Cómo un proveedor de soluciones tecnológicas redujo días de trabajo manual con AI Studio

Taco Technologies se dedica a ayudar a organizaciones de todos los tipos y tamaños, desde escuelas y bufetes de abogados hasta bibliotecas y pequeñas empresas, a gestionar los sistemas que usan todos los días. 

Con experiencia en la habilitación de impresión, los flujos de trabajo de documentos y la tecnología en el lugar de Trabajo, han sido un socio de referencia para los equipos que buscan simplificar la forma en que el trabajo fluye a través de las herramientas durante décadas. 

En los últimos años, Taco amplió sus ofertas más allá de la impresión, cambiando el enfoque hacia la venta directa, ayudando a las organizaciones a implementar herramientas de lugar de Trabajo como Asana y Odoo, y apoyando una gama más amplia de necesidades operativas.

Pero el crecimiento trajo complejidad. Más productos y clientes significaban más solicitudes y un mayor volumen de trabajo gestionado manualmente a través de documentos compartidos y cadenas de email. 

Para resolver esto, Taco recurrió a AI Studio para automatizar las tareas rutinarias y crear flujos de trabajo consistentes. ¿El resultado? Redujeron drásticamente el tiempo dedicado al trabajo administrativo, lo que permitió a los equipos centrarse en mantener los proyectos en marcha sin los cuellos de botella habituales, una innovación que les valió el reconocimiento como Socio de Asana para el futuro del trabajo con IA (APAC) en la Cumbre de socios.

“Decir que esto está transformando nuestro Business poco a poco es quedarse corto”, dijo Charlie Masters, jefe general de Taco. 

Automatización de la recepción de solicitudes y la planificación de la migración

Uno de los casos de uso más impactantes de Taco comenzó en un lugar muy familiar: la bandeja de entrada de alguien.

Los jefes de cuentas técnicas reciben regularmente solicitudes de migración complejas de revendedores o clientes, como el cambio de sistemas de gestión de impresión locales a soluciones basadas en la nube. Estas solicitudes incluyen una combinación de detalles del cliente y especificaciones técnicas, seguidas de una simple pregunta: ¿qué hacemos a continuación?

Antes, responder a esos emails implicaba horas de investigación y documentación manual. Ahora, ese proceso se ejecuta a través de AI Studio: con una recepción clara, investigación impulsada por IA y un marco reutilizable para generar planes listos para la implementación en minutos en lugar de días.

“Hemos creado un trabajo de analista de soporte técnico que [nuestro jefe de cuentas técnicas] solía hacer él mismo. Le tomaba días hacer esto: muchas reuniones, muchas preguntas de ida y vuelta”, dijo Charlie. “Ahora podemos entregar este trabajo por completo a AI Studio”.

A continuación, se muestra un ejemplo anónimo de ese flujo de trabajo que muestra una organización y empleados ficticios:

Paso 1: Un formulario de recepción estructurado reemplaza al email

En lugar de depender de cadenas de email ad hoc para iniciar las solicitudes de migración, Taco usa un formulario de Asana estandarizado, conectado a un proyecto de recepción, para recopilar los detalles de la solicitud. Los formularios incluyen campos como:

• Nombre de la empresa y del solicitante

• Número de referencia del cliente

• Número y tipos de dispositivos multifunción (MFD)

• Características clave del entorno de impresión (por ejemplo, impresión móvil, escaneo integrado)

• Preguntas condicionales que se adaptan en función de las respuestas

Este enfoque garantiza que no se pase nada por alto y crea un registro de datos claro, lo que facilita que los equipos (y la IA) comiencen.

Paso 2: La IA revisa las solicitudes y redacta recomendaciones

Una vez que se envía el formulario, la tarea se envía automáticamente a la sección “Investigación” del proyecto de recepción, donde el flujo de trabajo de AI Studio de Taco se hace cargo.

Aquí, la IA actúa como un analista de investigación técnica y soporte, con la tarea de evaluar el riesgo, mostrar detalles clave y redactar un plan de migración basado en las mejores prácticas establecidas.

Para ello, la IA hace referencia a un conjunto de recursos internos proporcionados como contexto en el backend de AI Studio, incluida una guía de migración de más de 25 páginas, un proyecto de implementación vinculado con datos históricos del cliente y una guía clara sobre el tono, la estructura y el formato.

La IA evalúa el envío del formulario en este contexto para determinar si tiene suficiente información para continuar. Si no es así, marca la tarea y la mueve a una sección de “Recepción fallida”, lo que evita que los equipos tengan que buscar los detalles que faltan y garantiza que solo las solicitudes listas para usar avancen.

