Asana est la plateforme idéale pour survivre sur un marché agile

Le groupe Pon.Bike est entièrement dédié aux vélos. FOCUS Bikes est une filiale du groupe Pon.Bike, basé à Amsterdam, l'un des cinq plus grands fabricants de vélos au monde. Le groupe Pon.Bike appartient quant à lui au conglomérat néerlandais Pon Holdings, qui compte au total environ 12 000 collaborateurs. Le groupe comprend également 10 autres fabricants de vélos, dont Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff et Urban Arrow, basés en Europe, en Amérique du Nord, en Asie et en Australie. Il existe également d'autres sites en Asie, ainsi que l'usine de production et d'assemblage de Cloppenburg.

Au sein du groupe PON.Bike, chaque marque développe, produit et commercialise ses produits de manière indépendante. Cependant, les différentes marques tirent grand profit de leurs forces et de leur expérience combinées au sein d'un réseau de synergie interne.

À Stuttgart, au siège de la marque FOCUS Bikes, environ 150 collaborateurs font avancer le cœur de métier de l'entreprise : les vélos de course et les vélos électriques. Les vélos sont commercialisés sous le slogan « Ride beyond Ride together ».  En interne, les divisions Développement, Gestion de produit, Marketing, Ventes et Production interagissent avec tous les autres sites au-delà des frontières. Chaque collaborateur qui a quelque chose à voir avec FOCUS Bikes est impliqué dans des processus de travail rapides et fluides via Asana. De plus, 100 partenaires externes, tels que des fournisseurs et des agences, sont également intégrés au système de gestion du travail.

Asana : le chaînon manquant dans le processus

Lorsque Patrick Lenkner a rejoint FOCUS Bikes en 2017, le réseau de l'entreprise fonctionnait encore avec une grande variété d'outils, notamment les e-mails, Skype, les feuilles de calcul Excel, les serveurs de stockage de données et Basecamp, qui se révélaient souvent assez sujets aux erreurs. Lorsque les collaborateurs étaient en congé, il était impossible d'accéder aux documents importants et les prochaines étapes de travail étaient simplement notées sur des listes de tâches manuscrites. L'une des premières tâches de Patrick Lenkner a été de mettre en place un système de gestion du travail fonctionnel et transparent. Il s'est donc mis en quête d'une solution capable de répondre à toutes les exigences du groupe d'utilisateurs. Les équipes devaient être en mesure de personnaliser les fonctionnalités selon leurs besoins afin de configurer un processus adapté. Dans le même temps, l'outil devait permettre d'analyser les processus de travail en profondeur. Différentes vues, listes, tableaux et chronologies devaient être personnalisables pour chaque projet, processus et service. L'intégration avec Google Workspace était également cruciale, car FOCUS Bikes travaille désormais principalement avec Google Apps. Pour la collaboration avec la Chine, il fallait un outil qui permette d'y accéder depuis ce pays. Et, bien sûr, il fallait également garantir les exigences de sécurité très strictes du groupe Pon, qui se situe à un niveau supérieur.

Dans un premier temps, Patrick Lenkner et son superviseur Ben Gerold de l'équipe ingénierie ont collaboré avec le service informatique pour examiner plusieurs outils en détail. Ils recherchaient un outil qui puisse véritablement répondre à toutes les exigences, afin d'éviter d'avoir à intégrer laborieusement par la suite un outil supplémentaire doté d'autres fonctionnalités. La conception simple de la plateforme Asana et le grand plaisir d'utilisation ont rapidement retenu leur attention. Asana offrait toutefois bien plus. Un aperçu détaillé des chronologies, des listes claires et des vues Tableau structurées répondaient clairement aux exigences souhaitées.

Lors de l'intégration, certains collaborateurs ont insisté pour travailler exclusivement avec Asana à partir de maintenant

Patrick Lenkner et Ben Gerold ont été extrêmement impressionnés par la grande facilité d'utilisation d'Asana et son large éventail d'options. L'intégration d'Asana a eu lieu en 2018, initialement uniquement dans le service d'ingénierie.

