Cómo Asana usa la gestión del trabajo para optimizar la planificación de recursos
Las iniciativas no pueden tener éxito sin los recursos adecuados. Nadie lo sabe mejor que Rita Khayat, jefa de PMO de Estrategia y Operaciones de Asana. Khayat es responsable de mantener los objetivos críticos para el negocio en el camino correcto, lo que hace al asignar los recursos adecuados, en el momento adecuado, al trabajo más importante.
El equipo de Khayat es responsable de cuatro áreas de negocios principales dentro de la organización de CIO:
Planificación estratégica y ejecución
Gestión de programas y proyectos
Gestión operativa y gestión de cambios
Liderazgo y desarrollo organizacional
La gestión de recursos es esencial para cada una de estas áreas. “Es imperativo que cumplamos con nuestros compromisos”, dice Khayat. Al planificar cuidadosamente el presupuesto y la capacidad productiva del equipo, su equipo puede cumplir constantemente los objetivos y ejecutar las iniciativas de la empresa.
Así es como lo hacen.
Obtener visibilidad de la capacidad productiva del equipo
Según Khayat, una de las mayores ventajas de Asana es la planificación de la capacidad productiva. Esta función le da visibilidad sobre la capacidad del equipo en todos los proyectos, para que pueda asegurarse de que su equipo tenga suficiente presupuesto y personal para cumplir con su hoja de ruta con confianza. “Las prioridades y los plazos pueden cambiar, lo que requiere la reasignación de recursos”, señala Khayat. “Esto subraya la importancia de mantener la visibilidad en los proyectos críticos”.
Con la planificación de la capacidad productiva, los líderes pueden mirar hacia el futuro y ver qué tiene que hacer su equipo, y luego asignar el trabajo para los próximos meses en función de la capacidad productiva de los roles. Puedes ver en qué proyectos están trabajando las personas, el porcentaje de tiempo que ocupan esos proyectos y quién podría estar sobreasignado. Cuando se necesita un cambio, los líderes pueden cambiar fácilmente el trabajo, extender los plazos y ajustar los recursos.
La planificación de la capacidad productiva ofrece a líderes como Khayat una visión general. Y, al mismo tiempo, los líderes de equipos más especializados pueden ver una imagen detallada de la capacidad productiva de su equipo y en qué está trabajando cada uno. Por ejemplo, el equipo de Khayat tiene una vista general de todo el departamento, así como vistas más específicas para cada equipo.
“Cada rol requiere funcionalidades distintas”, explica Khayat. “Asana satisface ambas necesidades de manera efectiva”.
Garantizar que los proyectos de alta prioridad cuenten con el personal adecuado
La priorización es esencial para el Equipo de Khayat. “Hay una gran demanda de numerosos proyectos”, observa. “Atendemos solicitudes de varias funciones de Business en toda la organización, que abarcan todos los niveles”. Con un volumen tan grande de solicitudes, su equipo necesita un sistema respaldado por datos para comprender qué es importante, en qué debe invertir la empresa y qué se puede dejar de priorizar.
Su equipo utiliza tres funciones clave para priorizar de manera efectiva:
Formularios para recopilar información sobre las solicitudes y dimensionarlas correctamente
Portafolios para dar seguimiento a las hojas de ruta del equipo y garantizar que las iniciativas clave tengan los recursos adecuados
Proyectos para priorizar tareas más pequeñas dentro de cada iniciativa
Analicemos cada una de ellas.
Mira Asana en acción
Con Asana, los equipos de operaciones pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.
1. Formularios para dimensionar las solicitudes
El equipo de Khayat usa formularios de recepción para estandarizar el proceso de solicitudes. “Un formulario te permite tomar datos no estructurados y convertirlos en datos estructurados”, dice Jana Beiswenger, directora de Gestión de Programas de Business en Asana y miembro del Equipo de Khayat. Esto les da la información que necesitan por adelantado, para que su Equipo pueda evaluar y dimensionar nuevos proyectos en función de criterios objetivos.
“Pedimos a los solicitantes que justifiquen su solicitud, que detallen el impacto esperado en la organización y que describan cómo contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa”, dice Khayat. Una vez que su Equipo tiene esa información, pueden comenzar un proceso de evaluación para dimensionar cada solicitud correctamente. Esto les ayuda a determinar 1) qué recursos requerirá la solicitud y 2) qué impacto tendrá en el negocio, por ejemplo, generar una cantidad específica de ingresos recurrentes anuales. A partir de ahí, el equipo puede priorizar cada solicitud dentro de su hoja de ruta más amplia.
