Soluciona estos desafíos comunes de incorporación para aumentar la productividad
Los datos no mienten: un buen proceso de incorporación lleva a empleados más felices y productivos. Pero si bien la incorporación puede aumentar las tasas de retención en un 82 %, solo el 12 % de los empleados está totalmente de acuerdo con que su organización hace un gran trabajo en la incorporación de nuevos empleados.
Crear un proceso de incorporación fluido es un desafío, por lo que no es sorprendente que algunas organizaciones se queden cortas. Pero no tiene por qué ser así. A continuación, te mostramos cómo evitar los errores comunes de incorporación y ayudar a cada empleado nuevo a ponerse al día rápidamente.
Acelera la incorporación de empleados nuevos
Mantén las prioridades de tu equipo bajo control gracias a la incorporación de empleados simplificada y períodos de activación más cortos.
1. Falta de estandarización
La incorporación es tu oportunidad para presentar a los nuevos empleados tu empresa, tu misión y tus procesos. Es un período de aprendizaje importante y quieres que todos los empleados tengan la misma gran experiencia. Pero a pesar de la importancia de la incorporación, solo el 69 % de las empresas tienen un programa formal de incorporación en toda la empresa. Sin un proceso sólido y estandarizado, cada jefe aborda la incorporación de manera diferente, lo que lleva a discrepancias entre equipos y departamentos.
La solución
Crea un proceso de incorporación para toda la empresa: determina qué necesitan saber los nuevos empleados a nivel de la empresa y crea un programa estructurado para guiarlos durante sus primeras semanas. Por ejemplo, puedes incluir información como la cultura y los valores de la empresa, las políticas, los procesos y la estructura del equipo.
Comparte listas de verificación de incorporación personalizables: si bien cada equipo es diferente, puedes estandarizar los componentes centrales de la incorporación. Por ejemplo, puedes requerir que cada equipo capacite a los nuevos empleados en habilidades laborales, herramientas, procesos específicos del rol y responsabilidades y expectativas individuales.
Usa plantillas: con un software de gestión del trabajo como Asana, puedes crear listas de verificación de incorporación prácticas y luego convertirlas en plantillas para que cualquier jefe pueda copiar rápidamente la plantilla y crear una nueva lista de verificación. Con Asana, tus plantillas pueden incluir tareas con enlaces a información relevante y fechas de entrega. Luego, puedes asignártelas a ti mismo, a TI, a Recursos Humanos o al empleado nuevo para que las finalicen.
2. Exceso de información
Según una encuesta a más de 2000 trabajadores del conocimiento, el 81 % de los empleados se sintieron abrumados durante el proceso de incorporación. Las empresas comparten demasiada información a la vez, lo que hace que los trabajadores tengan que buscar entre un sinfín de documentos, conversaciones e informes, todos repartidos en diferentes plataformas y aplicaciones. Es mucho para gestionar, especialmente para alguien nuevo en la empresa. Además de abrumar a los nuevos empleados, la sobrecarga de información también hace perder tiempo. Los empleados deben buscar el contexto que necesitan, lo que les deja menos tiempo para aprender y desempeñarse en su trabajo.
La solución
Crear una estructura: organiza las sesiones de capacitación y el intercambio de información para que los nuevos empleados tengan tiempo de asimilar sus aprendizajes. Por ejemplo, crea una lista de verificación para describir las tareas que deben finalizar en su primera, segunda y tercera semana en el trabajo.
Incorpora tiempo de inactividad: en lugar de organizar una sesión de capacitación tras otra, deja espacio para que los nuevos miembros del equipo lean la información y exploren por su cuenta. Esto es particularmente importante en las primeras semanas, cuando los empleados no están familiarizados con los procesos de la empresa. El tiempo de inactividad también les da a los nuevos empleados la oportunidad de establecer relaciones y conectarse con sus colegas.
