United Way of Salt Lake 透過 Asana 使獎助金申請案的答覆比例提升 25% 並深化對社群的影響

2013 年，一位名叫Nour的年輕女子和她的家人離開了在敘利亞的家和大家庭，前往猶他州尋求庇護，並尋找更好的生活。 他們不會說英語，也沒有任何錢。 在 United Way of Salt Lake (UWSL) 的幫助下，Nour 就讀於 UWSL 社區學校，學習英文，並與一位導師配對，由其指導她完成高中學習。 2018 年，她高中畢業，現在正為大學生活存錢，並為 UWSL 志願服務。

「如果你想走得快，那就一個人走。 若您想走得更遠，那就一起走。」這句話醒目地顯示在United Way of Salt Lake的網站上，以此提醒他們，透過合作夥伴和社群，他們可以幫助所在地區成千上萬像 Nour 這樣的人。 UWSL 與合作夥伴和志工合作，改善有需要人士的教育機會和生活成果，從而協助數十萬名像 Nour 這樣的人達到新的教育高度。

該組織的執行長 Bill Crim 關注捐贈者群體和公司文化等高階指標，而他的團隊成員 (資助經理 Katy Shoemaker、集體影響力合作夥伴副總裁 Amy Ahrens Terpstra、工作量總監 Luis Miranda 以及志工參與度經理 Courtney Dean) 則管理整個組織的計劃。

隨著 UWSL 的團隊在過去幾年中不斷壯大，他們也擴大了工作範圍。 他們招募了更多志工、舉辦了更多活動、吸引了更多合作夥伴，並在鹽湖地區建立了指導和社群計劃。 所有這些新增的工作以及新增的團隊成員，都導致員工感到混亂，以及 Bill 所稱的「電子郵件氾濫」。 整個組織的工作是孤立且分散的，導致對員工正在進行的工作缺乏可視度，且使知識分享變得困難。 Bill 發現這不是實現目標的最佳工作方式，因此他開始尋找讓組織更有效率工作的方法。

尋找解決方案

Bill 專注於尋找更好的工作方式，開始尋找工作管理解決方案。 他發現了 Asana，並與他的助理進行了測試，然後又與一個更大的團隊進行了測試。 最後，他選擇了 Asana，因為它是滿足其標準的最佳解決方案：

• 它簡單且易於使用

• 內建溝通功能，因此團隊可以減少對電子郵件的依賴

• 可與他們使用的其他工具整合，例如 Google Drive、Outlook 和 Slack

• 可透過行動應用程式從任一裝置存取工作

在與一個團隊進行測試後，UWSL 開始在整個組織中推進使用 Asana。 他們確定了帶領訓練的進階使用者，目標是讓每個團隊都有一位倡議者。 為了幫助新進員工更快上手，他們還將 Asana 培訓納入到職流程中，並依靠 Asana 的客戶成功團隊進行一些培訓。

有了 Asana，我們整個組織的協作性大幅提升。Asana 打破了團隊與專案之間的壁壘，幫助大家看清自己在整體架構中的角色與定位。”

推動工作向前邁進，造福其團隊和社群

自從在整個組織中推廣 Asana 以來，UWSL 團隊已經看到了許多好處，包括答覆更多獎助金申請案，以及縮短日常任務的時間。 看看這如何辦到：

• 每位團隊成員都瞭解自己的工作如何為組織目標做出貢獻：透過在 Asana 中追蹤團隊優先事項以及部門和組織目標，每個人都能瞭解自己的工作如何為更高層次的使命做出貢獻。

• 獎助金申請案等大型計劃的流程得到簡化：使用範本，團隊可以處理多出 25% 的獎助金申請案，並申請更大額的獎助金，因為他們知道不會因為遺漏細節而搞砸工作。

藉助 Asana，我們每年可以多提交 25% 的資助申請，並能夠申請更大筆的資助，從而以更有意義的方式影響我們的工作。”

• 他們可以為社群和合作夥伴提供更多志願者機會：使用Google 表單管理志願者請求，可透過自動化志願者管理流程，協助團隊更有效率地為其計劃配置人員。

• 招聘流程更具協作性：在 Asana 中追蹤招聘流程，使流程步驟更加清晰，因為每個步驟都在專案中列出，且流程中涉及的每個人都可以查看應徵者的狀況。

• 每個人都能清楚瞭解職責：透過使用 Asana管理內部會議，即時指派行動項目，從而使後續步驟明晰。

Asana 讓我們對的工作的期變得清晰。這使我們能夠更好地溝通如何將工作向前推進。”

不斷發展，以更好地服務其社群

UWSL 總是不斷發展，以提高其影響力和觸及範圍，不斷尋找新的方式來建立更有意義的合作夥伴關係，並使其社群變得更好。 他們工作的核心是一個積極投入的團隊，以及為成功的計劃提供穩定的資金來源。 沒有這兩個要素，他們的工作就不可能完成。 對 UWSL 而言，Asana 在維持員工參與度、明確權責、使他們能夠尋求更大的資金機會，以及最終幫助他們將社群帶到更高的教育水平方面，扮演著關鍵角色。

在結構複雜的組織中，您必須透過一些方式確保所有人擁有一致的資訊。若因為對當下的工作狀態缺乏組織層級的全方位視角而任由穀倉效應發酵，將成為最糟糕的工作情境。Asana 讓我們透過單一平台聯繫所有團隊，從而分享工作、進行溝通，並跟進彼此的工作進度。”