Como empresa global de tecnología, HRS se centra en la innovación continua y la mejora constante de la eficiencia. La empresa colabora con corporaciones multinacionales, viajeros de negocios y socios hoteleros para redefinir la forma en que las empresas trabajan, se hospedan y pagan. Sus áreas de negocio se denominan, en consecuencia, Stay, Work y Pay. La plataforma de HRS admite, entre otras cosas, compras, reservas y análisis de costos; se puede conectar directamente a través de una interfaz de programación con el sistema ERP del cliente principal, sus sistemas de pago, la rendición de gastos de viaje y más.

Para crear una experiencia de usuario tan fluida con integraciones personalizadas para nuevos clientes corporativos, la fase inicial de incorporación puede durar varias semanas. Los requisitos del cliente son implementados por empleados dedicados de Customer Delivery. Para ello, se deben gestionar numerosos proyectos de implementación en paralelo y los especialistas de las áreas de pago y facturación, ventas, contenido y tecnología trabajan codo con codo, lo que constituye una tarea compleja.

Asana como herramienta de trabajo diaria

Desde mediados de 2022, HRS Group utiliza Asana Enterprise como herramienta de trabajo diaria para impulsar de manera específica los numerosos proyectos de los clientes. Para estar a la altura del valor corporativo de la orientación al cliente, Asana debía ayudar al equipo de HRS a realizar las tareas de manera más fluida y eficiente. En particular, la cantidad y la complejidad de los proyectos, con sus numerosas interfaces, representaron un desafío.

“Necesitábamos urgentemente una solución profesional de gestión del trabajo que permitiera una mejor colaboración, ofreciera una visión general constante de la cartera de proyectos y, además, fuera fácil de usar”, explica Francis Berrie, director de Global Customer Delivery de HRS. “Ya no podíamos depender de las hojas de cálculo de Excel y los procesos manuales. Y la herramienta de gestión de proyectos existente a la que teníamos acceso simplemente no era fácil de usar”.

Junto con el CIO Jochen Jaser, el equipo de Customer Delivery formuló sus requisitos para la nueva solución: entre ellos, la posibilidad de presentar y gestionar de forma clara todo el trabajo de los grandes proyectos internos y externos, definir plantillas uniformes para los procesos recurrentes y compartir el progreso y los hitos del proyecto con los demás.

La elección recayó rápidamente en Asana Enterprise. La plataforma no solo convenció por su funcionalidad, que cubría todos los requisitos, sino también por su gestión de datos conforme a la protección de datos y su interfaz de usuario intuitiva. Justyna Kobierska, directora de Global Customer Delivery, lo describe así: “Asana combina la perspectiva empresarial con la técnica. Como supervisora, puedo ver el estado de todos los proyectos en tiempo real en el portafolio y demostrar a la junta directiva lo que se ha logrado. Al mismo tiempo, Asana fomenta una forma de trabajar sencilla y relajada dentro del equipo, que encaja con HRS. También queremos disfrutar del trabajo”.

Asana combina la perspectiva empresarial con la profesional. Permite un estilo de trabajo sencillo y altamente eficiente.

Justyna Kobierska

Jefe de Entrega Global al Cliente

Implementación a toda velocidad

La implementación de Asana comenzó en febrero de 2022 y se llevó a cabo en un plazo ajustado de dos meses. Junto con el socio de implementación de Asana, Bridgeflow, HRS creó un Champions Hub compuesto por ocho usuarios avanzados que crearon los primeros flujos de trabajo específicos de HRS en Asana, intercambiaron sus experiencias en talleres y luego, como multiplicadores, transmitieron lo aprendido a los distintos grupos de usuarios. Estos campeones de Asana siguen disponibles para responder preguntas; los nuevos empleados también pueden acceder a sesiones de capacitación en línea. “Lo más importante no es cómo usar las funciones individuales en Asana, ya que a menudo son muy intuitivas”, dice Francis Berrie. “Más bien, les mostramos a los nuevos miembros del equipo nuestra forma de trabajar y cómo en HRS aprovechamos Asana al máximo”.

