國際野生生物保護學會運用 Asana 來保育和管理野生環境

野生動物保護協會(WCS) 成立於 1895 年，是全球最全面的野生動物保護組織，在近 60 個國家/地區實施超過 500 個計劃，協助管理保護區並減緩氣候變遷。 但 WCS 並非獨自行動。 它與數百個合作夥伴組織、供應商和地方政府合作，這些組織、供應商和地方政府都與其擁有相同的科學保育使命。 

WCS 的措舉既複雜又具有挑戰性，特別是因為有如此眾多的協作者，而非營利組織的資源有限。 使用 Asana 之前，專案貢獻者使用不同的工具來管理其工作，包括電子郵件、試算表和混合應用程式。 沒有統一的規劃或溝通方式，這導致了可視度問題，並使每個人的工作速度變慢： 

• 保護技術專案日益複雜，增加了期限和預算的風險。 

• 團隊之間的技術界限限制了資訊流程，難以在問題發生之前發現風險並加以預防，從而導致資源緊張。

• 電子郵件用途太多：除了溝通之外，WCS 還使用電子郵件來管理工作、處理社群請求和儲存文件。 團隊成員必須處理數百封收到的電子郵件，因此無法快速對任務採取行動。

WCS 保育科技團隊的執行董事 Jonathan Palmer 表示：「我們管理專案和任務的流程無法讓人以正向的方式看待自己的工作負荷，過度依賴透過電子郵件管理任務，讓團隊成員覺得自己忙得不可開交。」

Jonathan 之前在 IT 部門擔任全球技術主管，他領導尋找新的工作管理平台，以便打破團隊和外部協作者之間的障礙。 在更具生產力的工作環境中，WCS 將能夠交付其專案，並讓捐贈者貢獻的影響力最大化。

非營利組織試圖做的事情是其資源所能做到的 10 倍。 若沒有集中式協調，在預算範圍內按時完成專案就極具挑戰性，尤其是跨組織和多矩陣團隊的工作。”

靈活的設計：在 Asana 中集中管理工作

Jonathan 尋找一個單一平台，讓所有團隊、合作夥伴和顧問即使使用不同的技術和流程，也能跨組織界限進行工作。 

Jonathan 表示：「Asana 是完美的解決方案。 「這是為了幫助人們更好地執行他們關心的任務，而不是將他們限制在特定的方法論中。」    

藉助 Asana，WCS 團隊現在可以存取相同的共用時間軸、文件和行動項目，且這些內容會即時更新。 Asana 與他們使用的 10 多個工具整合，其中包括Google 雲端硬碟、Office 365、Slack以及 WCS 的內部系統。 

Jonathan 補充道：「我們可以跨多個組織工作，而無需依賴 IT 團隊來整合系統。」

打破組織界限，提高保育影響力 

如今，Asana 是 WCS 內部多個小組的官方工作管理系統，協助他們與越來越多的外部協作者合作，按時按預算交付計劃。 

透過新的效率提升以及使用 Asana 功能，例如自動化、表單，以及在專案中使用評論而非傳送電子郵件，該組織每年估計可節省 8 個工作週。 平均而言，貢獻者每月透過 Asana 與其他使用者展開協作的次數超過 2,700 次。 這些時間節省可釋放 WCS 資源，讓團隊能夠擴大專案的範疇和影響力，而不會增加成本。 

現在，我們可以使用 Asana 處理極為複雜的工作負荷。 我晚上可以睡得很安心，因為我知道早上起床時，我可以很快看到所有的團隊專案都在朝著正確的方向前進。 這聽起來可能很簡單，但在一個全球性組織中，這會帶來巨大的變化。”

由員工、供應商和合作夥伴組成的虛擬組織

Jonathan 表示：「Asana 實現了極高的透明度，每個人都能分享未來一週的計劃。」 這有助於跨團隊和跨時區的想法交流，無論他們是在紐約市的總部，還是在保護區的現場。 

WCS 的 Asana 使用者有一半是內部員工，另一半是外部參與者。 Jonathan 表示：「在同一處管理所有內容，讓我們能夠經營虛擬組織，其中包括我的團隊、其他 WCS 員工、其他組織和廠商。」 「我們將任務從虛擬組織的一個部分推送到另一個部分，我們在所有專案中都有相互的當責和責任。」 

我們不再因與不同時區的眾多組織、合作夥伴和廠商合作的複雜性而分心。 使用 Asana，不會發生任何遺漏。”

Jonathan 的保育技術團隊提供可擴展的技術解決方案，以實現現場計劃並解決關鍵的保育問題，而這些解決方案通常是與其他組織合作建立的。 Jonathan 表示：「Asana 支援無界限的結構，讓我們能夠擴展至更多合作夥伴關係。」 他的團隊在其緊密協作者名單中新增了三個新合作夥伴，從兩個增加到五個。 

