Despídete del caos: 4 desafíos de planificación organizacional y sus soluciones
Movilizar a toda una organización es difícil. Los procesos a menudo involucran a muchas partes interesadas y flujos de trabajo, mientras que los equipos trabajan de forma aislada con sus propias herramientas y métodos de colaboración. Como resultado, tratar de ejecutar tu plan de negocios puede parecer como tratar de girar un enorme barco petrolero: lento, torpe e ineficiente.
Pero no tiene por qué ser así. Analizamos en profundidad cuatro desafíos comunes de la planificación organizacional para que puedas contar con las soluciones adecuadas para cada uno. Eso significa que ya no tendrás que lidiar con el caos y la confusión. En su lugar, puedes mantener a todos los equipos alineados, incluso a medida que avanzas para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio.
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1. Es difícil coordinar los planes entre departamentos
Los trabajadores de hoy colaboran un 50 % más que hace solo 12 años, pero las empresas todavía tienen dificultades para cumplir con sus planes. De hecho, el 48 % de todas las organizaciones no cumplen al menos la mitad de sus objetivos estratégicos, incluso cuando su fuerza laboral colabora más que nunca.
Según una investigación de The Work Innovation Lab, un factor clave es la sobrecarga colaborativa: dedicar demasiado tiempo a actualizaciones de estado, asistir a reuniones y responder emails y mensajes. La sobrecarga colaborativa ocurre cuando los líderes se centran demasiado en la colaboración, pensando que más siempre es mejor. Como resultado, pasan por alto la importancia de la coordinación, que permite a los equipos trabajar de forma independiente utilizando marcos y formas de trabajo predefinidos.
La planificación organizacional requiere mucha coordinación. Los equipos pueden reunirse y discutir planes sin cesar, pero no se logra nada sin un proceso estructurado. Entonces, si te resulta difícil implementar planes estratégicos en todo tu Business, busca formas de incorporar más estructura. A continuación, te mostramos cómo empezar:
La solución
Crea un proceso de planificación predefinido. Presenta una guía paso a paso sobre cómo los líderes deben crear y compartir planes cada año durante la planificación anual, incluidos los pasos clave como reuniones, solicitud de presupuesto, obtención de aprobaciones y comunicación de planes entre los equipos. Tener un proceso predefinido ayuda a los equipos a marcar todas las casillas durante la planificación, sin omitir ningún paso clave.
Organízate en torno a los objetivos. Los objetivos son el “norte” que guía a los empleados entre las diferentes opciones, como qué proyectos priorizar y cómo asignar los recursos del equipo. Cuando comunicas claramente los objetivos, tu equipo de liderazgo no tiene que dedicar mucho tiempo y esfuerzo a guiar a los trabajadores en la dirección correcta. Todos saben qué es importante para el Business y en qué deben centrarse. Muchas empresas utilizan objetivos y resultados clave (OKR) para lograrlo. Los OKR siguen este formato simple pero flexible: “Realizaré (objetivo) medido por (resultado clave)”.
Centraliza la coordinación. La planificación se vuelve aún más compleja cuando los equipos usan diferentes herramientas y procesos para realizar su trabajo. Las partes interesadas no solo deben coordinar los cronogramas y las dependencias, sino que también deben dedicar tiempo adicional a compartir y encontrar información, una receta perfecta para retrasos y falta de comunicación. En su lugar, reúne el trabajo de todos los equipos en una plataforma de colaboración. Esto simplifica el proceso de planificación al permitir que todas las funciones se comuniquen, vean los planes y den seguimiento al trabajo en un solo lugar.
Estudio de caso: objetivos en Asana
2. No puedes adaptarte lo suficientemente rápido como para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio
El mundo de los negocios está lleno de incógnitas. Es difícil predecir cuándo cambiará el mercado financiero, cuándo los competidores cambiarán su estrategia o cuándo otros riesgos imprevistos amenazarán con descarrilar tus planes. Una parte importante de la planificación organizacional es la capacidad de adaptarse cuando sucede lo inesperado. Pero mientras que el 60 % de las empresas cree que la adaptabilidad se ha vuelto más importante en los últimos diez años, solo el 43 % de los empleados dice que su organización es buena para gestionar el cambio.
Afortunadamente, no tiene por qué ser así. Si bien cambiar tu estrategia de negocios es difícil, estas estrategias pueden ayudar a los equipos a satisfacer sin problemas y rápidamente las necesidades cambiantes del negocio.
La solución
Crea un proceso predefinido de recepción y solicitud de cambios. La planificación anual solo se realiza una vez al año. Mientras tanto, surgirán nuevas solicitudes e iniciativas, y necesitas un proceso para evaluar y priorizar esas nuevas ideas en función de tus objetivos existentes. Crear un proceso de recepción estandarizado ayuda a tu empresa a mantenerse flexible y adaptarse a lo largo del año. Al aclarar los próximos pasos y los responsables de cada nueva solicitud, los equipos pueden moverse más rápido y tomar mejores decisiones.
Crear estructuras claras para la toma de decisiones. Cuando se producen cambios, alguien debe decidir cómo avanzar. Planifica con anticipación y crea un proceso para determinar cómo, cuándo y quién debe tomar decisiones. Una de las opciones es el marco RAPID®, con el que se identifican cinco roles esenciales para las decisiones más importantes, los de: recomendar (Recommend), acordar (Agree), actuar (Perform), aportar (Input) y decidir (Decide). Recomendamos usar un marco universal para todas las grandes decisiones, de modo que todos sigan los mismos pasos y tomen decisiones de alta calidad.
