United Way of Salt Lake 透過 Asana 使資金申請案的答覆比例提升 25% 並深化對社群的影響

2013 年，一位名叫 Nour 的年輕女子和她的家人離開了他們在敘利亞的家和大家庭，前往猶他州尋求庇護和更好的生活。他們不會說英語，也沒有錢。在 United Way of Salt Lake (UWSL) 的幫助下，Nour 進入了一所 UWSL 社區學校學習英語，並與一位導師配對，指導她完成高中學業。 2018 年她從高中畢業，現在正在存大學的學費，並擔任 UWSL 志工。

「如果你想走得快，那就獨自前行。 如果您想走得更遠，那就一起走。」這句話寫在 United Way of Salt Lake 的網站上，提醒大家，透過合作夥伴和社群，他們可以幫助成千上萬像 Nour 這樣的人。 透過與合作夥伴和志工合作，為有需要的人改善教育機會和生活成果，UWSL 幫助數十萬像 Nour 這樣的人重拾學習機會。

該組織的執行長 Bill Crim 關注捐款者族群和公司文化等高階指標，包括資助經理 Katy Shoemaker、集體影響力合作夥伴副總裁 Amy Ahrens Terpstra、能力建立總監 Luis Miranda 和志工參與經理 Courtney Dean 等團隊成員，則負責管理整個組織的計劃。

UWSL 團隊在過去幾年中不斷發展，他們的工作範圍也隨之擴大。他們在鹽湖城地區吸引了更多志工、舉辦更多活動、帶來更多合作夥伴，並建立了指導制度和社群計劃。工作量和團隊成員暴增，導致員工之間一團混亂，以及 Bill 所說的「電子郵件泛濫」。整個組織的工作彼此隔絕、分散，導致員工的工作缺乏可視度，且難以進行知識分享。Bill 發現這不是實現目標的最佳工作方式，因此他開始尋求組織更有效工作的方法。

尋求解決方案

Bill 開始搜尋工作管理解決方案，致力於尋求更好的工作方式。他接觸到 Asana，並與助理一起測試，接著再與更大規模的團隊一起測試。最後，他選擇了 Asana，因為這是符合其標準的最佳解決方案：

• 簡單易用

• 內建溝通功能，因此團隊可以擺脫龐雜的電子郵件

• 能夠與他們使用的其他工具 (例如 Google 雲端硬碟、Outlook 和 Slack) 整合

• 可透過行動應用程式從任何裝置存取工作

在與團隊一起進行測試後，UWSL 開始在全組織推出 Asana。他們確認了帶領訓練的超級使用者，目標是每個團隊中都有一位強者。為了幫助新員工快速上手，他們還將 Asana 訓練納入到職流程，並依靠 Asana 的客戶成功團隊進行部分訓練。

為團隊和社區推動工作

自從在整個組織中推出 Asana 以來，UWSL 團隊已經看見許多好處，包括回應更多的補助金申請案，並縮短處理日常任務的時間。看看這如何辦到：

• 每位團隊成員都瞭解其工作如何為組織的目標做出貢獻：透過在 Asana 中追蹤團隊優先事項以及部門和組織目標，每個人都能瞭解其工作如何為大局做出貢獻。

• 簡化大型計劃的流程，例如補助金申請案：使用範本後，團隊接受的補助金申請案多出 25% 以上，並可提出更多的資金申請，因為他們知道不會遺漏任何步驟。

• 他們可以為社群和合作夥伴提供更多志工機會：使用 Google 表單管理志工請求，有助於團隊透過將志工管理流程自動化，更有效地為其計劃配置人員。

• 招募流程的協作性更佳：在 Asana 中追蹤招募流程可使流程步驟更清楚，因為每個步驟都在專案中列出，參與流程的每個人都可以查看應徵者。

• 每個人都清楚自己的職責：透過使用 Asana 管理內部會議、即時指派行動項目，可清楚瞭解後續步驟。

不斷發展，為社區提供更好的服務

UWSL 不斷發展，以提高其影響力和觸及範圍，不斷尋找新方法來建立更有意義的合作夥伴關係，使社區變得更好。建立一支敬業的團隊和穩定的資金流是他們的工作核心，以此推動計劃的成功。欠缺這兩個要件，他們的工作就無法進行。對 UWSL 而言，Asana 在保持員工參與度、權責分明、開拓更多資助機會方面至關重要，最終幫助他們提高社區的教育水準。