Cómo dominar la planificación organizacional en 5 sencillos pasos

Cada organización es un rompecabezas complejo, con diferentes proyectos, tareas y objetivos repartidos entre equipos y departamentos. Individualmente, estas piezas pueden parecer inconexas, pero cuando se unen, forman una imagen de éxito. 

La planificación organizacional es crucial para alinear estos elementos mediante el trazado de los objetivos generales de tu empresa y su conexión con las tareas individuales. El proceso te permite ver dónde encaja cada parte del trabajo, para comprender su contribución a los objetivos generales de la organización y garantizar que todos los esfuerzos avancen en la misma dirección. Veamos cómo se hace. 

¿Qué es la planificación organizacional?

La planificación organizacional es el proceso de definir los objetivos generales de una empresa y trazar los pasos estratégicos y tácticos necesarios para alcanzarlos, alineando las actividades diarias con la visión a largo plazo de la empresa.

El proceso de planificación organizacional implica definir el propósito de una empresa, establecer objetivos claros y desarrollar un plan para traducir estos objetivos en realidad. El resultado de la planificación organizacional es un plan organizacional, que es un plan de acción estructurado que describe las tareas específicas que la organización y sus empleados realizarán para alcanzar los objetivos establecidos.  

¿Cuáles son las fases de la planificación organizacional?

La planificación organizacional es un proceso de varios pasos dividido en cuatro fases distintas, cada una centrada en diferentes aspectos de la estrategia y las operaciones de la organización. 

Las cuatro fases de la planificación organizacional son: 

• Planificación estratégica: describe los objetivos y las metas a largo plazo de la organización. Esta fase implica pensar en el panorama general de los objetivos estratégicos, la misión, la visión y el propósito de la empresa, asegurando que los objetivos se alineen con la dirección general de la organización. 

• Planificación táctica: desarrollar una estrategia específica para alcanzar los objetivos de la empresa. Por lo general, esto implica describir objetivos a corto plazo que se alineen con los objetivos más amplios de la empresa. 

• Planificación operativa: cambia el enfoque a las operaciones diarias que respaldan los planes tácticos. Esta fase implica detallar las tareas, los flujos de trabajo y las asignaciones específicas que garantizan que las actividades diarias se conecten con los objetivos estratégicos. 

• Planificación de contingencias: planificar y prepararse para circunstancias y eventos imprevistos que puedan interrumpir el progreso. Durante esta fase, debes desarrollar planes de respaldo y estrategias de respuesta para posibles interrupciones, como interrupciones de la cadena de suministro o cambios repentinos en las condiciones del mercado. 

Crear un plan organizacional: el proceso de cinco pasos 

Desarrollar un plan organizacional efectivo implica dividir las primeras tres fases del proceso de planificación organizacional (planificación estratégica, táctica y operativa) en pasos prácticos. 

A continuación, te mostramos cómo puedes hacerlo: 

1. Desarrolla un plan estratégico

Para elaborar tu plan estratégico, comienza por reunir a los gerentes de alto nivel y a los jefes de departamento de tu organización. Luego, evalúa dónde se encuentra actualmente tu empresa y hacia dónde quieres llevarla para desarrollar objetivos estratégicos generales. 

Revisar las declaraciones de misión y visión de tu organización, realizar un análisis FODA y medir el rendimiento de las áreas clave son técnicas que puedes utilizar para comprender las oportunidades de tu empresa y establecer estos objetivos comerciales. Recuerda que tu plan estratégico debe describir objetivos inteligentes generales que tengan un plazo determinado, sean alcanzables y se alineen con la misión y los valores de tu empresa. 

2. Traduce tu plan en pasos tácticos

Una vez que hayas desarrollado tu plan estratégico, es hora de dividir tus objetivos a largo plazo en objetivos más manejables a corto plazo. Esto generalmente implica involucrar a los gerentes de nivel medio y establecer objetivos departamentales que se alineen con tus objetivos de nivel superior. Este paso debe incluir el desarrollo de cronogramas, hitos y métricas de rendimiento claros para que puedas dar seguimiento al progreso de manera efectiva y hacer los ajustes necesarios.  

Este paso a menudo implica lanzar nuevas iniciativas alineadas con tus objetivos estratégicos. Digamos que el objetivo general que estableciste en tu plan estratégico es “aumentar la participación general en el mercado en un 15 % en los próximos tres años”. Puedes dividir ese objetivo en objetivos a corto plazo como “lanzar una nueva línea de productos en los próximos 12 meses” o “aumentar el compromiso del cliente en un 20 % durante el próximo trimestre”. Al traducir tu plan en pasos concretos que respalden tu objetivo más amplio, creas una hoja de ruta clara para tu organización y te aseguras de que todos trabajen hacia el objetivo común. 

3. Planifica tus operaciones diarias

Después de dividir tu plan estratégico en pasos tácticos, el siguiente paso es ser aún más detallado y traducir esos pasos en acciones diarias. Esto podría implicar la creación de proyectos generales alineados con tus objetivos a corto plazo, el establecimiento de horarios de trabajo para varios equipos y departamentos, y el envío de tareas a empleados individuales. 

