EarthEnable 運用 Asana 每年鋪設超過 2000 塊潔淨、符合永續發展理念的地面

在 2007 年的世界銀行研究中，研究人員發現，將泥土地板換成水泥地板後，寄生蟲減少了 78%，腹瀉減少了 49%，兒童的認知發展也顯著改善。 簡單來說，泥土地板很髒，但它們也是疾病和蚊子的滋生地，並對全球超過 10 億人的健康構成其他風險。

Gayatri Datar 回憶道，2013 年她第一次造訪盧安達時，是為了參加史丹佛商學院的極低成本設計課程，當時她看到到處都是泥土地。 在她的訪問之後，Gaya 著手設計一種價格實惠且衛生的替代方案，並且EarthEnable就此誕生。 Gaya 和一位史丹佛大學的同學使用當地材料和植物性密封劑開發了一個解決方案，以創造一種可永續發展、環保、健康且價格實惠的泥土地板。 EarthEnable 利用村莊中已存在的知識，透過基層研發開發新的地板產品，並為當地經濟提供機會，讓泥水工和建築商建立自己的事業。

如今，EarthEnable 的團隊由近 600 名員工組成，其中 99% 來自盧安達和烏干達，且 100% 都在盧安達和烏干達工作。 Ryan Conlin 是 EarthEnable 的幕僚長，他與組織的執行長 Gaya 密切合作，執行各種領導職能、管理全公司的溝通，並與外部合作夥伴協作。

跨職能和跨境協作的挑戰

Ryan 加入團隊時，團隊使用多種不同的方法來追蹤專案進度，包括電子郵件、試算表和文件。 他解釋道：「資訊散落於各處，非常令人困惑。」 此外，該組織的員工分散在盧安達和烏干達，因此跨地理界限的溝通和協作很困難。 在不同地點的人員並不總是擁有完成工作所需的資訊。

因此，EarthEnable 團隊面臨多項挑戰：

• 他們效率低下，因為人們會忘記時間軸或文件的儲存位置、自己負責的內容，或者該去何處尋找最新狀態更新。

• 團隊缺乏當責，因為人們以不同方式追蹤工作。 對於經理來說，讓直接下屬遵守目標、截止日期和專案是一項挑戰。

• 他們覺得缺乏條理，並認為自己可以做得更好，無論是對自己的組織還是對他們所服務的人。

因此，領導團隊開始尋找一種有助於組織更好地管理工作的解決方案。 為了讓工具能夠為他們服務，EarthEnable 需要能夠按部門組織工作 (因為整個組織中的角色差異很大)，並將任務和截止日期指派給個人 (以利當責)。 最重要的是，該工具還需要具有足夠的直覺性，以便團隊的每位成員都能使用，因為對於許多員工而言，EarthEnable 是他們的第一份辦公室工作。

尋找功能強大且直覺的解決方案

Gaya 和 EarthEnable 的領導者最終選擇了 Asana，因為它支援了他們的一般專案管理和時間軸追蹤需求。 Asana 具有必要的功能，且足夠直觀，可供整個團隊立即使用。 可用於協助團隊進行推廣的龐大資源庫和支援讓他們最終決定：Asana 將取代試算表、Word 文件和電子郵件。

管理團隊瞭解領導層支持對成功採用的價值，因此率先承諾使用 Asana 追蹤其持續的優先事項和團隊會議。 然後，組織的其他成員收到通知，表示所有工作都將在 Asana 中追蹤，且經理們期望在該工具中看到專案狀態更新。 由於經理和部屬都使用 Asana，讓每個人都能承擔責任變得很容易。

人們很快就體會到 Asana 提供的價值，因為他們的任務清單易於存取，且經理與下屬之間的溝通也有所改善。 這開啟了一個良性循環，進一步鼓勵人們使用該工具。事實上，許多員工甚至開始將其用於個人待辦清單。

我們的管理團隊承諾讓每個人都能承擔使用 Asana 的責任，這對我們的成功推廣有很大的貢獻。 透過快速採用，並持續要求員工在工具中指出其進度，每個人都能無縫接軌。 ”