Al principio, los principales usuarios eran sobre todo los empleados de Customer Delivery y Customer Success. Pronto se sumaron otros usuarios entusiastas, entre ellos, del departamento de compras, recursos humanos, TI y marketing. Actualmente, HRS cuenta con 310 usuarios y 30 invitados en un total de 104 equipos. El objetivo es que pronto aún más empleados tengan acceso a Asana.

Mejorando la vida empresarial

En los últimos tres meses, HRS creó casi 48 000 tareas y más de 500 proyectos en Asana, y completó 246 000 acciones clave. Usuarios como Justyna Kobierska trabajan a diario con la herramienta, en la versión de escritorio y a través de la aplicación móvil: “Gracias a Asana, puedo gestionar más fácilmente toda la cartera de proyectos. Puedo ver de un vistazo dónde hay obstáculos, dónde hay necesidad de actuar y dónde se pueden optimizar los procesos”. Los detalles siempre actualizados en Asana también la ayudan a acortar las reuniones periódicas de los proyectos y aceleran la presentación de informes semanales a la dirección.

El personal de Customer Delivery utiliza Asana para realizar un seguimiento de todas sus tareas y plazos, planificar su trabajo diario y comunicarse entre sí con mayor facilidad. Para la incorporación de nuevos clientes importantes, existen plantillas estandarizadas pero personalizables, de modo que no es necesario reinventar la rueda una y otra vez. En general, los proyectos se pueden gestionar mejor y, si surgen sugerencias de mejora, se registran de inmediato en Asana.

“Hemos logrado una forma de trabajar realmente estructurada”, comenta Francis Berrie con satisfacción. “Con Asana, es muy fácil reunir a las personas en una amplia variedad de proyectos y lograr éxitos en conjunto. Hemos creado estándares internos uniformes y hemos eliminado las soluciones aisladas. Esto también contribuye a una mayor colaboración entre los departamentos”.

Desde la vista general del portafolio, podemos desglosar cada proyecto hasta el nivel de tarea y no solo hacer que los procesos sean 100 % comprensibles, sino también mejorarlos constantemente.

Francis Berrie

Director de Entrega Global al Cliente

Con la vista de cronograma en Asana, HRS ahora también ha comenzado a optimizar la planificación de la capacidad de algunos equipos en los proyectos en curso y planificados.

HRS registra un ahorro de tiempo de alrededor de un trimestre

Gracias a Asana, HRS puede trabajar de manera mucho más productiva. Solo con el uso de la función de comentarios, HRS ahorra aproximadamente 42 días hábiles al año; con las plantillas de proyectos y las funciones de búsqueda se ahorran otros 17 días hábiles. Las reuniones son mucho más breves porque todos los participantes ya están informados sobre los últimos avances en sus proyectos. En total, el ahorro de tiempo se puede estimar en alrededor de 13 semanas.

HRS tiene muchos planes con Asana para el futuro cercano. Por un lado, el personal de Customer Delivery de las tres áreas Stay, Work y Pay colaborará aún más estrechamente para ofrecer a los clientes una experiencia de incorporación totalmente integrada. Esta fusión también debe reflejarse en los flujos de trabajo en Asana; el equipo, que crece rápidamente, quiere definir en conjunto nuevas mejores prácticas. Por otro lado, HRS planea utilizar activamente Asana con sus amplias funciones de gestión de proyectos para desarrollar aún más las habilidades de gestión de proyectos de sus empleados. También ya se están realizando pruebas con la gestión ágil de proyectos.

La herramienta está viva. Aprendemos constantemente, porque cada nuevo usuario de Asana en nuestra empresa también aporta nuevas ideas.

Francis Berrie

Director de Entrega Global al Cliente

El número de usuarios también sigue creciendo: los departamentos de Ventas y Atención al Cliente ya han manifestado su interés en implementar Asana. Además de las interfaces actuales con Jira, Zoom, Teams y Sharepoint, también se agregarán una integración de CRM y un sistema de tickets. “Queremos aprovechar todas las posibilidades que ofrece Asana”, explica Jochen Jaser. “Después de todo, la herramienta también nos ayuda a impulsar nuestra digitalización más rápido. Los cambios constantes son parte de nuestro ADN en HRS”.