野生動物保護協會運用 Asana 為員工和社群成員賦能

對於許多非營利組織而言，其所產生的影響取決於賦予其團隊權能，使其能夠最大限度地利用資源，並在其服務的社區中建立信任。 野生動物保護協會(WCS) 是一個全球野生動物保護組織，是透過投資於其員工和社群，對世界產生巨大影響的典型範例。 WCS 保護並保存 60 個國家/地區的野生動物和野生地區，這些國家/地區擁有全球超過 50% 的生物多樣性，以及超過 3 億名世界上最貧窮的人，其全球團隊有 4,000 多名員工。 

WCS 保護技術執行總監 Jonathan Palmer 解釋：「很少有非營利組織會思考如何幫助所有員工更好地完成工作，或如何為人們提供一個賦權的工作環境。」 「由於時間和預算有限，即使我們的團隊可能是我們最重要的資源，但要讓他們感到更快樂、更有能力，可能仍然很困難。」

Jonathan 在 WCS 的團隊與 100 多個合作夥伴、供應商和提供商合作，尋找並實施最佳技術解決方案，以解決當今最大的保育挑戰。 當他注意到，由於需求和複雜性增加、資訊孤立，以及「傳統」溝通和任務管理方法無法擴展，關鍵任務專案錯過期限的風險更高時，他開始尋找更好的方式在 WCS 內進行協作。 

他的主要目標是賦予 WCS 人員 (計劃經理、軟體開發人員、環境科學家、動物學家、志工和其他專案關係人) 更多權能。 因此，Jonathan 開始尋找一個工具，以改善跨組織的溝通和協作。

他的團隊實施了 Asana，以推動無縫協作、建立透明度和當責，並追蹤工作和資源。 藉助 Asana，WCS 團隊能更有效地合作，並享有多項額外優勢：員工有更多職涯成長機會，並增強了他們所服務社群的信任。 

與當地社區建立信任

WCS 的一個團隊，即位於伊圖里的 Okapi 野生動物保護區 (OWR) 團隊，在歐盟資助的永續野生動物管理計劃(SWM) 的支持下，與一組國際組織合作，透過針對糧食挑戰開發永續解決方案，以減少糧食不安全，並將重點放在野生動物保護、糧食安全和政策制定。 他們的部分工作是在受保護區域進行，WCS 在那裡支援其政府合作夥伴和其他人在 15 個國家/地區執行其計劃，其中包括馬達加斯加的 Makira 自然公園和剛果民主共和國伊圖里的 Okapi 野生動物保護區。

儘管 WCS 致力於讓所有合作夥伴、主辦方和社群對其工作感到滿意，但仍不可避免地會出現不滿。 例如，某個人可能希望提出對環境處理、自身權利或其互動的疑慮。 SWM 計劃經理 Caroline Abid 解釋道：「我們服務的許多社區成員可能會覺得 WCS 應該負責，因為我們在那裡保護野生動物。」 

由於 SWM 計劃依賴當地支援來實施實地解決方案，因此社群關係對於其計劃的成功至關重要。 及時且尊重地解決申訴至關重要，因此 WCS 使用 Asana 處理其服務社群的回饋。 

任何跨國組織都需要一種管理申訴的方法。 一個申訴，若未妥善處理，可能會造成巨大的組織風險。”

過去，WCS 使用實體筆記本和試算表來收集和管理申訴，然後將其透過電子郵件傳送給適當的員工。 因此，處理這些申訴可能需要數週的時間，從而使其社群成員的信任面臨風險。 對於 WCS 而言，其仰賴社群來主持和支援保護區，不滿意的成員可能意味著保護區面臨危險。 

Caroline 表示：「我們對社群的申訴回應不夠及時，因此我們尋求利用 Asana 改善流程，以確保我們能隨時回應。」 運用 Asana，社群成員提出申訴就變得更加簡單。 他們現在會將問題分享給 WCS 現場工作人員，然後由該工作人員透過Asana 表單提交，此舉會在專屬專案中建立一個 Asana 任務，其中包含快速處理申訴所需的所有資訊。 

Asana 提供一處集中位置，供審閱申訴，從而消除了紙本紀錄，並節省了之前用於手動處理申訴的時間。 這也使得將申訴轉交給 WCS 內部的合適人員更加容易，以便快速回應，而不必透過涉及紙本筆記和電子郵件的冗長溝通鏈進行傳遞。 任務指派給合適的人員後，他們就擁有採取行動所需的全部資訊，因為所有必要的詳細資料都包含在提交內容中。 如果申訴屬於敏感性質，WCS 可以在 Asana 中使用隱私設定來限制可視度。

我們正在使用 Asana 改善當地據點的回應速度，以確保所有申訴都能迅速得到處理。”

由於 Asana 可以更快速地處理申訴，當地社群感覺有能力在問題出現時分享，從而形成良性循環：社群繼續參與 WCS 的保育工作，而組織也繼續支持這些地點所在的社群。 這些成果有助於 WCS 建立信任；這對組織實現其宏大的保育目標的能力極為重要。 

賦予員工權能，使其能夠抓住新機會 

透過讓 WCS 團隊擺脫電子郵件，Asana 幫助打破團隊孤島，提高可視度，並使整個組織的資訊和機會可供更多團隊成員存取。 這創造了嶄新層次的透明度，因為所有任務和專案在團隊中預設為公開。 創造了許多跨職能協作的機會，這在 COVID-19 疫情期間尤其重要，因為 WCS 當時無法進行那麼多面對面的互動。 

使用 Asana 對團隊產生了 Jonathan 所稱的「扁平化」效果。 他解釋道：「使我們的團隊變得更平等，是為了最大限度地提高以最具成本效益的方式完成工作的機會。」 「Asana 提供的透明度使更多資歷較淺、雄心勃勃的團隊成員能夠舉手尋求學習機會、承擔更多責任並擴大其範圍。」 這一點值得注意，因為從歷史上看，作為一個大型組織，機會通常會落在離總部較近的人手中，這純粹是因為資訊的可用性和存取權限。 藉助 Asana，員工現在擁有更高的專案可視度，並且無論身處哪個時區，都能以非同步方式做出貢獻。 因此，WCS 看到其全球團隊成員的參與更加多元。

Asana 協助整個 WCS 團隊充滿信心地參與，並把握他們之前可能不曾知道的機會。 這也節省了資源，包括工資、差旅和培訓時間的預算，因為 WCS 可以在不同的就業市場招聘員工，從而有效利用其預算，發揮更大的影響力。 

這個工具提高了資訊的可存取性，並使人們能夠把握機會，從而使 WCS 更具包容性，讓每個人都能夠參與。”

以人為本，兌現承諾

WCS 以有限的資源做了很多事情，所有這些都歸功於支持組織的人員，即其員工和社群成員。 透過使用 Asana，WCS 傾聽並關心其社群成員，並賦予其全球員工權能，使其獲得更多機會。 這些可喜的成果有助於組織在實現許多具有影響力的目標方面取得進一步進展，並使其工作的骨幹 (即執行工作的人員) 更加投入。

隨著流程穩健性的提高和新獲得的透明度，WCS 繼續在內部和外部建立信任，這是保護其服務的地區、野生動物和社群的關鍵要素。