Trendhim establece sus prioridades con Asana

Con la misión de inspirar a los hombres a sentirse libres y ser ellos mismos, Trendhim aspira a ser mucho más que una empresa minorista de accesorios para hombres. Nombrada una de las empresas de más rápido crecimiento en Dinamarca en los últimos cinco años, Trendhim procesa un millón de pedidos al año. En la actualidad, cuenta con un equipo de 110 miembros que trabajan en ocho departamentos para atender las necesidades de sus clientes en 25 países diferentes.

Sin embargo, hace cinco años, este éxito parecía poco probable, ya que Trendhim luchaba por escalar, debido a las herramientas que usaba internamente. Debido a esto, sus empleados dedicaban los primeros 30 minutos de cada día tratando de averiguar por dónde debían empezar ya que no contaban con una herramienta que les permitiera establecer las prioridades de su trabajo. Como explicó Sebastian Petersen, director general de Trendhim, “Terminas trabajando para quien grita más fuerte, y muchas veces no son esas las tareas esenciales para el negocio”.

A medida que el trabajo se volvió más complejo, Trendhim se vio en la necesidad de prescindir rápidamente de su antigua herramienta de gestión del trabajo. Sin tener un plan claro de las acciones que debían llevar a cabo, las responsabilidades, los plazos y las dependencias entre las distintas funciones, los proyectos acabaron estancándose y el negocio se ralentizó. Como explica Sebastian, “Luego de un año, decidimos dejar de usar la herramienta de gestión de proyectos que elegimos inicialmente ya que no ofrecía las funcionalidades que necesitábamos. Fue entonces que encontramos Asana y la hemos estado usando desde entonces”.

Mucho más que una lista de tareas pendientes

La priorización de los proyectos fue fundamental para que Trendhim pudiera optimizar la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa. Como explicó Sebastian, “Queríamos mucho más que simples listas individuales de tareas pendientes. Buscábamos una plataforma adecuada para toda la empresa, que incluyera tableros de estilo Kanban donde se pudieran visualizar las dependencias”.

La empresa encontró en Asana una herramienta avanzada de gestión del trabajo, capaz de estructurar proyectos de diversas formas y promover una mayor comunicación. “El director de Tecnología y yo acordamos en que la adopción de Asana fue un avance gigantesco para nosotros en términos de funcionalidad”, sostiene Sebastian. “Ahora usamos la herramienta como parte de nuestros programas de incorporación de empleados. Agregamos tareas en Asana para que los empleados nuevos puedan comprender desde el primer día cómo trabajamos y por qué”.

Una plataforma para todos

En lugar de simplemente transferir la información de la herramienta anterior a la nueva, Trendhim primero se tomó el tiempo de organizar sus documentos y limpiar datos corporativos no estructurados antes de migrar el trabajo a Asana. Al eliminar datos innecesarios de proyectos antiguos que ya no necesitaban, la empresa no solo demostró una buena gestión y cumplimiento de sus datos, sino que también ayudó a sus equipos a comenzar con Asana de inmediato.

“Todos los empleados de la empresa son bastante expertos en tecnología, y en ese entonces, todavía éramos un grupo pequeño, por lo que no hubo necesidad de brindar una capacitación oficial. Les informamos a todos que simplemente se familiarizaran con sus proyectos actuales en Asana, lo que funcionó a la perfección”, dijo Sebastian. “Ahora que el equipo ha crecido, confiamos en los videos de capacitación de la Academia Asana, y hemos creado una guía interna con algunos trucos y consejos y mejores prácticas de la herramienta”.

Desde que Trendhim adoptó Asana, el equipo se ha multiplicado por 6.5 y mantiene una calificación ‘excelente’ en Trustpilot, basada en las opiniones de los clientes.

La gestión del tiempo, los niveles de estrés y el ritmo de trabajo de los proyectos son los tres desafíos laborales más importantes que no sabría cómo solucionar sin una herramienta como Asana. ”

Nuevos horizontes para la empresa

Con la ambición de ser más que una empresa minorista de accesorios para hombres y gracias a la adopción de Asana, Trendhim logró expandir su negocio en tres puntos clave:

Se logró priorizar las tareas de manera más efectiva

Gracias a la función ‘Prioridad’ de Asana, Trendhim ahora puede ordenar fácilmente sus Tableros para visualizar qué tareas son más importantes para la empresa, algo que el Índice de la anatomía del trabajo reveló que casi un tercio del personal desea que su empleador mejore. “Ahora podemos priorizar el trabajo de manera mucho más sencilla y efectiva”, dijo Sebastian. “Todos saben lo que necesitan hacer, incluso los equipos saben en qué deben centrarse. No se pasa por alto ninguna tarea y evitamos enviar emails de un lado a otro ya que todos siempre conocen el estado actual de los proyectos. También nos ayuda a responsabilizarnos por lo que se ha dicho o no se ha dicho, o lo que se ha hecho o no se ha hecho. Todo es claro y transparente”.