非同步工作可提高 WCS 的產能，且不會增加成本 

紐約一直是保育科技團隊的中心，似乎管理複雜工作負荷的唯一方法是讓員工和供應商處於同一時區。 但現在，Jonathan 可以在世界各地招聘員工並與供應商合作，而無需擔心專案進度放緩，因為 Asana 讓他們能夠非同步工作。 營運全天候進行，專案工作從週一早上 7 點在雅加達開始，一直持續到週五在美國一天結束。他的分散式團隊包括具備正確技能的正確人員，利用地點來最大限度地利用預算並提高產出。 

例如，Jonathan 透過在保護區現場聘請全職員工，將團隊的人員增加了 30%，這有助於他在當地更好地支援組織需求，同時保持成本穩定。 

保育技術團隊還與支援設計工作、網站開發、DevOps 和雲端託管的顧問合作。 在使用 Asana 之前，核心供應商位於美國，但現在他們位於南美洲、歐洲和亞洲。由於節省了成本並提高了營運效率，供應商的工作範圍增加了 35%。

隨著更多員工、顧問和合作夥伴組織為 Conservation Technology 計劃做出貢獻，他們就能夠處理更具挑戰性的專案。 例如，他們使用 Asana 來協調 WCS 策略的核心主要專案：Nature's Stronghold Impact Platform，這是一項全球資料報告計劃，旨在在同一處呈現和展示來自數百個 WCS 保護區和合作夥伴組織的詳細指標。 這個聯合陣線量化了其工作對捐贈者和整個保育社群的影響。 

Jonathan 表示：「此專案是我們募款策略的核心，並透過展示捐給 WCS 的每一美元都能對保育產生影響，推動整個組織的誠信。」

支援數千名使用者，並預測滿足需求所需的預算

另一個在 Asana 中管理其工作的團隊是SMART Partnership ，這是九個保育團體之間的合作。 這項軟體和服務營運支援 90 個國家/地區的 1,000 多個保護區。 SMART 計劃經理 Monica Harris 表示：「我們的使用者是世界各地的政府和保育組織，他們選擇我們的工具來管理其國家/地區的公園和保護區。 這是一項重大責任，我們希望有效且及時地回應他們的需求。」

以前，SMART 使用試算表和電子郵件來管理來自全球軟體使用者的請求，而這些請求可能很嚴重且緊急。 Monica 表示：「納米比亞的一位護林員會聯絡我們，說他們被困在野外，需要下載資料。 「我們不想讓人失望。」 但由於 Monica 的小型團隊在沒有合適工具的情況下試圖處理大量請求，因此很難快速回覆請求。

Asana 非常寶貴。 沒有它，我們就無法及時處理收到的大量請求。”

如今，SMART 使用 Asana表單來收集和管理支援、軟體存取和錯誤修復的請求。 表單中的必要欄位收集 Monica 團隊所需的所有資訊，以便提前轉交並解決問題，例如錯誤螢幕截圖，從而無需來回傳送電子郵件。

向使用者提供免費的 SMART 軟體是有成本的，因此 Monica 使用 Asana 中的報告功能來監控需求，並主動調整預算和資源以便相符。 Monica 表示：「我可以向指導委員會報告我們是否在預算範圍內，或者我們的需求是否很高，以及我們是否需要更多資金來進行特定活動。」

快速且徹底地回應申訴

另一個 WCS 團隊，即位於伊圖里的 Okapi 野生動物保護區 (OWR) 團隊，在歐盟資助的永續野生動物管理計劃(SWM) 的支援下，使用 Asana 作為申訴處理系統。 Jonathan 表示：「任何跨國組織都需要一種管理申訴的方法。 一個申訴，若未妥善處理，可能會造成巨大的組織風險。」 

歐盟 SWM 計劃經理 Caroline Abid 表示：「我們正在使用 Asana 改善在當地據點的回應能力，以確保所有申訴都能迅速得到處理。」 將 Asana 用於申訴以及端到端專案管理，有助於 WCS 團隊有效完成工作，以便他們能夠更好地服務其社群，並在當地人和合作夥伴組織之間建立信任。 

Asana 讓我們能夠對需要做什麼有一個共同的理解，這樣我們就可以減少花費在系統管理和組織上的時間，並專注於對該領域有影響力的工作。”

為世界各地的野生環境打造光明的未來

透過將工作集中在 Asana 中，WCS 利用其員工、廠商和外部協作者的力量，以具有成本效益的方式交付更多專案。 

此外，由於跨群組和專案的透明度，全球各地的初級團隊成員可以把握過去較容易由 WCS 總部附近員工獲得的機會。 這種可視度有助於 WCS 提升員工能力，並過渡到作為全球團隊的全新工作方式。 

Asana 使我們能夠專注於完成工作，從而按時、在預算範圍內完成專案，並讓客戶感到滿意。 這才是重要的。”

隨著 Jonathan 和 WCS 開始推動大膽的保育專案，他們將繼續在 Asana 中進行管理，因為更好的工作流程可帶來更好的執行，而出色的執行可在合作夥伴、捐贈者和社群之間建立信任，從而保護大自然的珍貴場所。