EarthEnable 運用 Asana 每年鋪設超過 2000 塊潔淨、符合永續發展理念的地板

在 2007 年的世界銀行研究中，研究人員發現，透過用水泥地板取代泥土地板，寄生蟲減少了 78%，腹瀉減少了 49%，兒童的認知發展亦顯著改善。泥土地板簡單來說就是骯髒，它們也是滋生疾病和蚊子的起源，並對全球超過 10 億人的健康構成其他風險。

在史丹佛商學院極致可負擔性設計課程當中，Gayatri Datar 回憶起 2013 年首次造訪盧安達時，隨處可見的泥土地板。在造訪該地之後，Gaya 著手設計一種價格合理且衛生的替代方案，EarthEnable 就此應運而生。Gaya 和一位史丹佛大學的同學使用當地材料和植物基礎密封劑開發了一個解決方案，以建立一種可永續發展、環保、健康且價格合理的泥土地板。EarthEnable 利用村莊中已經存在的知識，透過基層研發來開發新的地板產品，並為當地經濟提供機會，讓泥瓦工和建築商能夠開展自己的業務。

如今，EarthEnable 的團隊由近 600 名員工組成，其中 99% 來自盧安達和烏干達，100% 的員工都在盧安達和烏干達工作。Ryan Conlin 是 EarthEnable 的幕僚長，與該公司的執行長 Gaya 密切合作，執行各種領導職能，管理全公司的溝通，並與外部合作夥伴進行協作。

跨職能和跨境協作的挑戰

當 Ryan 加入團隊時，有幾種不同的方法可用於追蹤專案進度，包括電子郵件、試算表和文件。他解釋說：「這些方法遍佈各處，而且非常令人困惑。」此外，該公司的員工分佈在盧安達和烏干達，因此跨地理邊界進行溝通和協作非常困難。不同地點的人員並不總是擁有完成工作所需的資訊。

為此，EarthEnable 團隊面臨著數項挑戰：

• 效率低下，因為人們會忘記時間軸或文件的儲存位置、他們負責的工作內容，或者在哪裡可以找到最新的狀態更新。

• 由於人們以不同的方式追蹤他們的工作，團隊權責不清。對於經理來說，要讓直接下屬遵循目標、截止日期和專案來開展工作較有挑戰。

• 他們感到雜亂無章，並認為他們可以為自己的公司和所服務的對象做得更好。

因此，領導團隊開始尋找一種解決方案，以幫助公司更好地管理每人的工作。為了讓工具能夠起作用，EarthEnable 需要能夠按部門組織工作（因為整個組織中的角色差異很大），並將任務和截止日期指派給個人（以協助明晰權責）。最重要的是，該工具還需要足夠直覺化，以便團隊中的每位成員都能使用，因為 EarthEnable 是許多員工的第一份辦公室工作。

尋找功能強大且直覺式的解決方案

Gaya 和 EarthEnable 的領導者最終選擇了 Asana，因為它很好地滿足了他們的一般專案管理和時間軸追蹤需求。Asana 具有必要的功能，且足夠直覺化，整個團隊都可以立即使用。 龐大的資源庫和有力的支援可協助團隊推行該工具，從而達成一致：Asana 將取代試算表、Word 文件和電子郵件。

管理團隊知曉領導階層的支持對於成功採用的價值，因此率先承諾使用 Asana 追蹤其持續進行的優先事項和團隊會議。然後，公司的其他成員收到通知，表示所有工作都將在 Asana 中追蹤，經理也會在該工具中查看專案狀態更新。由於經理和部屬都使用 Asana，每個人都能輕松地瞭解自己的權責。

人們很快就意識到 Asana 提供的價值，因為他們的任務清單易於存取，且經理和下屬之間的溝通也得以改善。這開啟了一個良性循環，並進一步鼓勵人們使用該工具。事實上，許多員工甚至開始將其用於個人待辦事項清單。

簡化優先順序並提高工作效率

自從在整個公司中採用 Asana 以來，EarthEnable 的工作方式已經有了許多改善。經理和部屬都能透過使用一對一專案來追蹤個人職責，從而能夠清楚瞭解彼此的權責。無論專案關係人身處哪個辦公室、角色或地點，都能藉由評論功能輕鬆查看任務狀態。

團隊還發現，使用 Asana 申請和報告資助的效率有所提升。透過使用任務來追蹤每筆資助，他們可以輕鬆查看截止日期、資助的負責人以及何時需要完成報告。如果依賴一個難以管理的檔案來追蹤數十筆資助，將幾乎無法瞭解任何單筆資助的狀態。在 Asana 中追蹤這些資助，有利 EarthEnable 獲得更多資助，並與為組織提供指導和構想的優秀捐贈者保持聯繫。 藉助 Asana 報告功能，團隊可以快速、輕鬆地向支持組織的人展示其損贈所產生的影響，進一步幫助 EarthEnable 完善和改進其目標。因此，他們發現截止日期得到遵守的情況有所增加，整體資助流程也更加順暢。

除了為外部支持者提供透明度外，Asana 還為 EarthEnable 員工提供整個公司的內部可視度。現在，EarhEnable 使用看板檢視，在單一專案中追蹤整個公司所發起的請求。這樣做可以讓每個人都能查看請求的狀態，並且可以輕鬆地將跨職能專案關係人加入其中。無論是修復設備的請求，還是改善整個組織系統的建議，都可以輕鬆提交並藉助清楚標記的欄位來表示其狀態，以便每個人都能查看請求的當前狀況。

不僅整個組織的運作更加順暢，高階主管的優先事項也得以簡化：Gaya、Ryan 和其他領導者共同維護一個名為「高階主管」的資料庫，當中彙整高階主管對於專案的疑慮和相關工作資訊。

藉助全組織採用 Asana 和當中的工作流程，Ryan 和整個組織都注意到流程運作更順暢、更快速，且每個人都能更輕鬆地進行協作。 這意味著 EarthEnable 服務的社群可以更快地交付成果，這對於組織和需要改善地板的人來說都是福音。

此外，EarthEnable 的每個人都貫徹專案管理心態，這對組織和每個人的效率有利。EarthEnable 是許多員工的首次辦公室體驗，因此 Asana 是很好的起點。 使用該工具後，每位員工都能夠思考其專案、確定任務清單的優先順序，並專注於工作，而不會陷入不知從何處開始的困境。

從零開始持續創新

EarthEnable 向來致力於使地板更加衛生且價格更實惠。2019 年，他們開發出從客戶自己的後院而非當地採石場取得材料的方法。這種新方法使他們能夠繼續降低價格，並為盧安達人民提供更好的地板。在新冠肺炎疫情爆發後，這一點變得更加重要，因為泥土地板會加重呼吸道疾病。

隨著新生產方法的出現，需要進行大量的再訓練，EarthEnable 與當地的石匠合作，教導他們與新材料相關的技術。他們使用 Asana 追蹤和管理從研發到石匠訓練，再到新建築程序的整個流程。 因此，自 2020 年 3 月以來，他們已經使用新方法安裝了超過 1200 處地板。

從提高業務效率開始，Ryan、Gaya 和團隊仍然致力於尋找更具創新、更本地化的方式來強化地板鋪設，並立下遠大的目標：要在今年及未來進一步縮短供應鏈和整個安裝流程。