如何 (使用免費範本) 建立組織圖

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaSeptember 8th, 2021
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摘要

組織圖即時列出您公司職能運作的方式。此圖顯示您組織裡工作頭銜和角色之間的匯報關係。我們會說明幾種不同類型的組織圖,並提供免費範本,供您自訂專屬的組織圖。

您與家人用晚餐的時候,奶奶拿出了家族族譜圖。她攤平紙張,從中找到她的名字。當她搜尋時,她的手指停留在一個名字上。「看!他在這,就在你表哥張白旁邊!」她指向您三表哥的姓名,證明這個名字和一個有名詩人的名字一樣。

如同家族族譜圖,組織圖有助以圖像方式呈現您和您團隊成員彼此之間的關係位置。組織圖也稱為組織架構圖,是繪出您團隊架構的圖,顯示團隊角色間的關係。

在此指南中,我們將說明如何製作組織圖、組織圖的不同類型,並提供免費範本,以利您自訂並建立專屬的組織圖。

如何建立組織圖

組織圖是以圖像化呈現您公司架構的一種方法。若要建立組織圖,您需要收集團隊成員的資訊,並決定您要如何建立該圖。

您在思考組織裡的匯報關係時,可由上到下規劃您的圖。

組織圖範例

1. 定義範疇

您可以把組織圖當成如同自己在進行的任何其他新專案一樣。定義組織圖的範疇有助確保它清楚呈現團隊架構。範疇將決定您組織圖的整體目的。

開始時,不妨思考這些問題:

  • 您的組織圖是否會用來當作團隊成員的資源,以利其了解公司裡有哪些人員? 

  • 您是否會與外部專案關係人或合作夥伴分享您的組織圖? 

  • 您公司是否需要針對不同層級繪製多個組織圖? 

一開始就問自己這些問題,可以幫助自己收集對的資訊,以利列出圖表細節。

2. 收集資訊

收集資訊是製作組織圖時最重要的一個步驟,因為若沒有正確的資訊,您將無法繼續。您可以透過電子郵件或與人力資源部合作,以調查方式向個別的團隊成員收集資訊。 

您將會需要公司裡人員的最新資訊,包括最新的職稱。您也必須了解整個公司的匯報關係。不妨考慮收集團隊的大頭照,以便增加個性色彩。

3. 決定如何建立圖表

決定如何建立組織圖相當關鍵,因為有些不同的工具可能會讓流程變得更簡單。手工繪製組織圖不符合時間效益,而且其成果難以分享,因此,不妨考慮善加利用專為此流程設計的工具和功能。

使用可編輯的 PDF 可讓您節省時間,因為範本已為各項內容預留有位置。接著,您就能輕鬆地與您公司的所有同仁分享該 PDF。

4. 將更新規劃進去

建立組織圖後,應使用團隊行事曆來規劃定期更新。畢竟,公司架構和 團隊動態可能會經常改變。 

人員會在各個職位來回調動,而匯報關係也可能會改變。有了數位組織圖,就很容易更新架構,重新分送給團隊成員。

組織圖範本

從範本建立組織圖可能更簡單。大部分公司依循類似的架構,包括由上而下的架構或矩陣架構。

您可以將以下的組織圖範本當成起跑點。若要自訂您的組織圖,請先從下列範本中找到最能呈現您公司架構的其中一個範本,並將它下載。接著,請填寫標籤,以滿足您團隊獨一無二的需求。

