Cómo un proveedor de soluciones tecnológicas redujo días de trabajo manual con AI Studio

Taco Technologies se dedica a ayudar a organizaciones de todas las formas y tamaños, desde escuelas y estudios de abogados hasta bibliotecas y pequeñas empresas, a gestionar los sistemas que utilizan todos los días. 

Con experiencia en habilitación de impresión, flujos de trabajo de documentos y tecnología en el lugar de Trabajo, han sido un socio de referencia para los equipos que buscan simplificar la forma en que el trabajo fluye a través de las herramientas durante décadas. 

En los últimos años, Taco amplió sus ofertas más allá de la impresión, cambió el enfoque hacia la venta directa, ayudó a las organizaciones a implementar herramientas en el lugar de Trabajo como Asana y Odoo, y apoyó una gama más amplia de necesidades operativas.

Pero el crecimiento trajo complejidad. Más productos y clientes significaban más solicitudes y un volumen creciente de trabajo gestionado manualmente a través de documentos compartidos y cadenas de correo electrónico. 

Para solucionar esto, Taco recurrió a AI Studio para automatizar las tareas rutinarias y crear flujos de trabajo consistentes. ¿El resultado? Redujeron drásticamente el tiempo dedicado al trabajo administrativo, lo que permitió al Equipo centrarse en mantener los proyectos en marcha sin los cuellos de botella habituales, una innovación que les valió el reconocimiento como el Futuro del trabajo con el socio de IA de Asana (APAC) en la Cumbre de socios.

“Decir que esto está transformando nuestro Business poco a poco es quedarse corto”, dijo Charlie Masters, gerente general de Taco. 

Automatizar la recepción de solicitudes y la planificación de la migración

Uno de los casos de uso más impactantes de Taco comenzó en un lugar demasiado familiar: la bandeja de entrada de alguien.

Los gerentes técnicos de cuentas reciben regularmente solicitudes de migración complejas de revendedores o clientes, como el cambio de sistemas de gestión de impresión locales a soluciones basadas en la nube. Estas solicitudes incluyen una combinación de detalles del cliente y especificaciones técnicas, seguidas de una pregunta simple: ¿qué hacemos a continuación?

Anteriormente, responder a esos correos electrónicos significaba horas de investigación y documentación manuales. Ahora, ese proceso se ejecuta a través de AI Studio: con una recepción clara, investigación impulsada por IA y un marco reutilizable para generar planes listos para la implementación en minutos en lugar de días.

“Creamos un puesto de analista de soporte técnico que [nuestro gerente técnico de cuentas] solía hacer él mismo. Le llevaría días hacer esto: muchas reuniones, muchas preguntas y respuestas”, dijo Charlie. “Ahora podemos delegar este trabajo completamente a AI Studio”.

A continuación, se muestra un ejemplo anónimo de ese flujo de trabajo que muestra una organización y empleados ficticios:

Paso 1: un formulario de recepción estructurado reemplaza el correo electrónico

En lugar de depender de cadenas de correos electrónicos ad hoc para iniciar las solicitudes de migración, Taco utiliza un formulario estandarizado de Asana, conectado a un proyecto de recepción, para recopilar los detalles de la solicitud. Los formularios capturan campos consistentes como:

• Nombre de la empresa y del solicitante

• Número de referencia del cliente

• Número y tipos de dispositivos multifunción (MFD)

• Características clave del entorno de impresión (por ejemplo, impresión móvil, escaneo integrado)

• Preguntas condicionales que se adaptan en función de las respuestas

Este enfoque garantiza que no se pase nada por alto y crea un registro de datos claro, lo que facilita el trabajo del equipo (y de la IA).

Paso 2: la IA revisa las solicitudes y redacta recomendaciones

Una vez que se envía el formulario, la tarea se dirige automáticamente a la sección “Investigación” del proyecto de recepción, donde el flujo de trabajo de AI Studio de Taco se hace cargo.

Aquí, la IA actúa como un analista de investigación técnica y soporte, con las tareas de evaluar el riesgo, identificar detalles clave y redactar un plan de migración basado en las mejores prácticas establecidas.

Para ello, la IA hace referencia a un conjunto de recursos internos proporcionados como contexto en el backend de AI Studio, que incluye una guía de migración de más de 25 páginas, un proyecto de implementación vinculado con datos históricos de clientes y una guía clara sobre el tono, la estructura y el formato.

La IA evalúa el envío de formularios en este contexto para determinar si tiene suficiente información para continuar. Si no es así, marca la tarea y la mueve a una sección de “Recepción fallida”, lo que evita que el equipo tenga que buscar los detalles que faltan y garantiza que solo avancen las solicitudes listas para usar.

