Calendrier Outlook + Asana

À propos du calendrier Outlook

Le calendrier Outlook est un outil de planification qui fonctionne avec la messagerie Outlook pour vous aider à planifier et à gérer votre journée dans une vue unique.

Les avantages du calendrier Outlook + Asana

Grâce à l'intégration Asana + Calendrier Outlook, vous pouvez facilement planifier des réunions en utilisant des données de travail contextuelles et pertinentes issues d'Asana, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.

Créer ou associer des événements dans le calendrier

Les chefs d'équipe et utilisateurs individuels peuvent créer un événement à partir d'une tâche en saisissant manuellement les dates/heures de début et de fin ou en sélectionnant « Premier créneau disponible dans la plage de dates », qui inclut également la disponibilité de tous les collaborateurs dont les calendriers sont visibles par le créateur de l'événement.

Vous pouvez également associer une tâche à un événement du calendrier et y transférer les détails de la tâche. Pour ce faire, recherchez cet événement dans le champ Calendrier Outlook.

Utilisez des règles pour les événements récurrents à grande échelle

Les chefs d'équipe et les utilisateurs individuels peuvent aussi facilement configurer des processus automatisés pour planifier des événements récurrents, réduisant le temps nécessaire pour coordonner manuellement les réunions et les horaires d'ouverture de bureau, ou transférer des jalons de projets vers des calendriers communs.

Lors de la configuration de l'automatisation, vous pouvez transférer les détails suivants d'Asana vers votre événement du calendrier Outlook :

• Titre, date de début/échéance, description

• Vous pouvez également inviter des collaborateurs en tant qu'invités, ajouter les fichiers en pièce jointe de la tâche ou créer une réunion Teams

Une fois l'événement créé à partir de la tâche, il peut être consulté dans la tâche sous forme de widget qui affiche le titre de l'événement, l'organisateur et les horodatages.

Configurer la synchronisation Asana > calendrier Outlook pour automatiser les mises à jour d'événements

Les chefs d'équipe et les utilisateurs individuels peuvent également configurer la synchronisation d'Asana > Calendrier Outlook afin que les futures mises à jour des tâches Asana soient automatiquement répercutées dans les événements du calendrier associés.

Vous pouvez synchroniser :

• Titre, date de début/échéance, description

• Inviter les collaborateurs en tant qu'invités (facultatif)

Associer le calendrier Outlook à Asana

Pour créer ou associer un événement du calendrier Outlook à une tâche Asana :

1. Associez un événement à une tâche en cliquant sur Ajouter un événement du calendrier Outlook à partir d'une tâche.

2. Sélectionnez Créer un événement du calendrier ou Rechercher des événements existants

3. Si vous créez un nouvel événement, ajoutez les détails pertinents tels que le titre, la description, les dates de début/fin, etc.

4. Si vous ajoutez un événement existant, recherchez le titre de l'événement concerné dans la barre de recherche.

5. Les événements de calendrier associés s'affichent alors sous forme de widget sous la description dans le volet de droite.

Remarque : cette intégration fait déjà partie d'Asana, mais vous avez besoin d'un compte Outlook pour vous en servir.

Voici comment configurer l’intégration de règles Asana avec le calendrier Outlook :

1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez ajouter l’intégration

2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle

3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Règles du calendrier Outlook

4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée

5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu'une action pour commencer

6. Cliquez sur Se connecter aux règles du calendrier Outlook et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier

7. Choisissez le calendrier pour lequel vous souhaitez configurer les règles et configurez ce que vous souhaitez inclure dans les événements du calendrier.

Voici comment configurer la synchronisation Asana > calendrier Outlook :

1. Accédez à Mes tâches ou au projet Asana auquel vous souhaitez ajouter la synchronisation

2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite, accédez à Applications, puis recherchez et sélectionnez Calendrier Outlook

3. Cliquez sur Paramètres de la synchronisation des données et authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365

4. Configurez la manière dont vous souhaitez que les tâches Asana soient synchronisées avec les événements du calendrier et cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser la configuration.

En savoir plus et obtenir de l'aide

Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'intégration calendrier Outlook + Asana, consultez le guide d'Asana.

Si vous avez des questions, des commentaires ou besoin d'une assistance, contactez l'équipe d'assistance d'Asana.

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