Showpo aumenta la eficiencia un 30 % con Asana

Showpo comenzó hace diez años en el garaje de los padres de su fundadora, Jane Lu. Desde entonces, la tienda de comercio electrónico ha crecido hasta convertirse en un imperio de la moda. La compañía, ubicada en Sídney, ahora realiza envíos a más de 100 países y tiene más de cuatro millones de seguidores en sus canales de redes sociales. Impulsados por la misión de acercar las últimas tendencia de la moda a las mujeres de todo el mundo, el equipo de Showpo trabaja incansablemente para inspirar a su comunidad y ofrecer una experiencia de compra impecable.

La empresa ha experimentado muchas fases de rápido crecimiento desde sus humildes comienzos. Durante un período de cambios reciente, Jane Lu, fundadora y directora general, y Mitul Lakhani, director de Producto Digital, decidieron utilizar ese momento como una oportunidad para mejorar los procesos internos. Los equipos trabajaban de manera aislada, lo que limitaba la transparencia en toda la empresa y dificultaba la alineación en torno a los objetivos clave. Las principales campañas se gestionaban en hojas de cálculo que no siempre se mantenían actualizadas, lo que generaba confusión y falta de responsabilidad. Todo esto llevaba a que se realizaran largas reuniones de actualización de estado, que los privaba de tiempo valioso para hacer aquello por lo que la empresa es conocida: la moda.

Elección de la solución de gestión del trabajo

Mitul sabía que una solución de gestión del trabajo ayudaría a mejorar los procesos en Showpo. Asana era una de las principales opciones porque Mitul ya la había usado cuando se desempeñaba en un puesto anterior y el equipo creativo de Showpo ya estaba en la plataforma. Para garantizar que la plataforma fuera la adecuada para toda la empresa, el equipo de Asana Sídney visitó Showpo para hablar con las partes interesadas clave sobre los desafíos a los que se enfrentaban.

En estas reuniones quedó claro que Asana era la solución correcta por los siguientes motivos:

• Los flujos de trabajo flexibles permitían utilizar una herramienta en toda la empresa.

• La asignación de tareas de manera sencilla y las actualizaciones de estado en tiempo real reducirían la necesidad de reuniones y la cantidad excesiva de emails.

• Tener una fuente única de referencias serviría para alinear a la empresa en torno a los mismos objetivos.

Asana nos ayudó a lograr una mejor colaboración y coordinación en todos nuestros equipos. Todos los proyectos importantes se gestionan en Asana.”

El comienzo de un nuevo capítulo

Para garantizar la aceptación, Jane y Mitul presentaron a Asana a la empresa y describieron de forma clara cómo mejoraría el trabajo diario. Por ejemplo, Asana mejoraría la claridad sobre los cronogramas y el progreso del trabajo, ya que reduce la necesidad de llevar a cabo una cantidad excesiva de reuniones de actualización de estado. Para evitar abrumarlos, presentaron la plataforma a un equipo a la vez, comenzando con el equipo creativo. Además, un gerente de Éxito del Cliente de Asana llevó a cabo sesiones de capacitación en vivo para ayudar a cada equipo a sentirse seguro al usar la plataforma para gestionar sus proyectos y el trabajo individual.

En líneas generales, Jane lideró con el ejemplo al usar Asana para gestionar su propio trabajo, como planificar la estrategia comercial y participar en actividades de relaciones públicas, lo que creó un efecto dominó positivo entre los gerentes y los equipos.

Los beneficios de la automatización

Hoy en día, Showpo utiliza Asana en toda la empresa. Todos los procesos comerciales se ejecutan en la plataforma, desde la producción digital hasta los lanzamientos de moda. A continuación, presentamos algunos casos de uso clave:

• La planificación de la empresa se realiza en Asana. El equipo de ejecutivos sénior de Showpo usa Asana para crear agendas para la planificación semanal y las reuniones prioritarias. Esto asegura que la información importante no se pase por alto y que cada reunión tenga una estructura clara.

• Las campañas como los lanzamientos de temporada (por ejemplo: la colección Coachella) ahora se ejecutan por completo en Asana. Las plantillas que completan automáticamente las tareas y las fechas se utilizan para estructurar las campañas, lo que genera un aumento del 30 % en la eficiencia.

• Los procesos de gestión de productos digitales, como la creación de hojas de ruta y la planificación de las funciones del producto, se llevan a cabo en la plataforma. La plantilla para hoja de ruta del producto de Asana se utiliza para planificar agendas y mostrar a los participantes sénior cómo va el proceso. Las plantillas para proyectos se usan para lanzar funciones de productos individuales con reglas y campos personalizados que sirven para categorizar tareas y compartir información importante rápidamente. Este proceso optimizado ha facilitado la comunicación y ha impulsado la productividad a nivel general.

• La incorporación de empleados se realiza en Asana, y cada nuevo proyecto de contratación se inicia con una plantilla, por lo que no se pasa por alto ningún paso ni información crítica. Este proceso optimizado le ahorra al equipo una cantidad significativa de tiempo y ha mejorado la experiencia para los nuevos empleados que ahora saben exactamente qué esperar desde el primer día.

En general, Jane y el equipo directivo han experimentado un gran aumento en el nivel de responsabilidad y están disfrutando de los beneficios de que exista una mayor visibilidad en toda la empresa.

Gracias a Asana, ahora ejecutamos los proyectos con un 30 % más de eficiencia. Esto se debe a una mejor capacidad de respuesta, una mayor coordinación entre los equipos y la estructura que proporciona Asana.”

Un producto centrado en la moda

El equipo de Showpo seguirá enfocándose en ofrecer las últimas tendencias de la moda a mujeres de todo el mundo. Esto implica continuar conectándose con los clientes en los canales de redes sociales e innovar la experiencia del usuario a través de actualizaciones de la plataforma digital. Y lo que es más importante, implica poner al cliente en primer lugar y trabajar con cada equipo para ofrecer una experiencia de extremo a extremo que genere un impacto y sea memorable. Asana ayudará al equipo a gestionar todos los aspectos de este proceso, hoy y en el futuro.