La réorganisation d'un processus de production vieux de dix ans

Heidi Garthwaite est directrice de studio chez Engage Interactive où elle supervise le processus de production de l’agence et gère la charge de travail d’une équipe de plus de 30 personnes : spécialistes du marketing numérique, designers et développeurs. À ce titre, l'ensemble du travail et de la communication avec les clients passe par elle, et elle a la charge de mener à bien les projets et d'assurer le bien-être de l'équipe.

Peu après avoir célébré le 10e anniversaire de l’agence, Heidi a compris que l’équipe avait besoin d’un nouveau processus pour planifier, organiser et exécuter le travail. Engage Interactive et sa clientèle avaient récemment pris de l’ampleur, et le suivi manuel des tâches de chaque collègue, conservées dans des listes de tâches isolées, montrait ses limites.

Une nouvelle façon de travailler

Après trois mois de recherche, suivis de trois autres mois d’essai de diverses options, Heidi a choisi Asana comme nouvel outil de gestion du travail de l’agence. Il s’agissait non seulement de la solution la plus intuitive qu’elle ait testée (certains employés utilisaient déjà la version gratuite à titre personnel !), mais elle était également la plus flexible. Avec Asana, Heidi pouvait facilement attribuer et gérer le travail en fonction des caractéristiques des tâches (ex. : conception, Web, contenu), optimiser la gestion de la capacité et générer des rapports personnalisés pour bénéficier de mises à jour en temps réel sur l'avancée des tâches et le respect des échéances.

Tenir les échéances et franchir de nouveaux jalons

Aujourd'hui, Engage Interactive utilise Asana pour gérer l'ensemble de ses activités, que ce soit ses services complets de transformation numérique ou l'approvisionnement de sa salle de pause. Chaque client fait l'objet d'un projet sur Asana, et l'équipe divise le travail par le biais de tâches classées dans des catégories concrètes (Ex. : production de contenu, mises à jour Web). Ces tâches sont ensuite ajoutées à un projet d'affectation des ressources dont Heidi se sert pour s'assurer que tout le monde travaille au maximum de sa productivité. L’entreprise a même commencé à intégrer Asana à Gmail, afin d’avoir toutes ses communications professionnelles importantes à portée de main.

Asana répond à tous nos besoins, et bien plus encore. C’est un outil intuitif doté de nombreuses fonctionnalités, et qui se renforce constamment. Fournir à nos clients des services numériques primés n’a jamais été aussi facile que depuis que nous l’avons adopté.

Avec un processus de gestion du travail revu en intégralité, de nombreux projets formidables avec de nouveaux clients et de nouveaux locaux à Leeds, Engage Interactive est parée pour mener ses activités à bien pendant les 10 prochaines années et au-delà.