Crea proyectos y procesos flexibles. La flexibilidad es esencial para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio. En lugar de crear planes con documentos estáticos y herramientas de comunicación, reúne todo en una única plataforma de colaboración. De esa manera, si necesitas cambiar tu enfoque, puedes actualizar y comunicar fácilmente los procesos en toda tu organización. Por ejemplo, imagina que necesitas aumentar la producción creativa a través de una agencia. Si tu proceso de producción creativa ya se encuentra en una plataforma de gestión del trabajo, puedes actualizar rápidamente los traspasos, las automatizaciones y los responsables en toda la empresa.
3. No tienes datos confiables para dar seguimiento al rendimiento del objetivo
Los datos de calidad son esenciales para mantener los objetivos de Business en el camino correcto. De lo contrario, es imposible saber cuándo necesitas cambiar los recursos o ajustar tu estrategia a mitad de camino. A pesar de la importancia de los análisis confiables, más del 80 % de las empresas confían en datos obsoletos para la toma de decisiones. Según un estudio de Dimensional Research, casi nueve de cada diez empresas informan que no pueden obtener análisis de datos en tiempo real de sus sistemas heredados para tomar decisiones de Business inteligentes.
La falta de datos en tiempo real pone en riesgo las estrategias de la empresa. Pero estas tácticas pueden ayudarte a recopilar análisis más sólidos para tomar mejores decisiones, más rápido.
La solución
Centraliza el seguimiento del trabajo y los objetivos. Para supervisar el progreso de los objetivos, debes saber qué tareas e hitos se han finalizado, cuáles están atrasados y cuáles están por venir. Es casi imposible hacer esto cuando los equipos dan seguimiento al trabajo en diferentes lugares (o si no lo hacen en absoluto). En cambio, usar una plataforma de gestión del trabajo te permite capturar cada tarea, hito, dependencia y fecha de entrega en un solo lugar, lo que facilita la generación de informes y el análisis del progreso.
Vincula tus herramientas de análisis. La investigación de The Work Innovation Lab muestra que cuando todos los empleados usan el mismo software de gestión del trabajo para informar y dar seguimiento al progreso, tienen un 60 % más de probabilidades de sentirse muy productivos. En lugar de alternar entre diferentes herramientas de análisis, elige una plataforma de gestión del trabajo que se integre con aplicaciones como Salesforce y Tableau. De esa manera, puedes obtener todos los beneficios de varias plataformas de análisis sólidas y centralizar los datos en un solo lugar.
4. Es difícil asignar recursos a diferentes equipos
Todos los planes necesitan recursos para funcionar sin problemas. Pero sin un análisis de datos general de los proyectos en los que trabajan los equipos, es difícil asignar personal a las iniciativas más críticas para el negocio y asegurarse de que el trabajo se mantenga al día. A pesar de la importancia de la visibilidad, un informe de ProSymmetry reveló que el 41 % de los encuestados tienen dificultades para visualizar los recursos disponibles.
La falta de visibilidad ocurre cuando los equipos no documentan exactamente en qué están trabajando las personas y en qué momento, en todos los programas. En cambio, confían en la comunicación con los jefes y líderes para determinar la disponibilidad, que nunca es una ciencia exacta. Como resultado, es difícil pronosticar con precisión qué recursos estarán disponibles para las próximas iniciativas, y mucho menos comprender la capacidad productiva actual del equipo. Este es un gran problema:la investigación muestra que los mayores contribuyentes a la mala gestión de los recursos son la falta de una proyección adecuada y la planificación de la capacidad productiva.
Si tienes dificultades con la gestión de recursos, estas estrategias pueden ayudarte a obtener una visión completa de los recursos en toda tu organización, para asegurarte de que las iniciativas más importantes cuenten con el personal adecuado.
La solución
Haz un seguimiento del tiempo que lleva el trabajo. Esto es esencial para crear planes de recursos precisos. Usa una función o aplicación de seguimiento del tiempo para documentar los requisitos de tiempo para diferentes tipos de trabajo, como crear una nueva función web o redactar una propuesta. Con esos datos, puedes medir cómo se comparan los cronogramas reales con las estimaciones iniciales en tu plan organizacional y ajustar los recursos en consecuencia.
Supervisa la carga de trabajo del equipo. Para asignar recursos de manera efectiva, debes ver de un vistazo en qué están trabajando los equipos, ahora y en el futuro. Crea un sistema para documentar el trabajo de todos y los nuevos proyectos que se avecinan. Aquí es donde el software de gestión del trabajo realmente puede brillar. Dado que todo el trabajo se documenta en un solo lugar, una plataforma de gestión del trabajo proporciona una vista completa de cómo trabajan los equipos y qué recursos están disponibles en toda tu empresa. Como resultado, puedes cambiar rápidamente las cargas de trabajo y priorizar el trabajo de mayor impacto.
Simplifica el proceso de planificación organizacional
La planificación organizacional no tiene por qué ser tan difícil. Descubre cómo Asana puede ayudarte a obtener visibilidad total del estado del trabajo, para que puedas tomar las decisiones correctas rápidamente.
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