La fusión unió a equipos especializados en educación en línea y personalizada y fue una respuesta a la creciente demanda de educación posprofesional. Una fusión genera una serie de desafíos a medida que los equipos trabajan para integrarse y crecer. Si a eso le sumamos una pandemia global y el trabajo remoto, el desafío es aún mayor. MSPACE necesitaba una herramienta para mejorar la alineación en toda la empresa, de modo que todos los equipos pudieran trabajar juntos de manera más eficiente y alcanzar los mismos objetivos. 

Mat Tinker es el jefe de Diseño de Aprendizaje de MSPACE. La función de Mat es garantizar que MSPACE ofrezca experiencias de aprendizaje de alta calidad. Ya sea un curso de liderazgo en línea o un curso híbrido sobre sostenibilidad, Mat y el equipo se dedican a garantizar que los estudiantes profesionales aprovechen al máximo su formación. Mat colabora con todos, desde los académicos hasta los equipos de producción y marketing. A través de esta función, Mat aprendió que cada equipo tenía una forma única de trabajar y que una mejor colaboración se lograría al eliminar los silos.

Nuestros equipos son muy competentes y especializados. Queríamos ser más ágiles para prosperar en un mundo pos-COVID y necesitábamos una herramienta fácil de usar para ayudar a unos 100 empleados a alinearse y responder mejor a un entorno cambiante.

Matt Tinker, jefe de Diseño de Aprendizaje

Hallar una herramienta para eliminar los silos 

Cada equipo de MSPACE tenía una comprensión ligeramente diferente de la misión general de la institución. Colaborar implicaba revisar una infinidad de hojas de cálculo, sistemas de CRM y bases de datos. La información estaba dispersa y los equipos dedicaban mucho tiempo a coordinar el trabajo. Por ejemplo, preparar un presupuesto para un cliente implicaba numerosos emails, hojas de cálculo y reuniones. Los colegas no siempre entendían cómo su trabajo contribuía a los objetivos más amplios relacionados con los productos y los clientes.

Mat y el equipo buscaron una solución para centralizar el trabajo en un solo lugar, mejorar la colaboración y adaptarse a diferentes estilos de trabajo. La interfaz sencilla de Asana y la función de Objetivos llamaron la atención, al igual que la posibilidad de agregar la misma tarea a varios proyectos. La función de objetivos prometía mantener a todos alineados, mientras que la posibilidad de compartir la misma tarea permitiría a los equipos trabajar de manera flexible. 

La posibilidad de agregar una tarea a varios proyectos es una gran ventaja para nosotros. Nos ayudó a convencer a otros equipos de usar Asana porque cada equipo puede trabajar a su manera sin dejar de colaborar de manera excelente y sin duplicar tareas.

Matt Tinker, jefe de Diseño de Aprendizaje

Presentamos Asana a MSPACE 

Los jefes de Éxito del Cliente de Asana colaboraron con el equipo de MSPACE para implementar la plataforma con éxito. El equipo de Éxito del Cliente ayudó a MSPACE a implementar Asana de las siguientes maneras:

• Diseñar un plan de implementación y estructuras de gobernanza. 

• Ofreciendo webinars de capacitación para que todos los miembros del equipo pudieran usar la plataforma con confianza. 

• Capacitar al equipo directivo sobre el proceso de OKR y cómo implementarlo en toda la empresa. 

• Estar disponibles para brindar asistencia continua. 

Con base en la asesoría de expertos, Asana se implementó primero en los equipos que más se beneficiarían de la plataforma. Una vez que se demostró que Asana aceleraba la colaboración, otros equipos adoptaron la plataforma con entusiasmo. 

Estamos enormemente agradecidos por la colaboración que tenemos con el equipo de Éxito del Cliente de Asana. Saber que contamos con un socio que conoce el recorrido que estamos haciendo, un recorrido que nosotros mismos no sabemos que estamos haciendo, ha sido increíblemente útil. El equipo siempre está disponible para brindarnos buenos consejos y motivación.

Matt Tinker, jefe de Diseño de Aprendizaje

Trabajar de forma más inteligente y captar clientes nuevos 

Asana cambió por completo la forma en que opera MSPACE. Todo el trabajo de los proyectos de la escuela se centraliza en una sola plataforma, lo que hace que la colaboración sea más rápida y sencilla. Por ejemplo, ahora es mucho más sencillo para los equipos de propuestas, licitaciones y desarrollo elaborar propuestas y crear presupuestos para los clientes. Ambos equipos trabajan en el mismo proyecto de Asana, lo que elimina la necesidad de enviar emails internos y reduce el riesgo de problemas en la comunicación. 

A través de la pestaña Resumen de un proyecto, el equipo de Producto detalla las necesidades del cliente y luego asigna el proyecto a los expertos adecuados para que realicen un análisis de datos. Con este método, toda la información está en el mismo lugar y las fechas límite están claras. La velocidad con la que todas las partes interesadas pueden validar los presupuestos de ventas y crear propuestas ha permitido a MSPACE aumentar su ventaja competitiva y conseguir clientes de renombre a los que, de otro modo, habría sido más difícil llegar.  

Otro gran logro para MSPACE ha sido la mejora significativa en la alineación gracias a los Objetivos. Aprender sobre los OKR ayudó al equipo directivo a crear una estrategia para 2022 que cuenta con cuatro pilares clave, todos los cuales están documentados en Asana a través de los OKR registrados en los Objetivos. Este tipo de definición de objetivos ayudó a toda la empresa a comunicarse y ejecutar los planes de manera más efectiva. Todos los empleados tienen una clara visión de cómo su trabajo contribuye y todos se esfuerzan más para dar seguimiento y medir su trabajo en relación con los objetivos más amplios de la empresa. 

Además de la función Objetivos, el equipo usa los portafolios para gestionar y dar seguimiento al trabajo. Los proyectos se supervisan desde la ideación hasta la entrega y la evaluación mediante los portafolios. Ha sido una gran ventaja para el equipo poder ver el desempeño de los proyectos mediante las funciones de informes de los portafolios.   

Los objetivos claros han ayudado a los equipos a mejorar la planificación anticipada. Ahora todos piensan en el futuro de uno a tres años. 

La función Objetivos nos ha ayudado a mejorar colectivamente la forma en que nos enfocamos y cumplimos con nuestra estrategia para poder captar clientes de renombre y ofrecer valor a nuestros socios del cuerpo docente. Es muy gratificante saber que somos ágiles y tenemos una buena capacidad de respuesta comercial.

Matt Tinker, jefe de Diseño de Aprendizaje

Avanzar 

En general, el equipo de MSPACE está trabajando de manera mucho más productiva. El plan ahora es seguir usando Asana de una manera más sofisticada. Esto incluye buscar formas de mejorar la recopilación de datos y la generación de informes para que los equipos puedan cuantificar mejor su impacto, así como seguir integrando Asana en la amplia gama de tecnologías de la empresa para automatizar las tareas. El equipo de Asana espera poder ayudar a MSPACE a ser aún más productivo ahora y en el futuro.