Les 15 membres de l'équipe d'ingénierie ont rapidement commencé à utiliser l'outil pour l'ensemble de la gestion du travail de leur service. L'enthousiasme s'est ensuite rapidement propagé à d'autres services grâce à la culture de synergie de Pon Bikes. Certains collaborateurs sont même allés jusqu'à refuser de revenir à leur ancienne façon de travailler après leurs premières expériences avec Asana. En conséquence, un nombre croissant de collègues ont progressivement rejoint Asana à leur propre demande, ce qui a rendu les méthodes de travail beaucoup plus efficaces. Le plus beau, c'est que les collaborateurs se sont aussi beaucoup amusés. Néanmoins, l'intégration a été bien pensée et Patrick Lenkner est finalement devenu ambassadeur Asana. Il a fait de la promotion en interne, dissipé les doutes et proposé des formations et des sessions de questions-réponses périodiques. Le respect constant des nouvelles pratiques et la réception régulière de commentaires ont été particulièrement utiles pour apprendre les nouvelles pratiques. Les ambiguïtés et les préoccupations ont ainsi été résolues, mais les réussites et les idées ont également été communiquées périodiquement.

Aujourd'hui, l'équipe d'ingénierie est considérée comme étant à l'origine de l'adoption d'Asana chez FOCUS Bikes et comme en étant responsable. Des déclarations telles que « Rien ne passe plus entre les mailles du filet ; il y a beaucoup moins de bugs qu'auparavant » ont impressionné les collaborateurs pendant la phase de déploiement. Perdre le fil dans des échanges d'e-mails apparemment sans fin est rapidement devenu chose du passé, et la possibilité de cliquer sur un bouton « J'aime » est toujours appréciable.

De 2018 à 2020, toutes les fonctions ont été intégrées à Google Workspace et à Asana. Les e-mails sont devenus beaucoup moins importants et, aujourd'hui, tous les liens vers les fichiers Google Drive et les canaux sont stockés de manière centralisée sur Asana. Tout était axé sur un aménagement de bureau partagé, et FOCUS Bikes a établi un réseau avec tous ses sites et partenaires via Asana, que ce soit à Cloppenburg ou en Asie. Au sein du groupe Pon.Bike, FOCUS Bikes est le modèle à suivre grâce à son intégration Asana. D'autres marques se lancent également et souhaitent intégrer Asana à leurs flux de travail. Outre FOCUS Bikes, l'outil est actuellement utilisé dans l'usine de production de Derby Cycle et chez Kalkhoff. Gazelle et Pon. Automotive ont également déjà manifesté leur intérêt.

Plus les collaborateurs sont nombreux à travailler sur Asana, plus la plateforme est plaisante et efficace. Tous les collaborateurs doivent être intégrés

Asana est impliquée dans tous les projets et processus

Asana prend en charge tous les aspects d'un projet, que ce soit dans les processus SCRUM, lors des réunions d'équipe, dans les rapports, du brainstorming à la tarification, en passant par la production en série. Depuis sa mise en œuvre, FOCUS Bikes bénéficie d'une plus grande transparence, de délais d'exécution améliorés, d'une productivité accrue, de moins de malentendus et d'un taux d'erreur nettement inférieur.

Lorsque tous les collaborateurs ont été conviés à travailler à la maison en mars 2020 en raison de la pandémie, FOCUS Bikes était déjà bien préparée grâce au passage à Asana. Les collaborateurs ont simplement fermé leurs ordinateurs portables, sont rentrés chez eux et ont continué à travailler sans interruption, là où ils en étaient restés au bureau. « Grâce à Asana, la situation était relativement peu stressante », explique Patrick Lenkner. « Les collaborateurs étaient fiers de cette façon de travailler progressiste et indépendante du lieu. »

C'était comme si nous avions su que la pandémie allait arriver et nous obliger à travailler à distance, et que nous avions pu nous y préparer un an et demi à l'avance. Notre timing était parfait

Du développement jusqu'à la chaîne de montage avec Asana

En raison de la structure du groupe, il existe une interface avec l'ingénierie industrielle dans l'usine de production et d'assemblage de Derby Cycle. C'est là que les développements soumis par FOCUS Bikes sont traités avant d'être envoyés à la chaîne d'assemblage. Asana constitue une partie importante de ce processus de travail. Tout d'abord, un « vélo pilote » est construit. Cela permet de mettre en évidence tous les défis liés à la préparation de la production en série. L'organisation du vélo pilote, l'enregistrement de tous les obstacles possibles et le traitement se font entièrement sur Asana. Il s'agit d'une étape importante au cours de laquelle Asana permet de transférer directement les résultats du travail de bureau à la production. Le résultat final est le vélo prêt à l'emploi. Soit dit en passant, l'un des premiers vélos produits avec Asana en utilisant le génie industriel a été acheté par un collaborateur d'Asana.

