ces solutions. Selon Philip Quarterman, concepteur UX chez John Lewis Partnership, « tout projet passe d’abord par notre équipe pour s’assurer que la solution répond bien aux besoins sous-jacents de l’activité avant de passer à la conception ».

L’équipe UX a adopté Asana pour structurer, simplifier la réception des demandes et clarifier la collaboration interfonctionnelle, dans le but de rendre les RH plus efficaces sur la formation des partenaires. « Nous sommes tous copropriétaires de l’entreprise », indique Philip Quarterman. « Indépendamment des fonctions exercées au siège social, nous devons tous garder à l’esprit que si nous n’aidons pas l’entreprise à générer des bénéfices, nous représentons un coût net. Tout ce que nous accomplissons doit améliorer la capacité des partenaires à faire leur travail ou à réaliser d’une manière ou d’une autre des économies. C’est là notre objectif au long cours. »

La recherche d’un outil adapté à différents styles de travail

L’équipe UX fraîchement créée, Philip Quarterman confie qu’au départ, certains détails étaient encore un peu flous : à quel moment intervenir dans un projet ? Où valider les approbations ? Comment améliorer la visibilité entre les équipes ? Ainsi, quand a été évoquée la possibilité de changer l’ancien logiciel de gestion des tâches de l’équipe UX, cette dernière a cherché un logiciel de remplacement en mesure de simplifier la collaboration et l’intégration avec le service RH dans son ensemble.

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Nous avons notamment choisi Asana pour sa capacité à afficher les projets en vue liste ou tableau. Les membres de l’équipe peuvent ainsi visualiser leurs projets comme bon leur semble.”

Par ailleurs, l’outil sélectionné devait aussi s’adapter à différents styles de travail. « Nous avons notamment choisi Asana pour sa capacité à afficher les projets en vue liste ou tableau », déclare Philip Quarterman, faisant référence à la possibilité d’afficher les tâches sous forme de liste ou de tableau de type Kanban. « Les membres de l’équipe peuvent ainsi visualiser leurs projets comme bon leur semble. »

Rassembler les équipes sur Asana

Quand l’équipe UX a commencé à gérer ses demandes et projets sur Asana, elle y a intégré ses formulaires Web afin que les autres équipes puissent soumettre leurs demandes de travail en toute simplicité. Comme l’explique Philip Quarterman : « Il nous faut gérer les demandes entrantes, et c’est l’outil idéal pour le faire. Avec Asana, rien de plus facile pour créer une liste de tâches. On ne peut plus s’en passer ».

Au bout du compte, les équipes qui collaboraient avec l’équipe UX ont également adopté cette façon de travailler. Asana a rapidement été utilisé pour gérer des projets dans tous les domaines du développement de solutions, et sa fonction Portefeuilles aide à faire le lien entre les différentes fonctions. Chaque équipe a son propre portefeuille de projets. Chaque projet est dirigé par une équipe distincte, qui peut s’appuyer sur les ressources des autres équipes en leur attribuant des tâches. « La gestion des projets en interne a complètement changé. Nous présentons notre travail au service RH dans son ensemble pour lui montrer comment nous travaillons et comment les projets sont menés à bien. »

Visualiser les processus de A à Z

D’après Philip Quarterman, avant Asana, la visibilité interéquipes était inexistante. Aujourd’hui, la situation est bien différente, puisque n’importe quelle équipe peut consulter l’ensemble des projets sur lesquels travaille l’équipe UX. Chaque projet comprend des tâches et sous-tâches, qui se retrouvent également dans d’autres projets selon l’équipe qui en est responsable. La nature visuelle d’Asana a permis d’apporter de la clarté à un processus de collaboration autrefois confus. Comme le note Philip Quarterman : « Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux Asana, grâce auxquels ils sont clairement tenus informés de l’état d’avancement de chaque demande et approbation. Autre point intéressant, la possibilité de modifier le responsable de chaque tâche et d’identifier qui fait quoi a fait ses preuves. »

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Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux Asana, car ils visualisent l’état d’avancement de chaque demande, et les approbations sont plus claires.”

Asana a également contribué à simplifier les processus quotidiens. Toutes les nouvelles demandes de projet sont envoyées par e biais d’un formulaire intégré. Ce dernier comprend des champs permettant d’ajouter une brève description, des informations de contact, une présentation du projet à mener et l’échéance souhaitée. Cette demande est évaluée au cours d’une réunion hebdomadaire générale, puis les tâches correspondantes sont attribuées aux membres de l’équipe sur Asana. La possibilité de suivre la progression du projet sur Asana et d’ajouter des commentaires a permis de réduire le nombre de réunions de suivi, en interne comme avec les développeurs externes.

Se mobiliser pleinement pour les partenaires

L’équipe UX de Philip Quarterman suit les performances de ses solutions grâce à des indicateurs clés : augmentation des ventes, nombre de vues sur les vidéos de formation avec Google Analytics, scores de satisfaction, etc. Mais c’est la collaboration accrue entre les équipes du service RH qui leur permet de contribuer d’autant plus à leur objectif général, celui de soutenir efficacement l’entreprise. Les équipes concernées s’appuient sur ce système bien huilé pour aider les partenaires à bien travailler, à maintenir des coûts raisonnables et à faire avancer l’entreprise tous ensemble.

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