Volvamos a nuestro ejemplo anterior. Si tu objetivo a corto plazo es “aumentar el compromiso del cliente en un 20 % durante el próximo trimestre”, tus operaciones diarias podrían incluir la programación de sesiones de capacitación periódicas para el equipo de ventas, el desarrollo de estrategias de marketing para mejorar la interacción con el cliente y la asignación de miembros específicos del equipo para desarrollar estrategias de compromiso. Esta planificación detallada garantiza que tus actividades diarias se alineen con el logro de tus objetivos a corto plazo, lo que en última instancia significa cumplir con tus objetivos estratégicos. 

4. Comunica e implementa tu plan

Una vez que tengas todo el plan trazado, desde los objetivos estratégicos generales hasta las actividades diarias que los respaldan, el siguiente paso es comunicar el plan a tu organización. 

Comienza por organizar una reunión general para presentar tu visión y plan estratégico a la organización. Luego, haz un seguimiento con un mensaje para toda la empresa que describa claramente tus objetivos generales y detalle los objetivos a corto plazo que debes alcanzar para cumplirlos. Durante este paso, los jefes deben comunicar las tareas individuales de las que son responsables los miembros de su equipo y explicar cómo el trabajo de su equipo se conecta con los objetivos de la empresa. 

5. Supervisa y ajusta tu plan según sea necesario 

Tu trabajo no termina solo porque hayas desarrollado e implementado tu plan. Es importante supervisar el progreso en tiempo real para poder abordar cualquier obstáculo que pueda surgir surgiendo. Debes revisar regularmente tus puntos de referencia a corto plazo para ver si estás avanzando con éxito hacia tus objetivos generales y hacer los ajustes necesarios.

Volvamos a nuestro ejemplo anterior. En este escenario, tu objetivo general es “aumentar la participación general en el mercado en un 15 % en los próximos tres años”. Para contribuir a esto, estableces un objetivo a corto plazo para “aumentar el compromiso del cliente en un 20 % durante el próximo trimestre”. Después de la revisión, tal vez descubras que no estás avanzando hacia este objetivo debido a una interacción con el cliente más baja de lo esperado en las nuevas plataformas digitales. 

Para volver a alinearte con tus objetivos, debes ajustar tu plan. Esto podría significar establecer nuevos objetivos a corto plazo para mejorar la experiencia del usuario en tus plataformas digitales u ofrecer contenido en línea más atractivo. Ajustar tu estrategia en respuesta a los desafíos en tiempo real te mantiene en el camino correcto para alcanzar tus objetivos a largo plazo.

Mejores prácticas de planificación organizacional

¿Te sientes abrumado? Aquí te mostramos un resumen para garantizar un proceso de planificación organizacional fluido y exitoso:

• Alinea tus objetivos con la visión y la misión de tu empresa

• Inicia tu proceso de planificación con una plantilla de planificación estratégica para reducir el trabajo inicial

• Crea planes prácticos y de duración limitada

• Divide los objetivos a largo plazo en objetivos alcanzables a corto plazo

• Asigna tareas individuales a objetivos a corto plazo.

• Adaptar tu plan a los desafíos en tiempo real 

• Aprovechar la tecnología para agilizar los procesos de planificación y seguimiento del progreso

• Comunicar claramente tu plan a las partes interesadas

• Revisar y perfeccionar el plan con regularidad 

Domina la planificación organizacional con Asana

Dile adiós a los procesos de planificación inconexos. Al aprovechar una plataforma de gestión del trabajo como Asana, puedes conectar fácilmente el trabajo individual de tu equipo con los objetivos de tu organización, asegurarte de que cada proyecto esté alineado con los objetivos de la organización y dar seguimiento al progreso de los objetivos en tiempo real. El resultado final es un rompecabezas perfectamente finalizado con cada pieza en su lugar. 

Preguntas frecuentes sobre la planificación organizacional

¿Aún tienes preguntas sobre la planificación organizacional? Tenemos las respuestas.

¿Por qué es importante la planificación organizacional?

La planificación organizacional proporciona una hoja de ruta para tu empresa, que describe tus objetivos generales y los pasos tácticos que tomarás para alcanzarlos. Al alinear los esfuerzos de los departamentos, equipos e individuos hacia objetivos comunes, la planificación organizacional fomenta la alineación, impulsa la claridad y permite a las empresas alcanzar sus objetivos. 

¿Cuál es el papel de la tecnología en la planificación organizacional?

La planificación organizacional implica trazar objetivos estratégicos de alto nivel y conectarlos con objetivos a corto plazo y tareas individuales del día a día. Aprovechar la tecnología, como una plataforma de gestión del trabajo, permite a las organizaciones aprovechar las funciones que conectan las tareas diarias con los objetivos estratégicos y brindan seguimiento del progreso en tiempo real. Estas capacidades simplifican la planificación de la organización y la hacen más eficiente. 

¿Cuáles son los ejemplos comunes de planificación organizacional?

Si bien la planificación organizacional generalmente se refiere a la estrategia detrás de los objetivos generales de la organización, también puede referirse a la planificación dentro de subconjuntos específicos de una empresa. Los tipos comunes incluyen:

• Planificación del desarrollo de la fuerza laboral, que aborda la capacitación y el crecimiento profesional de los empleados, así como los objetivos de recursos humanos y personal a largo plazo. 

• Planificación financiera y presupuestaria, que se centra en la gestión fiscal diaria y en la planificación financiera a largo plazo. 

• Planificación de la expansión, que implica estrategias para el crecimiento del negocio y la expansión del mercado.

• Planificación de productos y servicios, que se concentra en el desarrollo y la gestión de los productos y servicios de una empresa.