2. Seguimiento de hojas de ruta con portafolios
Khayat tiene un portafolio de hojas de ruta para que cada equipo dé seguimiento a todas las iniciativas clave en las que están trabajando. Esto le da una visión general de los proyectos, por lo que tiene la información que necesita para priorizar los recursos correctos en el momento adecuado. Su equipo usa campos personalizados para capturar información de un vistazo, como la prioridad del proyecto, el nivel de esfuerzo y si una iniciativa es una “gran roca”, es decir, un elemento esencial que requiere muchos recursos en la hoja de ruta.
“Cuando reviso mi portafolio de hojas de ruta, puedo identificar de inmediato qué iniciativas son grandes rocas, cuáles son proyectos a largo plazo y cuáles son ganancias rápidas, entre otros”, explica Khayat. Esta información es esencial para asignar personas y recursos de manera efectiva. Por ejemplo, permite que el equipo de Khayat comience con las grandes rocas primero y luego se ocupe de las tareas que se pueden resolver rápido. “Esta categorización aclara significativamente cómo debemos gestionar nuestra capacidad productiva”, dice Khayat.
3. Priorizar las tareas dentro de los proyectos
Dentro de cada proyecto, los jefes también deben priorizar las tareas individuales para asegurarse de que los recursos del equipo se utilicen de manera efectiva. Jorge Zúñiga, jefe de Integraciones y Sistemas de Datos de Asana, utiliza un sistema de etiquetado similar en su equipo para asignar recursos a nivel de proyecto. Los campos personalizados les permiten ver los detalles clave de un vistazo, como los siguientes:
Prioridad de las tareas
Nivel de esfuerzo
Horas estimadas
Tipo de solicitud
Estado de las tareas (en espera, en progreso, pendientes, trabajo atrasado, etc.)
Y más
Esto ayuda al equipo de Zuniga a priorizar las tareas más importantes. También les permite trabajar en tickets de menor prioridad cuando tienen tiempo adicional. “Durante la planificación del sprint, etiquetamos cada elemento con una prioridad”, dice Zuniga. “Las tareas de menor prioridad van en una sección de ‘tareas pendientes’, y las personas pueden tomarlas cuando tienen capacidad productiva adicional”.
Seguimiento del tiempo dedicado a las iniciativas
Los datos precisos de seguimiento del tiempo son esenciales para cumplir con los plazos de los proyectos. El equipo de Zuniga hace un seguimiento exacto de cuántas horas dedican a cada tarea, para poder compararlas con las estimaciones del cronograma original y comprender si están por encima o por debajo del presupuesto. “Durante la planificación del sprint, calculamos las horas estimadas y luego todos agregan sus horas reales”, dice Zuniga. Esos números se incorporan automáticamente a un informe de planificación de la capacidad productiva, donde Zuniga puede ver cuántas horas dedican los miembros del equipo a los proyectos, en tiempo real. Como resultado, puede ayudar a los equipos a reasignar tareas para garantizar que nadie esté subutilizado o sobrecargado de trabajo.
“Cuando noto que alguien tiene demasiado trabajo, necesito entender por qué”, dice Zuniga. “Los informes de Asana me permiten ver exactamente cómo están dedicando su tiempo. Por ejemplo, puedo revisar todos los tickets de soporte que un contratista finalizado en un mes y ver cuál tomó más tiempo de lo esperado”.
Tener estos datos precisos de seguimiento del tiempo ha aumentado la eficiencia en todo el Equipo de Zuniga, desde gestionar las horas de los contratistas hasta ayudar a los empleados a evitar perder tiempo al cambiar de contexto, es decir, cambiar la atención entre diferentes tareas, lo que según las investigaciones puede costar hasta el 40 % del tiempo productivo de una persona.
“Con Asana, el equipo se volvió muy eficiente”, dice Zuniga. “Con cinco empleados a tiempo completo, podemos hacer fácilmente el trabajo de 12”.
Asigna eficientemente los recursos
Asegúrate de que el personal adecuado trabaje en las tareas clave de la empresa en todos los niveles de tu organización.
Asigna eficientemente los recursos
Al capturar todos los datos de trabajo en una sola plataforma, los equipos de operaciones y PMO de Asana pueden obtener una visibilidad total de las prioridades comerciales y de cómo los equipos están dedicando su tiempo. Como resultado, los líderes pueden asignar personal a su trabajo más importante, en todo momento.
Descubre cómo tu equipo puede garantizar que el trabajo crítico para el negocio cuente con los recursos adecuados, en todos los niveles de tu organización.
Mira Asana en acción
Con Asana, los equipos de operaciones pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.