Asana est comme un réseau social Business. Cela fonctionne comme Instagram et c'est là que nous réalisons nos projets maintenant. C'est vraiment génial

FOCUS Bikes remporte la course sur le marché du vélo avec Asana

Lorsque FOCUS Bikes a adopté Asana, l'équipe comptait 30 collaborateurs. Cependant, en raison de la demande croissante de vélos, FOCUS Bikes a connu une phase de croissance typique d'une start-up. Après seulement deux ans, l'entreprise compte aujourd'hui 150 collaborateurs. Les contacts avec d'autres sociétés Pon.Bike se sont également intensifiés. Cette phase de croissance fulgurante a été portée par Asana dès le départ.

Le marché du vélo connaît un énorme essor, transformant le simple vélo en un produit de plus en plus lié au style de vie. FOCUS Bikes fait preuve d'ambition en matière de gestion du travail agile pour développer et lancer le vélo adapté au client le plus rapidement possible. Par exemple, si une nouvelle technologie de vélo électrique est disponible en avril, FOCUS Bikes souhaite lancer ces vélos sur le marché au plus tard en mai, et non un an plus tard. Le bon vélo, de la bonne qualité, doit être mis sur le marché au bon moment. C'est là que FOCUS Bikes est à la hauteur de son mantra autoproclamé : « Le bon vélo. Au bon moment. La bonne qualité. » Ce processus extrêmement agile est largement pris en charge par Asana et est à la base du succès de FOCUS Bikes.

Asana soutient FOCUS Bikes sur un marché en rapide évolution

Patrick Lenkner prévoit d'autres défis de taille pour le secteur. D'une part, il y a eu l'accident dans le canal de Suez : le trafic de fret aérien était déjà restreint, sans compter les autres effets néfastes de la pandémie, et pas seulement sur l'économie. Les chaînes d'approvisionnement habituelles n'étant plus intactes, les délais de livraison de certaines pièces de vélo ont été considérablement allongés.

D'autre part, la demande de vélos est élevée dans le monde entier et continue d'augmenter. Les raisons de cette augmentation de la demande sont complexes. De nombreux pays mettent en œuvre des concepts de transport alternatifs et investissent dans des stratégies telles que le développement des infrastructures cyclables, ce qui rend le vélo extrêmement attractif. Un nombre croissant de personnes utilisent les vélos électriques comme une alternative économique et respectueuse de l'environnement à la voiture ou aux transports en commun. La « révolution de la mobilité » est sur toutes les lèvres. Alors que le secteur des technologies s'implique dans la production de vélos et que les avancées technologiques sont de plus en plus fréquentes, les cycles d'innovation se raccourcissent de plus en plus. La roue est littéralement réinventée, de plus en plus souvent. Pour survivre dans cet environnement, il est nécessaire d'adopter une planification agile et extrêmement tournée vers l'avenir. Asana est la plateforme idéale pour répondre à ces exigences.

Asana est au moins aussi amusante que le vélo lui-même

La jeune équipe de FOCUS Bikes a son propre esprit. Ce qu'ils préfèrent, c'est mettre le bon vélo sur le marché et partir faire des balades ensemble. Les fonctionnalités Asana suivantes ont été particulièrement populaires et utilisées en permanence depuis le déploiement :

• Mes tâches : cela permet à chacun de gérer ses tâches personnelles de manière indépendante sur de nombreux projets.

• Portefeuille et tableaux de bord : pour garder une vue d'ensemble sur de nombreux projets.

• Petit plus : dès qu'une tâche est terminée, des pouces levés et des licornes traversent l'écran.

Avec le recul, qu'est-ce qui aurait pu être fait différemment ?

Énormément de choses, sans aucun doute. Mais Patrick Lenkner gérerait le déploiement d'Asana de la même manière aujourd'hui qu'il y a trois ans. « C'était absolument parfait de ne pas l'intégrer immédiatement dans l'ensemble de l'entreprise. Nous avons réussi à faire fonctionner l'outil sans problème dans un seul service. C'est amusant. » Un déploiement descendant d'Asana aurait eu un résultat différent. Nous aurions perdu un temps précieux à nous familiariser avec l'outil et à apprendre tous les trucs et astuces. Grâce à l'adoption progressive et volontaire, Asana a pu s'intégrer naturellement dans 

la gestion du travail de FOCUS Bikes. Le conseil clé de Patrick Lenkner pour un déploiement d'Asana est le suivant :

Lancez-vous rapidement ! Acquérez de l'expérience rapidement ! Et adaptez Asana à vos besoins individuels !