Bandeja de entrada

La bandeja de entrada es tu centro de notificaciones en Asana. Allí se muestran actualizaciones sobre todos los proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee más de los que eres miembro y las tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee más en las que colaboras o que tienes asignadas Lee más dentro de un espacio de trabajo u organización en particular.

Si consultas Asana con regularidad y no quieres recibir notificaciones por email, puedes desactivarlas y revisar las actualizaciones de las tareas y proyectos en tu Bandeja de entrada.

Acceso a mi bandeja de entrada

Para acceder a la bandeja de entrada:

Haz clic en Bandeja de entrada en el menú lateral. Las notificaciones de tu organización o espacio de trabajo aparecerán en el panel izquierdo. Las que estarán primero a la vista serán las más recientes. Las actividades de la bandeja de entrada aparecerán en el panel derecho cuando hagas clic en la notificación.

Acciones con el panel izquierdo:

Cuando hagas clic en las notificaciones, en el panel izquierdo, tendrás varias opciones. Si colocas el cursor en los símbolos que corresponden a cada acción podrás elegir entre crear una tarea de seguimiento, marcar las notificaciones como leídas/no leídas o archivarlas.

Puedes comprimir las cadenas de la bandeja de entrada o expandirlas para ver más detalles.

panel izquierdo

Leído/no leído:

Si quieres leer un mensaje de la bandeja de entrada más tarde, puedes marcarlo como no leído. También puedes marcar los mensajes como leídos sin abrirlos.

leído/no leído

Haz clic aquí para ir directamente a tu Bandeja de entrada de Asana.  

punto naranja de nueva notificación

Notificaciones nuevas:

Aparecerá un punto naranja junto a la bandeja de entrada en la barra superior cuando haya notificaciones sin leer.

Las notificaciones nuevas de tu bandeja de entrada tendrán un punto azul junto a ellas. Si hay actividad nueva en una tarea dentro del proyecto, verás un globo de diálogo.

pestaña de chrome

También verás un punto negro en el logotipo de Asana en la pestaña de tu navegador.

Notificaciones nuevas

El punto azul indica que hay notificaciones nuevas.

En las notificaciones de comentarios o adjuntos nuevos se mostrará un globo de diálogo con la cantidad de comentarios o adjuntos nuevos.

Comentarios nuevos

El globo azul de diálogo indica que hay actividades nuevas sin leer.

Trabajar en la Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada tiene dos pestañas: Actividad y Archivo.

Pestaña Actividad

Verás una notificación en la Bandeja de entrada cuando:

  • Te asignan una tarea
  • De desasignan una tarea
  • Una tarea que tienes asignada se acerca a su fecha de entrega
  • Se venció la fecha de entrega de una tarea que tienes asignada
  • Cambió la fecha de entregafecha de entrega La fecha en que debe entregarse una tarea o subtarea. Lee más de una tarea que tienes asignada
  • Se cargaron archivos adjuntosarchivos adjuntos Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee más nuevos en una tarea en la que eres colaborador.
  • Se publicaron comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee más nuevos en una tarea en la que eres colaborador.
  • Una tarea, en la que eres colaborador, está marcada como finalizada.
  • Una tarea que creaste o en la que eres colaborador recibe un Me gusta.
  • Una tarea en la que eres colaborador se combina con otra tarea.
  • Te han agregado como colaborador en una tarea.
  • Tu comentario recibe un Me gusta
  • Tu archivo adjuntoarchivo adjunto Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee más recibe un Me gusta
  • Tu finalización de la tarea recibe un Me gusta
  • Te han @mencionado en la descripción de la tarea
  • Se originó una ConversaciónConversación Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee más en un equipo del que eres miembro.
  • Se publicó un comentario en la conversación de un equipo o proyecto en los que eres colaborador.
  • Se agregan nuevas tareas a un proyecto del que eres miembro
  • Se inicia una conversaciónconversación Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee más en un proyecto del que eres miembro
  • Se actualiza el estadoestado Es una manera de actualizar a los miembros de un proyecto sobre el progreso del proyecto. El estado incluye un color (rojo, amarillo, verde) y un breve resumen. Lee más de un proyecto del que eres miembro
  • Cambió el estado de una tarea que estabas esperando

La Bandeja de entrada solo muestra notificaciones de las acciones y cambios realizados por otras personas. No verás historias en tu Bandeja de entrada sobre las acciones que realices tú.

Después de leer o realizar una acción en respuesta a una notificación de la pestaña Bandeja de entrada, puedes archivarla.

archivar historias de la bandeja de entrada

Archiva notificaciones de la Bandeja de entrada:

Pasa el cursor sobre el símbolo de notificaciones de la bandeja de entrada y haz clic en Archivar notificación. Una vez que la notificación se archive, se enviará a la pestaña Archivo.

Si deseas limpiar tu Bandeja de entrada, puedes archivar todas tus historias a la vez. La Bandeja de entrada archivada se vaciará después de 4 semanas.

archivar todas las historias de la bandeja de entrada

Archiva todas las notificaciones de la bandeja de entrada:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos;
  2. haz clic en Archivar todo.

También puedes ir al pie de la bandeja de entrada y hacer clic en Archivar todos los mensajes.

Pestaña Archivo

Esta pestaña es donde puedes encontrar las historias de la Bandeja de entrada que archivaste.

Si hay historias anteriores que deseas conservar, puedes mandarlas nuevamente a la pestaña de actividad.

pestaña archivos

Envía una notificación archivada nuevamente a la bandeja de entrada:

Coloca el cursor sobre la notificación y haz clic en Mover a la bandeja de entrada. La notificación reaparecerá en la pestaña de actividades.

Cómo archivar notificaciones de la bandeja de entrada

Puedes archivar todas las notificaciones que leas y mantener tu bandeja de entrada limpia para las nuevas que recibirás.

Notificaciones agrupadas:

Si recibes muchas notificaciones con diferencia de una hora entre una y otra, Asana las agrupará por ti y las enviará en un solo email.

Las notificaciones críticas como las de asignaciones y comentarios de tareas siempre se enviarán de forma individual; pero las actualizaciones sobre las tareas nuevas que se creen o sobre las que se finalicen se agruparán.

Los comentarios y las asignaciones de tareas no se agrupan nunca.

El límite de 30 segundos para recibir notificaciones por email solamente afecta a las que son críticas. El período de espera para las notificaciones menos importantes es de 60 minutos.

Panel derecho de la Bandeja de entrada

Puedes realizar acciones respecto de las tareas desde cualquiera de las pestañas de tu Bandeja de entrada.

panel derecho de la bandeja de entrada

El panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee más siempre está abierto, así que puedes ver a simple vista qué ha cambiado y cuál es la acción requerida.

Si deseas ver la tarea en el contexto del proyecto al que pertenece, haz clic en el nombre del proyecto y el proyecto se cargará en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás una lista relevante de tareas en el panel principal. Lee más .

Vista

Puedes ver tu bandeja de entrada expandida o comprimida. Para ver más contenido en la vista previa del panel derecho, haz clic en el botón “Expandir”. Para ver menos contenido, quita la selección del botón “Expandir”.

vista

Filtro

Con la barra de herramientas de tu Bandeja de entrada puedes filtrar el tipo de notificaciones que recibes.

filtro

Puedes filtrar las notificaciones por:

  1. Expandir
  2. Todos
  3. Asignado a mí
  4. @mencionado
  5. Asignado por mí

Accede a los ajustes de tus notificaciones por email

Puedes acceder fácilmente a los ajustes de tus notificaciones por email desde tu Bandeja de entrada.

Notificaciones por email

Haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Gestionar notificaciones.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.