Paso 3: se genera automáticamente un plan de migración detallado

Si la solicitud pasa la verificación de investigación, la IA crea automáticamente una tarea nueva con un resumen de migración completo. El resultado incluye lo siguiente:

• Información clave del cliente y del revendedor, como detalles de contacto y números de referencia

• Una lista de posibles obstáculos o dificultades que podrían afectar el proyecto

• Un plan de migración paso a paso, finalizado con acciones recomendadas, estimaciones de tiempo y consideraciones técnicas

Estas no son listas de pendientes genéricas; son planes de implementación de varias semanas, que abarcan todo, desde revisiones legales y controles de infraestructura hasta pruebas piloto y la implementación completa. Cada plan se adapta a la solicitud y se basa en la experiencia interna.

“Lo que hemos hecho es convertir [nuestro documento de orientación] en parte de nuestro flujo de trabajo”, dijo Charlie. “Así que esa experiencia ahora se puede poner en práctica en cuestión de minutos. Y eso es muy poderoso para nosotros”.

Paso 4: un humano revisa el plan antes de continuar

Una vez que el plan de migración generado por IA está finalizado, se envía a un miembro del equipo técnico para su revisión. En lugar de redactar planes desde cero, validan los detalles y firman antes de que comience la implementación.

Es un cambio simple que marca una gran diferencia: ahorrar al menos un día por semana mientras se mantiene la calidad que esperan los clientes.

No se trata de reemplazar la experiencia, se trata de escalarla. “No puedes dejar que la IA haga tu trabajo por ti”, dijo Charlie. “Ese no es el punto. El punto es que es un gran ahorro de tiempo, está tan bien integrado en tu flujo de trabajo, que se vuelve más consistente y más fácil para ti hacer tu revisión. La experiencia humana sigue siendo muy importante”.

Con AI Studio, Taco transformó un flujo de trabajo manual y lento en un sistema repetible que ofrece planes de migración precisos y de calidad con mucho menos esfuerzo.

Recuperar el tiempo con un asistente ejecutivo impulsado por IA

Taco no se detuvo con los flujos de trabajo técnicos. Su director ejecutivo, Jonathan Milne, creó un asistente ejecutivo virtual con AI Studio para clasificar y asignar tareas directamente desde su bandeja de entrada.

El sistema evalúa las tareas entrantes en función de un conjunto detallado de criterios definidos por Jonathan y luego las envía automáticamente al lugar correcto. Por ejemplo:

• Las solicitudes de facturación se envían al Equipo de Cuentas

• Los clientes potenciales de desarrollo de negocios se asignan al miembro apropiado del equipo de liderazgo

• Las oportunidades de asociación y los escalamientos se clasifican y se envían a las partes interesadas

• Las tareas generales se asignan en función de su contenido y prioridad

Al automatizar este tipo de clasificación de la bandeja de entrada, las tareas se mueven rápidamente, de manera consistente y sin que nada se pase por alto.

“Su bandeja de entrada está siempre llena”, dijo Charlie. “Así que recuperar el enfoque y el tiempo al delegar la clasificación de su bandeja de entrada a un asistente ejecutivo virtual es muy poderoso”. El impacto no es solo operativo, es Personal.

“Ahora puede salir a almorzar más seguido”, agregó Charlie. “Suena tonto, pero nos envolvemos en la narrativa de que la IA te va a devolver el tiempo para ser un líder, para hacer las tareas estratégicas. Solo te da un poco más de espacio para respirar y ser excelente. Y si eso significa hacer tareas estratégicas, es maravilloso. Si ser excelente significa que puedes almorzar con regularidad, eso también es maravilloso”.

Construir sobre el éxito temprano

Con las primeras victorias en marcha, Taco ahora está expandiendo la presencia de AI Studio en todo el Business. El equipo está colaborando activamente con todos los departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, ya sea creando nuevos sistemas de clasificación, creando flujos de trabajo internos para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes o ayudando a los equipos a gestionar las necesidades de las partes interesadas de manera más efectiva.

“Trabajamos activamente con todos los equipos para encontrar más pasos de clasificación y más pasos de asistencia en todos nuestros flujos de trabajo”, dijo Charlie.

También continúan refinando lo que ya han construido, planeando evolucionar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo en función del uso real. Las posibles actualizaciones planificadas incluyen agregar revisores a los envíos incompletos e integrar los planes de IA de manera más fluida en los procesos de los revendedores.

A medida que continúan expandiendo AI Studio en toda la organización, el equipo de Taco ve la herramienta no como un sustituto de su conocimiento, sino como una forma de duplicar el trabajo que realmente importa, sin duplicar el esfuerzo.

“No es necesario empezar con la perfección para obtener estos ahorros”, dijo Charlie. “Solo hay que empezar. Entiende que no está reemplazando tu trabajo. Te ayuda a hacerlo de manera más eficiente y consistente”.