Centraliza la información: sobre todo, quieres que los nuevos empleados puedan encontrar la información que necesitan sin tener que buscar en diferentes aplicaciones y documentos. Ahí es donde una plataforma de gestión del trabajo como Asana puede ayudar. Asana te permite compartir proyectos de incorporación estructurados para que los nuevos empleados sepan exactamente qué tareas deben finalizar y para cuándo. Y con la información centralizada en una plataforma, los miembros del equipo pueden ver fácilmente las tareas relevantes, la documentación y a quién contactar si tienen preguntas.
3. Falta de objetivos claros
Según nuestra investigación, el 87 % de los trabajadores de empresas con objetivos claros y conectados dicen que su organización está bien preparada para cumplir con las expectativas de los clientes, más del doble que las que no tienen tales objetivos. Los objetivos dan a los empleados un enfoque concreto. Dejan claro por qué el trabajo de un empleado nuevo es importante, para que se mantenga motivado y comprometido durante todo el proceso de incorporación. Según el profesor de Harvard y exdirector de marketing de Aetna, David C. Edelman, los objetivos hacen que “las personas se sientan mejor porque pueden hacer un seguimiento de su progreso. Sienten que tuvieron la agencia para hacer que eso suceda y pudieron aportar nuevas ideas y creatividad, y luego ver el resultado”.
Sin objetivos claros, los trabajadores son menos efectivos y es menos probable que permanezcan en tu empresa. De hecho, el 87 % de los trabajadores con objetivos claros podrían verse trabajando en su empresa el próximo año. Eso es un 85 % más que los trabajadores que dijeron que su empresa no tenía objetivos claros.
La solución
Conecta el trabajo de los nuevos empleados con los objetivos de la empresa: ayuda a los nuevos empleados a establecer objetivos prácticos para su función e ilustra cómo se conectan con los objetivos de toda la empresa. Por ejemplo, si un empleado nuevo tiene el objetivo de actualizar el proceso de incorporación de TI durante su primer año, muestra cómo eso se conecta con el objetivo general de tu empresa para agilizar los procesos y disminuir el gasto. Un software de gestión del trabajo como Asana puede ser útil en este caso. Asana te permite establecer objetivos para tu empresa, tu equipo o para ti, y ver cómo se conectan entre sí. También puedes conectar cada objetivo con el trabajo que lo respalda.
Realiza un seguimiento con regularidad: haz un plan con los nuevos empleados para supervisar el progreso de sus objetivos. También puedes usar una plataforma como Asana que actualiza automáticamente los objetivos a medida que tu equipo avanza. De esa manera, no tienes que perder tiempo actualizando manualmente tus objetivos.
4. Visibilidad y responsabilidad limitadas
Los empleados nuevos necesitan apoyo, orientación y acciones pendientes claras para tener éxito en sus roles. Pero con demasiada frecuencia, los empleados se quedan solos después del proceso de contratación sin un sistema de apoyo y un plan de acción concretos. Esto hace que la incorporación sea menos eficiente, porque no pueden obtener respuestas a sus preguntas ni eliminar los obstáculos fácilmente.
La solución
Organiza reuniones individuales periódicas entre los jefes y los empleados nuevos: las reuniones individuales son la base de una comunicación directa y abierta entre los jefes y los miembros del equipo. Estas reuniones ayudan a generar confianza y son fundamentales para comprender los objetivos personales, abordar las inquietudes y fomentar una cultura de confianza y transparencia dentro del equipo.
Centraliza las conversaciones y las acciones pendientes de las reuniones individuales: además de programar reuniones, documenta las conversaciones y las acciones pendientes en un solo lugar para que los empleados puedan encontrarlas y darles seguimiento más adelante. Con un software de gestión del trabajo, puedes crear proyectos específicos para reuniones individuales. Luego, dentro de esos proyectos, puedes crear tareas con fechas de entrega y responsables claros.
Convierte los primeros días en primeras victorias
Tomarte el tiempo para crear un proceso de incorporación exitoso no solo ayuda a los empleados a tener éxito en su nuevo puesto, sino que también los ayuda a comenzar a trabajar con todas las habilidades, la información y las conexiones que necesitan para tener un impacto. Descubre cómo Asana puede ayudarte a convertir tu proceso de incorporación en una máquina bien engrasada.
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