Asana también permite que Trendhim pueda organizar reuniones más productivas y concretas gracias a que pueden hacer un seguimiento de la agenda y capturar las decisiones tomadas en un solo lugar. Esto les ayuda a eliminar gran parte de los ‘pormenores del trabajo’, que, según el Índice de la anatomía del trabajo, suele ocupar el 60 % del tiempo de los empleados.

Usamos Asana para preparar las agendas de las reuniones, capturar notas, compartir información e informar a todo el personal para que cuando estemos en la reunión podamos dedicar nuestro tiempo exclusivamente a trabajar y abordar los temas realmente importantes. ”

Se mejoró la colaboración y las comunicaciones

Cada función tiene su propio equipo dentro de Asana y las Plantillas de tareas se usan para estandarizar y aclarar exactamente cómo asignar trabajo o cómo enviar solicitudes a cada equipo.

Por ejemplo, cuando se agrega un producto nuevo al portafolio de la empresa, que cuenta con más de 5000 artículos, se disparan varias dependencias que involucran a varios departamentos; desde el depósito que se encarga de verificar la calidad de cada producto, hasta el fotógrafo que se ocupa de tomar las fotografías, los redactores que crean las descripciones del producto y los traductores que adaptan el contenido para cada país. En el proyecto “Flujo de trabajo de proyectos nuevos” configurado en vista de Tablero, Trendhim mueve con confianza el producto a través de las diferentes etapas, asegurándose de que cada tarea se haya completado antes de su lanzamiento y de que ningún detalle se pase por alto.

Sebastián explicó: “En este Tablero se registran todas las reuniones y comunicaciones relacionadas con el proyecto. Anteriormente, el proceso solía ser muy caótico y los lanzamientos de productos muchas veces se demoraban debido a la poca claridad sobre el progreso del trabajo. Gracias a Asana, ya no organizamos reuniones innecesarias, trabajamos sin estrés y los procesos son claros y transparentes”.

Permitió que las personas pudieran hacer su trabajo de la mejor manera

Las funciones que Asana ofrece como plataforma de gestión del trabajo, van mucho más allá de la gestión básica de proyectos e incluso incentivan el desarrollo de nuevas normas culturales. “Usamos regularmente la Bandeja de entrada para estar informados sobre las tareas que ocurren en la empresa y alentamos al equipo a gestionar su propio trabajo en Mis tareas”, sostuvo Sebastián. “Esto ayuda a reducir el estrés ya que no estás viendo constantemente notas autoadhesivas pegadas en tu pantalla, una lista de tareas pendientes y una bandeja de entrada con 30 emails nuevos. Nuestro trabajo ahora está centralizado y es visible, lo que nos permite definir mejor las prioridades”.

El Índice de la anatomía del trabajo mostró que casi la mitad de los encuestados han señalado la sobrecarga de trabajo como el factor principal que conlleva al agotamiento, en tanto que uno de cada tres se ha sentido agotado por la falta de claridad sobre las tareas y los roles. Al agregar tareas a varios proyectos, Trendhim reduce el trabajo duplicado y ayuda a los equipos a colaborar de forma más eficiente, ya que la misma tarea puede encontrarse tanto en los flujos de trabajo individuales como en los proyectos en vista de Tablero de los equipos.

La capacidad de poder agregar una tarea a varios proyectos nos permite ahorrar tiempo ya que no es necesario perseguir a nadie para obtener actualizaciones. También nos ayuda a reducir el cansancio mental, ya que ahora solo se debe actualizar la información en un único lugar y es automáticamente visible en todas partes. ”

Céntrate siempre en lo más importante

Desde que Trendhim gestiona el trabajo en Asana, ha logrado multiplicar el tamaño del equipo casi 10 veces y ha mejorado la eficiencia operativa. Y gracias a la flexibilidad y funcionalidad de Asana, no han tenido que cambiar la forma en que trabajan o usan la plataforma.

En el futuro, la empresa planea centrarse en expandir las categorías de productos y los mercados específicos a los que sirve con la ayuda de Asana. “Operamos en 27 mercados, lo que significa que debemos asegurarnos de que la documentación y las notas estén bien organizadas, y que las tareas y prioridades estén claramente establecidas para nuestros equipos”, sostuvo Sebastian. “Con Asana, hemos establecido hitos en torno a nuestros proyectos, mercados clave y categorías de productos para asegurarnos de que siempre estemos trabajando en lo más importante”.

Con Asana como su motor para la gestión del trabajo, Trendhim ahora cuenta con todo lo que necesita para escalar más alto. Las prioridades son claras, los equipos pueden comunicarse y colaborar libremente en todas las funciones, y los empleados pueden trabajar de manera excepcional.