G2 organise 2 fois plus d’événements internationaux avec Asana

Gestion d’événements de G2
  • Logo G2
  • Emplacement
    • Chicago (USA)
  • Nombre d’employés
    • + de 250 employés
  • Nombre d’événements par an
    • + de 150 dans le monde entier

RSI

  • Nombre d’événements doublé d’une année sur l’autre.
  • Temps de planification réduit de 80 %
  • Plus de 40 heures gagnées par trimestre sur les réunions de suivi des événements

G2 est une plateforme d’évaluation de logiciels et de services B2B à laquelle des millions d’acheteurs et de fournisseurs du monde entier font confiance. Les événements sont l’un des canaux clés de l’équipe marketing pour attirer ces deux publics. Dirigée par Adam Goyette, vice-président pour la Demand Generation, l’équipe événementielle organise plus de 150 événements chaque année : des stands payants pour collecter des avis sur leurs clients, aux activités de sponsoring pour des conférences majeures, en passant par des dîners consacrés à la Demand Generation afin de créer un pipeline pour leur service commercial.

Pour assurer le bon déroulement de ces événements, Adam peut compter sur une équipe de quatre employés à temps plein, plus de 30 indépendants sous contrat et d’innombrables partenaires pour coordonner la logistique, la production créative, les supports de vente et la communication. Face aux besoins croissants en événements de G2, Adam savait qu’il devait regrouper les processus et outils disponibles dans un endroit qui permettrait à l’équipe de se développer.

Au cours de ses recherches, Adam rencontra plusieurs défis opérationnels courants :

  • La planification des événements était disséminée entre tableurs, e-mails et notes de réunion, de sorte qu’il était impossible de tout organiser et suivre au même endroit, ou encore de gérer les responsabilités et assurer le respect des échéances.
  • Les archives des événements et les données des fournisseurs étaient stockées dans des outils distincts, rendant laborieux le partage des connaissances avec les nouveaux membres de l’équipe.
  • En l’absence de procédures de planification d’événements standardisées, l’équipe devait à chaque fois repartir de zéro, au risque d’oublier des étapes et avec pour inconvénient de ne pouvoir mettre en place une amélioration continue des processus.
  • Les membres de l’équipe rencontraient des difficultés à déléguer et attribuer les tâches, car ils avaient pris l’habitude de tout gérer par eux-mêmes. Et dû au manque de documentation, il était compliqué pour les partenaires multidisciplinaires de rejoindre un projet le moment venu.

Adam comprit le besoin de mettre en place des processus standards pour garantir le succès du programme événementiel. De plus, les plans d’événements devaient être accessibles à tous pour faciliter la coordination avec les collaborateurs indépendants, partenaires multidisciplinaires et fournisseurs.

« Nous avons créé des modèles pour nos événements récurrents et ainsi réduit de 80 % notre temps de planification. Désormais, le temps passé sur un événement sert à le personnaliser et à l’améliorer. »

Centraliser le travail et les processus des événements dans une vue unique

L’équipe marketing de G2 avait essayé d’autres outils de gestion par le passé, mais aucun n’avait jamais perduré. Et quand Ryan Bonnici a rejoint l’entreprise en tant que directeur général du marketing, il leur a présenté Asana. Un outil qu’il avait utilisé avec d’autres équipes au cours de ses expériences passées. Comparé à d’autres outils, Adam trouve qu’Asana est le plus intuitif, le plus flexible et le plus performant dans la gestion de différents flux d’événements et la collaboration interdisciplinaire.

« Avec le développement de notre équipe, nous avions besoin d’un outil qui permette la coordination d’événements complexes et leur suivi sans devoir échanger d’e-mails ou convoquer de réunions. Asana nous a permis de mettre en place très simplement un suivi de toutes les tâches et échéances au même endroit. Ce sont ainsi plus de 40 heures par trimestre que nous ne passons plus en réunion. »

Afin d’encourager l’adoption du système, l’équipe marketing de G2 a dans un premier temps défini des normes et bonnes pratiques pour la création de processus de gestion d’événements standardisés. Elle a ensuite pu commencer à planifier, attribuer et suivre le travail relatif aux événements uniquement sur Asana. Grâce à la centralisation des données dans un seul système, les informations ne sont plus dispersées dans les e-mails, tableurs et notes de réunion. L’entreprise dispose également de plans d’événements qui peuvent être suivis et consultés par toute l’équipe, pour un meilleur partage des connaissances et une collaboration simplifiée. Adam a de plus invité les collaborateurs externes à rejoindre Asana et les a ajoutés aux événements qui les concernent afin qu’ils puissent coordonner la logistique avec l’équipe interne, toujours au même endroit.

L’expansion du programme événementiel est une réussite grâce à Asana

Tous les plans d’événements de l’équipe d’Adam sont désormais centralisés. Contrats fournisseurs, listes de contrôle, création des visuels, etc. tout est sur Asana afin que tout le monde puisse y accéder. Ils ont par ailleurs créé des modèles de projets avec des calendriers détaillés dans le but de réduire les temps de planification. Enfin, l’équipe utilise l’intégration d’Asana pour Slack. Elle leur permet de transformer les messages en tâches ou de prendre des mesures sur les tâches directement depuis Slack, par exemple lorsqu’ils sont sur un événement. Toutes les informations restent connectées et ils y accèdent en toute simplicité, qu’ils soient au bureau ou sur le terrain.

« Depuis que nous gérons notre programme sur Asana, nous avons doublé le nombre d’événements organisés, ce qui nous a aidé à générer davantage d’évaluations pour nos clients et à créer de nouvelles opportunités de vente pour l’entreprise. »

En centralisant et en standardisant ses plans d’événements sur Asana, l’équipe a réussi à s’agrandir, à réduire le temps de planification de 80 % et à organiser deux fois plus d’événements sur trois continents. Elle génère ainsi plus d’évaluations de logiciels, stimule ses ventes et atteint ses objectifs commerciaux. G2 continue d’optimiser ses processus événementiels en fonction des nouvelles expériences, et nourrit de grandes ambitions en termes de croissance. Grâce à Asana, l’entreprise dispose des bases nécessaires pour gérer encore plus d’événements.

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