Paso 3: Se genera automáticamente un plan de migración detallado

Si la solicitud pasa la verificación de investigación, la IA genera automáticamente una nueva tarea con un resumen completo de la migración. El resultado incluye:

• Información clave del cliente y el revendedor, como detalles de contacto y números de referencia

• Una lista de posibles obstáculos o complejidades que podrían afectar el proyecto

• Un plan de migración paso a paso, finalizado con acciones recomendadas, estimaciones de tiempo y consideraciones técnicas

Estas no son listas de pendientes genéricas; son planes de implementación de varias semanas, que cubren todo, desde revisiones legales y verificaciones de infraestructura hasta pruebas piloto e implementación completa. Cada plan se adapta a la solicitud y se basa en la experiencia interna.

“Lo que hemos hecho es convertir [nuestro documento de orientación] en parte de nuestro flujo de trabajo”, dijo Charlie. “Así que esa experiencia ahora se puede incluir en un plan en minutos. Y eso es muy poderoso para nosotros”.

Paso 4: Un humano revisa el plan antes de avanzar

Una vez que se finaliza el plan de migración generado por la IA, se envía a un miembro del equipo técnico para su revisión. En lugar de redactar planes desde cero, validan los detalles y los aprueban antes de comenzar la implementación.

Es un cambio simple que marca una gran diferencia: ahorrar al menos un día a la semana mientras se mantiene la calidad que el cliente espera.

No se trata de reemplazar la experiencia, se trata de escalarla. “No puedes dejar que la IA haga tu trabajo por ti”, dijo Charlie. “Ese no es el punto. El punto es que ahorra mucho tiempo, está tan bien integrado en tu flujo de trabajo, que se vuelve más consistente y fácil de revisar. La experiencia humana sigue siendo muy importante”.

Con AI Studio, Taco transformó un flujo de trabajo manual que requería mucho tiempo en un sistema repetible que ofrece planes de migración precisos y de calidad con mucho menos esfuerzo.

Recuperar tiempo con un asistente ejecutivo impulsado por IA

Taco no se detuvo con los flujos de trabajo técnicos. Su director ejecutivo, Jonathan Milne, creó un asistente ejecutivo virtual con AI Studio para clasificar y asignar tareas directamente desde su bandeja de entrada.

El sistema evalúa las tareas entrantes en función de un conjunto detallado de criterios que definió Jonathan y, luego, las envía automáticamente al lugar correcto. Por ejemplo:

• Las solicitudes de facturación se envían al equipo de Cuentas.

• Los líderes de desarrollo de negocios se asignan al miembro apropiado del equipo de liderazgo

• Las oportunidades de asociación y las escaladas se clasifican y se envían a las partes interesadas

• Las tareas generales se asignan en función de su contenido y prioridad.

Al automatizar este tipo de clasificación de la bandeja de entrada, las tareas avanzan de forma rápida, consistente y sin que nada se pase por alto.

“Su bandeja de entrada es constante”, dijo Charlie. “Así que recuperar el enfoque y recuperar el tiempo al externalizar la clasificación de su bandeja de entrada a un asistente ejecutivo virtual es muy poderoso”. El impacto no es solo operativo, es personal.

“Ahora almuerza más seguido”, agregó Charlie. “Eso suena tonto, pero nos envolvemos en la narrativa de que la IA te devolverá el tiempo para ser un líder, para hacer las tareas estratégicas. Solo te da un poco más de espacio para respirar y ser genial. Y si ser excelente significa hacer tareas estratégicas, eso es maravilloso. Si ser excelente significa que puedes almorzar constantemente, eso también es maravilloso”.

Construir sobre el éxito inicial

Con los primeros éxitos en su haber, Taco ahora está ampliando la presencia de AI Studio en todo el Business. El equipo está colaborando activamente con todos los departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, ya sea creando nuevos sistemas de clasificación, creando flujos de trabajo internos para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes o ayudando a los equipos a gestionar las necesidades de las partes interesadas de manera más efectiva.

“Estamos trabajando activamente con todos los equipos para encontrar más pasos de clasificación y más pasos de asistencia en todos nuestros flujos de trabajo”, dijo Charlie.

También continúan refinando lo que ya han creado, con el objetivo de desarrollar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo en función del uso real. Las posibles actualizaciones planificadas incluyen agregar revisores a los envíos incompletos e integrar los planes de IA de manera más fluida en los procesos de los revendedores.

A medida que continúan expandiendo AI Studio en toda la organización, el equipo de Taco ve la herramienta no como un sustituto de su conocimiento, sino como una forma de duplicar el trabajo que realmente importa, sin duplicar el esfuerzo.

“No es necesario empezar con la perfección para obtener estos ahorros”, dijo Charlie. “Solo ponte en marcha. Entiende que no está reemplazando tu trabajo. Te ayuda a hacerlo de manera más eficiente y consistente”.