Centraliza las solicitudes para priorizar, asignar recursos y dar inicio al trabajo correcto

La plantilla de flujo de trabajo de recepción de trabajos de Asana ofrece a los equipos una forma sencilla de recibir, revisar y asignar el trabajo sin tener que ordenar las solicitudes a mano. Todas las solicitudes ingresan al mismo flujo de trabajo, por lo que los equipos pueden ver qué necesita atención, quién es el responsable de cada paso y cómo progresa el trabajo. Con la automatización integrada y la asistencia de la IA, dedicas menos tiempo a recopilar información y más tiempo a finalizar el trabajo que realmente importa.

• Reúne todo el trabajo entrante en un flujo de trabajo de recepción único y consistente.

  La plantilla captura los detalles clave a través de un formulario integrado y asigna un ID a cada solicitud, lo que permite a los equipos dar seguimiento fácilmente a los elementos de trabajo. Los equipos pueden iniciar seguimientos por email y dejar comentarios solo para el equipo para colaborar antes de comenzar el trabajo.

• Revisa y califica las solicitudes rápidamente con IA.

  La IA nombra las nuevas solicitudes, solicita a los solicitantes la información que falta y redacta respuestas para reducir las idas y vueltas al principio del proceso de recepción.

• Organiza las solicitudes con pasos de estado personalizados.

  La plantilla de recepción clasifica las solicitudes de trabajo en tipos de estado personalizados para ver qué es nuevo, qué está en progreso, qué está bloqueado o qué está finalizado.

• Aplica las fechas de entrega automáticamente.

  Las reglas establecen fechas límite en función del tipo de solicitud, lo que ayuda a los equipos a planificar el trabajo sin necesidad de programar tareas de forma manual.

• Revisa e informa el rendimiento desde un solo panel.

  Los paneles muestran el volumen de solicitudes, la velocidad de procesamiento y los retrasos en las diferentes etapas. La plantilla de recepción proporciona a los equipos métricas, análisis de datos, gráficos y tablas en tiempo real para mejorar los flujos de trabajo y evitar retrasos.

Cuándo usar una plantilla de flujo de trabajo de recepción de trabajo

Las plantillas de recepción de trabajo son más útiles cuando tu equipo necesita una forma confiable de gestionar el trabajo entrante de múltiples fuentes. Ofrecen un lugar único para que los solicitantes especifiquen sus necesidades, incluyan detalles clave y den seguimiento al progreso sin consultas adicionales. Una plantilla de flujo de trabajo ayuda a los revisores a obtener la información que necesitan para decidir qué hacer a continuación y avanzar en el trabajo con menos demoras.

Usa las plantillas de formularios de recepción de trabajo de Asana cuando tu equipo quiera hacer lo siguiente:

• Organizar las solicitudes entrantes a medida que llegan durante el día.

• Reemplazar emails, chats u hojas de cálculo aislados con un único flujo de recepción.

• Planificar las cargas de trabajo mediante la asignación y programación de solicitudes en un solo sistema.

• Respaldar las necesidades de servicios recurrentes, como reparaciones de instalaciones, asistencia de TI o tareas de incorporación.

• Brindar a los solicitantes visibilidad sobre el estado de sus envíos.

Una plantilla de flujo de trabajo para solicitudes de trabajo es ideal para cualquier equipo que gestione solicitudes recurrentes y necesite un proceso de recepción confiable para mantener a todos alineados.

Cómo usar una plantilla de recepción de trabajo

La plantilla de flujo de trabajo de recepción de trabajo de Asana le brinda a tu equipo un lugar único para recopilar, revisar y gestionar las órdenes de trabajo entrantes. Avanzas por cada paso del flujo de trabajo en un orden coherente, para que siempre sepas cómo progresan las nuevas solicitudes.

Recopila las solicitudes de trabajo con un formulario

Capturas nuevos envíos a través del formulario integrado y creas una entrada estandarizada para cada solicitud. Puedes personalizar el formulario de solicitud de orden de trabajo para incluir una descripción del trabajo, información de contacto o cualquier otro detalle que tu equipo necesite. La plantilla asigna a cada elemento su propio ID, y tu equipo agrega seguimientos por email o comentarios solo para el equipo cuando se requiere colaboración. Si un gerente de instalaciones envía una solicitud de reparación de HVAC, el formulario registra toda la información necesaria al principio.

Revisa las solicitudes de trabajo con IA

La IA asigna un nombre a cada solicitud entrante, solicita a los solicitantes los detalles que faltan y redacta respuestas para minimizar las idas y vueltas iniciales. Si un solicitante omite los detalles de la ubicación, la IA hace una pregunta de seguimiento antes de continuar.

Organiza las solicitudes de trabajo por estado

Los equipos usan los campos de estado para colocar cada elemento en la etapa correcta, como Solicitud nueva, Se necesita información, Evaluación, Aprobado, Rechazado o Implementado. Si una solicitud de incorporación interdisciplinaria se encuentra en “Necesita información”, el estado indica a los revisores exactamente qué hacer a continuación.

Establece automáticamente las fechas de entrega para las solicitudes

Las reglas asignan fechas límite en función del tipo de solicitud, para que los equipos no tengan que programar el trabajo de forma manual. La automatización mantiene el trabajo al día cuando el volumen aumenta. Si tu equipo siempre resuelve las solicitudes de servicio básicas en un plazo de cuatro días, la regla aplica la fecha de entrega de inmediato.

Da seguimiento al progreso con los paneles

Los paneles muestran el volumen de solicitudes, la velocidad de movimiento y los cuellos de botella del flujo de trabajo. Estos gráficos ayudan a los equipos a reconocer patrones y modificar su proceso de solicitud de trabajo cuando sea necesario. Si se produce un pico mensual en las solicitudes de mantenimiento, el panel lo resalta y guía la planificación de recursos.

La plantilla de recepción de Asana funciona como un miembro del equipo que organiza cada envío, solicita los siguientes pasos y guía los elementos a través de la revisión y la ejecución. La IA ayuda con las tareas de recepción, las reglas mantienen el flujo de trabajo y los paneles informan sobre el progreso en cada etapa.

Transforma la forma en que gestionas las solicitudes de trabajo con la IA de Asana. Revisa las solicitudes con IA.

Deja que la IA se encargue del trabajo repetitivo para que tu Equipo pueda centrarse en las decisiones, no en la entrada de datos. A medida que llegan las solicitudes de trabajo, la IA te ayuda a organizar, definir y finalizar el proceso de recepción, sin alterar tu flujo de trabajo.

• La IA asigna automáticamente un nombre a cada solicitud. La IA lee cada solicitud y le da un título detallado, para que tu Tablero de recepción nunca se llene de “Pregunta rápida” o “Necesito ayuda”.

• La IA hace un seguimiento de la información faltante. Cuando faltan detalles clave como el alcance, el tiempo o el propietario, la IA solicita más información al solicitante. Recibirás solicitudes finalizadas en la primera revisión, con menos idas y vueltas en el intercambio de mensajes.

• La IA redacta borradores de respuestas. La IA sugiere el texto de respuesta en función de los detalles y el estado de la solicitud, ya sea que apruebes, rechaces o solicites cambios. Tu equipo puede revisarlo, personalizarlo y enviarlo con solo unos clics.