下載公司範本下載團隊範本

組織圖類型

有四種常見的組織圖類型,每一種都代表公司可能運作的不同方式。組織圖是將您公司內部架構進行圖形化轉換,因此您使用的圖表類型應能反映組織的匯報關係和決策程序。

組織圖類型

1. 由上而下的職能式

由上而下的職能式組織圖是最常見的架構,公司是以階層式組織方式運作。組織架構的頂端有一個團隊成員,通常他的頭銜為總裁或執行長。

從這名團隊成員向外分支則為下一個主事者階層的領導者,例如公司副總裁。這樣的階層會進一步延伸至部門,最後則分支為團隊。

2. 矩陣式組織圖

矩陣式組織是比傳統由上到下設計更複雜的架構。若您的公司使用此匯報架構,團隊成員需向多位經理匯報。 

員工可能有一個所在部門的主要匯報對象經理,還可能另外再匯報給專案經理。而次要的專案經理自己也會有需要匯報的部門經理,因而使矩陣式組織圖看似矩形而非樹狀形。

3. 事業處式架構

事業處式的組織架構式傳統階層式架構的高階版。事業處式架構對部門獨立於彼此工作的公司很可行。

例如,具獨立產品線的公司可能會以事業處式架構運作,因為每個產品線都有個別獨立的 IT、行銷和銷售部門。

4. 扁平式組織圖

扁平式組織圖很獨特,因為它僅呈現少數 (或沒有) 管理分層。此類組織架構可能出現在小企業或現代化企業,這些企業實行無指揮鏈。

透過此類型的組織架構,公司廣泛地提倡由團隊成員自我管理,並自行負責決策。

請閱讀:來自 Asana 領導層的建議:打造強大組織文化的 6 個提示

如何使用組織圖

組織架構之使用有益於公司,因為它透過圖像呈現不同的部門,以及當下實施的職務頭銜。此圖可協助團隊成員了解如何與他人彼此協作,並清晰了解自己的角色和責任。

圖形化呈現匯報關係

身為經理,您可使用組織圖向新團隊成員闡述工作職責及匯報關係。引導新進員工接受到職訓練時,組織圖有助團隊成員了解其同儕隊友,以及他們各在做什麼。此外,也有助新團隊成員記住公司內的人物有哪些。

管理成長和變化

組織圖也可協助領導層團隊保持井然有序,管理公司內的成長或變化。例如,若部門主管發現有一個團隊變得比其他團隊更龐大,就可以調動或聘用新團隊成員來取得平衡。

瞭解每個人適才適所的情況

組織圖可呈現公司裡的所有人,藉此提供明晰度。若新成員加入團隊,他們可瞥一眼組織圖,就瞭解團隊裡還有其他五個人、底下有兩個助理,其上有一位專案經理。他們也可看到專案經理匯報給部門經理。

改善溝通

為您的公司建置一個組織架構可改善溝通,因為它讓匯報關係變得清楚。若沒有制定好的組織圖,團隊成員遇到問題時,可能不知道要找誰。組織圖讓誰負責什麼工作變得清清楚楚,因而團隊成員會勇於問問題,並與其他人合作。

建立可視化目錄

組織圖基本上就是您組織的可視化目錄。您可在團隊成員獲得拔擢或離職時更新該圖。保持可視化的最新資訊可讓每個人得知誰在公司工作,以及他們目前的職位。

請閱讀:工作細目結構 (WBS):WBS 是什麼,要如何使用?

使用組織圖的限制

儘管組織圖可以增加團隊間的溝通,但使用上仍有限制。瞭解這些限制有助您在潛在問題發生前先一步找到解決方案。

可能會很快就過時

組織圖可能會因為公司重整以及變動的團隊角色而很快過時。團隊成員必須留意,並讓組織圖保持更新到最新狀態,以顯示當下的公司架構和職員姓名。

解決方案: 指派專人定期更新並重新分送組織圖,以便維持此資源的寶貴價值。

僅顯示正式的關係

組織圖是單向度的文件,因此除了它所提供的匯報架構外,無法提供太多說明。儘管以圖像方式呈現基本公司架構很實用,但卻只顯示正式的關係。許多公司運作及成功的關鍵是仰賴各種非正式匯報關係,而這些關係不會顯示於傳統的組織圖。

解決方案:使用組織圖當作起跑點,但請謹記仍可能有其他工作上的關係是組織圖沒有呈現的。

不會顯示管理風格

儘管組織圖會顯示經理以及向他們匯報的團隊成員,但並不會顯示各個經理的風格。例如,組織圖可能顯示有位經理有兩個團隊成員,而另一位經理有五個團隊成員。可能會因此而做出團隊成員較多的經理是較強領導者的假設,但組織圖卻不會顯示該位團隊成員較少的經理其實採取的是更事必躬親的管理風格

解決方案:把您的組織圖當成第一個參考點,但應留意面對面的接觸,才是瞭解內部團隊匯報關係的最佳方法。

用圖表簡化您的組織架構

儘管組織圖有限制,卻能有效協助您瞭解自己公司的架構。此外,還可闡明角色和職責,從而改善與高階管理層的溝通。若要建立您公司的組織圖,請使用我們免費可編輯的 PDF,並視您的需要加以自訂。

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