John Lewis Partnership rassemble des équipes interfonctionnelles avec Asana

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • Siège social
    • Londres, Royaume-Uni
  • Année de création
    • 1864
  • Employés
    • + de 83 000

Tout commença à Londres en 1864, lorsqu’un marchand du nom de John Lewis fit le tour de la ville, brouette à bout de bras, pour acheter des tissus afin de les revendre avec une faible marge dans sa nouvelle petite boutique sur Oxford Street. L’entreprise se développa et son fils, John Spedan Lewis, fonda John Lewis Partnership, devenu la plus grande entreprise détenue par des employés au Royaume-Uni. Elle gère les célèbres grands magasins John Lewis & Partners et les supermarchés Waitrose & Partners, ainsi que d’autres services financiers et commerciaux.

John Spedan Lewis croyait en un nouveau modèle d’entreprise offrant aux employés une part des bénéfices au travers de primes annuelles, de bonnes conditions de travail et une voix dans toutes les prises de décisions. De nos jours, les plus de 83 000 employés de l’entreprise (appelés partenaires) bénéficient encore des mêmes avantages.

L’équipe de développement de solutions de John Lewis Partnership, intégrée au service des ressources humaines (RH), crée des solutions internes pour soutenir les programmes en faveurs des employés, avec par exemple une plateforme vidéo pour former les partenaires de vente, un outil de coaching et de retour d’expérience, et un système de remboursement pour la formation professionnelle. Suite à une restructuration de l’entreprise, une équipe expérience utilisateur (UX) a été formée au sein des RH pour participer à la conception et au développement de ces solutions. Selon Philip Quarterman, concepteur UX chez John Lewis Partnership, « Tout projet passe d’abord par notre équipe pour s’assurer que la solution répond bien aux besoins sous-jacents de l’activité avant de passer à la conception ».

L’équipe UX a adopté Asana pour structurer et simplifier la réception des demandes et clarifier la collaboration interfonctionnelle, avec pour but de rendre les RH plus efficaces sur la formation des partenaires. « Nous sommes tous copropriétaires de l’entreprise », indique Philip Quarterman. « Qu’il s’agisse de n’importe qu’elle fonction au siège social, nous devons tous garder à l’esprit que si nous n’aidons pas l’entreprise à générer des bénéfices, nous représentons un coût net. Tout ce que nous faisons doit améliorer la capacité des partenaires à faire leur travail ou à réaliser d’une manière ou d’une autre des économies. C’est là notre objectif constant. »

La recherche d’un outil adapté à différents styles de travail

L’équipe UX étant toute nouvelle, Philip Quarterman confie qu’au départ, « certains aspects n’étaient pas clairs : à quel moment intervenir dans un projet ? À quel endroit enregistrer les approbations ? Et il manquait une visibilité entre les équipes ». Ainsi, lorsque l’ancien logiciel de gestion des tâches de l’équipe UX a été amené à changer, cette dernière a cherché un logiciel de remplacement qui faciliterait la collaboration et l’intégration avec le service RH dans son ensemble.

« L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau . Cela permet aux membres de l’équipe d’utiliser la structure de projet qui leur convient le mieux. »

Ils avaient également besoin d’un outil qui corresponde à différents style de travail. « L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau », déclare Philip Quarterman, faisant référence à la possibilité d’afficher les tâches sous forme de liste ou de tableau de type kanban. « Cela permet aux membres de l’équipe d’utiliser la structure de projet qui leur convient le mieux. »

Unifier les équipes sur Asana

Quand l’équipe UX a commencé à gérer ses demandes et projets sur Asana, elle y a intégré ses formulaires Web afin que les autres équipes puissent soumettre leurs demandes de travaux en toute simplicité. Comme l’explique Philip Quarterman : « Il nous faut gérer les demandes entrantes, et c’est l’outil idéal pour le faire. Avec Asana, il est tellement facile de mettre en place une liste de tâches… C’est un élément indispensable ».

Au bout du compte, les équipes qui collaboraient avec l’équipe UX ont également adopté cette façon de travailler. Asana a rapidement été utilisé pour gérer des projets dans tous les domaines du développement de solutions, et sa fonction Portefeuilles aide à faire le lien entre les différentes fonctions. Chaque équipe a son propre portefeuille de projets. Chaque projet est dirigé par une équipe distincte, qui peut s’appuyer sur les ressources des autres équipes en leur attribuant des tâches. « Cela a complètement changé notre façon de gérer les projets en interne. Nous présentons notre travail au service RH dans son ensemble pour lui dire : Regardez, c’est comme ça que nous travaillons. Voici comment les projets se déroulent. »

Visualiser les processus du début à la fin

Philip Quarterman dit qu’avant Asana « il n’y avait pas de visibilité entre les équipes ». Mais aujourd’hui, n’importe quelle équipe peut consulter l’ensemble des projets sur lesquels l’équipe UX travaille. Chaque projet comprend des tâches et sous-tâches, que l’on retrouve également dans d’autres projets selon l’équipe en charge. La nature visuelle d’Asana apporte de la clarté à un processus de collaboration autrefois confus. Comme le note Philip Quarterman : « Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux d’Asana, car c’est une façon beaucoup plus visuelle de voir où en est chaque demande, et les approbations sont plus claires. La possibilité de modifier la responsabilité des tâches et de voir qui fait quoi a fait ses preuves. »

« Les gens sont ravis d’utiliser les tableaux d’Asana, car c’est une façon beaucoup plus visuelle de voir où en est chaque demande, et les approbations sont plus claires. »

Asana a également contribué à simplifier les processus quotidiens. Toutes les nouvelles demandes de projet passent par un formulaire intégré. Ce dernier comprend des champs pour une brève description, les informations de contact, l’échéance et une explication du projet. Cette demande est évaluée au cours d’une réunion hebdomadaire centrale, puis attribuée aux membres de l’équipe sur Asana. La possibilité de suivre les progrès sur Asana et d’ajouter des commentaires a permis de réduire le nombre de réunions de suivi, que ce soit en interne ou avec les développeurs extérieurs.

Tout pour les partenaires

L’équipe UX de Philip Quarterman suit les résultats de ses solutions grâce à des indicateurs clés de performance tels que l’augmentation des ventes, le nombre de vues des vidéos de formation sur Google Analytics et les scores de satisfaction. Mais la manière dont ils collaborent avec les autres équipes du service RH contribue à atteindre un objectif plus large, celui de soutenir efficacement l’entreprise. À l’aide d’un système bien huilé, les équipes concernées sont en mesure d’aider les partenaires à faire du bon travail, de maintenir de faibles coûts et, ensemble, de développer l’activité.

Lire d’autres témoignages de réussite grâce à Asana

Explorer Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

3, 2, 1... Lancez !