簡化優先順序，更高效地工作

自從在整個組織中採用 Asana 以來，EarthEnable 的工作方式有了許多改進。 經理和下屬都能使用一對一專案追蹤個人責任，從而彼此各自擔起自己應負的責任。 專案關係人無論身處哪個辦公室、擔任哪個角色或身在何處，都能透過評論輕鬆查核任務的狀態。

團隊還發現，使用 Asana 申請和報告資助的效率有所提升。 透過為每筆資助使用一個任務，他們可以輕鬆查看截止日期、資助的負責人以及報告必須完成的時間。 與其依賴一個難以管理的檔案來追蹤數十筆資助 (這樣幾乎無法瞭解任何一筆資助的狀態)，不如在 Asana 中進行追蹤，這有助於 EarthEnable 獲得更多資金，並與為組織提供指導和想法的優秀捐贈者保持聯繫。 藉助 Asana 報告，團隊可以快速、輕鬆地向組織的支持者展示其貢獻所帶來的影響，進一步協助 EarthEnable 精進並改善其目標。 因此，他們看到遵守期限的數量增加，且整體資助流程更加順暢。

除了為外部支持者實現透明度之外，Asana 還為 EarthEnable 員工提供整個組織的內部可視度。 使用 看板檢視，EarhEnable 現在可以在單一專案中追蹤來自整個公司的接收請求。 這樣做可讓每個人都能查看請求的狀態，並且可以輕鬆將跨職能專案關係人納入收件人群組。 無論是修理設備的請求，還是改進全組織系統的建議，都可以輕鬆提交，並透過清楚標示的欄位來表示狀態，以便每個人都能查看請求的狀態。

不僅整個組織的運作更加順暢，高階主管的優先事項也得到了簡化：Gaya、Ryan 和其他領導者在一個名為「高階主管」的專案中維護一個涵蓋最高層級問題和工作的資料庫。

透過在整個組織中採用 Asana 以及在 Asana 中的工作流程，Ryan 和整個組織都注意到，流程的執行更加順暢、快速，且每個人都能更輕鬆地進行協作。 這意味著能更快地向 EarthEnable 服務的社區交付，這對組織和需要更好地板的人來說都是雙贏。

使用 Asana，我們可以查看進度、與專案關係人保持資訊同步、按時實現目標，並更快地實現目標，這也意味著更快地向我們的社群交付。 ”

此外，EarthEnable 的每個人都採用了專案管理心態，這對組織和每個人的效率都是有益的。 由於 EarthEnable 對許多員工而言是第一次辦公室體驗，因此 Asana 是絕佳的起點。 使用此工具，每位員工都能夠仔細思考自己的專案、安排任務清單的優先順序，並專注於自己的工作，而不會陷入從何著手的困境。

加入 EarthEnable 後，我立即被指示建立 Asana 帳戶，並使用它來追蹤我的任務。 我每週都會使用 Asana 與我的經理確認我的進度。 Asana 很易於使用，並且有助於我維持事務井然有序。 ”

從零開始，持續創新

EarthEnable 一直致力於讓地板更衛生、更實惠。 2019 年，他們開發了一種從客戶自己的後院而非當地採石場取得材料的方法。 這種新方法使他們能夠繼續降低價格，並為盧安達人提供更好的地板。 在 COVID-19 疫情爆發後，這一點變得更加重要，因為泥土地板可能會加重呼吸道疾病。

Asana 讓我們成為更傑出的專案經理，因為它促使每位員工秉持當責的態度。 ”

新的生產方法帶來了大量的再培訓，EarthEnable 與當地的石匠合作，向他們傳授與這些新材料相關的技術。 他們使用 Asana 追蹤和管理整個流程，從研發到對石匠的訓練，再到新的建造程序。 因此，自 2020 年 3 月以來，他們已使用新方法鋪設了 1200 多個地板。

Ryan、Gaya 和團隊仍致力於尋找更具創新性、更高度本地化的方式來建造更好的地板，從高效的業務開始，並且有著雄心勃勃的目標，要在今年以及未來進一步縮短供應鏈和整個安裝流程。