Deneb Petterson dirige le programme de marketing numérique de Clas Ohlson en Finlande. Deneb et son équipe Marketing en ligne sont chargés de susciter l’intérêt pour les produits de l’entreprise et de générer du trafic vers son site Web grâce à des campagnes numériques convaincantes, à une stratégie efficace sur les réseaux sociaux et à la publicité en ligne. Pour réussir tout cela et, en fin de compte, inciter les clients à passer des commandes en ligne, tous les membres de l'équipe doivent être étroitement coordonnés.

Lorsque Deneb a commencé à diriger l'équipe il y a sept ans, celle-ci utilisait des feuilles de calcul pour planifier et gérer son travail, ce qui rendait impossible la collaboration en temps réel. Une seule personne pouvait être dans un fichier à la fois, de sorte que plusieurs versions de la même feuille de calcul étaient souvent créées et que personne ne savait quelle était la source de référence. L'équipe perdait également beaucoup de temps à mettre à jour manuellement ses feuilles à mesure que le travail avançait ou que les plans changeaient, quand elle pensait à les mettre à jour.

Deneb était convaincu qu'il existait une meilleure solution pour permettre à l'équipe de gérer l'ensemble de son travail et de collaborer plus efficacement. Par chance, il prévoyait de participer à la célèbre conférence Slush à Helsinki à cette époque et espérait trouver sa réponse en échangeant avec d'autres passionnés de technologie.

À la recherche d'un outil permettant une collaboration fluide

Lors du Slush, Deneb a discuté avec d'autres spécialistes du marketing numérique et a fait part des difficultés rencontrées par son équipe pour gérer ses campagnes et son calendrier de réseaux sociaux. Quelques personnes lui ont recommandé de se renseigner sur Asana. Après quelques recherches, il a découvert que :

• Plusieurs personnes pouvaient collaborer simultanément au sein d'un projet ou d'une tâche

• Les mises à jour étaient reflétées en temps réel et visibles par tous

• Le travail pouvait être visualisé sous plusieurs dispositions, notamment sous forme de liste et de calendrier

• Les e-mails pouvaient être transférés dans l’outil pour créer des tâches exploitables, afin que le travail ne se perde pas dans les boîtes de réception

• Une application mobile leur donnerait la possibilité d'accéder à leur travail même lorsqu'ils sont loin de leur bureau

Asana répondait à tous les critères de Deneb. Ainsi, une fois de retour au bureau, il a présenté Asana à son équipe. Pour que tout le monde se sente à l'aise avec le nouvel outil et la nouvelle façon de travailler, il a organisé des formations pour familiariser tout le monde avec le fonctionnement d'Asana. Il a également créé des règles et des conventions sur la façon dont l'équipe devait structurer son travail, afin que chacun planifie et gère son travail de manière cohérente. Il les a ensuite encouragés à commencer petit en créant l'un de leurs projets sur Asana et était disponible pour répondre à toutes leurs questions.

Asana vous offre la flexibilité de gérer le travail dans différentes vues en fonction de ce qui convient le mieux au projet ou au processus. Par exemple, nous utilisons la vue Calendrier pour gérer notre programme de réseaux sociaux afin de voir facilement quand les publications seront mises en ligne.

La transparence améliore la coordination et l'efficacité entre les équipes

Désormais, l'ensemble du bureau finlandais utilise Asana pour gérer son travail. Tout le monde peut voir ce sur quoi les équipes travaillent, ce qui les aide à rester synchronisés, car ils s’appuient sur les mêmes informations. Voici quelques exemples de la façon dont le bureau finlandais de Clas Ohlson utilise Asana pour fonctionner plus efficacement :

Planification stratégique : ils suivent les initiatives stratégiques de l'année sur Asana afin que tous les employés aient une visibilité sur les principales priorités régionales et de l'entreprise. Cela leur permet de s’assurer qu’ils consacrent leur temps au bon travail et de comprendre clairement en quoi leurs tâches individuelles contribuent aux objectifs généraux.

Gestion des campagnes numériques et sur les réseaux sociaux : les campagnes numériques saisonnières, ainsi que les publications régulières sur les réseaux sociaux, sont d'importants moteurs de trafic pour leur e-commerce et leurs magasins physiques. L'équipe marketing utilise des modèles de projet pour lancer chaque nouvelle campagne, car elle suit les mêmes étapes à chaque fois. Cela leur permet de passer immédiatement à la phase de mise en œuvre et d'attribuer des actions à entreprendre en un seul clic. Au fur et à mesure de l’avancement des campagnes, l’équipe peut voir quand le travail est en cours sur les chronologies du projet et réorganiser le travail en cas de conflits de dépendance ou de capacité. Et ces mises à jour se font en temps réel, de sorte que tout le monde a accès aux derniers plans de campagne à tout moment.

Nous lançons 11 ou 12 campagnes pour chacune de nos cinq saisons, et maintenant, grâce aux modèles de projets, nous gagnons énormément de temps lors de la planification. De plus, nous pouvons facilement nous référer à ce que nous avons fait par le passé comme point de départ, car tous nos plans sont sur Asana.

Réunions : afin que les réunions optimisent le temps de chacun, des ordres du jour sont créés pour indiquer clairement les sujets qui seront abordés, et les collègues ont la possibilité de proposer des sujets à mesure que de nouveaux éléments surviennent. Pour que les réunions restent sur la bonne voie, l'équipe utilise des champs personnalisés pour suivre le nombre de minutes consacrées à chaque sujet, et les actions à entreprendre sont enregistrées en temps réel et attribuées au fur et à mesure.

Faire passer leurs campagnes numériques et leur e-commerce à la vitesse supérieure

Le site Web de Clas Ohlson est un moteur clé non seulement pour les achats en ligne, mais aussi en magasin. L'équipe vient de lancer un nouveau site Web qui offrira une expérience encore meilleure à ses clients fidèles. Dans ce cadre, elle teste de nouvelles activités marketing qui intègrent une technologie prédictive pour offrir une expérience plus personnalisée avec des recommandations de produits ciblées. Pour assurer le succès du nouveau lancement, l'équipe s'est appuyée sur Asana pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Maintenant que nous gérons tous notre travail sur Asana, tout le monde est sur la même longueur d’onde et nous disposons d’une source unique de référence pour nos campagnes. Plus besoin de se demander si nous consultons la bonne version du plan.