6 consejos para que los líderes de operaciones optimicen la oferta tecnológica de su organización
Resumen
Las organizaciones están lidiando con una cantidad abrumadora de herramientas, 323 aplicaciones SaaS en promedio, lo que lleva a jornadas laborales fragmentadas y a una menor productividad.
El problema comenzó en los últimos años, cuando las empresas invirtieron demasiado en herramientas de colaboración para compensar la falta de interacciones cara a cara. Pero hizo más daño que bien. Según un estudio, los empleados de las empresas Fortune 500 cambian entre aplicaciones y herramientas aproximadamente 1200 veces al día.
Ahora las organizaciones necesitan líderes, especialmente en operaciones, para adoptar una postura firme sobre qué nuevas herramientas son necesarias. De lo contrario, una oferta tecnológica llena de herramientas redundantes pone en riesgo la eficiencia de los empleados y la salud financiera. Al adoptar un enfoque proactivo, los líderes de operaciones pueden ayudar a las organizaciones a evitar este resultado.
Al seguir los seis pasos a continuación, los líderes de operaciones pueden participar en la racionalización de aplicaciones, un proceso en el que identificas estratégicamente cuáles de las aplicaciones de tu organización deben mantenerse, reemplazarse, retirarse o consolidarse. El resultado es una oferta tecnológica optimizada para tu negocio. Aquí te mostramos cómo empezar:
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1. Realiza una auditoría de herramientas
La redundancia de herramientas es una gran carga para las organizaciones. Centralizar los datos de trabajo en la menor cantidad de plataformas posible debe ser la prioridad de un líder de operaciones. Pero con cientos de herramientas en una pila tecnológica, es casi imposible hacer un seguimiento de lo que hace cada una.
Con tus equipos de operaciones, realiza una auditoría exhaustiva de las herramientas para catalogar cada software y aplicación en tu organización. Para cada herramienta, define claramente su propósito principal y el caso de uso específico que aborda. Si no puedes articular el propósito de una herramienta, es un candidato principal para la eliminación.
Recopila esta información en un documento o página web interna de fácil acceso. Luego, compártelo con toda la empresa para que todos los equipos y departamentos estén alineados sobre cómo usar estas herramientas. Haz que esta auditoría sea un ejercicio anual o bianual recurrente para mantener tu inventario de herramientas actual y relevante.
2. Identifica herramientas que promuevan el trabajo interdisciplinario
En un mundo donde la colaboración interdisciplinaria suele ser el catalizador de la innovación, es esencial elegir las herramientas adecuadas para fomentar estas interacciones. Las mejores herramientas sirven para más de una persona, proyecto u objetivo: eliminan el trabajo en silos dentro de los equipos y en todos los departamentos.
Pregunta a tus equipos de operaciones y a otros departamentos qué herramientas necesitan para una colaboración interdisciplinaria más efectiva. Usa esta información para ayudarte a invertir en herramientas que conecten mejor las operaciones con toda la organización.
Intenta seleccionar una herramienta de colaboración que pueda consolidar los procesos, la información y las herramientas en una fuente central de trabajo. Cuanto menos tiempo pasen tus empleados cambiando entre aplicaciones, más tiempo tendrán para concentrarse en el trabajo que realmente importa.
3. Optimiza tu oferta tecnológica priorizando las integraciones
Una oferta tecnológica desbordante es un dolor de cabeza financiero y de usuario. En lugar de obligar a los empleados a cambiar entre herramientas para obtener todo lo que necesitan, los líderes de operaciones deben promover herramientas que aprovechen las integraciones, que pueden conectar una oferta tecnológica completa en una sola plataforma.
Comienza por identificar tus herramientas de negocios principales y luego busca aplicaciones complementarias que ofrezcan integraciones sólidas. Consulta con tus equipos de operaciones y departamentos de toda la empresa que utilizarán estas integraciones, asegurándote de que satisfagan las necesidades del equipo.
Antes de implementar cambios en toda la organización, ejecuta un pequeño programa piloto para probar la eficiencia de estas nuevas integraciones y mide su impacto en función de tus objetivos. Después de una prueba exitosa, documenta los nuevos procesos y capacita a tus equipos.
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4. Evaluar la preparación de la organización para la IA
A medida que las tecnologías de IA continúan evolucionando, ofrecen a todos los departamentos oportunidades sin precedentes para automatizar tareas y generar análisis de datos. Pero las herramientas inconexas crean datos inconexos, lo que establece una base deficiente para la IA.
Realiza una evaluación de preparación para la IA para ayudar a tu organización a ser más estratégica al incorporar la IA en su oferta tecnológica. Identifica las brechas en la calidad de los datos, la integración y las habilidades de los empleados.
Una vez que hayas evaluado tu preparación, comienza a probar herramientas impulsadas por IA que se alineen con los objetivos estratégicos de tu organización. Mide su impacto a través de KPI específicos, como el tiempo ahorrado, la tasa de automatización de tareas o la mejora del análisis de datos. Después de una prueba exitosa, implementa las herramientas de IA en los departamentos relevantes, asegurándote de que se implementen los protocolos adecuados de capacitación y gestión de cambios.
5. Reduce la fatiga ante tantas herramientas
La evaluación de la oferta tecnológica de una organización debe ser una desintoxicación basada en datos para el negocio, dirigida por los equipos de operaciones. Con los comentarios de los empleados, los líderes de operaciones pueden evaluar mejor cómo las herramientas afectan a los equipos.
Para hacerlo, crea una encuesta para que tu organización pregunte a los departamentos y equipos sobre las herramientas que usan y si están creando agotamiento. Haz preguntas sobre cómo se sienten los empleados cuando usan ciertas herramientas. Intenta identificar qué herramientas están dinamizando el trabajo y cuáles están agotando la capacidad productiva. Con esa información, identifica duplicados, herramientas innecesarias y espacios donde las herramientas crean silos que bloquean los flujos de trabajo efectivos.
6. Deja que los empleados den su opinión
Si bien es importante que los líderes de operaciones informen qué herramientas usa tu organización, esto debe hacerse teniendo en cuenta a los empleados. Crea un ciclo de retroalimentación, donde los líderes puedan recibir información de los empleados sobre lo que les funciona y lo que debe cambiar. Esto permite a los empleados asumir un papel activo en la definición de tu oferta tecnológica.
Da el primer paso e implementa un nuevo canal en la herramienta de mensajería de tu empresa donde los empleados puedan expresar sus inquietudes sobre los problemas tecnológicos. Revisa esto como parte de tu ciclo de planificación anual, recopilando y analizando los comentarios durante el año para identificar problemas recurrentes y áreas de mejora. Los empleados se sentirán más empoderados y tú tendrás más información para tomar decisiones sobre la oferta tecnológica.
Innovar con una oferta tecnológica intencional
Los líderes de operaciones se encuentran en una encrucijada crítica donde las elecciones que hacen hoy en tecnología y colaboración darán forma al futuro de su empresa. Maximizar tus recursos tecnológicos no se trata de elegir más herramientas, sino de elegir las herramientas adecuadas, que puedan mejorar la colaboración interdisciplinaria y servir como una fuente única de referencias, como una plataforma de gestión del trabajo colaborativo.
Al seguir ese camino y consolidar tu oferta tecnológica, eliminarás los silos, mejorarás la experiencia de los empleados y aportarás claridad a toda tu organización.
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